Умей правильно ставить задачи подчиненным

 

Правильно поставленная цель облегчает путь к ней, поэтому руководитель должен уметь правильно определять цели и ставить задачи перед подчиненными, распределять между ними обязанности, тогда каждый работник занимает свое место, не растрачивая энергию на выполнение не своих обязанностей.

 

Толкование закона

 

Руководителю компании или просто человеку, занимающему важную должность в компании, у которого есть подчиненные, важно научиться правильно ставить перед ними задачи. Необходимо научиться так объяснить подчиненным их обязанности, чтобы впоследствии у них даже не возникало вопросов по поводу того, что является их обязанностями. Подчиненные должны твердо знать, что является их работой, то есть что должны делать они, а что должен выполнять другой сотрудник, что является их обязанностью, а что уже входит в компетенцию другого работника.

Это необходимо, чтобы после того, как отдано распоряжение, у сотрудников компании не возникало вопросов по поводу того, кто из них должен его исполнять.

К примеру, если руководитель, выйдя из кабинета в офис, в котором работают его подчиненные, попросил подготовить бланк договора, то секретарь должен твердо знать, что это обращение к нему, это его работа, его обязанность, а менеджер не должен тут же бросаться к компьютеру, чтобы исполнить это распоряжение.

Важно, чтобы в компании был образцовый порядок, и каждый знал свои задачи, чтобы у секретаря не возникало даже мысли попросить подготовить этот договор кого-либо еще, а у остальных сотрудников, желания сделать это за секретаря, не из вредности, а потому, что это просто не его дело. Каждый должен точно знать свои задачи во избежание вопросов. И эти задачи должен объяснить им именно руководитель, причем объяснить доходчиво и точно, чтобы обязанности распределились четко, без накладок. Руководитель должен уметь это делать, в противном случае нужно обязательно научиться этому. Будет проще всем, и механизм работы будет отлаженным и четким.

В противном случае, то есть если руководитель не умеет точно ставить задачи подчиненным, какими бы профессионалами своего дела они ни были, работа компании все равно будет хаотична и иногда даже бестолкова.

Если руководитель выберет себе подчиненных, с которыми ему будет легко работать, то будет проще объяснить им их обязанности. Но необходимо уметь объяснять задачи всем, независимо от степени взаимопонимания. Конечно, взаимопонимание начальника и подчиненного играет огромную роль в работе, но если подчиненный – настоящий профессионал, не стоит терять его только из-за того, что с первого раза не получилось объяснить ему его задачи. Это ошибка руководителя, и нужно помнить, что опыт приходит постепенно, а на ошибках учатся.

Конкуренция среди сотрудников нужна для того, чтобы в случае, например, болезни или внезапного увольнения этого сотрудника его мог заменить другой, взять на себя его обязанности или же часть их, но только в подобных случаях, во всех остальных ситуациях каждый сотрудник должен заниматься только своим делом, решать только свои задачи.

В первое время руководителю иногда придется по нескольку раз объяснять сотруднику его задачи, и не нужно этого бояться, со временем придет искусство делать это так, что у подчиненного не возникнет вопросов. Принимая всю информацию о своих подчиненных, иногда руководитель от других сотрудников может узнать о том, что кто-то не понял своих обязанностей. Но никогда не нужно ставить это в вину подчиненному, лучше еще раз как можно точнее объяснить ему его задачи. Если подчиненный не понял своих обязанностей, значит, ему их плохо объяснили. Но со временем следует научиться ставить задачи подчиненным точно.

Научившись четко ставить задачи подчиненным, руководитель скорее достигнет своей цели, так как каждый из его сотрудников, твердо зная свои обязанности, будет все свои силы затрачивать на них.

 

Образ

 

Правитель, мудрый, опытный и поэтому точно знающий, как нужно руководить людьми, независимо от того, каково их количество и на каком языке они говорят. Несмотря на то что, казалось, народ разобщен, авторитет правителя соединяет граждан, какими бы разными они ни были, какие бы различные интересы они ни преследовали.

 

Доказательства закона

 

Если кто-либо из подчиненных не будет точно знать свои задачи, в работе компании постоянно будут возникать сбои. И если работу не наладить вовремя, эти постоянные сбои будут угрожать правильной организации производства или же, что также неприятно, ее репутации.

Естественно, что если постоянно о компании будет создаваться такая репутация, что ее работа не отлажена и происходят сбои, и, следовательно, она не надежна, то, как следствие, на таком предприятии работа за очень малый отрезок времени прекратится совсем, так как к ней просто перестанут обращаться клиенты.

Можно привести пример американской компании, занимавшейся строительством и производством строительных материалов, «Феликс». Молодой руководитель компании не умел, да и не старался научиться правильно и четко объяснить подчиненным их задачи. В результате его легкомысленного отношения к работе компании никто из подчиненных толком не знал, что входит в его обязанности, а что является задачей другого подчиненного. Поэтому, когда он отдавал какое-либо распоряжение, выполнять его начинала половина работников компании, но, увидев, что кто-то еще выполняет это же распоряжение, прекращали свою работу. Получалось, что начинали выполнять распоряжения почти все, но никто не заканчивал. В результате очень редко какое-либо распоряжение в итоге оказывалось выполненным. Очень быстро компания «Феликс» распалась, не оставив после себя никаких признаков существования.

Важно правильно поставить цель. Причем знать, к чему стремиться, тем более самому руководителю, а потом уже ставить определенные цели перед подчиненными. Следует точно понять, что в результате должно получиться, так как потом будет легче достигнуть этого. Иными словами, правильно поставленную цель будет легче достигнуть. Для этого руководитель должен иметь перед собой четкий план действий и, сконструировав стратегию развития и организации производства, предложить его своим подчиненными, дабы каждый точно знал, чего нужно добиваться. Необходимо, чтобы подчиненный знал, что от него зависит, то есть что от него ждут и к чему он должен стремиться. Если он будет иметь представление о цели, то не станет затрачивать свои силы на посторонние вещи, а только строго на свою работу, свои обязанности.

Будущий владелец компании не станет основывать ее, не зная точно, чем она будет заниматься, что будет входить в обязанности ее сотрудников. Поэтому цель нужно поставить точно и объяснить это сотрудникам.

Примером развала дела из-за неопределенно поставленной цели можно привести историю пиратского корабля «Анеон». Капитан корабля – молодой пират Франческо – не смог точно поставить задачи перед своими подчиненными. Поэтому, когда прозвучал его приказ «На абордаж!», пираты бросились врассыпную, не зная четко, кто из них должен стоять у орудий, а кто биться с моряками другого судна. Возникла сумятица, пираты метались с одной палубы на другую, но никто ничего толком не делал. Пираты потерпели поражение. Большая половина пиратов погибла, погиб и сам Франческо, остальных взяли в плен и казнили после скорого суда.

Если с самого начала создания компании у ее руководителя не получается строить мысль так, чтобы ее поняли все остальные, не нужно отчаиваться. В этом случае помогут тренировки. Тренироваться нужно самостоятельно, представляя ситуацию, когда идет разъяснение человеку его обязанностей, и сделать это нужно так, чтобы он понял, какие к нему предъявляются требования. Необходимо продумать, как лучше и точнее поставить задачу перед подчиненным.

Нужно учиться правильно ставить задачи подчиненным. И если у руководителя это не получается сразу, не надо отчаиваться и перекладывать эту обязанность на кого-то еще, так как не исключен вариант, при котором тот, кому поручается объяснять подчиненным их обязанности, будет представлять себе их не так, как представляет себе эти обязанности их непосредственный руководитель. Необходимо быть настойчивее, ведь одна из самых распространенных причин развала предприятий – отказ от него при первой же неудаче. Помните: на ошибках учатся.

Если руководитель на самом деле хочет научиться правильно ставить задачи перед подчиненными, он обязательно научится этому. Желание – это уже очень много.

Нужно правильно поставить задачи подчиненным, чтобы работа протекала отлаженно, как хороший механизм. В том случае, если каждый четко знает свои задачи и обязанности, решить какую-либо общую проблему будет значительно проще. Все вместе четко определяют характер обсуждаемой проблемы, при этом каждый высказывает мысли по поводу той или иной проблемы со своей точки зрения, то есть, четко зная свои обязанности, каждый говорит, как он решит какую-то часть проблемы, исправив что-то в своей работе согласно конкретным задачам.

Задача руководителя компании – приблизить цель, к которой он стремится, основывая свое дело. Нужно донести эту мысль до сотрудников и объяснить каждому из них, какой вклад в общее дело вносит конкретный человек. То есть необходимо разъяснить каждому, что является его задачей, а что нет, что должен выполнять он и никто другой, а что – кто-то другой, и ни в коем случае не он. Следует сразу сказать о том, что это касается лишь стандартных рабочих дней.

Если руководитель достигнет максимально точного понимания сотрудниками его задач, то будет затрачивать свои силы только на них и ни на что другое. Он станет работать в определенном, заданном начальником направлении, приближаясь, таким образом, к цели. Ведь силы человека ограничены, и если он будет растрачиваться на что-то еще, кроме своих собственных задач, то на собственные обязанности у него будет оставаться гораздо меньше сил и, следовательно, выполнит он их хуже, чем мог бы, и достижение цели деятельности компании отойдет на второй план.

 

Авторитетное мнение

 

Говори точно, четко, правильно, умеючи, иначе люди не поверят тебе и не пойдут за тобой.

Понтий Пилат 

 

 

Обратная сторона закона

 

Существует большая вероятность того, что даже сумев четко поставить задачи перед подчиненными и убедив их в том, что это и только это входит в их обязанности, можно прийти к тому, что при внезапном невыходе их на работу – болезни или срочном увольнении – никто, кроме этого сотрудника не сможет решить его задачи, то есть срочно понадобится работник с такими же навыками. Остальные же подчиненные будут в состоянии выполнять лишь собственные обязанности, пребывая в уверенности, что все остальное входит в обязанности других сотрудников и их это не должно интересовать.

Поэтому можно посоветовать лишь поощрять некоторую конкуренцию среди сотрудников компании, чтобы в экстренном случае того или иного сотрудника смогли заменить. Но не следует надолго перекладывать широкий спектр обязанностей на одного подчиненного, так как в этом случае ни те, ни другие задачи не будут решаться со всей тщательностью, потому что в таком случае сотрудник будет расходовать свои силы на решение, например не одной, а двух задач одновременно. Естественно, это не пойдет на пользу компании.

Есть еще вероятность того, что, стараясь как можно конкретнее сформулировать свою мысль, чтобы донести ее до сотрудников, и пытаясь как можно точнее разъяснить им их задачи, руководитель затратит слишком много времени или уйдет в сторону от основной мысли. Тем самым можно добиться совсем не того, чего нужно, а прямо противоположного. Подчиненный, перед которым руководитель постарается точнее поставить его задачи, просто может запутаться в дебрях его мыслей и не поймет, что же все-таки входит в его обязанности. Вследствие этого он (например, постеснявшись признаться в том, что ничего не понял) начнет работать, полагаясь на интуицию, и будет делать все, как говорится, наобум.

Желая добиться лучшего, можно достичь как раз обратного результата. Поэтому следует помнить о необходимости четче и конкретнее ставить перед подчиненными их задачи.

 

Притча

 

Когда-то давным-давно люди одного очень немногочисленного народа задумали построить город в долине. Город, в котором жили бы люди только этого народа. И когда они собрались в том месте долины, где по их замыслу должна была бы быть центральная площадь города, то стали решать, кто из них будет каменщиком, кто проводить воду в город, кто из женщин будет готовить для рабочих, а кто смотреть за детьми.

Старейшина этих людей стал распределять обязанности среди них, но говорил он так невнятно, как будто говорил совсем на другом языке, что многие не поняли своих обязанностей. Когда народ стал строить город, половина из них занималась не тем, что умела делать хорошо, а остальные и вовсе слонялись без дела. Те, кто работали, стали возмущаться и роптать, а затем среди них произошел раскол, и то, что успели возвести, тут же разрушили. Город – мечта этого народа – так и не был построен.

 

 

ЗАКОН 25