Тема: «Электронный документооборот. Системы автоматизации деловых процессов и управления документами. Документоведение».

Лекция 5

Тема: «Электронный документооборот. Системы автоматизации деловых процессов и управления документами. Документоведение».

 

План

1.Организация делопроизводства и документооборота с использованием средств электронных коммуникаций.

Документооборот и его программное обеспечение.

3. Электронная цифровая подпись: понятие, назначение, средства и их использование.

4. Виды систем электронного документооборота.

Документооборот на предприятиях разного масштаба.

Документооборот на базе электронной почты.

На предприятиях с небольшим штатом сотрудников нет необходимости внедрять развитую систему управления электронными документами. В качестве среды распространения документов в этом случае, как правило, используется общеизвестная программа Microsoft Outlook, с помощью которой пересылаются файлы с документами, и эта же программа используется для пересылки образов документов, получаемых путем сканирования первичных бумажных оригиналов.

Обычно при таком подходе отсутствуют единые автоматизированные справочники для всего предприятия и каждое подразделение формирует собственные системы классификаторов и нормативов. Единственное, что обычно используется в данном случае, — это одинаковые адресные книги, содержащие адреса электронной почты сотрудников.

Как видно из рис. 5, электронная почта обеспечивает контакт каждого с каждым. Регистрация документов производится вручную, сведения о документах заносятся в таблицы, не обрабатываемые автоматизированными системами. Документ направляется по маршруту, выбираемому очередным исполнителем. Когда предприятие растет, подобная организация документооборота оказывается неэффективной, так как становится трудно провести контроль исполнения приказания. Осложняется и контроль версий документа, процесса согласования и поиска документов. В этом случае используются специализированные автоматизированные системы документооборота.

Рис. 5. Пример организации документооборота по принципу «каждый с каждым»

Выбор САДД-продукта.

Важной тенденцией последних лет стало использование промышленных систем автоматизации взамен собственных разработок. Это говорит как о возросших требованиях заказчиков, стремящихся получить законченное, полнофункциональное решение, так и о зрелости рынка, готового предложить разнообразные варианты САДД вкупе с высоким уровнем сервиса и дополнительными услугами.

Для заказчиков на рынке представлен достаточно широкий выбор систем автоматизации, разработанных как российскими, так и западными компаниями. В соответствии со своей спецификой организации могут выбрать подходящий им вариант: только для автоматизации функций делопроизводства либо для организации смешанного или полностью электронного документооборота.

Однако стоит отметить, что неспециалисту бывает сложно разобраться во множестве представленных решений и сделать взвешенный выбор, поэтому, кроме изучения функциональных характеристик и выяснения стоимости, предлагаем при выборе подходящей системы обратить внимание на следующие ключевые характеристики.

Специализация САДД.

Для заказчика важно, чтобы САДД учитывала особенности отрасли, в которой он работает. Многие разработчики не уточняют специализацию своей системы, однако система не может быть универсальной и одновременно учитывать всю полноту абсолютно несхожих потребностей различных организаций.

Для того чтобы выяснить «заточенность» системы под определенного заказчика, лучше всего обратиться к списку клиентов — он наиболее точно характеризует специализацию системы. Если компания, аналогичная вашей, в списке клиентов есть, то вполне возможно, что система подойдет и вам. Для получения более полной информации можно обратиться к постоянным клиентам заказчика и поинтересоваться их мнением о системе, а также узнать о возникших при внедрении сложностях.

В заключение более подробно остановимся на нескольких наиболее распространенных системах.

«БОСС-Референт».

Данная система разработана компанией «АйТи» на платформе Lotus Notes и является так называемым конструктором. Она ориентирована на совместную работу многих пользователей и создает внутри организации единое информационное пространство.

Особенностью системы «БОСС-Референт» является то, что, помимо автоматизации основных процессов документационного обеспечения организации, она включает такие специальные виды документооборота, как управление выполнением договоров, инвентаризация и обслуживание внутренних и внешних материальных объектов (лифты, принтеры и др.), ведение взаимоотношений с потенциальными клиентами, партнерами, поставщиками.

Из-за программной платформы система стоит недешево и может быть рекомендована тем организациям, в которых уже используется Lotus Notes.

«ДЕЛО» («Электронные офисные системы»).

«ДЕЛО» — это коробочный продукт, который в полной мере учитывает традиции делопроизводства, поддерживает современные информационные технологии и полный жизненный цикл документа в организации.

Часть функций вынесена за рамки базовой поставки в качестве дополнительных компонентов — это подсистема «Архивное дело», которая может использоваться и как отдельный продукт, опции «ЭЦП и шифрование», «Мастер паролей», «Дело-Web», «Поточное сканирование», что позволяет заказчику выбрать необходимый конкретно ему набор функций.

Система отличается хорошим соотношением «цена/качество» и благодаря наличию нескольких вариантов поставки может быть использована и небольшими организациями — для автоматизации бумажного делопроизводства, а крупными организациями — для автоматизации смешанного или организации электронного документооборота.

«Золушка» (НТЦ ИРМ).

Программный продукт от НТЦ ИРМ состоит из нескольких модулей: «Служебная корреспонденция», «Решения и распоряжения», «Письма граждан», которые в нужном соотношении и количестве можно установить на рабочие места. Система не только решает основные задачи классического российского делопроизводства, но и дополнительно обладает типичными возможностями современных САДД, такими как пересылка документов, потоковое сканирование, разделение прав доступа и т.п.

На наш взгляд, данный продукт лучше всего подходит для автоматизации работы канцелярии муниципалитетов и аналогичных организаций.

«Евфрат-документооборот», (Cognitive Technologies).

«Евфрат-документооборот» — еще одно коробочное решение, разработанное на собственной базе данных и предназначенное для автоматизации документооборота и архивного хранения.

Система состоит из модулей «АРМ пользователя», «АРМ администратора», «Дизайнер форм», «Менеджер журналов и отчетов», «Средства настройки ЭЦП и протоколов действий пользователей», «Архивариус» и рассчитана на использование как в рамках отдельного подразделения, так и организации в целом.

Данное решение находится в средней ценовой категории и по своим функциональным возможностям может быть рекомендовано широкому спектру организаций. На сайте компании подчеркивается, что «Евфрат-документооборот» подходит для малого и среднего бизнеса.

Назначение и применение.

Квалифицированная электронная подпись предназначена для определения лица, подписавшего электронный документ, и является аналогом собственноручной подписи в случаях, предусмотренных законом.

Квалифицированная электронная подпись применяется при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий.

Использование ЭП предполагается для осуществления следующих важных направлений в электронной экономике:

· Полный контроль целостности передаваемого электронного платежного документа: в случае любого случайного или преднамеренного изменения документа цифровая подпись станет недействительной, потому как вычисляется она по специальному алгоритму на основании исходного состояния документа и соответствует лишь ему.

· Эффективная защита от изменений (подделки) документа. ЭП даёт гарантию, что при осуществлении контроля целостности будут выявлены всякого рода подделки. Как следствие, подделывание документов становится нецелесообразным в большинстве случаев.

· Фиксирование невозможности отказа от авторства данного документа. Это аспект вытекает из того, что вновь создать правильную электронную подпись можно лишь в случае обладания так называемым закрытым ключом, который, в свою очередь, должен быть известен только владельцу этого самого ключа (автору документа). В этом случае владелец не сможет сформировать отказ от своей подписи, а значит — от документа.

· Формирование доказательств подтверждения авторства документа: исходя из того, что создать корректную электронную подпись можно, как указывалось выше, лишь зная Закрытый ключ, а он по определению должен быть известен только владельцу-автору документа, то владелец ключей может однозначно доказать своё авторство подписи под документом. Более того, в документе могут быть подписаны только отдельные поля документа, такие как «автор», «внесённые изменения», «метка времени» и т. д. То есть, может быть доказательно подтверждено авторство не на весь документ.

Перечисленные выше свойства электронной цифровой подписи позволяют использовать её в следующих основных целях электронной экономики и электронного документального и денежного обращения:

· Таможенное декларирование товаров и услуг (таможенные декларации).

· Электронная регистрация сделок по объектам недвижимости.

· Использование в банковских платежных системах.

· Электронная коммерция (торговля).

· Контролирующие функции исполнения государственного бюджета (если речь идет о стране) и исполнения сметных назначений и лимитов бюджетных обязательств (в данном случаем если разговор идет об отрасли или о конкретном бюджетном учреждении).

· Управление государственными заказами.

· В электронных системах обращения граждан к органам власти, в т.ч. и по экономическим вопросам (в рамках таких проектов как «электронное правительство» и «электронный гражданин»).

· Формирование обязательной налоговой (фискальной), бюджетной, статистической и прочей отчетности перед государственными учреждениями и внебюджетными фондами.

· Организация юридически легитимного внутрикорпоративного, внутриотраслевого или национального электронного документооборота.

· Применение ЭЦП в различных расчетных и трейдинговых системах.

· Управление акционерным капиталом и долевым участием.

· Контроль над объёмом производства и оборота этилового спирта, алкогольной продукции и пива посредством системы ЕГАИС.

· В глобальных системах межбанковского рынка обмена валют по определенному курсу (Forex).

Электронная подпись (ЭП) – это особый реквизит документа, который позволяет установить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования ЭП и подтвердить принадлежность ЭП владельцу. Значение реквизита получается в результате криптографического преобразования информации.

Сертификат электронной подписи – документ, который подтверждает принадлежность открытого ключа (ключа проверки) ЭП владельцу сертификата. Выдаются сертификаты удостоверяющими центрами (УЦ) или их доверенными представителями.

Владелец сертификата ЭП – физическое лицо, на чье имя выдан сертификат ЭП в удостоверяющем центре. У каждого владельца сертификата на руках два ключа ЭП: закрытый и открытый.

Закрытый ключ электронной подписи (ключ ЭП) позволяет генерировать электронную подпись и подписывать электронный документ. Владелец сертификат обязан в тайне хранить свой закрытый ключ.

Открытый ключ электронной подписи (ключ проверки ЭП) однозначно связан с закрытым ключом ЭП и предназначен для проверки подлинности ЭП.

Ниже представлены схема подписания электронного документа и схема проверки его неизменности.

Согласно Федеральному закону №63-З «Об электронной подписи», имеет место деление на:

· простую электронную подпись;

· усиленную неквалифицированную электронную подпись;

· усиленную квалифицированную электронную подпись.

Простая электронная подпись посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования ЭП определенным лицом.

Усиленную неквалифицированную электронную подпись получают в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа подписи. Данная ЭП позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ, и обнаружить факт внесения изменений после подписания электронных документов.

Усиленная квалифицированная электронная подпись соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи, но для создания и проверки ЭП используются средства криптозащиты, которые сертифицированы. Кроме того, сертификаты квалифицированной ЭП выдаются исключительно аккредитованными удостоверяющими центрами (Перечень аккредитованных УЦ).

Согласно З № 63 «Об электронной подписи» электронный документ, подписанный простой или усиленной неквалифицированной ЭП, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. При этом обязательным является соблюдение следующего условия: между участниками электронного взаимодействия должно быть заключено соответствующее соглашение.

Усиленная квалифицированная подпись на электронном документе является аналогом собственноручной подписи и печати на бумажном документе. Контролирующие органы, такие как ФНС, ПФР, ФСС, признают юридическую силу только тех документов, которые подписаны квалифицированной ЭП.

Список использованной литературы.

 

1.Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с.

2. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, переработанное и дополненное. – М.: Издательство "ТЕРМИКА", 2014 г. – 288 с.

3. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

 

 

Лекция 5

Тема: «Электронный документооборот. Системы автоматизации деловых процессов и управления документами. Документоведение».

 

План

1.Организация делопроизводства и документооборота с использованием средств электронных коммуникаций.