Электронные таблицы. Назначение и интерфейс.

Изучить конспект занятия.

2) Выполнить ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА 1 по теме: “ Создание и обработка элементарных таблиц Excel. Ввод данных и корректировка информации в электронной таблице ”, которая находится в конце лекционного материала стр.25.

3) Выполненные задания отправить  в личку преподавателя, в соцсети ВК.

 

Тема 2.4.Табличный процессор Microsoft Excel

Лекция № 13. Окно программы Excel.

 

План

Электронные таблицы. Назначение и интерфейс.

Структура ЭТ (строка, столбец, ячейка, диапазон).

 

 

Прикладная программа Microsoft Excel 2007, которая является одним из компонентов Microsoft Office 2007, предназначена для работы с электронными таблицами данных. Excel часто называют табличным процессором.

 

Кнопки Office

 2. Панели быстрого запуска

 3. Ленты

 4. Строки формул

 5. Рабочей книги с вложенными рабочими листами (электронными таблицами)

 6. Строки состояния

 

Рассмотрим элементы интерфейса более подробно.

 

Работа с лентой

В этой версии программы меню и панели инструментов выполнены в виде ленты. Команды упорядочены в логические группы, собранные на вкладках. Например, если строка формул не отображается на экране, то её можно включить, выбрав на вкладке Вид кнопку Показать или скрыть и установив там соответствующий флажок «Строка формул».

 

 

На Ленте отображены наиболее часто используемые команды. Если данная группа содержит больше команд и настроек, чем отображено на ленте, кнопка со стрелкой внизу группы откроет соответствующее диалоговое окно с остальными командами или область задач. Какое именно окно вы увидите, поможет определить всплывающая подсказка.

Некоторые группы команд, которые используются не очень часто, сразу на ленте не отображаются, а появляются только при определенных действиях пользователя. Так, например, вкладка «Работа с рисунками» появится при выделении рисунка. Если размер окна Excel недостаточно большой для отображения всех кнопок на ленте, одна или несколько групп команд (в зависимости от ширины окна) будут свернуты до одной кнопки с раскрывающимся списком. При разворачивании списка вы увидите все остальные кнопки данной вкладки.

Перемещаться по Ленте можно с помощью клавиатуры. Нажмите клавишу ALT. У всех доступных команд на ленте появятся подсказки для перехода к соответствующей вкладке. Если вы нажмете одну из клавиш перехода, на выбранной вкладке будут отображены всплывающие подсказки ко всем командам этой вкладки.

Прокручивать вкладки ленты можно с помощью колесика Scroll мыши. Для этого достаточно навести мышь на ленту и прокрутить Scroll до нужной вкладки.

Если рабочая область слишком маленькая, ленту можно свернуть. Для этого щелкните по кнопке Настройка панели быстрого доступа (см. первый рисунок в этом разделе) и установите флажок Свернуть ленту (для отображения ленты этот флажок нужно будет снять). При этом лента будет отображаться только при щелчке по заголовку одной из вкладок и работы с ее командами. Для быстрого отображения/скрытия ленты достаточно двойного щелчка по заголовку любой вкладки.

Удалить ленту также нельзя. Однако чтобы увеличить рабочую область, ленту можно скрыть (свернуть).

 

1. Нажмите кнопку Настройка панели быстрого доступа (рис. 1.2).

2. В меню выберите команду Свернуть ленту.

 

3. Лента будет скрыта, названия вкладок останутся (рис. 1.3).

Для использования Ленты в свернутом состоянии щелкните по названию нужной вкладки, а затем выберите параметр или команду, которую следует использовать. Например, при свернутой вкладке можно выделить текст в документе Excel, щелкнуть вкладку Главная и в группе Шрифт выбрать нужный размер шрифта. После выбора размера шрифта лента снова свернется.

Чтобы быстро свернуть ленту, дважды щелкните имя активной вкладки. Для восстановления ленты дважды щелкните вкладку.

Чтобы свернуть или восстановить ленту, можно также нажать комбинацию клавиш Ctrl + F1.

Содержание ленты для каждой вкладки постоянно и неизменно. Нельзя ни добавить какой-либо элемент на вкладку, ни удалить его оттуда.

Внешний вид ленты зависит от ширины окна: чем больше ширина, тем подробнее отображаются элементы вкладки. На рисунках приведено отображение ленты вкладки Главная.

 

Справочная система

Для получения справки можно щелкнуть по кнопке Справка в заголовке документа или воспользоваться «горячей» клавишей F1. Поиск справки в открывшемся окне во многом напоминает работу с браузером, в частности, с Internet Explorer.

Если вас интересует справка по какой-то конкретной команде, подведите курсор к этой команде на ленте. При этом вы увидите всплывающую подсказку с краткой справочной информацией. В некоторых подсказках для получения дополнительных сведений Вам будет предложено нажать клавишу F1.

 

Настройка строки состояния

По умолчанию в строке состояния кроме кратких подсказок отображаются кнопки режима просмотра документа, шкала и кнопка выбора масштаба. Если данные настройки вас не устраивают, щелчком правой кнопки мыши по строке состояния можно вызвать меню и настроить строку так, как вам удобно.

Кнопка Office

Кнопка Office, расположена в левом верхнем углу экрана. Щелчок по этой кнопке отображает меню работы с файлом, а также дает доступ к настройкам параметров программы.

Панель быстрого доступа

Рядом с кнопкой Office расположена панель быстрого доступа . По умолчанию на ней находятся только три кнопки — Сохранить документ, Отменить и Вернуть действие. Щелчок по кнопке в правой части панели позволит настроить ее по вашему усмотрению. Добавляйте сюда команды, которые используете наиболее часто, и вам не придется каждый раз искать их на ленте. Если желаемой команды в меню нет, выберите пункт Другие команды. Здесь вы сможете не только найти любую команду, чтобы добавить ее на панель быстрого доступа, но и настроить для этой команды «горячие» клавиши.

 

 

 

· Для добавления элемента, отсутствующего в списке, выберите команду Другие команды (см. рис. 1.28).

· В разделе Настройка окна Параметры Excel в раскрывающемся списке Выбрать команды из выберите вкладку, в которой расположен добавляемый элемент, затем выделите элемент в списке и нажмите кнопку Добавить (рис. 1.29).

 

 

Для добавления на панель любого элемента из любой вкладки можно также щелкнуть по этому элементу правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Добавить на панель быстрого доступа.

Для удаления элемента из панели достаточно щелкнуть по нему правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Удалить с панели быстрого доступа.

 

Создание, открытие, сохранение рабочих книг, автосохранение

Файл Excel называют рабочей книгой. При запуске программы сразу, автоматически, создается новый файл с названием Книга1, которое в дальнейшем можно заменить на любое желаемое. Для создания новой книги, когда Excel уже запущен, нужно щелкнуть по кнопке Office и выбрать пункт меню Создать. В появившемся диалоговом окне вы увидите список шаблонов, по которым можно создать новую книгу. Подробнее работа с шаблонами будет описана позже. Чтобы создать пустую книгу без оформления, нужно из списка шаблонов слева выбрать категорию Пустые и последние и указать шаблон Новая книга. Для быстрого создания новой книги можно воспользоваться стандартной комбинацией «горячих» клавиш CTRL+N.

Чтобы открыть существующий файл, воспользуйтесь командой меню Открыть кнопки Office или используйте «горячие» клавиши CTRL+O.

Для быстрого открытия файла, с которым вы недавно работали, можно использовать список в правой части меню кнопки Office. Количество элементов в этом списке можно изменить. Для этого щелкните по кнопке Параметры Excel, слева выберите категорию «Дополнительно», в этой категории в группе «Экран» настройте желаемое количество файлов в поле «Число документов в списке последних файлов»:

 

Чтобы сохранить новый документ или внесенные изменения, воспользуйтесь, соответственно, командами меню Сохранить как… и Сохранить кнопки Office. При сохранении обратите внимание, какой лист в момент сохранения активен. Если, например, при сохранении книги активным является Лист2, то при следующем открытии файла активным также будет Лист2.

Файлы рабочих книг имеют расширение *.XLSX. Для открытия такого файла понадобится Excel 2007. Если вы хотите сохранить файл в предыдущей версии Excel, в меню кнопки Office выберите команду Сохранить как… и тип файла «Книга Excel 97-2003».

Если вы часто страдаете оттого, что забыли в нужный момент сохранить файл, а компьютер, как обычно, не вовремя завис, установите автоматическое сохранение файлов через определенные промежутки времени. Это можно сделать, в окне настройки параметров, выбрав в левой части категорию «Сохранение». Установите флажок «Автосохранение каждые» и желаемый промежуток времени в минутах.

Для быстрого сохранения изменений в файле можно использовать и «горячие» клавиши CTRL+S или SHIFT+F12 и кнопку Сохранить на панели быстрого доступа.

Перемещение между книгами

 

Excel может работать с несколькими рабочими книгами. В каждый момент времени активной может быть только одна из открытых рабочих книг. Окно активной рабочей книги расположено внутри окна Excel поверх других окон. Чтобы сделать окно активным, достаточно щелкнуть по нему мышью. Если же активное окно развернуто на весь экран, для активизации другой открытой рабочей книги надо воспользоваться лентой. На вкладке Вид в группе Окно щелкните по кнопке Перейти в другое окно и из раскрывшегося списка отрытых рабочих книг выберите нужную. Для переключения между открытыми рабочими книгами можно пользоваться и комбинацией клавиш CTRL+TAB. Кнопки всех открытых в данный момент рабочих книг располагаются на Панели задач, поэтому еще один вариант переключения между рабочими книгами — нажать соответствующую кнопку на Панели задач.

Если кнопки открытых книг на панели задач не отображаются, зайдите в окно настройки параметров и в категории Дополнительно, в группе «Экран» и установите флажок «Показывать все окна на панели задач». Чтобы одновременно увидеть на экране окна всех открытых рабочих книг, воспользуйтесь кнопкой «Упорядочить все» группы Окно вкладки Вид на ленте и выберите необходимый вариант расположения окон:

 

Отмена ошибочных действий

 

У Excel, как и у других программ MS Office, есть мощное средство отмены нескольких последних действий, если они были ошибочны.

Для отмены одного неверного действия щелкните по кнопке Отменить панели быстрого доступа.

Для отмены нескольких шагов многократно воспользуйтесь раскрывающимся списком кнопки Отменить на панели быстрого доступа.

 

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА 1

Задание 1.

1. Запустите программу Excel.

2. Задайте имя рабочей книге Лабораторные_ Excel. xls.

3. Дважды щелкните на ярлычке чистого рабочего листа и дайте ему название Таблица.

4. Оформите таблицу так как представлено на (Рис1.):

	A	B	C		D	E	F
1	Данные по реализации продукции ОАО «Карандаш»
2	Наименование товара	Предприятие		Дата приобретения	Количество (шт.)	Цена за ед. (руб.)	Стоимость (руб.)
3	Тетрадь общая	Школа№1		18.12.01	56	6,50 р.	Формула
4	Тетрадь 12 лист	ЧИП «Эль»		01.03.02	100	1,50 р.	Формула
5	Альбом д/рисования	Школа изобразительных искусств		14.02.02	70	9,20 р.	Формула
…							Формула
14							Формула
15							Формула
16	ИТОГО				S	S	S

Рис. 1 Исходные данные таблицы

 

5. При оформлении таблицы необходимо использовать панель инструментов Форматирование.

6. При вводе Даты приобретения активизируйте Формат – Ячейки. Выберите формат Дата и выберите вид вводимой даты.

7. Аналогично произведите ввод данных по ценам, в данном случае формат – Денежный.

8. В ячейку F3 в Строке формул введите формулу расчета Стоимости: D3*E3.

9. Скопируйте данную формулу в следующие ячейки: активизируйте ячейку F3 и с помощью маркера протяните до окончания таблицы.

10. Для подсчета последней строки Итого, в ячейке D16 выполните команду Автосуммирование.

11. После заполнения всей таблицы выделите ее и на панели инструментов Форматирование активизируйте Границы. Данная команда позволит вывести сетку таблицы, при распечатке документа.

12. Выделите всю таблицу, при помощи контекстного меню скопируйте ее и вставьте в следующий пустой Лист?.

13. Переименуйте лист (п. 3), дав ему название Таблица 2.

14. В данной таблице необходимо произвести сортировку данных в алфавитном порядке, для этого: выделите первый столбец Наименование товара и на панели инструментов Форматирование выберите кнопку Сортировка по возрастанию, список товаров будет отсортирован.

 

 

Задание 2.

1. Запустите программу Excel.

2. Введите в таблицу следующий документ рисунок (порядок ввода данных документа рассматривается ниже).

3. Ввод данных осуществляется в активную ячейку. Введите данные в пока пустую электронную таблицу в следующем порядке.

4. Сделайте активной ячейку В2 и введите название таблицы “Сведения о заработной плате сотрудников”. Обратите внимание, что вводимая информация дублируется в строке формул. Для окончания ввода текста в ячейку необходимо или нажать клавишу <Enter>, или перевести табличный курсор в другую ячейку.

5. Сделайте активной ячейку А3 и введите название первой колонки “ табельный номер ”. Введенная информация размещается пока в нескольких ячейках.

6. Переведите курсор мыши в ячейку В3 и введите название второй колонки “ Ф.И.О.”.

7. Аналогично введите названия остальных столбцов документа.

8. Введите собственно данные документа за исключением столбца и строки “ Итого ”, для его расчета выполните следующие операции.

9. Сделайте активной ячейку «Итого»-«Сидоров».

10. Нажмите кнопку в пиктографическом меню  (“ Автосуммирование ”), в ячейке появится формула =СУММ(С4:F4). Нажмите < Enter >.

11. Сделайте активной ячейку «Итого»-«Иванов».

12. Вызовите команду “ ВСТАВКА/ФУНКЦИЯ ”. В списке “ Категория ” выберите класс функций “ Математические ”. В списке “ Функция ” с помощью кнопок линейки прокрутки найдите и выделите функцию СУММ, нажмите кнопку «Далее». В строку аргумента введите с помощью мыши диапазон суммируемых ячеек, нажмите «Enter».

13. Скопируйте содержимое ячейки G5 в ячейки G6:G12, для чего сделайте активной ячейку G5. Нажав правую кнопку мыши, вызовите контекстное меню, в котором выделите команду “ КОПИРОВАТЬ ”. Ячейка G5 будет помещена в рамку с движущимися элементами. Маркируйте (т.е. сделайте активной) область G6:G12 и нажмите <Enter>. Любым из способов заполните ячейки, в каждой из которых содержится сумма заработной платы сотрудников отдела за соответствующий месяц.

14. Для улучшения внешнего вида таблицы выделите рамкой названия столбцов. Маркируйте область, названий столбцов таблицы (A3:G3). Вызовите команду через контекстно-зависимое меню “ ФОРМАТ ЯЧЕЕК ” и перейдите к листу “ Рамка ”. Определите положение рамки и тип линии. Нажмите кнопку ОК.

15. Расположите табельные номера по центру, для чего маркируйте содержащую их область (А4:А12). Нажмите кнопку в пиктографическом меню  (“ По центру ”).

16. Расположите название первого столбца в две строчки, для чего сделайте активной ячейку А3. По команде “ ФОРМАТ ЯЧЕЕК ” после открытия диалогового окна “ ФОРМАТ ЯЧЕЕК ” на листе “ Выравнивание ” включите переключатель “ Переносить по словам ” и нажмите кнопку ОК.

17. Измените ширину второго столбца. Подведите курсор мыши к координатной ячейке столбца В справа. Курсор трансформируется в двунаправленную стрелку. Отбуксируйте вправо на нужное расстояние разделитель столбцов и отпустите кнопку мыши.

18. Расположите в центре ячейки название столбцов документа.

19. Заключите аналогичным способом в рамку содержимое подстроки «Итого» (А13:G13).

20. Измените шрифт для заголовка документа, используя команду контекстно-зависимого меню “ ФОРМАТ ЯЧЕЕК ” и лист “ Шрифт ”. Поэкспериментируйте с различными характеристиками оформления текста, такими как шрифт, стиль, размер, эффект. Выберите наиболее удачный с Вашей точки зрения вариант шрифта для заголовка.

21. Измените также шрифт текста в последней строке таблицы, для чего используйте кнопку в пиктографическом меню  (“ ПОВТОРИТЬ ”). Команда “ Повторить ” ускоряет работу в ситуации, когда одна и та же операция выполняется над различными объектами.

 

 

 

Изучить конспект занятия.

2) Выполнить ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА 1 по теме: “ Создание и обработка элементарных таблиц Excel. Ввод данных и корректировка информации в электронной таблице ”, которая находится в конце лекционного материала стр.25.

3) Выполненные задания отправить  в личку преподавателя, в соцсети ВК.

 

Тема 2.4.Табличный процессор Microsoft Excel

Лекция № 13. Окно программы Excel.

 

План

Электронные таблицы. Назначение и интерфейс.