Заголовок к тексту документа

 

Заголовок к тексту документа должен содержать сжатое изложение содержания документа, быть максимально кратким и размещаться в левой части бланка под датой документа. Заголовок формулируется сотрудником, который создает документ. Заголовок, объем которого превышает 150 знаков (5 строк), разрешается продолжить до границы правого поля с центрированным расположением заголовка. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок отвечает на вопрос «о чем?», «кого?», «чего?». Например: приказ (о чем?) - «О предоставлении отпуска»; письмо (о чем?) - «Об организации совещания»; протокол (чего?) - «Заседания Центральной экспертной комиссии»; должностная инструкция (кого?) - «Главного бухгалтера».

Без заголовка допускается составлять небольшие по объему информации (короткие) документы на бланках формата А5 (210 х 148 мм), в частности сопроводительные письма, телеграммы, телефонограммы.

 

Отметка о контроле

Отметка о контроле означает, что документ взят на контроль для обеспечения егоисполнения в установленный срок.

Отметка о контроле делается путем проставления буквы «К» или слова «Контроль»(от руки или с использованием штампа) на левом поле первой страницы документа на уровне заголовка к тексту.

Например:

К

В случае необходимости возврата документа учреждению - автору или физическому лицу отметка о взятии его на контроль проставляется на отдельном листе для резолюции.

 

Отметка о конфиденциальности

 

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. Например, «Совершенно секретно», «Для служебного пользования», «Не для печати», «Не подлежит опубликованию». Порядок засекречивания, рассекречивания сведений, относящихся к государственной тайне, регулируется законом Донецкой Народной Республики «О государственной тайне» (принят Постановлением Народного Совета Донецкой Народной Республики от 12.12.2014 № 18).

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

 

Текст документа

 

Текст документа содержит информацию, для фиксирования которой он был создан. Информация в тексте документа излагается в сжатой форме, грамотно, понятно и объективно. В тексте документа следует избегать повторов, а также слов и оборотов, которые не несут смысловой нагрузки. При составлении текста документов употребляется деловой стиль, для которого характерен нейтральный тон изложения, лишенный образности, эмоциональности и индивидуальных авторских черт.

Текст документа должен касаться вопроса, который сформулирован в заголовке к тексту.

Текст документа оформляется в виде связного (сплошного) текста или анкеты, или таблицы, или путем сочетания этих форм.

Связный (сплошной) текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях. Такая форма изложения текста документа используется при составлении положений, порядков, правил, организационно-распорядительных документов и писем.

Связный (сплошной) текст, как правило, состоит из двух частей. В первой (вводной) части указывается основание, обоснование или цель составления документа. Во второй (заключительной) части констатируются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы и пр.

В тексте  документа, подготовленного в соответствии с документами других учреждений или ранее изданными документами, указываются их реквизиты в такой последовательности: название вида документа, наименование учреждения - автора документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Тексты сложных и больших по объему документов (положения, правила, инструкции,обзоры, отчеты и т.п.) делятся на разделы, подразделы, пункты, подпункты.

Пункты имеют сквозную порядковую нумерацию, которая обозначается арабскими цифрами с точками.

Подпункты имеют сквозную в пределах пункта порядковую нумерацию, которая обозначается арабскими цифрами со скобкой.

Абзацы пунктов и подпунктов начинаются без всякой отметки (дефис, точка и т.д.).

Каждая структурная единица распорядительного документа отделяется от предыдущей пропуском строки.

В отдельных случаях разделы могут подразделяться на главы и нумероватьсяримскими цифрами.

Форма анкеты используется в случае изложения в цифровом или словесномвиде информации об одном объекте по определенному набору признаков. Постояннойинформацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, по которымпроводится описание объекта, а переменной - конкретные характеристики.

Табличная форма документа используется в случае изложения в цифровом илисловесном виде информации о нескольких объектах по ряду признаков. Заголовки графтаблицы пишутся с прописной (заглавной) буквы, подзаголовки - со строчной буквы, еслиони составляют одно целое с заголовком, и с прописной (заглавной) - если подзаголовокимеет самостоятельное значение. Точки в конце заголовков и подзаголовков граф не ставятся. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть изложенысуществительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках иподзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условныеобозначения и сокращения. Графы таблицы, которые размещаются на нескольких страницах,нумеруются. На второй и последующих страницах таблицы указываются номера граф, атакже в верхнем правом углу - слова «Продолжение таблицы».