Порядок контроля рисков при хранении

 

Процесс хранения включает субпроцессы и операции с товарами от момента поступления в зону хранения после приемки до момента отбора в целях комплектации заказов.

При хранении любых товаров могут произойти события, влияющие на сохранность, количество и качество товаров:

• погрузо-разгрузочные манипуляции с товаром (тряска, удары и т. п.);

• транспортировка товаров по складу с нарушением технологических инструкций;

• укладка товаров с нарушением технологических инструкций;

• отбор товаров с нарушением технологических инструкций;

• хранение товаров в ненадлежащих условиях;

• естественная убыль некоторых товаров (испарение, усушка, утруска и т. д.);

• ухудшение качества некоторых товаров, требующих особых условий хранения и перевозок;

• возможные хищения и порча товаров;

• возможные потери товаров вследствие повреждения тары (цистерны, ящика и т. п.) и упаковки при маневрах и погрузо-разгрузочных операциях;

• возможные потери товаров из-за неверной или некачественной маркировки, приведшей к невозможности идентификации товара на складе;

• возможные потери товаров на складе вследствие пожара и т. п. бедствий;

• пересортица из-за неверной раскладки, обнаруженная при поиске других товаров;

• потери на складе из-за небрежности в указании адресов или артикулов, нанесения их нестойкой краской, обнаруженные лишь при инвентаризации;

• порча товаров из-за повышенной влажности;

• порча товаров грызунами и другими вредителями.

Выручку за товар владелец может получить только после его реализации потребителям в том же виде или вместе с другими товарами (материалами, комплектующими) в виде новой продукции. Следовательно, в его интересах максимально сократить сроки хранения – период времени между оплатой заказанных им товаров и получением выручки за их реализацию. От оплаты товара до получения платы за него проходит время, а деньги обесцениваются со скоростью до 1 % в месяц. События при хранении, влияющие на количество и качество товаров, если они произошли, негативно сказываются на всей деятельности владельца – он вынужден терять время на выявление недостачи и испорченных товаров, приходится закупать новые количества товаров взамен недостающих или испорченных.

Потери времени и средств при хранении могут быть заложены или минимизированы:

• при обеспечении условий хранения;

• при согласовании с поставщиками видов тары и упаковки;

• при согласовании с поставщиками типовых количеств товара в одной упаковке, в тарной единице, в грузовом модуле;

• при согласовании с поставщиками допустимых отклонений в количествах товаров (насыпных, наливных, испаряемых, портящихся и т. п.) в партии;

• при организации контроля условий хранения товаров;

• при выборе способов грузообработки;

• при подготовке инструкций персоналу по обращению с каждым видом товаров.

Предупреждение ущерба от влияния рисков утери или порчи при хранении обычно осуществляется страхованием товаров на период хранения от момента приемки груза от перевозчика при закупках до момента сдачи грузов перевозчику при поставках. Обеспечение сохранности товаров необходимо начинать с управления рисками, которым подвергаются капиталовложения в товар. Управление рисками начинается с подготовки технологических карт и инструкций для персонала склада.

Правила планирования и диспетчеризации работ

 

Для организации ритмичной загрузки персонала склада выполняют.

• определение порядка поступления и выполнения заказов от потребителей;

• разработку технологических карт, описаний последовательности операций, инструкций по выполнению операций, нормативов для операций и т. п.

• подготовку и повышение квалификации кадров, исполняющих соответствующие операции.

Для организации планирования и диспетчеризации работ необходимо выполнение следующих процессов и операций:

• определение принципов подготовки планов и графиков работ, планов распределения рабочей силы и техники по объектам и срокам, включая согласование планов с режимом работы сторонних организаций, участвующих в процессах товародвижения;

• разработка планов, графиков, описаний последовательности операций, нормативов для бизнес-процессов и т. п.

• постановка задач для компьютеризации планирования и диспетчеризации работ, анализа качества планирования;

• разработка планов размещения товаров в зоне комплектации, упаковки и отгрузки, доступности для погрузочных механизмов, удобства раскладки и отбора;

• определение кратчайших маршрутов перемещения грузов при отборе для отгрузки;

• разработка маршрутных карт, описаний последовательности операций и т. п.

• постановка задач для компьютеризации подготовки маршрутных карт, спецификаций для отбора товаров с учетом маршрутных карт.

Правила организации учета

 

Материальный учет должен обладать широким спектром возможностей как конкурентоспособное средство высококлассного обслуживания заказчиков и снижения накладных расходов при проведении товарных операций, в том числе:

• организация исполнения любых документальных процедур складского прихода-расхода товаров, соответствующие таможенному, временному и свободному хранению и перемещению между этими видами хранения;

• определение видов учетной, статистической и аналитической документации, ведение и корректировка альбома форм документов;

• обеспечение возможности определения точного времени хранения партий товаров и их частей и расчета стоимости хранения по средневзвешенным расценкам;

• организация партионного учета затрат на хранение и партионного учета внутрискладских операций;

• неограниченное число участков хранения;

• определение видов статистики, необходимой для анализа, видов анализа, необходимых для принятия управленческих решений;

• постановка задач для компьютеризации процессов анализа, прогноза, выявления тенденций изменения контрольных параметров управления;

• идентификация товаров по внутреннему коду, штрихкоду, артикулу поставщика, матчкоду;

• поддержка серийных номеров;

• поддержка кодировки и наименований товаров поставщиков;

• поддержка торгового оборудования (принтеры/сканеры штрихкода, терминалы сбора данных);

• многообразие схем ценообразования, доставки, оплаты заказов и закупок;

• мониторинг товарных потоков от момента формирования заказа товара поставщику до отгрузки товара клиенту и выставления счета;

• мониторинг оплаты;

• автоматическое формирование закупок под заказы, на базе прогноза продаж, по нормам остатков;

• резервирование складских запасов и предстоящих закупок под заказы клиентов;

• автоматическое формирование рекламаций;

• автоматический импорт данных из прайс-листов поставщиков в различных форматах;

• поддержка неограниченного количества единиц складского учета с правилами пересчета;

• инвентаризация с использованием терминалов сбора данных с автоматическим разнесением излишков и недостач;

• контроль сроков хранения до признания товара неликвидом;

• поддержка регулярных (повторяющихся) заявок и заказов;

• учет накладных расходов сборов, акцизов, транспортных расходов, амортизации тары;

• поддержка физических и логических складов;

• учет приемки товаров;

• учет заказов на закупки, перемещений между складами, возвратов товаров;

• полное управление партиями на уровне склада;

• учет отбора заказов;

• комплектовочные накладные;

• инструкции для товаров с повышенным уровнем опасности;

• объединение товаров в партии;

• перемещения между складами;

• стандартные распределения запасов между складами;

• отслеживание отгрузки, товаров в пути и приемки.

Отчетность склада должна включать ведомости:

• результаты собственного производства;

• закупленные товары;

• полученные/использованные/отгруженные;

• прямые поставки;

• поправки в результате инвентаризации;

• поврежденные товары;

• возвращенные товары;

• товары в движении между складами.

• остатки количество и стоимость товаров;

• ожидаемые поступления товаров;

• планирование движения товаров на ближайшую неделю. Запросы состояния склада в реальном времени должны показывать информацию:

• открытые и последние отгруженные заказы;

• заказы на закупки;

• статистика по товарам;

• история по товарам;

• статистика по складу;

• перемещения между складами;

• статистика продаж;

• неотработанные строки заказов;

• замены товаров;

• аналогичные товары;

• коды товаров у заказчиков;

• доступное количество товаров на дату;

• доступное количество товаров по складу.

Необходимые документы и справки:

• регистрация отгрузки;

• журнал складских операций;

• анализ запасов;

• отчет о запасах;

• отчет о движении партии;

• регистрация приема;

• отчет о движении товара;

• анализ и планирование запасов;

• запрос об истории по партиям и серийным номерам.

• Необходимые справочники:

• участки и адреса хранения запасов;

• аналоги товаров;

• частоты фоновой инвентаризации.

База данных о товарах

База данных о товарах должна обеспечивать:

• накопление информации о ценах, скидках, обратных выплатах, соглашениях о бонусах, комиссионных и т. п.;

• просмотр состояния запасов товаров на разных складах с указанием свободных остатков, имеющихся в наличии, доступных, зарезервированных, распределенных и ожидаемых к получению количеств;

• выполнение запросов по коду товара у заказчика, коду замены товара;

• заказ не складируемых товаров;

• создание наборов, состоящих из нескольких товаров;

• указание номера партии при вводе заказа или отгрузки;

• неограниченное число замен товаров с учетом цены;

• предложение замены при отсутствии на складе;

• определение инструкции о месте доставки;

• конкретные указания/сообщения на накладной/счете;

• дробные количества (меры) товаров в заказе;

• распознавание штрихкодов;

• возможность определять товары для неограниченного числа совместно работающих предприятий, подразделений и складов;

• возможность отслеживать товары, поступающие от многих поставщиков.

Параметры складского учета каждого наименования товаров должны включать:

• каталожные, серийные и т. п. номера, изображения спецификации или схемы товаров;

• код, наименование и размеры;

• несколько возможных единиц измерения;

• штриховой код;

• вторичные коды, идентифицирующие товар;

• неограниченное число замен товара;

• неограниченное число аналогов товара;

• вызов товара по коду заказчика или поставщика;

• коды товара у различных заказчиков;

• коды товара у различных поставщиков;

• оригинальный код товара у производителя;

• отслеживание партий товара;

• отслеживание серийных номеров товаров;

• формирование наборов товаров для реализации;

• указание основного адреса на складе и дополнительных;

• возможность включения товара в отложенные заказы.

• товарные группы;

• группы для ценообразования;

• группы для анализа продаж;

• группы по начислению комиссионных;

• группы по стоимости;

• группы (товары) для разноски по субсчетам главной книги;

• группы для производства;

• группы по бонусам и комиссионным;

• группы по таможенным пошлинам;

• группы по способу доставки;

• параметры для закупок;

• экономичное количество в заказе;

• времена поставки;

• минимальный/максимальный запас на складе;

• пути восполнения запасов для применения алгоритмов прогноза.

• до десяти уровней цен по количеству или объему продажи в зависимости от заказчика, от группы заказчиков, от товара, от группы товаров;

• комиссионные от продажи, начисляемые по товару или соответствующей группе;

• коды налогообложения.

• средневзвешенная стоимость;

• последняя стоимость;• нормативная стоимость.