Положение о претензионной службе

 

Претензионная служба решает следующие задачи:

• определение форм и правил подготовки актов приемки при недостачах или браке в полученных партиях, претензий по количеству и качеству;

• определение порядка подготовки и форм претензий получателей по количеству и качеству;

• организация учета претензий к перевозчикам, претензий по количеству и качеству товара, учета проверки, удовлетворения и анализа претензий;

• определение процесса обработки претензий, контроля ответов на них, контроля их удовлетворения;

• определение порядка работы с арбитражем в случае предъявления исков;

• определение порядка контроля расчетов по претензиям и решениям арбитража;

• определение методов анализа объема претензий, степени их удовлетворения для оценки качества товаров и работы склада или поставщиков в целях принятия решений о целесообразности деловых отношений с ними или работы с соответствующей группой товаров;

• постановка задач для компьютеризации процессов подготовки, учета и анализа претензий;

• операции по учету удовлетворения претензий.

Положение о диспетчерской службе

 

Для организации планирования и диспетчеризации работ необходимо выполнение следующих процессов и операций:

• определение принципов подготовки планов и графиков работ, планов распределения рабочей силы и техники по объектам и срокам, включая согласование планов с режимом работы сторонних организаций, участвующих в процессах товародвижения;

• разработка планов, графиков, описаний последовательности операций, нормативов для бизнес-процессов и т. п.

• постановка задач для компьютеризации планирования и диспетчеризации работ, анализа качества планирования;

• определение кратчайших маршрутов перемещения грузов при раскладке для хранения и отборе для отгрузки;

• разработка маршрутных карт, описаний последовательности операций и т. п.

• постановка задач для компьютеризации подготовки маршрутных карт, спецификаций для размещения товаров и спецификаций для отбора товаров с учетом маршрутных карт.

Функции службы:

Осуществляет оперативное регулирование деятельности подразделений в соответствии с производственными программами, календарными планами и сменно-суточными заданиями. Контролирует обеспеченность подразделений необходимыми материалами, оборудованием и погрузочно-разгрузочными средствами. Собирает и обрабатывает информацию на грузообразующих и грузополучающих объектах, пунктах погрузки и разгрузки о наличии грузов. Распределяет исполнителей по объектам работ. Осуществляет оперативный контроль за ходом складских и погрузочно-разгрузочных операций по установленным графикам. Ведет диспетчерский журнал, составляет отчетные рапорты и другую техническую документацию о ходе производства.

Положение о грузовой службе

 

Грузовые службы существуют у всех крупных предприятий, получающих и отправляющих грузы – промышленных, транспортных, заготовительных, добывающих, торговых и т. д.

Структура грузовой службы

 

Современные требования совершенствования логистики грузопотоков в целях сокращения сроков выполнения грузовых операций и расходов на них повысили значимость качества управления грузовыми службами, подготовки кадров для них, обеспечения их техническими средствами и оргтехникой. Грузовая служба предприятия может быть структурно отдельной, может входить в структуру транспортного отдела. Большие грузовые потоки требуют специализации подразделений, которые выполняют погрузочно-разгрузочные работы и перевозки внутри своего предприятия.

Грузовая служба выполняет следующие основные функции.

• контакты с отправителями и перевозчиками, определение даты поступления груза, необходимости дополнительных перевозок (например, от желдорстанции до склада и т. п.);

• определение необходимого состава бригад и машин для разгрузки и размещения груза;

• определение технологии разгрузки, приемки и размещения груза (обычная или новая при новом виде груза);

• оформление документов по приемке груза от перевозчиков, претензий к перевозчикам;

• контакты со складом и цехами, получение указаний на отправку грузов и партий для отгрузки;

• определение необходимого состава бригад и машин для погрузки;

• определение технологии погрузки (обычная или новая при новом виде груза);

• оформление документов и сдача грузов перевозчикам;

• составление графика работ;

• инструктаж исполнителей;

• производство работ;

• размещение товаров по местам хранения (для крупногабаритных и специальных грузов).

Обязанности груз-менеджера

Руководитель грузовой службы должен знать:

• технические условия погрузки и крепления, открепления и разгрузки грузов;

• правила транспортирования, упаковки и маркировки грузов;

• порядок и технологию взвешивания грузов, содержания и технического обслуживания весовых приборов;

• правила техники безопасности и производственной санитарии при погрузочно-разгрузочных работах;

• грузовую перевозочную и коммерческую документацию, правила ее хранения и оформления;

• правила перевозок грузов;

• основы планирования перевозок, организации труда и управления производством;

• правила охраны грузов в пути;

• инструкцию о порядке расследования и учета несчастных случаев, связанных с производством;

• основы трудового законодательства; положение о рабочем времени и времени отдыха работников предприятия.

Руководитель грузовой службы:

• определяет потребность в транспортных средствах под погрузку и заказывает их;

• контролирует соблюдение технических условий погрузки и крепления грузов, выполнение норм простоя транспортных средств под грузовыми операциями, правильность оформления грузовых перевозочных документов и учета погрузочно-разгрузочных работ, ведение претензионной работы;

• привлекает специалистов других структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено технологией операций);

• обеспечивает эффективное использование производственных площадей и погрузочно-разгрузочных средств;

• осуществляет руководство и оперативное планирование работы грузовой службы;

• обеспечивает выполнение планов погрузки, выгрузки грузов, сортировки, сохранность грузов и их своевременный вывоз;

• анализирует выполнение оперативного плана и основных показателей работы;

• разрабатывает в соответствии с сетевым планом формирования графики приема к перевозке контейнеров и мелких отправок по направлениям;

• участвует в разработке, пересмотре и контролирует выполнение технологического процесса;

• разрабатывает и внедряет мероприятия по сокращению простоя транспортных средств и обеспечению своевременного вывоза грузов;

• проводит необходимые мероприятия по предупреждению несохранности грузов при перевозке, погрузке, выгрузке;

• обеспечивает исправное содержание погрузочно-разгрузочных площадок и весовых приборов;

• принимает участие в контрольных перевесках, погрузках и выгрузках грузов;

• участвует в расследовании случаев травматизма, связанных с выполнением погрузочно-разгрузочных работ;

• организует и проводит работу по повышению уровня технических и экономических знаний работников грузовой службы;

• контролирует соблюдение работниками производственной и трудовой дисциплины, выполнение ими должностных инструкций, правил и норм по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и пожарной безопасности.

Положение о компьютеризации

 

Основные задачи:

– обеспечение компьютеризации документооборота, учетных, статистических, аналитических, финансовых операций, развитие компьютеризации для поддержания ее на уровне современных требований;

– использование современных компьютерных технологий;

– обеспечение работы с удаленными партнерами (дилерами и др.).

– привлечение авторитетных специализированных фирм для поставки программного обеспечения и оборудования;

– постановка задач для адаптации и развития купленной системы;

– внедрение программных продуктов;

– обучение персонала работе с программным обеспечением;

– обеспечение целостности баз данных;

– обеспечение архивации и сохранности информации, содержащейся в компьютерах на случай сбоев по техническим причинам;

– защита информации от несанкционированного доступа;

– обеспечение технической исправности оборудования.

Организационным и технологическим основанием для автоматизации являются корпоративные, отраслевые, национальные, международные стандарты, т. е. единые правила организации, технологии и управления, по которым живут все предприятия, задействованные в мировом логистическом процессе: и поставщики, и посредники, и потребители продукции. Используя их, Предприятие применяет критерии качества управления, требуемые стандартами, и получает серьезные конкурентные преимущества.

Эффективная складская логистика становится определяющим фактором, от которого во многом зависит конкурентоспособность Предприятия при работе с большим потоком разнообразных грузов. Логистическая исполнительная система сочетает в себе стандартные решения и высокую степень оптимизации логистических процессов.

Задачи развития компьютерной системы:

• автоматизировать все бизнес-процессы предприятия на базе единой системы, избежав при этом необходимости установки разрозненных программ;

• построить систему комплексного управления предприятием, начиная от управления продажами, обработкой заказов клиентов, складскими операциями, грузовыми операциями и заканчивая планированием и анализом финансовых результатов деятельности всех подразделений предприятия;

• объединить территориально-распределенные подразделения предприятия в единую информационную структуру;

• повысить эффективность работы сотрудников за счет обработки большего объема информации в сжатые сроки;

• улучшить качество обслуживания клиентов, предоставляя возможности для хранения истории работы с клиентами, а также для оперативного получения актуальной информации по состоянию обработки заказов клиентов, местонахождению грузов и транспортных средств;

• создать запас роста предприятия, обеспечив возможность быстрого расширения и донастройки корпоративной информационной системы по мере развития бизнеса;

• гибкость системы в настройке должна легко интегрировать систему с другими программами, используемыми подразделениями.

Необходимы возможности системы:

• идентификация товаров по внутреннему коду, штрих-коду, артикулу поставщика, матчкоду;

• поддержка серийных номеров;

• поддержка кодировки и наименований товаров поставщиков;

• поддержка торгового оборудования (принтеры/сканеры штрих-кода, терминалы сбора данных);

• многообразие схем ценообразования, доставки, оплаты заказов и закупок;

• мониторинг товарных потоков от момента формирования заказа товара поставщику до отгрузки товара клиенту и выставления счета;

• мониторинг оплаты;

• поддержка полного цикла взаимоотношений с клиентами и поставщиками;

• автоматическое формирование закупок под заказы, на базе прогноза продаж, по нормам остатков;

• резервирование складских запасов и предстоящих закупок под заказы клиентов;

• автоматическое формирование рекламаций;

• автоматический импорт данных из прайс-листов поставщиков в различных форматах;

• поддержка неограниченного количества единиц складского учета с правилами пересчета;

• инвентаризация с использованием терминалов сбора данных с автоматическим разнесением излишков и недостач;

• контроль сроков хранения до признания товара неликвидом;

• поддержка регулярных (повторяющихся) заявок и заказов;

• учет накладных расходов сборов, акцизов, транспортных расходов, амортизации тары;

• контроль и анализ оборачиваемости денежных средств в различных разрезах;

• планирование платежей;

• сквозной просмотр данных.

Управленческая подсистема должна включать:

• внешние инструменты построения отчетности:

• возможность получения и обработки финансовой информации с помощью любого иного инструмента формирования отчетов;

• табличные и моделирующие программные продукты.

• графические системы создания отчетности:

• интегрированный инструментарий для получения и обработки финансовой информации на высоком уровне обобщения или, напротив, для детального анализа процессов;

• графический пользовательский интерфейс для обеспечения графических построений по выбранным данным из модуля "финансовые отчеты".

Система должна управлять потоком снабжения сбыта путем интеграции в единый центр управления всех операций с поставщиками, подрядчиками и заказчиками Предприятия:

• формирование процесса снабжения сбыта в единый информационный поток на основе методологии MRP, обеспечивая динамическое балансирование производства, продаж и закупок;

• управление сквозным планированием снабжения сбыта, бартерными операциями, множественными взаимозачетами (включая расчеты с комиссионерами);

• автоматическое формирование входящих и исходящих платежей в графики оплаты и получение данных об оплате счетов и накладных;

• автоматические проводки по приходу материалов, отклонениям, возвратам, браку и рассогласованиям;

• поддержка различных товарных операций: приход со стороны, из производства, на комиссию, расход на сторону, в производство, на комиссию, возвраты, оформление порчи и брака, перевод в собственность и списание комиссии, составление актов рассогласования, комплектация/разукомплектация, инвентаризация и внутреннее перемещение;

• автоматический перевод количества материалов из одной единицы измерения в другую для каждого материала указываются основная единица измерения и сколько угодно дополнительных единиц, снабженных формулами перевода;

• поддержка формирования технологических карт и работы с ними для складов; технологические карты содержат компоненты, которые, в свою очередь, включают в себя элементы замены (взаимозаменяемые товарные позиции) с указанием приоритета использования;

• поддержка учета с автоматическим отслеживанием сроков хранения;

• возможности применения при расчете себестоимости товара методов “среднее", “скользящее среднее", “FIFO", “MinCost" и “MaxCost";

• распределение товара по партиям вручную;

• учет неотфактурованных поставок.

• возможность адаптации для торговли и для предоставления услуг.

Предупреждение о наступлении контролируемых событий:

• истощение товарных запасов ниже минимального уровня;

• наступление точки заказа;

• истечение срока хранения без реализации – неликвиды;

• отсутствие товара на складе;

• продажа отсутствующего товара;

• изменение статуса заказа;

• и другие.

Для эффективного управления необходима быстрая подготовка ключевых параметров, тенденции, изменения которых показывают необходимость принятия управленческих решений, причем на экране тревожные тенденции выделяют ярким цветом, удовлетворительные показывают блеклым цветом. Параметры контроля для управленческих решений руководства, которые должны появляться на экране монитора через минуту:

По операциям:

• тенденции изменения степени удовлетворения спроса – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

• тенденции изменения доли авиапоставок (срочных поставок) в количестве заказов на пополнение склада – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

• тенденции изменения объема запаса на складе по сумме – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

• тенденции изменения объема неликвидов на складе по сумме – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

• тенденции изменения доли регионального склада в прибыли и убытках всей компании – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

• тенденции изменения объема продаж товаров на условную потребительскую единицу (например, на 1000 жителей обслуживаемого района) – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

• тенденции изменения объема продаж по себестоимости – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом;

• тенденции изменения объема валового дохода или прибыли – график ежемесячной динамики в сравнении с заданием и прошлым годом.

Возможности для управления приемкой

В компьютерной системе должна быть функция «подготовка склада к приемке и размещению товара». Информация о планируемой приемке в виде спецификаций товаров или их штрих-кодов вводится в систему и позволяет рассчитать и выполнить:

• распечатать этикетки на товар или паллеты;

• подготовить паллеты;

• привлечь дополнительные ресурсы (сотрудники, оборудование) для приемки товара;

• подготовить складские площади к размещению товара как в зоне приемки, так и в основной зоне хранения (например, компрессия склада или подпитка активной зоны).

В системе должны учитываться следующие основные операции, связанные с приемкой:

• спецификация товара, ожидаемого по договору;

• ввод уведомления об отгрузке;

• фиксирование информации о выставлении счета поставщиком;

• отслеживание этапов транспортировки груза,

• учет таможенных, транспортных и прочих затрат;

• приемка товара на склад, автоматический контроль соответствий с заказом на поставку и выставленным счетом;

• приемка товара по количеству, весу и другим параметрам с использованием технологии штрихового кодирования или без нее;

• внутренняя либо стандартная маркировка товара этикетками со штрих-кодом;

• оптимизация размещения товара внутри склада с использованием различных алгоритмов;

• внутрискладские перемещения;

• отслеживание возвратов и рекламаций.

Для управления процессами контроля качества товаров компьютерная система должна обеспечивать:

• возможность автоматической отправки на контроль качества заданного процента от количества товара при приеме его на склад;

• создание заданий на отправку товара на контроль качества;

• подтверждение отправки товара на контроль качества;

• возможность отбраковки поврежденного товара при приеме для списания или возврата;

• возможность приостановить размещение всей партии пришедшего товара (задержать в зоне приема) до окончания контроля качества ее части;

• списание товара, возврат поставщику, размещение проверенного товара на складе;

• отчеты о контроле качества товаров: об отправке на контроль, размещении на складе проверенного товара, возврате и списании товара.

Разработка графиков контроля состояния товаров, работ по перемещению (перелопачиванию, переворачиванию, проветриванию, просушиванию и т. п.) соответствующих товаров, контроля сроков хранения скоропортящихся товаров и т. д.

Система должна поддерживать любые документальные процедуры складского оприходования товаров.

Модуль системы «Приход» позволяет:

• составлять приходные накладные от поставщиков;

• импортировать приходные накладные от внутренних поставщиков;

• составлять возвратные накладные от клиентов;

• производить расчет приходных цен;

• составлять акты приемки товаров на склады;

• составлять накладные списания;

• составлять передаточные накладные.

• Модуль «Приход» ведет следующие журналы:

• журнал приходных накладных;

• журнал актов приемки товаров на склад;

• журнал накладных списания;

• журнал передаточных накладных.

Размещение

Формирование задания на размещение товара выполняется таким образом, чтобы его дальнейший отбор происходил наиболее оптимально. Обычно склад делится на области, в которых товар размещается в соответствии с ABC – классификацией или особенностями хранения (негабаритный товар, требования к температурному режиму, брак и т. д.).

Для каждого товара задаются индивидуальные приоритеты размещения:

• размещение товара в свободные ячейки;

• размещение товара в занятые ячейки к такому же товару;

• размещение товара в занятые ячейки к любому другому товару;

• закрепление определенной ячейки за конкретным товаром;

• другие приоритеты.

При размещении производится автоматический расчет заполнения складских объемов и складских площадей с использованием массогабаритных характеристик объектов хранения и допустимых условий их складирования (уровень штабелирования и т. п.). Исходя из этой информации, компьютерная система выбирает только те ячейки, куда этот товар физически можно разместить. Должна быть предусмотрена возможность формирования технологических маршрутов и технологических карт на выполнение размещения, возможность разработки вариантных резервных и обходных технологий для различных вариантов исполнения размещения.

Для размещения система выполняет:

• поиск оптимального места хранения для принятого товара (алгоритм размещения товара, учитывающий параметры хранения товара и ячеек);

• возможность указания пользователем предпочтительной зоны (ячейки) размещения для товара;

• генерация задания на размещение товаров на складе для хранения;

• формирование маршрутных карт для размещения прибывших грузов;

Подтверждение размещения товара:

• прямое размещение товара в заданную ячейку;

• отчет о принятых товарах.

Топология склада представляется в графическом виде: проходы, ряды, точное местоположение зон и мест хранения (положение ячейки на полке, полки – в стеллаже, стеллажа – на складе). Каждое место хранения имеет набор характеристик (тип, условия хранения, размеры, приписанный товар). Оптимизационные алгоритмы системы рассчитывают размещение товара, заполнение ячеек хранения, пополнение зон отбора. Оптимизация размещения выполняется с учетом оборачиваемости товара, удаленности от мест отгрузки, наличия аналогичного товара на складе и контроль степени заполнения мест хранения для уплотнения. Выполняется контроль сроков хранения товарных позиций, партионный учет, учет стоимости хранения и обработки груза. Должна контролироваться совместимость товаров на складе.

Например, нужно исключать возможность нахождения одного и того же товара с разными сроками годности в одной и той же ячейке для уменьшения вероятности ошибки при его отборе.

При графическом отображении состояния склада на монитор выводится:

• наглядное отображение заполнения ячеек товаром с разбивкой по подгруппам/ владельцам на карте области, созданной при построении топологии склада;

• отчет о загруженности области склада (по ячейкам, в процентах от общего объема ячейки);

• отчет о загруженности области склада по владельцам товара;

• отчет о загруженности области склада по товарам /подгруппам товаров;

• автоматическое обновление и печать графических отчетов.

Для обеспечения логистического управления главным образом для оперативных целей необходимы следующие базы данных.

База данных ожидаемых поставок закупленных товаров. Записи должны поддерживаться для каждого товара, отображая законтрактованные количества, товары в пути, контрактные условия и записи о поставках в соответствии со сроками, оговоренными с поставщиками. Эта информация используется для прогнозирования потребности в рабочей силе и механизмах для разгрузки и приемки товаров.      

База данных состояния производственных процессов разгрузки и приемки. Она содержит информацию о сроках выполнения, завершенных и оставшихся операциях.

Необходимость использования этих баз данных обеспечивает большую эффективность и большую точность в выполнении всей совокупности логистических функций, поскольку персонал, использующий специальные данные, будет лучше обучен и получит большие возможности для оптимального управления логистической системой в целом.

Использование этих баз данных необходимо для обеспечения интеграции:

• планирования логистических операций приемки с планированием деятельности всего предприятия;

• операций по логистике приемки с другими операциями, осуществляемыми предприятием;

• информационных технологий, используемых в области логистики, с информационными технологиями всего предприятия;

• информационных технологий с компаниями-партнерами.

Для обработки возвратов товаров и тары поставщикам необходимо:

• полное отслеживание возвратов по поставщикам и товарам;

• деление возвратов на кондиционные и некондиционные товары;

• возможность установки обязательной авторизации возврата товаров;

• отражение принятых возвратов в системе взаиморасчетов с данным поставщиком;

• возможность назначать товарам признак "не подлежит возврату".

Возможности для управления хранением

Компьютерная система в части управления хранением должна обеспечивать:

• контроль процесса приемки и отбора, товарных остатков и другой информации, необходимой для эффективной работы;

• систему верификации операций для оценки качества работы сотрудников, менеджеров, агентов и дилеров;

• поддержку стандартов автоматизации документооборота это означает, что реализуют полную систему электронного документооборота, контролируют соответствие действий персонала бизнес правилам предприятия и напоминают о необходимости выполнения тех или иных операций;

• наглядное графическое отображение заполнения ячеек товаром с разбивкой по подгруппам/ владельцам на карте области, созданной при построении топологии склада;

• подготовку отчета о загруженности области склада (по ячейкам, в процентах от общего объема ячейки);

• подготовку отчета о загруженности области склада по владельцам товара (в общественных складах);

• подготовку отчета о загруженности области склада по товарам /подгруппам товаров;

• сопровождение единиц измерения;

• сопровождение номенклатуры товаров (группы, подгруппы);

• возможность расширения информации о свойствах товаров при помощи использования дополнительных атрибутов;

• сопровождение ячеек (типы и классы ячеек, создание, редактирование, поиск ячеек);

• подготовку отчета о наличии товара на складе;

• подготовку отчета о перемещении товара по складу;

• подготовку отчета о приеме товара на склад;

• подготовку отчета об инвентаризации и коррекции товарных запасов;

• подготовку отчета о партионном учете размещения товаров на складских местах.

• подготовку отчета о выявленнной пересортице, недостаче;

• выполнение коррекции товарных остатков (с указанием причины);

• возможность определения точного времени хранения партий товаров и их частей и расчета стоимости хранения по средневзвешенным расценкам;

• партионный учет затрат на хранение и партионный учет внутрискладских операций;

• неограниченное число участков хранения;

• определение видов статистики, необходимой для анализа, видов анализа, необходимых для принятия управленческих решений.

Базы данных, необходимые для управления хранением

БД состояния товарных запасов и размещения по единицам хранения на складах. Она должна показывать имеющиеся в наличии, свободные, включенные в заказ и отправленные изделия. Запись содержит критические параметры, используемые в правилах принятия решения о восполнении производственных запасов. Когда ЛИС управляет логистической системой в целом, состояние запасов и их размещение может быть вспомогательной записью в главном файле размещения единиц хранения на складе, для облегчения внутрискладских перемещений. Товары в пути являются дополнительной частью файла о состоянии запасов.

БД состояния производственных процессов. БД выполняемых заданий содержит текущее состояние любого товара или заказа. Она содержит информацию о завершенных операциях, сроках выполнения, числе выполненных операций и оставшихся операциях.

БД требуемых для процесса операций и товаров. Эти записи называют файлами маршрутизации, или перечнем операций и ведомостью товаров (комплектовочным графиком). Файлы операций должны содержать ожидаемые или стандартные сроки исполнения процесса, а ведомость товаров должна содержать количества всех товаров для данного процесса (исполнения заказа). Этот файл необходим для разбиения заказов на потребности в товарах и загрузку персонала и оборудования.  БД активности спроса на товары. Эта БД накапливает данные о спросе на товары в зависимости от периода времени и размещения. Она используется для анализа спроса и для периодической проверки прогнозов для управления запасами.

Возможности для управления обработкой заказов

Обработка полученных заказов должна включать следующие операции:

• проверка кредитоспособности заказчика;

• проверка доступности запасов;

• подтверждение приема заказов;

• модификация заказов;

• обсчет заказов;

• оповещение клиентов о состоянии заказов;

• детализация цен и ценовых скидок;

• оформление договоров (спецификаций) на продажу;

• выделение запасов под заказы.

Подготовка заказов к обработке

Самый трудоемкий для поставщика способ обработки заказов начинается с получения телефонного или письменного заказа в произвольной форме. Оператор поставщика вынужден переводить заказ в форму, приемлемую для обработки и ввода в компьютер, теряя на этом массу времени. Современная практика предусматривает несколько методов оптимизации процесса обработки заказов.

Первый метод организации обработки заказов в кратчайшие сроки состоит во вводе в компьютер заказов, подготовленных на специальных бланках – формах, содержащих всю необходимую для обработки информацию в виде специальных кодов. Логистический подход к обработке заявок начинается с разработки формы заявки, которую должен направлять заказчик. Форма должна заполняться им и проверяться оператором поставщика перед вводом в компьютер для обработки.

Форма предусматривает все данные, необходимые для обработки заявок, например:

• код заказчика;

• код категории заказа (срочный, с недельным сроком поставки, с месячным сроком поставки и т. д.);

• код группы товаров;

• код (номер, артикул) товара;

• количество товара;

• код пункта назначения;

• код вида транспорта;

• код упаковки;

• и т. д.

Чтобы на основании этих данных компьютер мог обработать заказ, в системе должны быть разработаны справочники:

• коды заказчиков;

• коды категории заказов (срочный, с недельным сроком поставки, с месячным сроком поставки и т. д.);

• коды группы товаров;

• коды (номер, артикул) товара;

• коды пунктов назначения;

• коды видов транспорта;

• коды упаковки;

• коды условий сделок;

• коды условий поставок;

• коды приоритетов;

• коды особенностей обработки и др.;

• коды условий работы с заказчиками: цен, скидок, порядка платежей;

• и т. д.

На предприятии должны быть разработаны:

• инструкция по заполнению формы заказа для заказчиков и операторов;

• техническое задание для автоматизации операций проверки заказов на правильность номеров (артикулов) и наименований товаров, проверки заказов по наличию товаров на складе, распределения наличных товаров между заказчиками, фиксирования неудовлетворенных количеств (отложенное исполнение) и включение их в обработку при поступлении товаров, резервирование подтвержденных количеств до поступления платежей и др.

Второй метод организации обработки заказов основан на одном из принципов реинжиниринга, который гласит: «Клиент процесса должен выполнять этот процесс». Западные поставщики добиваются того, чтобы заказчики представляли заказы на поставку товаров в формате, который обеспечивает быстрый ввод их в компьютер. Подробный бланк заказа и формат для электронной формы заказа разрабатывают поставщики, обязывает заказчика его применять специальным условием контракта. Тем самым поставщики снимают с себя кропотливую работу операторов по приведению произвольных заявок клиентов в формат, необходимый компьютеру и по вводу заказов в компьютер. Для складов с большой номенклатурой этот объем работ весьма значителен.

Третий метод организации обработки заявок основан на другом принципе реинжиниринга, который рекомендует: Обращайтесь с партнерами так, будто они являются частью вашего предприятия. Следующим шагом в сокращении потерь времени на обработку заявок и устранения ошибок в них является замена заявок постоянных заказчиков их электронными отчетами о наличии запасов товаров на складе. Поставщики анализируют остаток и расход товаров на складах заказчиков и направляют им предложения на поставку тоже в электронной форме. Получив подтверждение и корректировку предложений, поставщики отгружают товары. Например, региональные склады запасных частей компании “Volkswagen" ежемесячно сообщают логистическому центру компьютеру компании о наличии деталей на складе, о продаже за последние один, пять и пятнадцать месяцев. На основе этих данных поставщик рассчитывает потребность на соответствующий период и направляет предложение о поставке. Региональный склад обязательно корректирует его с учетом факторов рынка, не предусмотренных программами компьютера, и подтверждает отгрузку. Такой метод подготовки заявок вообще устраняет участие людей в обработке заявок у поставщиков. Тем самым соблюдается еще один принцип реинжиниринга: Как можно меньше людей должно быть вовлечено в процесс.

Дифференциация заказов

Концепция Lean Manufacturing [7] рассматривает предприятие как открытую систему, важной особенностью которой являются отношения с партнерами. Целесообразно настраивать их на необходимость предварительных заказов.

Логистический подход к работе с заказами клиентов предусматривает дифференцирование и кодирование заказов для обработки с учетом специфических особенностей заказчиков, заказов и включенных в них товаров, для последующей статистики, анализа и оптимизации.

Кодирование по особенностям обработки, предоставляемым скидкам и срокам исполнения:

Код (01) Очень срочные заказы. Заказы, имеющие внеочередной порядок обработки. Приоритет обработки заказа – первый. Обработка по наличию на складе и срочная отгрузка. Способ отгрузки – авиа или авто.

Код (02) Срочные заказы. Согласно установленным договорами с заказчиками правилам ежедневными (срочными) заказами считаются заказы, которые  не должны быть крупными, поступающие поставщику до 11 часов того дня, в который требуется их отгрузка. Комплектация этих заказов начинается немедленно после обработки, а отгрузка – с 14–15 часов, когда вернется разъехавшийся рано утром транспорт. По заказам, поступающим поставщику с 11 часов до 18 часов дня, комплектация выполняется ночью, а отгрузка осуществляется утром следующего дня. Приоритет обработки заказа – второй. Выполняются из наличия на складе. Для покрытия возможной нехватки запаса у дилеров в ближайшем будущем или покрытия дилером невыполненной заявки потребителей.