Состав Microsoft Office 2000

Microsoft Office 2000 включает в себя программные компоненты, перечисленные в таблице 1.1.

Таблица 1.1. Основные компоненты Microsoft Office 2000

Значок	Описание
	Текстовый процессор Microsoft Word 2000
	Система электронных таблиц Microsoft Excel 2000
	Система подготовки презентаций Microsoft PowerPoint 2000
	Система управления базами данных Microsoft Access 2000
	Система управления персональной информацией Outlook 2000

Microsoft Word 2000 - универсальный текстовый процессор, предназначенный для создания и редактирования текстовых документов. Word позволяет работать как с простыми документами (письмами, докладными записками), так и со сложными отчетами, бюллетенями в несколько колонок, оригинал-макетами и т. д. Word позволяет создавать сложные документы, включающие в себя текст, таблицы, диаграммы и иллюстрации. В Word включена также поддержка файловых форматов многих распространенных текстовых редакторов (в том числе предыдущих версий Word).

Microsoft Excel 2000 - табличный процессор (электронная таблица), предназначенный для учета, планирования, поддержки бухгалтерии, финансового анализа, построения диаграмм. Excel позволяет выполнять сложные математические вычисления, используя многочисленные встроенные функции, проводить поиск оптимального решения, подбор параметра, анализ сценариев, анализ и обработку данных, строить графики и диаграммы самых различных видов и размеров.

Microsoft Access 2000 - система управления базами данных, предназначенная для хранения и обработки больших массивов информации. База данных может содержать любую информацию - счета, платежные ведомости, данные о заказах, сведения складского и налогового учета и др. Информация в базах данных Access хранится в виде связанных таблиц, что позволяет минимизировать объем памяти, занимаемый базой данных. Специальные средства, входящие в состав Access, позволяют производить выборку необходимых пользователю данных из одной или нескольких связанных таблиц базы данных, выполнять обработку и анализ этих данных, создавать формы и отчеты, удобные для просмотра и печати.

Microsoft PowerPoint 2000 - программа презентационной графики, разработанная для создания слайдов, пленок для проекторов, материалов докладчика и др. Программа позволяет строить презентации на основе стандартных наборов слайдов или задавать собственное содержание с использованием данных из файлов Word, Excel, Access. Среди типичных применений PowerPoint - презентации для выставок и продаж, слайды для семинаров и конференций, мультимедиа-демонстрации

Microsoft Outlook 2000 - информационная система, содержащая несколько важных организационных инструментов: подсистему для работы с электронной почтой; планировщик расписаний на день, неделю и месяц; базу данных деловых контактов; список задач с возможностью назначения приоритетов; подсистему управления документами. Outlook предоставляет возможности для совместной работы нескольких пользователей.

Это только основные компоненты Microsoft Office на самом верхнем уровне его структуры. Более того, даже этот перечень носит условный характер. Дело в том, что состав Microsoft Office 2000 и даже состав его основных компонентов зависят от целого ряда факторов.

Вспомогательные приложения устанавливаются (или не устанавливаются) вместе с основными приложениями. Ими можно воспользоваться из основных приложений или (может быть) вызвать независимо. Вспомогательные приложения позволяют сохранить результаты своей работы в виде отдельного файла или в виде объекта, внедренного в документ основного приложения. В табл. 1.2 перечислены некоторые из вспомогательных приложений.

Таблица 1.2. Некоторые вспомогательные приложения Microsoft Office

Значок	Описание
	Интерпретатор запросов к внешним базам данных Microsoft Query
	Программа рисования блок-схем Microsoft Organization Chart
	Программа создания фигурных текстов Microsoft WordArt
	Программа записи сеанса работы Microsoft Camcorder
	Редактор математических формул Microsoft Equation
	Программа редактирования географических карт Microsoft Map
	Программа построения диаграмм Microsoft Graph
	Программа просмотра презентаций Microsoft PowerPoint Viewer

 

Документы Microsoft Office

Единица данных самого верхнего уровня структуризации имеет в Microsoft Office обобщенное название — документ. Документы классифицируются по типам в зависимости от того, какого сорта информация хранится в документах. Как правило, документы разных типов обрабатываются разными программами.

Каждый документ представляется в компьютере одним файлом (в первом приближении). В Microsoft Office принята определенная дисциплина именования файлов, суть которой состоит в использовании расширения имени файла для указания типа документа, представляемого этим файлом. Придерживаться этой дисциплины необязательно — файлы можно именовать как угодно — но нарушение дисциплины не дает ничего, кроме неудобств. В табл. 6.3 перечислены наиболее распространенные типы документов, с которыми работают программы Microsoft Office.

К сожалению, документ Word называется просто "документ" и не имеет никакого другого специального названия. Это обстоятельство порождает путаницу в терминологии: слово "документ" в Microsoft Office обозначает два родственных, но существенно различных понятия. С одной стороны, "документ" — это общее название для единиц информации, обрабатываемых программами Microsoft Office, а с другой стороны, "документ" — это частный случай документа.

Таблица 1.3. Основные типы документов Microsoft Office

Название	Расширение	Программа	Краткое описание
Документ	.doc	Word	Основной тип документов Word. Содержит форматированный текст, то есть текст с дополнительной информацией о шрифтах, отступах, интервалах и т.п.
Шаблон документа	.dot	Word	Содержит информацию, общую для всех документов, основанных на данном шаблоне, в том числе: макросы, описание стилей, элементов Автотекста и др.
Рабочая книга	.xls	Excel	Основной тип документов Excel. Содержит данные различных типов, формулы, диаграммы и макросы.
Шаблон рабочей книги	.xlt	Excel	Шаблон документа Excel. На основании шаблонов могут создаваться новые рабочие книги, оформленные в соответствии с используемым шаблоном.
База данных	.mdb	Access	Основной тип документов Access. Содержит как собственно базу данных, то есть совокупность таблиц, так и соответствующие запросы, макросы, модули, формы и отчеты.
Презентация	.ppt	PowerPoint	Основной тип документов PowerPoint. Содержит презентацию, состоящую из набора слайдов, заметок выступающего, раздаточных материалов и другой информации.
Шаблон дизайна	.pot	PowerPoint	Шаблон презентации PowerPoint. Содержит параметры оформления презентации. Вместе с PowerPoint поставляется большое число шаблонов, которые можно использовать для оформления презентации.
Личные папки	.pst	Outlook	Основной тип документов Outlook. Имеет сложную внутреннюю структуру, состоящую из папок, вложенных папок и элементов различных типов, хранящихся в этих папках.

Каждый документ имеет свойства (рис. 1.1), которые могут быть использованы, например, для поиска файла, содержащего нужный документ.

Документы разных типов могут иметь разные свойства, но часть свойств является общей для документов всех типов.

Рис. 1.1. Вкладка Общие диалогового окна Свойства документа Word