Техника №4. Составление списков

Нет ни единого учения или системы планирования времени, которые не опирались бы на составление списков и следование им. Все помнить НЕВОЗМОЖНО. Много лет мне помогали четыре основных списка:

1. Мое расписание. На целый год, день за днем.
2. Список дел. Стандартный список дел у меня организован по месяцам, по неделям и по дням, дела имеют три степени важности: A, B, C. Консультант по менеджменту (и «деляга») Айви Ли, говорят, продал эту идею помощнику миллиардера-промышленника Эндрю Карнеги Чарльзу Швабу за $25 000. Швабу она помогла. И помогает практически всем, кто пользуется ею сейчас.
3. Звонки. Мой третий список — кому нужно позвонить. Построен в алфавитном порядке.
4. Планировщик совещаний. Это просто отдельная страница для каждого, с кем я много общаюсь, где я набрасываю вопросы, которые хочу с ним обсудить, появляющиеся у меня между нашими встречами и разговорами.

Скажу откровенно, я пользуюсь обычным линованным блокнотом с желтыми страницами, и вырванные из него листочки ношу сложенными в кармане. Признаю, это не образцовый пример для «гуру» тайм-менеджмента, но я установил, что эта система служит мне ничуть не хуже других, более организованных и формализованных. Я экспериментировал с разными органайзерами и один даже разработал сам. В любом случае, вся «магия» тут заключается только в списках, а не в конкретном инструменте, средстве или формате, который вы для их ведения используете.

Кстати, если вы «свободная натура», вам, вероятно, кажется, что списки сдавливают и утягивают, как трусы на размер меньше. (Что? Как будто я единственный, кто так ошибался.) На самом же деле если вы привыкнете ими пользоваться, то увидите, что они высвобождают мысль и творчество. Почему? Да потому: чем больше мелочей запишешь, тем меньше придется помнить и беспокоиться, как бы не забыть. Это освобождает разум для более важной работы.

Я также использую «раскадровку» вроде той, какую рисуют режиссеры телепрограмм или кино. Этому методу учит мой коллега-лектор Майк Вэнс, автор книги «Думай неквадратно». За последние годы я дважды приглашал Майка выступить перед членами моего общества Inner Circle, и довольно многие слушатели приняли его метод, и результаты его применения их весьма радуют.

Люди, зависящие от электронных органайзеров и смартфонов, в которых хранят свои расписания, планы и списки, забавляют меня. Не раз я слышал их сетования, что прибор радостно стирает всю информацию, оставляя их тупить в пустой экран. Или видел, как у них сдыхает батарея. Ручка и сложенные втрое страницы в кармане пиджака до сих пор ни разу меня не подводили.

В конце концов, мелком ли в блокноте или на экране компьютера, но главное — у вас должна быть своя упорядоченная и постоянно используемая система списков, помогающая в работе. Кто не делает списков, как правило, не делает денег.

Техника №5. Всё — на службу своим целям (секрет того, почему в мире не так уж много миллионеров)

Мой коллега-лектор Джим Рон часто говорит, что единственная настоящая причина, по которой многие люди не становятся миллионерами, только в том, что у них нет веских причин становиться миллионерами. Ведь возможностей-то через край! Оглянитесь вокруг. В любом журнале обязательно наткнешься на историю о людях, разбогатевших на самой обычной или даже странной бизнес-идее. В том же номере обязательно обнаружишь рассказ о парне или девчонке, которым пришлось выкарабкиваться из трущоб и которые в итоге сказочно разбогатели. И почему же не все становятся миллионерами? Не у всех хватает причин.

И точно так же (я настаиваю!) единственная настоящая причина того, что многие люди не становятся в разы успешнее в делах, — в том, что у них нет для этого причин. Выходит, что секрет личной эффективности заключается в поиске веских причин стать эффективным. Именно поэтому нужно стараться привязать все, что делаешь (и все, что решаешь не делать), к своим целям.

Честно говоря, это очень непросто. Вы, конечно, слышали поговорку: «Когда кругом кишат аллигаторы, трудно вспомнить, что ты залез в болото, чтобы его осушить». Как человек, который бывал в гуще аллигаторов много чаще, чем хотелось бы вспоминать, я знаю, насколько трудно хотя бы одним глазом неотрывно следить за списком целей. Но именно эта способность решает ВСЁ. Благодаря ей вы достигнете целей. Она подарит вам наивысшую эффективность, и вот каким образом.

В 1980-х все только и трезвонили про «эффективность». Орды разномастных гуру слонялись туда-сюда, готовые всех и каждого обучить сотням ухищрений для повышения эффективности и предприятия, и владельца, даже не определяя или (уверен, так и было) просто не зная, что за штука эта эффективность. Для корпораций без конца пережевывали демингизм[6], японские стили управления, программно-целевой метод, систему управления по ценностям и т.д. и т.п. Все это в погоне за невидимой, непонятной и неосязаемой сущностью.

Если вы хотите достичь наивысшей личной эффективности, вам нужно определить, что же такое личная эффективность.

Старый анекдот в тему:

Жена упросила мужа, увлеченного охотника, взять ее на ежегодную оленью охоту, чтобы она наконец поняла, о чем столько шума. От греха подальше он усадил ее под холмом, наказав при виде оленя подать сигнал выстрелом в воздух, а сам отправился с товарищами через лес к ручью, где действительно можно встретить оленя. Минут через десять он слышит один за другим четыре выстрела, бросается обратно к холму и видит, что его жена держит на мушке какого-то мужика, который стоит рядом с мертвой лошадью и говорит: «Хорошо, дамочка, это ваш олень. Но дайте мне хотя бы забрать мое седло».

Если вы в глаза не видели личную эффективность, как вы ее достигнете?

Вот мое определение:

Эффективность — это осознанное и долговременное применение вашего времени, таланта, умственных способностей, энергии, ресурсов и возможностей таким способом, который дает измеримое приближение к вашим осмысленным целям.

Заметьте, что эта дефиниция предполагает наличие у вас осмысленных целей. Я не знаю ни одного успешного человека ни в одной области, у которого не было бы своих целей и который не мерил бы — по возможности каждый день, — насколько он к ним приблизился.

Пол Мейер, основатель Института мотивации и успеха, однажды сказал: «Если вы не достигаете в жизни того, что, по вашему мнению, должны бы — это потому, что вы плохо очертили цели». Но мое определение эффективности видит еще дальше. Оно показывает, что не бывает личной эффективности без целей, а вернее, без привязки к целям. И оно показывает, что эффективности не бывает без измерения. Так вы получаете простейший шаблон, по которому в любую минуту, работая над любой задачей и обдумывая любой выбор, сразу поймете, насколько эффективно действуете.

Становлюсь ли я на какое-то измеримое расстояние ближе к цели от того, что я делаю в эту минуту?

Глядя на вещи здраво и помня, что все мы люди, давайте, к общему удовольствию, согласимся, что никто не может — и не должен — каждый раз отвечать на этот вопрос утвердительно. Нам хочется, нам нужно и нам положено иногда тратить время на болтовню, на изучение турнирных таблиц, на споры о политике, чтение комиксов и на простое лоботрясничание. Но всегда лучше делать это про своей воле, сознательно и с пониманием, а не по стечению обстоятельств или по чужой воле.

Я бы сказал, что наивысшая личная эффективность достигается, если вы утвердительно отвечаете на контрольный вопрос чаще, чем в половине случаев. Между прочим, контроль уже сам по себе увеличивает вашу эффективность. Даже если просто спрашивать себя — это уже повышает эффективность. Любой спортсмен скажет вам, что замер результатов заставляет работать лучше.

Техника №6. Каталог событий

У меня лично память как стальной капкан. Только ржавый. И похоже, многое из нее высыпается сквозь проржавевшие дыры. Например, у меня какие-то блоки на возраст людей (ЕДИНСТВЕННЫЙ человек, чей возраст я знаю, — это я сам), на дни рождения, годовщины и праздники и на имена. Об этой своей особенности я написал кантри-песню «Я люблю свою жену, но не помню, где живу». При этом, как ни чудно́, я отлично помню слова песен двадцатилетней давности, имена малоизвестных актеров и кучу всякой другой бесполезной ерунды. Если бы я не забывал перефразировать эти знания в виде вопросов, то озолотился бы на «Рискни!»[7]. Словом, мне нужны протезы и системы, заменяющие память. И один из моих любимых костылей — это каталог событий.

Чем больше я им пользуюсь, тем сильнее люблю, хотя эта техника куда лучше подходит кабинетным работникам, которые не мотаются, как я, по городам и весям. Принцип прост. Берешь 90 папок: 30 белых, пронумерованных от 1 до 30, 30 так же пронумерованных синих и 30 пронумерованных красных: каждая тридцатка — это месяц: текущий и два следующих. Обычно этой штукой пользуются бухгалтеры и финансисты для учета счетов, которые предстоит оплатить (мы именно для этого применяем ее в конторе). Но вообще-то она годится для всего. Допустим, вы назначили повторную встречу с клиентом по некоему вопросу на десятое число следующего месяца. Берете весь материал об этом клиенте, или только самое нужное письмо, или просто рукописную заметку и суете в синюю папку под номером 10. И забываете. Десятого числа следующего месяца она сама выскочит и напомнит вам об условленной встрече. Умело применяемый, такой каталог событий уменьшает хаос, работает как напоминающий автомат и помогает организовать события дня.

Да, я знаю, что есть много разных компьютерных программ «управления контактами», которые делают то же самое, и если вы хотите пойти по этому пути, Бога ради. Для меня, однако, это классический пример использования технологии просто потому, что она существует, а не потому, что она лучше. Вести каталог событий в компьютере значило бы постоянно вбивать и сканировать лишние материалы, и все равно в компьютер не загнать такие массивы, как полное досье на клиента или 56-страничный сценарий рекламно-информационного ролика или… в общем, вы поняли. Но какой бы вы ни выбрали вариант, бумажный или цифровой, каталог событий — это исключительно полезная техника, прекрасная стратегия.

Техника №7. Времяблоки

А вот и один из настоящих секретов, известных людям, у которых с личной эффективностью все в порядке: давайте себе нерушимые обещания быть в нужном месте в нужный час. Ведь мы изо всех сил стараемся выполнять договоренности с другими людьми. Это мы усвоили. Почему бы не применить этот навык для организации своей работы?

Я заканчиваю эту книгу в декабре. В моем календаре на следующий год 9 дней отведено на телекоучинг для 45 премиальных членов моего клуба, 22 дня на семинары с VIP и «Платиновой группой» плюс восемь дней на разъезды, связанные с этими семинарами, пять лекционных дней плюс три дня эти разъезды и десять дней запланированного отпуска. И вот 57 дней из 365 заблокированы. Выбросим еще праздники, пару дней рождений, финал Суперкубка и тому подобные штуки — скажем, еще десять дней. Осталось свободных всего 298 дней. Но это еще слишком много простора для шатаний и шараханий. Чем меньше будет шатаний и шараханий, тем лучше. Чем больше дней блокируется, тем меньше места для шараханий. Поэтому я беру и блокирую время на запись своих ежемесячных аудиопосланий, потом дни, в которые буду писать заметки для моей рассылки, потом вношу другие повторяющиеся занятия. В каждой неделе я блокирую утренние часы, когда пишу, и вечера понедельника и среды, когда участвую в бегах. Я стараюсь оставить как можно меньше пустого, «нерасписанного» времени в предстоящем году, квартале, месяце, на ближайшей неделе. И после этого я все «блокированное время» — даже если это договоренности с самим собой, рабочие или житейские — почитаю таким же священным, как время, застолбленное под выступления и консультации, за которые мне платят.

Самый частый вопрос о моих рабочих привычках, который мне задают, — как мне удается при таком плотном графике так много писать. Разделаемся с ним сразу. Каждый год я выступаю с лекциями, посещаю несколько больших многодневных конференций, постоянно обслуживаю два-три десятка старых клиентов, 30–40 дней общим счетом трачу на консультации новых, управляю собственным информационным и почтово-рекламным бизнесом, занимаюсь другими сделками и инвестициями и участвую в рысистых бегах. И в довершение всего я пишу хотя бы по книге в год для своего издателя, который отправляет мои книги в продажу, веду две ежемесячные рассылки и пишу гигантское количество рекламных текстов для клиентов. Как я столько успеваю написать?

Ответа два. Во-первых, я пишу по меньшей мере час каждое утро, буквально невзирая ни на что. Первый час моего утра, иногда с 5 до 6, иногда с 6 до 7, редко с 7 до 8, я пишу. Неважно, дома я или в дороге. Неважно, бодр или устал. Неважно, есть ли вдохновение. Если у меня срок сдачи рекламного текста для клиента, я трачу весь час на этот текст. В иных случаях этот первый час уходит на мои собственные книги, кассеты и рассылки. Во-вторых, под отдельные писательские задачи я блокирую специальное время на недели, а иногда и на месяцы вперед. Если я не заблокирую его, поверьте мне, я смогу сделать только малую часть работы и позорно провалю все сроки.

Короче говоря, если вы разложите перед собой календарь и распределите или заблокируете как можно больше времени как можно более заранее — но так, чтобы это было высечено в камне, а не черкнуто карандашом, — у вас останется лишь малая толика неорганизованных, пустых дней и часов.

Несколько лет назад я консультировал одну женщину-остеопата, только что начавшую частную практику. Я посоветовал ей учредить «день маркетинга»: раз в неделю не принимать пациентов, а тратить день на телефонные переговоры, объезд магазинов здорового питания, посещения деловых партнеров, публичные выступления и пр. К большинству из этих весьма плодотворных занятий мы так и не приступаем, если оставляем их на «когда будет время».

Кроме того, блокируя время для важных и ценных задач и дел, вы не дадите интересам других людей снова и снова передвигать ваши важнейшие и ценнейшие дела с первых мест списка на десятые.

Техника №8. Минимум внеплановой деятельности

Сокращая пустое время и внеплановую деятельность, вы автоматически уменьшаете неоправданные траты.

Внимательно посмотрев вокруг, вы заметите, что для большинства офисных сидельцев главная задача — прийти на работу. Они приходят в офис и действуют по обстановке. Если же их спросить о плане на день, то там будет, скорее всего, не больше двух пунктов, один из которых — обед. (Как там было в «Орешках»[8]? — «Какой урок тебе большего всего нравится?» — «Перемена».) Может, найдется еще пара событий в «нерабочей» повестке. Все нерасписанное на что-то да потратится, но если вы снова подойдете к такому человеку с вопросами в конце дня, или лучше в конце недели, — он не сможет ответить, куда это время ушло.

Точно, как человек, который не может сказать, куда потратил деньги, обречен на вечную бедность, всякий, кто не может вспомнить, на что потратил время, навсегда обречен быть неэффективным. И зачастую — бедным.

В идеале нужно расписывать каждый свой день по получасам, от начала до конца.

Если вы, как и я, заранее планируете работу, тогда важно оценивать, сколько минут или часов она займет, и работать по часам, заканчивая к намеченному сроку. Любая работа выполняется быстрее и эффективнее, если заранее определить, сколько займет ее выполнение, и назначить время завершения. К тому же так минимизируется и незапланированная деятельность.