Як зазначити погодження змісту документа?

 

Це роблять для зовнішнього й внутрішнього погодження з метою оцінки документа — його попереднього розгляду (наприклад, звернення адміністрації до колективу через профком) чи оцінки проекту документа перед його поширенням, виходом із установи.

 

Оформляють цей реквізит під текстом документа:

ПОГОДЖЕНО:

Директоршахти

(підпис)

08.09.03:           О.М.Юрін

Головний бухгалтер

(підпис)

08.09.03              С.М. Білоус

Головний інженер

з техніки безпеки

(підпис)

08.09.03              О.І.Андрухів

Або — колегіальним органом:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засіданняпрофкому

15.10.03 № 7

Як зазначити наявність додатків?

 

Наявність додатків до документа зазначають так:

а) Додаток: на 2 арк. у 4 прим.

б) Додаток: кошторис витрат на наукову тему, на 3 арк. в 1 прим.

в) Додаток: лист Міністерства освіти і науки України від 14.05.03 № 5 - 5/128 на 8 арк.

г) Додаток: на 4 арк. у 3 прим., на іншу адресу

Як зазначається проходження і виконання документів?

 

а) резолюції: На дошку оголошень

До відома

До виконання

До керівництва

Задовольнити прохання

Головному бухгалтеру

Зав. відділу...

Терміново вирішити...

Передати Тарасенку тощо

 

Резолюцію датують і підписують у правій верхній частині документа на вільному місці (не на тексті);

 

б) про виконання зазначають внизу документа зліва:

 

До справи 63/02. Відповідь дана 12—03/48 від 24.03.03.

С.Лебедєва

25.03.03

 

в) про виконавця зазначають зліва внизу прізвище та службовий телефон:

 

Климчук 221-14-68

 

г) про розмноження документа — також індекс друкарки (перші літери імені та прізвища); кількість віддрукованих примірників, дату друкування:

Климчук 221-14-68 ТГ 8. 10.07.03

Як нумерувати сторінки?

 

Неправильно:                                   Правильно:

-2-; 51.; 14 с.

Починаючи з другого аркуша вгорі справа на відстані не менше 10 мм від країв: 3; 15

 

Як написати адресу?

У межах України 1. Ім’я, по батькові, прізвище 2. вул. №буд, №кв 3. населений пункт 4. район, область 5. індекс 6. держава

Для країн зарубіжжя 1. Ім’я, прізвище 2. №кв, №буд, вул. 3. місто 4. штат 5. індекс 6. держава

 

Марія Антонівна Карпенко

Вул.Сковороди, буд.18, кв.24.

М.Дунаївці

Хмельницька обл.

29000

Україна

Розпорядчі документи

Це документи, за допомогою яких здійснюєтьсярозпорядча діяльність, оперативне керівництво в певній установі, організації,фірмі, на підприємстві.

ПОСТАНОВА

Постанова — це правовий акт, що приймається вищими та деякими центральними органами управління з метою розв'язання найбільш важливих і принципових завдань, що стоять перед цим органами, та встановлення стабільних норм і правил поведінки.

Постанови приймаються Президією Верховної Ради України Кабінетом Міністрів України та іншими органами управління.

Текст складається із двох частин: констатаційної і розпорядчої. Перша містить вступ, оцінку становища або посилання на розпорядчий документ вищої установи. У другій частині наводятьсязапропоновані постановою заходи, визначається виконавець (виконавці) та термін виконання. Підписують її дві особи: голова колегіального органу й керуючий справами (секретар).

Реквізити:

Герб України; назва установи, що підготувала постанову; назва виду документа (постанова); дата; місце видання; заголовок (стислий виклад змісту постанови); підписи.

Формуляр-зразок:

Герб України

Міністерство фінансів

України

ПОСТАНОВА

 

“____”________ 2003 р.                                           м.Київ

 

Текст постанови

 

І. Констатаційна частина.

II. Розпорядча частина.

ПОСТАНОВИВ (або ПОСТАНОВЛЯЄ):

1.________

2.________

3.________

 

 

Керівник структурного підрозділу (підпис) Розшифрування підпису

 

Секретар                                         (підпис) Розшифрування підпису

УХВАЛА

Ухвала - правовий акт, що приймається місцевими радами, держадміністраціями, виконавчими комітетами.

Ухвалою оформляють також результати діяльності інших колегіальних органів - колегій міністерств та відомств, наукових рад тощо.

Групи	Що є змістом	Хто готує
Нормативна	Про роботу підприємств торгівлі, побутового обслу-говування населення тощо	Члени держадміні-страцій, місцевих рад, постійні комісії, депутати, спеціалісти та зацікавлені організації
Індивідуальна	Про прийняття до експлу-атації будівлі, встановлення опіки тощо

 

В ухвалі зазначається територія, коло осіб, на які вона поширюється, конкретні посадові особи, установи, що зобов'язані контролювати виконання документа. З ухвалою ознайомлюють населення через засоби масової інформації.

Реквізити:

Герб України; назва вищої установи; зазначення місця видання; назва виду документа (ухвала); дата або дата й номер; заголовок; текст ухвали; підписи голови та секретаря держадміністрації чи іншої вищої установи; печатка.

Формуляр-зразок:

Святошинська районна рада

м. Києва

УХВАЛА

«____»____________2003 р.     №___                  м.Київ

 

Про затвердження...

Структура тексту

І. Констатаційна частина (стан питання).

ІІ. Ухвальна частина (перелік заходів іззазначенням термінів реалізації поставлених завдань, а також тих, на кого покладено контроль за виконанням рішення).

ВИРІШИВ:

1.___________

2.___________

3.___________

 

Голова виконкому     (підпис)         Розшифрування підпису

 

Секретар виконкому (підпис)        Розшифрування підпису

 

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

 

Розпорядження — правовий акт управління державного органу, що видається у рамках наданої посадовій особі, державному органу компетенції, і є обов'язковим для громадян та організацій, котрим адресовано розпорядження.

Групи:

1. Загальні.

2. Часткові.

Розпорядження видають Кабінет Міністрів України, місцеві ради, представники Президента України на місцях, а також керівники колегіальних органів державного управління, адміністрація підприємства, закладу в межах наданих законом прав для розв'язання оперативних питань.

Реквізити:

Герб України; назва органу управління, що видає розпорядження; назва виду документа (розпорядження); заголовок; дата або дата й номер; місце видання; текст розпорядження; підпис відповідальної особи.

Формуляр-зразок:

Міністерство вугільної промисловості України

Донецький металургійний завод

 

РОЗПОРЯДЖЕННЯ

 

«___»_________2003 р.         №__          м.Донецьк

 

Про підвищення...

 

Структура тексту

1. Констатаційна частина.

II. Розпорядча частина.

ЗОБОВ'ЯЗУЮ (або ПРОПОНУЮ, ДОРУЧАЮ, ВИМАГАЮ і т. ін.):

1. ________

2. ________

3.________

 

Керівник                (підпис)                    Розшифрування підпису

НАКАЗИ

Наказ — розпорядчий документ, що видається керівником підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності і в межах своєї компетенції.

Наказ видають на основі та для виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів та директивних вказівок вищих органів.

Групи	Зміст, мета	Реквізити (оформлення, склад)
Наказ про особовий склад	Оформляють призначення, переміщення, звільнення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення, нагороди та стягнення	Оформляються кутовим способом або повздовжнім: 1.Назва організації (підприємства) 2.Назва виду документа (наказ) 3.Дата підписання наказу 4.Місце видання наказу 5.Номер заголовка до тексту 6.Текст 7.Підпис керівника установи, організації, підприємства 8.Види погодження
Наказ із загальних питань (з питань основної діяльності):
а) ініціативний	Видається для оперативного впливу на процеси, що виникають у середині організації (підприємства)
б) на виконання розпоряджень вищих органів	Видається при створенні, реорганізації або ліквідації структурних підрозділів, при затвердженні положень про структурні підрозділи, при підсумовуванні діяльності установ, затвердженні планів тощо

 

Текст наказу складається з констатаційної і розпорядчої частини. Констатаційна частина містить такі елементи: вступ (вказано причину видання наказу); доведення (переказано основні факти); висновок (викладено мету видання наказу). Якщо підставою для видання наказу є розпорядчий документ вищої установи, то в констатацінній частині вказують назву, номер, дату й заголовок до тексту розпорядчого документа, а також передають зміст того розділу документа вищої установи, який був підставою для видання цього наказу. Констатаційної частини може не бути, якщо дії, запропоновані до виконання, не потребують ніяких роз'яснень. У наказах із різнопланових питань констатаційної частини теж може не бути. У цьому випадку текст наказу складається з параграфів.

Розпорядчу частину позначають словом «Наказую», вона складається із пунктів, що поділяються на такі частини: дія, термін виконання та відповідальність за виконання.

В останньому пункті розпорядчої частини зазначають осіб, яким доручено контроль за виконанням наказу.

Текст повинен мати наказову форму викладу розпорядчої частини. Зокрема, пропоновані до виконання дії називаються в інфінітивній формі (зарахувати, здійснити, покласти на...); якщо фактові надається більше значення, ніж особі, то вживається пасивна форма (серйозні порушення виявлено...); активна форма вживається для вказівки на ініціатора певної дії (начальник планового відділу зобов 'язаний...).

Як виконавці звичайно вказуються організації (структурні підрозділи), службові особи із зазначенням прізвища, ініціалів, посади в давальному відмінку (управлінню, ст. інженерові управління Бондаренку Є....).

Кожний пункт наказу нумерується арабськими цифрами, розпочинається назвою виконавця (у давальному відмінку), продовжується — назвою дії (в інфінітиві) та строком виконання(за десятинною системою): 1. Відділові культури та стилістики української мови провести атестацію співробітників до 17.05.03.

Значна за кількістю пунктів розпорядча частина може оформлятися у вигляді таблиці.

Наказ підписує лише перший керівник установи.

Візи треба розташовувати нижче від підпису керівника так:

 

Проект наказу внесено: начальник

виробничого відділу

(підпис) 1. К. Білокінь

Проект наказу погоджено:

1. Головний інженер (підпис) М. В. Іллєнко

2. Головний юрисконсульт (підпис) Л. Б. Чумак

і т. ін.

 

Проект наказу погоджуєтьсяіз заступником керівника організації, куратором питань, розглянутих у цьому документі, із керівниками структурних підрозділів, яких стосуються пункти наказу,ізюристом організації, що засвідчує узгодження цього документа з правовими актами та розпорядженнями вищих установ.

Накази, що стосуються особового складу, складають на основі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв громадян, протоколів колегіальних органів тощо.

Рекомендується починати кожний пункт наказу словами: «Призначити», «Перевести», «Оголосити подяку», «Надати відпустку», - які позначають конкретну дію, спрямовану наказом. Далі щоразу з нового рядка великими буквами друкуються прізвища та ініціали осіб, на яких поширюється цей пункт наказу, їхня посада (вчений ступінь, звання, спеціальність, розряд і т. ін.), назва відділу чи цеху, в якому ця особа працює. У кінці кожного пункту наказу зазначається підстава для його складання (доповідна записка, заява тощо).

Якщо в одному пункті наказу перераховується кілька осіб, то їхні прізвища називаються в алфавітному порядку.

Формуляр-зразок:

 

Алчевський металургійний комбінат

НАКАЗ

16.11.03              №__          м. Алчевськ

 

Про особовий склад

 

ПРИЗНАЧИТИ:

Петрова М. В., інженера відділу праці та заробітноїплати, на посадустаршого інженера з 01.12.03 з окладом згідно зі штатним розкладом. Підстава: доповідна записка зав. відділу Сироти М. А.

 

ПЕРЕВЕСТИ:

Іваніна І. П., слюсаря електроцеху, на посаду техніка лабораторії контрольно-вимірювальних приладів з 01.12.03.

Підстава: заява Іваніна І. П.

 

Ткаченко Ю. П., прибиральницю, на посаду гардеробниці з 18.12.03. Підстава: заява Ткаченко Ю. П.

 

 

Директор заводу             (підпис)                  О. І. Зайченко

НАКАЗ

від «___»________200__ р.   №___                            Місто___