Основные цели систем управления документами

Система управления документооборотом (СУД) представляет собой программно-аппаратный комплекс, реализованный на вычислительной сети предприятия, автоматизирующий работу сотрудников по созданию, обработке, передаче и хранению документов и управлению информационными потоками. Главной целью внедрения систем управления документами является повышение эффективности управления бизнес-процессами организации. Эффективность бизнеса сегодня означает повышение эффективности управления офисной информацией. Это означает, что доступ к определенным данным (например, к перечням тематически подобранных документов, или к их содержанию, или к историям заданий, выданных исполнителям) осуществляется посредством безличных обращений (запросов) к специализированной информационной системе. Отработка такого запроса системой занимает существенно меньше времени, чем извлечение этой же информации из любого бумажного журнала, стола, шкафа. Еще менее эффективной по сравнению с запросом к системе, будет попытка получить эту же информацию от живых людей (апеллируя к их памяти или способности находить информацию в вышеупомянутых журналах, каталогах, файлах, шкафах). Основные цели, стоящие перед системой управления документооборотом:

1. Повышение качества принятия решений;

2. Повышение производительности труда;

3. Формализация (обезличивание) офисных бизнес-процессов;

4. Технологичный обмен данными с другими документными системами;

5. Строгая регламентация доступа к неструктурированной корпоративной информации;

6. Контроль состояния связанных с документами бизнес-процессов (контроль исполнения).

Сфера применения этих систем очень широка – они могут быть использованы в организациях и предприятиях любого масштаба и сферы деятельности, имеющих дело с документами. Достаточным техническим условием для внедрения системы электронного документооборота является наличие компьютеров, объединенных в локальную вычислительную сеть.^

Требования к системе управления документооборотом

Масштабируемость Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать как пять, так и пять тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялось только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения.

Распределенность Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями.

Модульность Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой.

Открытость Система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например, иногда необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Тогда система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами. 

Общие проблемы внедрения систем документооборота

Проблемы, возникающие при внедрении любой системы, и системы управления документооборотом в частности, можно разделить на две группы – субъективные и объективные.