Создание таблицы путем ввода данных

Если вы затрудняетесь сразу определить структуру таблицы, Microsoft Access позволяет создать таблицу путем ввода данных в окно с традиционной табличной формой

Для этого необходимо:

1. Открыть окно новой или существующей базы данных и в нем открыть список таблиц.

2. Выделить в списке таблиц ярлык Создание таблицы путем ввода данных и дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Появится пустая таблица со стандартными названиями столбцов: Поле1, Поле2 и т. д. По умолчанию для создания таблицы предоставляется десять полей.

3. В поля этой таблицы нужно ввести требуемые данные. Тип данных в одном поле (столбце) во всех записях должен быть одинаковым.

4. Можно ввести свои собственные заголовки столбцов, для чего щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца и выберите из контекстного меню команду Переименовать столбец. После этого стандартное название столбца подсвечивается, и вы можете вводить свое название.

5. По окончании ввода данных нажать кнопку Закрыть (в верхнем правом углу окна таблицы).

6. В ответ на вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы <имя таблицы>? нажать кнопку Да.

7. В окне Сохранение в поле Имя таблицы ввести имя новой таблицы и нажать кнопку ОК.

8. Microsoft Access выдаст сообщение Ключевые поля не заданы и вопрос Создать ключевое поле сейчас? Нажать кнопку Нет, если одно или несколько полей в таблице могут однозначно идентифицировать записи в таблице и служить первичным ключом, или кнопку Да, и тогда Access создаст дополнительное поле, которое сделает ключевым. К определению ключевого поля таблицы мы еще вернемся в разд. "Определение ключевых полей" данной главы.

В списке таблиц появится новая таблица, которая будет содержать введенные данные. Таблица при этом создается автоматически. Поля ее будут иметь либо стандартные названия, либо те, которые вы ввели, а их типы будут определяться по введенным данным. В случае, если в один столбец были введены данные разных типов, например числа, даты и текст, тип поля определяется как Текстовый.

Ввод данных в таблицу Access мало чем отличается от ввода в таблицу Excel. Для перехода между полями вы можете использовать клавишу Таb. Данные, введенные в текущую строку, сохраняются при переходе к следующей строке.

Создание форм, запросов и отчетов с помощью Мастера

Форма — это объект базы данных, который можно использовать для создания интерфейса пользователя для приложения базы данных, структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления. Формы в Access служат для удобного представления данных БД пользователю.

Внешний вид формы выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат.

Функции форм

· ввод и просмотр информации базы данных;

· добавление;

· редактирование;

· удаление данных БД;

· печать;

· создание сообщений.

Источники данных для форм

Источниками данных для форм могут служить таблицы и запросы.

Режим отображения форм

Режим формы - это режим отображения данных формы. Позволяет производить различные операции с данными, такие как просмотр, редактирование, удаление, добавление записей. Т. е. пользователь работает с источниками данных для формы.

Режим макета - наиболее наглядный режим изменения форм, так как в этом режиме все данные отображаются таким же образом, как и на рабочей форме. Позволяет редактировать элементы управления формы и подгонять их под конкретные данные. В режиме макета форма уже запущена. Таким образом, данные отображаются практически так же, как при реальном использовании формы. Поскольку при изменении формы отображаются реальные данные, в режиме макета удобно задавать размер элементов управления и выполнять иные задачи, влияющие на вид и удобство использования форм.

Режим конструктора - более подробное редактирование формы. Отображает полную структуру отчета, т.е. колонтитулы элементы управления и т.д. В этом режиме данные не отображаются.

Создание формы при помощи "Мастера форм"

Для получения большей свободы выбора полей, построения формы отвечающей структурным требованиям пользователя используется режим Мастер форм, отображаемых на форме, вместо упомянутых выше инструментов можно воспользоваться мастером форм. Кроме того, можно указать способ группировки и сортировки данных, а также включить в форму поля из нескольких таблиц или запросов при условии, что заранее заданы отношения между этими таблицами и запросами.

Для создания формы в режиме Мастера форм выполните такие действия:

1. На вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Мастер форм.

2. Выберите поля для формы.

3. Выберите внешний вид формы (в один столбец, ленточный, табличный, выровненный).

4. Задайте имя формы.

5. Нажмите на кнопку Готово.

В терминологии Microsoft Access 2010 любой запрос представляет собой обращение к данным для получения информации и выполнения действий с данными. Запрос можно использовать для получения ответа на простой вопрос, выполнения расчетов, объединения данных из разных таблиц или добавления, изменения или удаления данных в таблице. Запросы, используемые для извлечения данных из таблицы или выполнения расчетов, называются запросами на выборку. Запросы, используемые для добавления, изменения или удаления данных называются запросами на изменение. Запрос на выборку также лежит в основе создания запросов на изменение.

Результатом выполнения запроса всегда является таблица, основанная на данных из одной или нескольких таблиц. Хотя таблица запроса напоминает обычную таблицу данных, между ними есть определенные различия. Запрос на самом деле не содержит никаких данных, он только отображает данные, находящиеся в таблице или таблицах.

В Microsoft Access 2010 используются четыре основных способа создания нового запроса:

1. с использованием Мастера запросов; 2. с помощью Конструктора запросов;

3. в режиме SQL – редактора; 4. на основе существующего фильтра.