Экспертиза ценности документов и составление описи дел

Подготовка документов к последующему хранению и исполь­зованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса и включает экспертизу научной и практической цен­ности документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив организации.

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хране­ния.

Для организации и проведения экспертизы ценности доку­ментов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в про­ведении экспертизы в министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В остальных организациях создаются постоянно дей­ствующие экспертные комиссии (ЭК).

Экспертная комиссия организации создается приказом руко­водителя из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

Экспертная комиссия организации в своей работе должна руководствоваться Положением об архивном фонде Российской Федерации, требованиями ГСДОУ, приказами Федеральной ар­хивной службы России, нормативно-методическими докумен­тами, разработанными архивными органами, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков и хранения.   

Члены ЭК с участием специалистов организации проверяют правильность проведенного отбора документов на хранение и уничтожение путем просмотра описей, актов и других документов. Отбор производится непосредственно персоналом дело производственной службы.                                                                                       

Экспертная комиссия работает в контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, которая утверждает решения ЭК.                                                                                           

Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Однако они также должны согласовывать свои действия с ЭПК архивного органа при выделении документов к уничтожению      

Результатом работы ЭК является распределение документов на четыре группы по различным срокам хранения: постоянного хранения в государственных архивах; временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет); временного хранения (до 10 лет); подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения должна проводиться ежегодно. Отбор доку­ментов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия с обязательным полистным про­смотром дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры доку­ментов, черновики, копии документов и документы с временны­ми сроками хранения. Одновременно проводится отбор доку­ментов и дел временного (до 10 лет включительно) хранения с истекшими сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составля­ются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения (до 10 лет включительно).

Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК организации и согласовываются с ведомственным архивом.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в ведомственный архив. Дела временного хранения (до 10 лет) хранятся централизованно в организации. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения могут быть уничтожены только после того как описи дел посто­янного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по лично­му составу за соответствующий период утверждены и переданы в ведомственный архив организации.

Опись дел является учетным документом и основной частью научно-справочного аппарата архива, обеспечивающей оператив­ный поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй — прилагается в качестве основания к протоколу заседания экс­пертной комиссии, третий — остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

На дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хра­нения и по личному составу составляются отдельные описи. Форма описи унифицирована (приложение).

Не подлежащие сдаче на государственное хранение дела с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения по исте­чении установленного срока хранения включаются в акт о выде­лении документов к уничтожению (приложение). Не допускается уничтожение документов до полного истечения сро­ка их хранения. Для исключения преждевременного уничтоже­ния документов необходимо соблюдать следующее правило: дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором состав­лен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, закон­ченные делопроизводством и 1997 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2001 г.

Оформление дел и передача их на архивное хранение

Законченные делопроизводством дела постоянного, времен­ного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание дел.

Оформление дел — это подготовка дел к хранению в соответ­ствии с установленными правилами.

Оформление дел начинается с момента их заведения в дело­производстве и заканчивается в процессе подготовки к переда­че в ведомственный архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумера­ции листов, составлению заверительной надписи, составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, уточнению на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка дела и т. д. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразде­лений.

Полное или частичное оформление дел прово­дится в зависимости от сроков храпения документов.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хране­ния подлежат полному оформлению, дела временного (до 10 лет включительно) хранения — частичному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает: перегруппировку документов дела в прямой хронологичес­кой последовательности с января по декабрь; нумерацию листов дела черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами; составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела (приложение); составление заверительной надписи дела (приложение); подшивка дела в твердую темную обложку из картона на 4 прокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно меня­ лось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, листы не нумеровать, заверительные надпи­си не составлять, не проводить пересистематизацию документов в деле, располагая их в прямом (вместо обратного) хронологичес­ком порядке.

После завершения года на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения лицами, ответственными за работу с документами в структурных подразделениях, при методической помощи архива составляются описи для после­дующей передачи в архив.

Описание дела — это вынесение на его обложку всех необходи­мых для дальнейшего хранения и поиска сведений о документах дела.

Обложки дел (приложение) оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72. Надписи на обложке следует писать четко, тушью.На обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения указываются: наименование организации, наиме­нование структурного подразделения, индекс дела, номер тома, заголовок дела, аннотация к документам дела (для дел постоян­ного хранения, содержащих особо ценные документы), дата, ко­личество листов, срок хранения дела (приложение).

В ведомственный архив вместе с делами передаются регистра­ционные карточки на документы по согласованию с архивом.

В небольших по структуре и штатной численности организа­циях, как правило, отсутствует специальное подразделение — ведомственный архив. В этом случае обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт.

Взаимодействие государственных архивов с современными коммерческими структурами осуществляется на договорной ос­нове (приложение).

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Описи утверждает руководитель организаций.

Перед утверждением описи должны получить одобрение ЭК организации, а описи на дела постоянного хранения и дела по личному составу должны быть согласованы (утверждены) ЭПК архивной организации.             

Годовые разделы описей дел, предназначенные для передачи в государственный архив, печатаются в четырех экземплярах. Описи дел, остающиеся в архиве организации, печатаются в двух экземплярах.

В архив организации передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу через год после завершения работы с ними в структурных под­разделениях. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства организаций (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и т. д.).                                                   

Документы, как уже говорилось, принимают в архив после проведения экспертизы ценности и оформления дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) по описям, одобренным экспертной комиссией организации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) принимают по номенклатурам дел. Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих да во временное пользование.

Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на сдаваемые документы для пополнения ими справочного аппарата архива.                                                                     

До передачи в государственные архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архивах организаций и предприятий в течение сроков, установленных Главархивом России. По истечении установленных сроков (от 5 до 7,5 лет) документы, подлежащие государственному хранению, передаются по акту из архивов организаций и предприятий в государственные архивы. Организация может сократить срок хранения документов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: прекращения деятельности, нестабильнос­ти деятельности, отсутствий условий для хранения документов, желания самой организации.

Требования квалификационной характеристики, предъявляемые к профессии секретаря

Профессия секретаря, секретаря-референта требует от чело­века, избравшего ее, хорошей подготовленности, широкого кру­гозора, целого комплекса деловых и личных качеств, связанных со спецификой секретарского труда.

Обязанности секретаря можно разделить на работу до доку­ментному и бездокументному обслуживанию руководителя. В работу по документному обслуживанию входит составление, оформление, редактирование корреспонденции, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и сдача документов в архив. К функциям по бездокументному обслуживанию относят­ся такие, как выполнение технических работ по обеспечению тру­да руководителя, подготовка разного рода совещаний, организа­ция приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок и т. д. Задача секретаря заключается главным об­разом в том, чтобы освободить своего руководителя от выполне­ния нетворческих, вспомогательно-технических функций.

То, что должен знать и уметь секретарь, излагается в квали­фикационной характеристике.

Квалификационная характеристика — это нормативный до­кумент, устанавливающий, требования, предъявлямые к работ­нику, иначе говоря, что он должен знать и уметь, каков должен быть уровень его подготовки.

Приведем квалификационную характеристику секретаря при руководителе (менеджере) малого предприятия:

Должностные обязанности: Выполняет технические функции по обеспе­чению и обслуживанию работы руководителя предприятия (или подразделе­ния). Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников. Организует телефон­ные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, за­писывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руко­водителя их содержание. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, опо­вещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совеща­ния, их регистрация), ведет и оформляет протоколы. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами органи­зационной техники, создает условия, способствующие его эффективной ра­боте. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устрой­ствам, печатает по указанию руководителя различные материалы. Ведет документационную работу, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с приня­тым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководи­телям подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя по личным заявлениям граждан. Организует прием посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников, формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохран­ность и в установленные сроки сдает в архив.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководя­щие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающие­ся ведения делопроизводства; руководящий состав организации и ее подраз­делений; правила эксплуатации диктофонов, магнитофонов; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифициро­ванной системы организационно-распорядительной документации; основы организации труда; законодательство о труде и охране труда Российской Федерации; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и проти­вопожарной защиты.

Требования к квалификации по разрядам оплаты. Начальное профессио­нальное образование без предъявления требований к стажу работы или сред­нее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

Требования к деловым и личным качествам секретаря

Особенность работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только работать с документами и техническими средствами, но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: своим руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами. Секретарю приходится сталкивать­ся с большим разнообразием решаемых задач, необходимостью выполнять одновременно несколько дел. Часто неполадки в работе секретаря являются следствием его негативных деловых и личных качеств.

Деловые и личные качества при выполнении той или иной; работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. При оценке труда секретарей принято выделять следую­щие деловые качества:

Профессионализм. Это качество подразумевает владение ком­плексом профессиональных знаний, умений и навыков, преду­смотренных квалификационной характеристикой: умение печатать на пишущей машинке, работать на компьютере, стенографиро­вать, знать основы работы с документами, правила орфографии и пунктуации, работать со справочной литературой.

Ответственность. Секретарь должен быть готов принять на себя ответственность по выполнению задач, поставленных ру­ководителем, особенно в Пределах своей компетенции. Это ка­чество вырабатывается с опытом работы. Руководитель должен быть уверен в том, что секретарь может работать самостоятель­но, способен квалифицированно решать такие вопросы, как оформление и составление документов, расшифровка стено­грамм и диктограмм, организация приема посетителей, опове­щение участников совещаний, и т. п. При решении таких вопросов, как подготовка документов, в беседе с посетителями и по телефону секретарь должен исполь­зовать строго проверенную информацию. Недопустимо разгла­шать информацию, имеющую закрытый характер, а также ин­формацию, которая может нанести ущерб организации или отдельным лицам. Необходимо правильно хранить документы, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников.

Организованность. Умение организовать свое рабочее место, рационально спланировать работу, обеспечить безусловное вы­полнение каждодневных задач. Недопустимы опоздания секретаря как на работу, так и на де­ловые встречи, совещания, заседания. Организованность и пунктуальность должны проявляться в своевременности и качества подготовки документов, представлении их руководителю.

Осведомленность. Секретарь должен хорошо ориентировать­ся в вопросах деятельности, по которым работают его руково­дитель и предприятие (фирма) в целом; быть в курсе событий, происходящих в учреждении (подразделении).

Инициативность. Секретарь должен проявлять самостоятель­ность и инициативу в решении вопросов своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя. Однако, принимая то или иное решение, секретарь должен быть уверен, что оно пойдет на пользу делу, поддержит имидж организации.

Преданность профессии. Любовь к избранной профессии, понимание ее важности, стремление к постоянному совершен­ствованию своего мастерства — необходимое условие для того, чтобы стать не просто квалифицированным исполнителем, а буквально первым помощником руководителя организации.

Кроме перечисленных важнейших деловых качеств, секрета­рю нужно воспитывать в себе и целый ряд личных качеств. Ка­кие же личные качества важно иметь секретарю? Выделим наи­более существенные из них.

Трудолюбие. Приучать себя выполнять нужную для дела рабо­ту своевременно, качественно. Трудолюбие — необходимое каче­ство секретаря, как и любого другого работника организации.

Добросовестность. Секретарь должен скрупулезно, каче­ственно и своевременно выполнить работу, которую обещал выполнить: отпечатать документ, выяснить какой-либо вопрос, навести справку. Специфика труда секретаря требует от него готовности оказать помощь другим, особенно в сложных, на­пряженных ситуациях. Нужно уметь быстро переключаться с од­ного вида работы на другой, правильно рассчитывать время, в особенности в период больших нагрузок, в дни приема посети­телей, подготовки совещаний и т. п.

У секретаря должна быть уверенность, что он сделал все от него зависящее. Не следует перекладывать на других сотрудни­ков свои обязанности с тем, чтобы избежать ответственности за невыполненную или некачественно выполненную работу.

Аккуратность. Небрежность в работе с документами, в одеж­де, в организации рабочего места создает неблагоприятное впечатление о секретаре, даже если он и обладает необходимыми деловыми качествами. Следует помнить, что «секретарь — лицо организации», а «лицом» самого секретаря являются качество выполняемой им работы, культура рабочего места, внешний вид.

Доброжелательность. В деловом общении секретарь всегда должен быть готов оказать максимальное содействие сотрудникам, посетителям, пойти в случае необходимости на некоторый личные неудобства ради дела. Любой человек, обратившийся к секретарю, должен быть уверен, что все возможное будет сделано, а отрицательный результат может быть вызван только объективными, причинами.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                       

По роду своей работы секретарь располагает значительным, объемом информации и достаточно большими полномочиями, так как в определенных ситуациях он может действовать от имени руководителя. Недоброжелательность, нескромность секретаря могут привести к нетактичному поведению с его стороны, чванству, заносчивости.

В разговоре необходимо употреблять только вежливые фор­мы, не допускать фамильярности, обращения на «ты» и т. д. Если секретарь знает или предполагает, что подлежащая сообщению информация является для собеседника негативной, то он должен постараться изложить ее как можно более деликатно.

Среди других личных качеств, которые нужны хорошему секретарю, можно отметить и такие, как умение быстро вникать в суть дела; общительный характер, который поможет секретарю наладить правильные взаимоотношения с посетителями и со­трудниками; артистизм и чувство юмора — качества, которые помогут секретарю создать доброжелательную атмосферу в ра­боте с посетителями и сотрудниками; способность к самообу­чению, расширению своего кругозора. Многие руководители, рассматривая кандидатуры на должность секретаря, обращают внимание на такие стороны, как семейная устроенность, состояние здоровья, моральная устойчивость.

Перечисленные деловые и личные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужен повсе­дневный труд над собой, настойчивая и ответственная подготов­ка к этой престижной работе.