Или этикет электронной почты

Правила написания электронного письма

Или этикет электронной почты

Наталья Ильяшенко, к.п.н.,

начальник информационно-аналитического отдела  

Управления международных связей НовГУ

 

За последнее десятилетие электронная почта стала, пожалуй, одним из самых популярных средств делового общения. Сегодня довольно сложно найти человека, который в своей практике межличностных и межкультурных коммуникаций не использует электронную почту. И я не являюсь исключением. Вот уже 15-й год каждый мой рабочий день начинается с проверки электронной почты. Бегло сканируя взглядом адреса и темы пришедших сообщений, я решаю, какие письма прочитать, а какие удалить не раскрывая. Читая многочисленные электронные письма, я пришла к выводу, что, к сожалению, мало кто имеет представление о правилах этикета электронной почты.  А ведь их нужно соблюдать, иначе мы рискуем непреднамеренно причинить неудобство, вызвать замешательство, а то и ненароком оскорбить того, кому пишем. Не забывайте, что наша почта - это показатель нашего профессионализма.

На что же следует обратить внимание каждому пользователю? В данной статье сформулировано 19 правил, основанных на моем многолетнем опыте переписки с иностранными и российскими коллегами, а также опыте других пользователей электронной почты.

 

Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля.

В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

1. Адрес и имя отправителя.

2. Адрес получателя.

3. Тема письма.

4. Приложение.

5. Письмо, состоящее из приветствия; основного текста письма; заключения; и подписи.

 

Правило 2. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми.

Если человек ждет от Вас письмо, то в столбце «От» он будет искать Ваше имя, которым, Вы ему представились при знакомстве, или электронный адрес, который Вы указали в своей визитке. Я, например, когда завожу почтовый ящик, в графе имя отправителя всегда вписываю свои имя и фамилию. Делаю это потому, что сама, видя в столбце «От» разные псевдонимы и клички, с опаской открываю эти письма: а вдруг в этом письме спам или ещё хуже – вирус? Например, я никогда не открою письмо с адресом [e-mail], если, конечно, не знаю от кого оно. Поэтому, для деловой переписки желательно иметь адрес электронной почты, в котором содержатся Ваше настоящее имя и фамилию или аббревиатура Вашей организации, например, [e-mail]. Наибольшее доверие вызывает адрес, содержащий Ваше настоящее имя и имя Вашей организации в названии домена, например [e-mail].

 

Правило 4. Используйте «Re:» только для ответа.

Обычно, прочитав электронное письмо и желая на него ответить, Вы нажимаете с помощью мышки соответствующую кнопку на экране монитора, и Вам открывается форма для составления ответа, в которую уже вставлены адрес вашего собеседника, текст его письма, а также тема его письма, перед которой значится «Re:». Следует иметь в виду, что «Re:» является аббревиатурой английского слова «Reply:» или «Response:» и означает «Мой ответ на:». Поэтому если тема письма меняется, то обязательно уберите этот символ. И это вовсе не пустяк, как Вы можете подумать: «Re:» в сочетании с новой темой будет выглядеть откровенно глупо и введет адресата в заблуждение, так как он может подумать, что получил ответ на письмо, которое он не писал.

Правило 5. Вставляйте адрес получателя в последнюю очередь.

       Во избежание преждевременной отправки, вставляйте адрес получателя только тогда, когда письмо дописано, проверено и готово к отправке. Будьте внимательнее с кнопкой «ответить»: убедитесь, что Вы посылаете письмо тому, кому хотели.

 

Правила написания электронного письма

или этикет электронной почты

Наталья Ильяшенко, к.п.н.,

начальник информационно-аналитического отдела  

Управления международных связей НовГУ

 

За последнее десятилетие электронная почта стала, пожалуй, одним из самых популярных средств делового общения. Сегодня довольно сложно найти человека, который в своей практике межличностных и межкультурных коммуникаций не использует электронную почту. И я не являюсь исключением. Вот уже 15-й год каждый мой рабочий день начинается с проверки электронной почты. Бегло сканируя взглядом адреса и темы пришедших сообщений, я решаю, какие письма прочитать, а какие удалить не раскрывая. Читая многочисленные электронные письма, я пришла к выводу, что, к сожалению, мало кто имеет представление о правилах этикета электронной почты.  А ведь их нужно соблюдать, иначе мы рискуем непреднамеренно причинить неудобство, вызвать замешательство, а то и ненароком оскорбить того, кому пишем. Не забывайте, что наша почта - это показатель нашего профессионализма.

На что же следует обратить внимание каждому пользователю? В данной статье сформулировано 19 правил, основанных на моем многолетнем опыте переписки с иностранными и российскими коллегами, а также опыте других пользователей электронной почты.

 

Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля.

В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

1. Адрес и имя отправителя.

2. Адрес получателя.

3. Тема письма.

4. Приложение.

5. Письмо, состоящее из приветствия; основного текста письма; заключения; и подписи.

 

Правило 2. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми.

Если человек ждет от Вас письмо, то в столбце «От» он будет искать Ваше имя, которым, Вы ему представились при знакомстве, или электронный адрес, который Вы указали в своей визитке. Я, например, когда завожу почтовый ящик, в графе имя отправителя всегда вписываю свои имя и фамилию. Делаю это потому, что сама, видя в столбце «От» разные псевдонимы и клички, с опаской открываю эти письма: а вдруг в этом письме спам или ещё хуже – вирус? Например, я никогда не открою письмо с адресом [e-mail], если, конечно, не знаю от кого оно. Поэтому, для деловой переписки желательно иметь адрес электронной почты, в котором содержатся Ваше настоящее имя и фамилию или аббревиатура Вашей организации, например, [e-mail]. Наибольшее доверие вызывает адрес, содержащий Ваше настоящее имя и имя Вашей организации в названии домена, например [e-mail].