вопрос Принципы делопроизводства информационно-справочной документации

Информационно-справочные документы являются неотъемлемой частью кадровой документации. Документы этой группы играют служебную, вспомогательную роль по отношению к другим документам. Они не содержат распоряжений, не обязывают, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения. В отличие от распорядительной документации информационно-справочные документы не являются обязательными для исполнения и содержат информацию, принимаемую к сведению.

Информационно-справочные документы, как отмечалось ранее, являются основанием для издания приказов по личному составу.

Этот комплекс документации имеет много разновидностей, классификаций, поэтому у каждого конкретного работодателя состав и порядок оформления информационно-справочной документации определяется самостоятельно в локальных нормативных актах по делопроизводству.

В состав информационно-справочных документов, как правило, включают:

Докладная записка; Служебная записка; Объяснительная записка; Предложение; Представление; Заявление; Протокол; Акт; Справка; Заключение;· Отзыв; Перечень; Список; Переписка.

В составе информационно-справочной документации выделяют:

1. Справочная документация (имеет индивидуальный характер, выдается по разовому запросу, касающегося одного работника, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

2. Отчетно-справочная (характеризуется четкой периодичностью (годовой, квартальной и тому подобное) представления её адресатам и наличием типовых форм, сводных таблиц, итогов, в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней.

3. Справочно-аналитическая (выдается по разовым или периодическим запросам с различных уровней управления, имеет сводный, обобщающий характер, разнообразие запрашиваемых показателей (пол, возраст, образование, наличие правительственных наград и так далее), в зависимости от адресата может быть внутренней или внешней).

30 вопрос Международный стандарт в области ДОУ
Разработка международных норм и стандартов в сфере информации и документации в ИСО поручена техническому комитету № 46 «Информация и документация», в работе которого принимают участие 34 национальных комитета - члена ИСО, в числе которых и Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии России, Ростехрегулирование.

Этот комитет занимается стандартизацией в области информационной деятельности, издательского дела, деятельности по индексированию и реферированию, практической деятельности библиотек, документационных и информационных центров, архивов.

Он имеет в своей структуре четыре подкомитета: подкомитет № 4 «Техническое взаимодействие»; подкомитет № 8 «Качество - Статистика и оценка технических характеристик»; подкомитет № 9 «Идентификация и описание»; подкомитет № 11 «Управление архивами/документами».

Подкомитетом № 11, созданным в целях развития стандартизации в сфере делопроизводства и архивного дела, разработаны 3 международных стандарта: две части ИСО 15489-2001 «Информация и документация - Управление документами» (ISO 15489-2001, Information and Documentation - Records management) и первая часть стандарта ИСО 23081 «Информация и документация - Процессы управления документами - Метаданные документов» (ISO/TS 23081-1:2004 Information and Documentation - Records management processes - Metadata for records - Part 1:Principles).

Стандарт ИСО 15489 регламентирует управление документами любого формата и на любых носителях, создаваемых и получаемых различными организациями в процессе их деятельности. Митченко О.Ю., Рысков О.И. Международный стандарт по управлению деловой документацией ИСО 15489-2001

Стандарт ИСО 23081 посвящен делопроизводственным метаданным в управленческой деятельности, их типам, функциям по обеспечению управленческих и делопроизводственных процессов, а также управлению метаданными.

В марте 2005 г. был опубликован стандарт ИСО 22310 «Информация и документация. Требования к управлению документами, содержащиеся в стандартах» (ISO/DIS 22310, Information and Documentation - Requirements for records/documents management in standards).

Технический комитет №46 в своей деятельности связан с комитетом № 154 «Процессы, элементы данных и документы в торговле, промышленности и управлении», которым были разработаны такие широко используемые стандарты, как ИСО 8439-1990 «Бланки. Основная схема составления» (ISO 8439:1990, Forms design - Basic layout) и ИСО 8601- 2000 «Элементы данных и форматы обмена данными - Обмен информацией - Представление дат и времени» (ISO 8601:2000, Data elements and interchange formats - Information interchange - Representation of dates and times).

Среди стандартов, разработанных ТК № 46, следует отметить международный стандарт ИСО 5127-2001 «Информация и документация - Словарь» (ISO 5127:2001, Information and documentation - Vocabulary), содержащий основные термины и понятия, применяемые в сфере работы с информацией и документацией. Стандарт используется при разработке прикладных стандартов по информационным наукам, в том числе библиотечному делу, управлению документацией и архивными документами.

В 2003 году был принят также международный стандарт ИСО 14416-2003 «Информация и документация - требования к переплету книжных, периодических, серийных изданий и других бумажных документов для использования в архивах и библиотеках - Методы и материалы» (ISO 14416:2003, Information and documentation - Requirements for binding of books, periodicals, serials and other documents for archive and library use - Methods and materials).

Разработка международных стандартов предусматривает несколько этапов.

Первый этап. Рассматриваются предложения о включении в программу тех.комитете(ТК) разработки того или иного международного стандарта. Все предложения рассылаются секретариатом ТК или подкомитетом(ПК) в сем комитетам-членам, принимающим активное участие в работе данного комитете(подкомитета) вместе с обоснованием целесообразности разработки стандарта.

Второй этап. Рабочие проекты стандартов рассматриваются специально созданными для этого рабочими группами, членами которых являются, как правило, ведущие специалисты в данной области из заинтересованных стран.

Третий этап. Проект предложения рассылается секретариатом ТК или ПК всем активным членам этого органа для замечаний. После их получения созывается международное заседание, на котором обсуждается техническое содержание проекта.

Четвертый этап. При общем одобрении проект стандарта направляется в центральный секретариат для регистрации уже в качестве проекта международного стандарта и его рассылке на голосование активным членам данного ТК или ПК. После одобрения проекта он направляется на голосование комитетам-членам ИСО, т.е. национальным организациям по стандартизации.

Пятый этап. Проект международного стандарта считается одобренным, если за него проголосовало две трети голосов активных членов данного ТК или ПК.

Шестой этап. Издание международного стандарта осуществляет центральный секретариат ИСО на английском и французском языках(рабочие языки ИСО).

Ряд стандартов, в том числе терминологические издаются на руссом языке Д.В.Волкова Деятельность Международной организации по стандартизации (ИСО)//Делопроизводство. - 2006. - №2. - С. 12..

Полный перечень стандартов ИСО находится в Каталоге ИСО, к которому открыт доступ через Интернет. На сайте также есть доступ к Сети мировых стандартов и услуг (ВССН), в которой собрана информация, поступающая с серверов всех организаций по стандартизации мира.

Таким образом, порядок разработки стандартов носит строго систематизирующий характер.

БАЗОВЫЕ МЕЖДУНАРОДНЫЕ СТАНДАРТЫ В ДОКУМЕНТАЦИИ

СТАНДАРТЫ СЕРИИ 9000(СЕМЕЙСТВО СТАНДАРТОВ 9000)

ISO серии 9000 - международные стандарты на требования к системам менеджмента качества (СМК), принципиально отличающиеся от предшественников своей универсальностью: они применимы для любой организации вне зависимости от численности персонала, формы собственности, занимаемых рынков, характера выпускаемой продукции или оказываемых услуг. Кроме того, стандарты ISO 9000 применимы и для государственных административных органов и их департаментов, а также общественных организаций. Эти стандарты служат одновременно и гарантией потребителю в смысле качества получаемой продукции, и методическими указаниями компаниям-производителям по улучшению своей деятельности Стандарты серии 9000

ИСО 9000 - это комплект из трёх международных стандартов:

ISO 9000:2000. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.

ISO 9001:2000. Системы менеджмента качества. Требования

ISO 9004:2000. Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности.

Этим стандартам должна соответствовать система менеджмента качества на предприятии, разработанных Международной организацией по стандартизации (ISO). Подтверждение соответствия (сертификация) при этом проводится только по одному из этих 3 стандартов, по ИСО 9001.

Стандарты ISO по управлению качеством продукции и услуг серии 9000 изменили организацию функционирования современных организаций, в том числе и в Российской Федерации. После внедрения систем управления качеством и процедурами сертификации, такие организации поднимаются на существенно более высокую ступень бизнес-надежности. В основу требований серии 9000 заложено тщательное документирование всех производственных и бизнес-процессов, контроль за документами на всех стадиях их «жизненного цикла».

В России действует абсолютный аналог ISO 9001 - ГОСТ Р ИО 9001. Именно по ГОСТ Р ИСО 9001 проходят сертификацию в России.

Последняя версия стандарта ГОСТ Р ИСО 9001 - ГОСТ Р ИСО 9001-2008 - официально вступила в силу 13 ноября 2009 года. Он был принят взамен устаревшего. Начиняя с 13 ноября 2009 года все Органы по сертификации вправе выдавать сертификаты только на соответствие новому - ГОСТ Р ИСО 9001-2008. Сертификаты, выданные на соответствие по устаревшему стандарту - ГОСТ Р ИСО 9001-2001, утрачивают свою силу 13 ноября 2009 года.

Сертификат ИСО 9000 (ГОСТ Р ИСО 9001-2008) вправе выдаватьтолько специально аккредитованные в ФАТРИМе (Федеральное агенство по техническому регулированию и метрологии, бывший Госстандарт) организации Стандарты ИСО серии 9000//

СТАНДАРТ MODEL REQUIREMENTS FOR THE MANAGEMENT OF ELECTRONIC RECORDS (MOREQ)

Собственный стандарт в области управления документами Европейский Союз принял в 2001 г. вынужденно, после вызова США успехами в области электронного документооборота (ЭДО), активно поддерживаемых правительством США (в первую очередь, министерством обороны). Разработка стандарта финансируется правительством Евросоюза.

Храмцовская Н.А., член Гильдии Управляющих Документацией, считает, что проводимое в стандарте MoReq главное отличие систем электронного документооборота заключается в том, что они не только обеспечивают сохранность информации, но также целостность и аутентичность электронных документов. После регистрации информационного материала в качестве документа, тот не может быть изменен или уничтожен (только если он не имеет ации; статуса документа временного срока хранения). В современной мировой практике основным направлением развития в области управления документами становится все более тесная интеграция информационных систем (EDMS) с системами ЭДО (СЭД).

Стандарт MoReq содержит основные требования к:

самой СЭД;

классификационной схеме (электронной номенклатуре дел);

средствам обеспечения безопасности документов;

хранению документов в течение установленного срока, их передаче и уничтожению;

вводу документов в систему;

идентификаторам объектов;

поиску, извлечению и выводу документов;

метаданным и эталонной модели.В требованиях MoReq также рассмотрены:

автоматическая защита аутентичности документа;

экспертиза ценности, сроки хранения документов, уничтожение документов;

организация долговременного хранения электронных документов Силков, С.В., Международные стандарты, регулирующие управление документацией в организациях

Стандарт MoReq требует практического слияния в организациях служб ИТ и ДОУ. Все пользователи системы делятся на администраторов и пользователей. Функции делопроизводства переданы администратору, а роли непривилегированного пользователя не придано никакого значения. Это идет несколько вразрез с наблюдающимся в мире усилением роли работников ДОУ в качестве системных технологов при администрировании СЭД (для сравнения - стандарт минобороны США DoD 5015.2 делит пользователей системы на администратора, управляющего документами, привилегированного пользователя, непривилегированного пользователя).

Завершена разработка 2-й версии стандарта MoReq (MoReq2). Приоритетные направления при разработке MoReq2:

разработка программы сертификации программных продуктов на соответствие требованиям стандарта;

переработка уже существующих базовых требований, включая оценку соответствия стандарту ISO 15489;

эффективное управление гибридными досье и внеэлектронной (физической) документацией;

интеграция с системами управления контентом (управление информационными материалами на веб-сайтах).

Каждая страна-член ЕС самостоятельно решит, что войдет в ее нулевую главу - национальное введение в MoReq. Эта глава отражает влияние особенностей национального законодательства и традиций в области управления документами (например, в отношении документирования транзакций, регистрации и т.п.), гармонизированный перевод терминов и др.

Для облегчения использования требований стандарта в различных национальных условиях они разбиваются на новые опциональные модули:

расширенные средства поиска;

организация хранения документов;

распределенные СЭД и режимы работы с ними- работа с тематическими делами и др.Для обеспечения проверяемости требований будет разработан пакет документации для сертификации программных средств на соответствие требованиям стандарта. Там же.

Терминология и система понятий MoReq выстроены таким образом, чтобы они была одинаково понятны как документоведу, так и ИТ-специалисту. Требования изложены простым и понятным языком Международные стандарты

Спецификация фокусируется в основном на функциональных требованиях к управлению электронными документами при помощи автоматизированных СЭД (рис. 2). Здесь стоит еще раз четко определить, какие вопросы находятся в ведении MoReq, а какие к ней не относятся, поскольку англоязычные понятия в русском переводе несколько непривычны.

Итак, MoReq покрывает вопросы делопроизводства и ведомственного хранения документов, т. е. сбора, учета, регистрации, хранения и уничтожения или передачи документов -- иначе говоря, жизненного цикла документа.

MoReq не рассматривает вопросы согласования, контроля исполнения, отчетности, управления договорами, интеграции с бизнес-приложениями и т. д. -- все, что можно отнести к управлению бизнес-процессам.

СТАНДАРТ ISO 15489 «INFORMEMATION AND DOCUMENTATION - RECORDS MANAGEMENT»

Стандарт ISO 15489 «Information and documentation - Records management» («Информация и документация - Управление документами», 2001 г.) содержит общие требования и четкую методологию управления любыми документами на всех видах носителей и во всех форматах, создаваемых и получаемых разнообразными организациями в процессе их деятельности, разработки и внедрения систем документооборота. Стандарт был подготовлен на основе стандарта Австралии AS 4390 «Records management». Определяющей идеей при разработке явилось то, что управление документацией организации является важнейшей частью управления ее деловой деятельностью, так как документ по своей сути является не только входом и (или) выходом одной или нескольких деловых операций, но также свидетельством выполнения таких операций.

Данный стандарт состоит из двух частей. Первая часть - ISO 15489-1 «Information and documentation - Records management - Part 1: General» («Информация и документация - Управление документами. Часть 1: Общие принципы») - собственно стандарт ISO 15489, где сформулированы наиболее общие требования и принципы управления документацией (создания, сбора и управления любыми документами на любых носителях) и информационными ресурсами, и создаваемые и получаемые организациями любой формы собственности в процессе их деятельности.

К этим принципам относятся установление и документальное закрепление:

основных правил и стандартов работы с документацией в организации;

распределения ответственности и полномочий в области работы с документацией между сотрудниками организации;

делопроизводственных процессов и технологий.

Вторая часть - ISO/TR 15489-2 «Information and documentation - Records management - Part 2: Report» («Информация и документация - Управление документами. Часть 2: Отчет») - технический отчет, оформленный в виде приложения к стандарту ISO 15489-1. В нём гописан практический вариант внедрения положений ISO 15489 на основе опыта организации «Стандарты Австралии». Даны объяснения к этому варианту, приведена библиография. Эта часть содержит описание этапов создания системы управления документацией, отвечающей мировым требованиям к делопроизводственным процессам. В стандарте даны определения двадцати одного основного термина, включая базовые - «документ» и «управление документами». Являясь средством общения профессионалов различных сфер деятельности, ISO 15489 предполагает несколько иное понимание документа, иную терминологию.

Термин «документ (record)» в стандарте определен как «информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или управленческой деятельности». Термин «управление документами (records management)» трактуется следующим образом как «область управления, отвечающая за эффективный и систематический контроль за созданием, получением, сохранностью, использованием и определением судьбы документов, включая процессы сбора и сохранения свидетельств деловой деятельности и информации о ней в виде документов».

 В отличие от устоявшейся десятилетиями терминологии действующих в советских ГОСТах, в ISO 15489 основная нагрузка в термине «документ» приходится на те функции, которые документы реализуют в деловых процессах организаций, а не на формальные признаки документа.

В целом стандарт ISO 15489-1:

регламентирует управление документами на любых носителях в любом формате и информационными ресурсами, создаваемыми, созданными или полученными организациями любой формы собственности в процессах их деятельности, а также лицами, профессиональными обязанностями которых является создание и (или) обработка документов;

облегчает разработку и внедрение в организациях систем управления документацией или их совершенствование;

закрепляет наиболее важные виды работ в процессе создания автоматизированной системы документационного обеспечения управления (ДОУ) организации.

содержит рекомендации по управлению документами организации для соответствия требованиям международных стандартов управления качеством ISO 9001, а также ISO 14001;

не регулирует управление архивными документами в организациях (архивных учреждениях)

Многие положения ISO 15489 непосредственно связаны с защитой информации и ее носителей, с обеспечением безопасности самой организации, ее работников и ее внешней среды в связи с хранением и санкционированным уничтожением информации в соответствии с требованиями действующего национального законодательства.

Такие положения применяются при выработке в любых организациях регламента системы безопасности информации Силков, С.В., Международные стандарты, регулирующие управление документацией в организациях // [Электронный ресурс] www.sekretariat.ru Режим доступа, свободный..

Несмотря на то что на основе международного стандарта был принят национальный, ГОСТ Р ИСО 15489-2007 он не достаточно используется в делопроизводственной сфере. Это можно объяснить тем что российская система делопроизводства ещё далека от совершенства.