Понятие «деловой документ» и его реквизиты.

3. Общие правила оформления документов.

1. Виды документов.
2. Составление личных документов (заявления, доверенности, расписки, объяснительной записки)

Основные понятия: официально-деловой стиль, разновидности официально-делового стиля, деловой документ, реквизиты документа, правила оформления документа, бланк документа, виды документов, личные документы: заявление, доверенность, расписка, объяснительная записка.

1. Назначение, сфера функционирования, конструктивные и языковые особенности официально-делового стиля речи

Официально-деловой стиль (д.с.) – это совокупность языковых средств, функция которых – обслуживание сферы административно-правовой деятельности. Д.с. служит для удовлетворения потребностей общества при оформлении разных актов государственной, общественно-политической и экономической жизни страны.

Назначение д.с. – документальное оформление официально-деловых отношений, возникающих: 1) между органами государства, 2) между организациями или внутри них, 3) между организациями и частными лицами в процессе производственной, хозяйственной, юридической деятельности.

    К важнейшим разновидностям (подстилям)  этого стиля относятся:

1) собственно официально-деловой (канцелярский);

2) юридический (язык законов и указов);

3) дипломатический.

Основные черты делового стиля:

1) ясность, точность, логичность и доказательность изложения;

2) детальность изложения (сопровождаемая подробной рубрикацией);

3) четкость, строгость формулировок (не допускающая двояких толкований);

4) особые формы расположения материала (определяемые жанром делового документа);

5) использование стандартных речевых формул, т.е. канцеляризмов, необходимых для удобства общения в деловой сфере. Примеры канцеляризмов: ставим (Вас) в известность о том, что…, доводим до (Вашего) сведения; в целях оказания (технической) помощи; в соответствии с распоряжением; ввиду срочности заказа и т.п.

6) использование терминов и однозначных слов и словосочетаний (близких к специальной деловой терминологии). Таковы, например: постановление, резолюция (в канцелярском подстиле), истец, ответчик (в юридическом подстиле), свидетельствовать кому-л. свое глубокое уважение (в дипломатическом подстиле);

7) безличность высказывания (проявляется в употреблении глаголов в форме третьего лица, например: предстоит сделать, надлежит выполнить, следует предложить; пассивных конструкций – возвратных глаголов и страдательных причастий, например: дело заслушивается, было заслушано, дата определена, вопрос отложен, откладывается );

8) обилие сложных конструкций:

- сложноподчиненных предложений с союзами, передающими логические отношения (придаточные причины, следствия, условия),

- уточняющих конструкций (причастных и деепричастных оборотов, вставных конструкций),

- сложных союзов (например: вследствие того, что.., в связи с тем, что…, ввиду того, что…) и отыменных предлогов для дифференциации смысловых отношений (типа на предмет (получения пособия), в случае (повторного нарушения), за счет (экономических средств); конструкции с предлогом по+ предложный падеж существительного: по истечении (указанного срока), по предъявлении (документа), по завершении (ремонта), по достижении (результата).

Деловой стиль включает в себя разнообразные жанры:

- государственных указов, актов и постановлений, межгосударствен-ных соглашений, дипломатической переписки и протокола;

- юридических законов, кодексов и уставов;

- внутриведомственных инструкций, распоряжений и приказов;

- ведомственной переписки, анкет и объявлений:

- различного рода заявлений (личных, исковых, служебных), договоров, доверенностей и др.

1. Понятие «деловой документ» и его реквизиты

В сфере деловой речи мы имеем дело с деловым документом, т.е. с деловой бумагой, обладающей юридической силой.

В деловом документе используются языковые средства письменного официально-делового стиля. Деловой документ, как и научный текст, относится к информативному типу текстов (в отличие от экспрессивного типа текстов: публицистических, художественных).

Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами (от лат. requisitum – требуемое, необходимое). Каждый вид документа имеет определенный набор реквизитов.

Служебный документ должен иметь обязательные реквизиты:

1) эмблему организации; 2) наименование организации; 3) юридический адрес организации; 4) Ф.И.О. автора документа (заявитель, проситель и др.); 5) название вида (жанра) документа (вид документа не указывается только в деловых письмах); 6) дату;7) индекс документа; 8) адресат (получатель документа – его должность, фамилия и инициалы); 9) заголовок к тексту; 10) текст; 11) отметку о наличии приложений; 12) визы; 13) подпись; 14) печать; 15) отметку об исполнении документа и направление его в дело и др. (полный перечень документов содержит ГОСТ Р 6.30-2003). Число реквизитов бывает различным и зависит от вида и содержания документа.

В соответствии с правилами оформления документа его содержание можно разделить на три основные части:

1. заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста: эмблема организации, наименование организации, ее юридический адрес, Ф.И.О. автора документа (заявитель, проситель и др.) название вида (жанра) документа, дата, индекс документа, адресат; заголовок к тексту);

2. основную часть (реквизиты: «текст» и «приложение»);

3. оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже текста и приложения, т.е. визы, подпись, печать, отметка об исполнении документа).

 

3. Общие правила оформления документов

       Стандартизация формы документа значительной упрощает работу с массовой документацией – ее составление, оценку, обработку.

    При подготовке текста должны соблюдаться следующие основные принципы: достоверность и объективность содержания; логические, а не эмоционально-экспрессивные средства оценки ситуации и фактов; полнота информации; нейтральный, корректный (уважительный) тон изложения; деление документа на смысловые части (абзацы); соблюдениетребований, предъявляемых к содержанию и форме документа типовым формуляром.

    Нарушение перечисленных выше требований существенно осложняет работу с документами. Так, отсутствие в документе нужной подписи, визы, указания на должность сотрудника может лишить документ юридической силы. Неправильное расположение материала, обусловленного типовым формуляром, очень затрудняет использование документа.

Документы должны, как правило, оформляться на бланках, имеющих установленный комплекс обязательных реквизитов. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Требования к бланкам сводятся к двум основным: составу обязательных сведений об организации и их рациональному размещению.

Бланк документа – это лист бумаги формата А-4 или А-5 с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию.

Каждая организация для оформления организационно-распоря-дительных документов обязана иметь два вида бланков: общий (для всех видов документов) и бланк для служебных писем. Бланки каждого вида изготовляют на основе углового и продольного расположения реквизитов.

Обязательным элементом для общего бланка и бланка для писем является наименование организации – автора документа в полном и сокращенном виде в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в установленном порядке. В наименовании используются закрепленные сокращения, например: ОАО (открытоее акционерное общество), ЗАО (закрытое акционерное общество), ООО (общество с ограниченной ответственностью) и т.п.

На бланках для писем указываются названия реквизитов: индекс предприятия связи; почтовый и телеграфный адрес; номер телефона; номер телетайпа (абонентского телеграфа); электронный адрес; номер счета в банке и реквизиты банка; дата; индекс; ссылка на индекс и дату входящего документа. Наименование вида документа на бланке письма не указывается.

При создании документов на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

4. Виды документов

По своему содержанию документы делятся на служебные и личные. Виды деловой документации можно условно разделить на три группы:

1. Деловые бумаги личного характера;

2. Служебная документация;

3. Деловая переписка.

Личные документы касаются конкретного лица и являются именными.

Деловые бумаги личного характера: заявление; доверенность (личная); объяснительная записка; расписка; автобиография; характеристика; резюме.

Служебные документы затрагивают интересы предприятия, организации.

Понятие «служебный документ» относится к сфере административно-управленческой деятельности.

    По своему функциональному назначению служебные документы делятся на несколько больших групп:

- директивно-распорядительные (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание),

- административно-организационные (устав, положение, должностная инструкция),

- информационно-справочные (протокол, акт, докладная записка),

- служебные и коммерческие письма,

- финансовые и учетные документы.

                                  

5. Составление личных документов (заявления, доверенности, расписки, объяснительной записки)

Заявление – документ, содержащий просьбу лица (лиц)учреждению или должностному лицу.

Реквизиты заявления: название вида документа, дата, адресат (кому), текст, подпись.

Доверенность – документ, дающий право доверенному лицу на совершение определенных действий или получение денежных (а также материальных) ценностей от имени доверителя. В доверенности фигурируют два лица: доверитель (лицо, доверяющее что-либо) и доверенное лицо (тот, кому выдана доверенность).

Реквизиты доверенности: название вида документа, дата выдачи доверенности и дата удостоверения подписи доверителя, текст, подпись доверителя и подпись должностного лица, заверяющего доверенность (т.е. удостоверяющего подпись доверителя), печать.

Расписка - документ, подтверждающий получение каких-либо материальных ценностей (денег, документов, ценных вещей и т.п.), заверенный подписью получателя.

Реквизиты расписки: название вида документа, дата, подпись лица, давшего расписку.

Объяснительная записка - документ, излагающий должностному лицу причины нарушения трудовой (учебной) дисциплины, каких-либо социально-общественных правил(например, общежития, поведения), невыполнения задания и т.п.

Реквизиты объяснительной записки: название вида документа, дата, адресат (кому), текст, отметка о наличии приложений (если необходимо подтвердить факт, указанный в тексте, подпись.

 

Вопросы и задания по теме 4: