По предмету «Документирование управленской деятельности».

Лекция № 5

По предмету «Документирование управленской деятельности».

Тема: «Реквизиты документа»

Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) был образован в 1966 г. Он осуществляет исследования информационной сущности документа, его свойств и функций, процессов документообразования, формирования систем документации, историю делопроизводства и терминология документоведения и документационного обеспечения управления. Институт занимается обобщением практического опыта разработки и внедрения технологий работы с документами, в том числе электронными, и систем электронного документооборота (корпоративных информационных систем). Ведёт разработку организационных основ построения систем управления документами, участвует в разработке международных стандартов по управлению документами и стандартизации, занимается совершенствованием документационного обеспечения управления, обеспечением сохранности архивных документов, функционированием электронных архивов.

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ Р 6.30-2003 закрепляет следующее определение: реквизит - обязательный элемент оформления официального документа. Именно с помощью реквизитов документам придается стандартное оформление. Состав и правила оформления реквизитов определяет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 при подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты (от 27 до 30 реквизитов):

1.Государственный герб РФ
2. герб субъекта РФ
3. эмблема организации или товарный знак
4. код организации
5. основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

6. юридического лица

7. идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет ИНН/КПП

8. код формы документа

9. наименование организации

10.  дата документа

11.  регистрационный номер документа

12.  ссылка на регистрационный номер и дату документа

13.  место составления или издания документа

14.  адресат

15.  гриф утверждения документа

16.  резолюция

17.  заголовок к тексту

18.  отметка о контроле

19.  текст документа

20.  отметка о наличии приложения

21.  Подпись

22.  гриф согласования документа

23.  визы согласования документа

24.  оттиск печати

25.  отметка о заверении копий документов

26.  отметка об исполнителе

27.  идентификатор электронной копии документа

"ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта.

01 - герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

02 - эмблема;

03 - товарный знак (знак обслуживания);

04 - код формы документа;

05 - наименование организации - автора документа;

06 - наименование структурного подразделения - автора документа;

07 - наименование должности лица - автора документа;

08 - справочные данные об организации;

09 - наименование вида документа;

10 - дата документа;

11 - регистрационный номер документа;

12 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 - место составления (издания) документа;

14 - гриф ограничения доступа к документу;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - заголовок к тексту;

18 - текст документа;

19 - отметка о приложении;

20 - гриф согласования документа;

21 - виза;

22 - подпись;

23 - отметка об электронной подписи;

24 - печать;

25 - отметка об исполнителе;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка о поступлении документа;

28 - резолюция;

29 - отметка о контроле;

30 - отметка о направлении документа в дело.

 

http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_216461/25054737d0c796e4108e398d97f01df6ce768e82/

 

Документы, как правило, оформляются на бланках и должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Бланки документа — состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа. Используются два стандартных формата бланков документов A4 (210 x 297) и A5 (148 x 210). В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный.

Реквизит 11. Дата документа

Дата – один из основных реквизитов, обеспечивающий юридическую силу документа.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 29 декабря 2005 г. следует оформлять 29.12.2005.

Даты могут иметь другую последовательность в соответствии с международными стандартами: год, месяц, число:

2005.29.12

Допускается оформление словесно-цифровой даты:

Декабря 2005 г.

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Бизнесконсалт»

Подпись А. П. Игнатьев

30.10.2020

Если на документе несколько грифов утверждения, то они располагаются параллельно (слева и справа) на одном уровне.

Реквизит 17. Резолюция

Резолюция – это надпись на документе, которую проставляет должностное лицо и содержит принятое им решение.

Указания по исполнению документа должны содержать: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.

Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится

Приказ о приеме на работу, протокол собрания акционеров, должностная инструкция инженера – технолога, положение об отделе внешних контактов, правила внутреннего трудового распорядка, распоряжение о предоставление отпуска работнику.

Помните!

Заголовок располагается слева над текстом документа.

Заголовок к тексту на документах формата А5 не указывается.

Заголовок печатается под реквизитами бланка без кавычек и не подчеркивается.

В конце заголовка точка не ставится.

Объем не должен превышать 5 строк, в каждой не более 28–30 знаков

Приложение: на 3 л. в 3 экз.

 

Если документ имеет приложение, не указанное в тексте, то в отметке о его наличии необходимо указать полное наименование входящих в него документов.

Приложение: 1. Типовая инструкция по делопроизводству – на 2 л. в 2 экз.

Приложение: Договор аренды от 03.04.2020 № 07/23 и приложения к нему, всего на 12 л.

Приложение 1

От 26.10.2020 № 76

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например.

СОГЛАСОВАНО

ЗАО «Бизнесконсалт»

Подписи С.Б. Маркин

29.10.2020

Верно

29.12.2005

Помните!

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, то заверительную отметку удостоверяют печатью.

Документ, посланный по факсу не имеет юридической силы, поэтому заверенные копии высылаются по почте.

Ю.П. Кондратьева

248 75 39

или

В дело 13–45 за 2020 г.

Подпись 24.10.2020

Направлено письмо

23.12.2005 № 01–11/201

В дело 7–1 Подпись 24.10.2020

В дело 02-7

Подпись 24.10.2020

Лекция № 5

по предмету «Документирование управленской деятельности».

Тема: «Реквизиты документа»

Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) был образован в 1966 г. Он осуществляет исследования информационной сущности документа, его свойств и функций, процессов документообразования, формирования систем документации, историю делопроизводства и терминология документоведения и документационного обеспечения управления. Институт занимается обобщением практического опыта разработки и внедрения технологий работы с документами, в том числе электронными, и систем электронного документооборота (корпоративных информационных систем). Ведёт разработку организационных основ построения систем управления документами, участвует в разработке международных стандартов по управлению документами и стандартизации, занимается совершенствованием документационного обеспечения управления, обеспечением сохранности архивных документов, функционированием электронных архивов.

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ Р 6.30-2003 закрепляет следующее определение: реквизит - обязательный элемент оформления официального документа. Именно с помощью реквизитов документам придается стандартное оформление. Состав и правила оформления реквизитов определяет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 при подготовке и оформлении документов используются следующие реквизиты (от 27 до 30 реквизитов):

1.Государственный герб РФ
2. герб субъекта РФ
3. эмблема организации или товарный знак
4. код организации
5. основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

6. юридического лица

7. идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет ИНН/КПП

8. код формы документа

9. наименование организации

10.  дата документа

11.  регистрационный номер документа

12.  ссылка на регистрационный номер и дату документа

13.  место составления или издания документа

14.  адресат

15.  гриф утверждения документа

16.  резолюция

17.  заголовок к тексту

18.  отметка о контроле

19.  текст документа

20.  отметка о наличии приложения

21.  Подпись

22.  гриф согласования документа

23.  визы согласования документа

24.  оттиск печати

25.  отметка о заверении копий документов

26.  отметка об исполнителе

27.  идентификатор электронной копии документа

"ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта.

01 - герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

02 - эмблема;

03 - товарный знак (знак обслуживания);

04 - код формы документа;

05 - наименование организации - автора документа;

06 - наименование структурного подразделения - автора документа;

07 - наименование должности лица - автора документа;

08 - справочные данные об организации;

09 - наименование вида документа;

10 - дата документа;

11 - регистрационный номер документа;

12 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 - место составления (издания) документа;

14 - гриф ограничения доступа к документу;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - заголовок к тексту;

18 - текст документа;

19 - отметка о приложении;

20 - гриф согласования документа;

21 - виза;

22 - подпись;

23 - отметка об электронной подписи;

24 - печать;

25 - отметка об исполнителе;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка о поступлении документа;

28 - резолюция;

29 - отметка о контроле;

30 - отметка о направлении документа в дело.

 

http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_216461/25054737d0c796e4108e398d97f01df6ce768e82/

 

Документы, как правило, оформляются на бланках и должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Бланки документа — состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа. Используются два стандартных формата бланков документов A4 (210 x 297) и A5 (148 x 210). В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный.