Докладные записки (внешние), направляемые в вышестоящие органы, должны быть подписаны руководителем предприятия.

Датой докладной записки считается дата ее подписания. Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия хранятся 5 лет.

Объяснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.

Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий.

В делопроизводстве предприятия чаще всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда сотрудников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера заработной платы (ст. 40 КЗоТ РФ).

Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты.

На справке должна обязательно стоять дата ее подписания, подпись и печать. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Составляют подобные справки в одном экземпляре.

Одним из вариантов справки является справка, составляемая по запросу руководства и содержащая информацию по производственной тематике, например, справка о динамике роста себестоимости продукции за квартал. Такие справки могут быть внутренними и внешними документами. Справки, предназначенные для руководителя предприятия и не выходящие за его пределы, составляет и подписывает исполнитель (составитель).

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. На предприятиях, в организациях составляются протоколы:

- заседаний совета директоров (учредителей);

- общих собраний трудовых коллективов, акционеров, кредиторов и т. п.

Проведению совещания (собрания) любого уровня должна предшествовать подготовительная работа. Чтобы обсуждение прошло эффективно, для участников заседания готовится и раздается информационный материал по вопросам, включенным в повестку дня.

Протокол ведется во время заседания секретарем коллегиального органа или работниками, готовившими собрание. Секретарь конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления участников заседания. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов, выступлений, справок, проектов решений и других материалов. Проект протокола визируется сотрудниками или подразделениями, выносившими вопрос на обсуждение. Протокол подписывается, как правило, председателем и секретарем собрания (заседания). В некоторых случаях требуются подписи всех участников заседания (совета директоров, президиума, правления).

Протокол составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги.

Датой протокола является дата проведения собрания. Номер протокола — порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года (№ 1, № 2 и т. д.). Заголовок протокола содержит название органа, проводящего заседание (научно-технический совет, совет кредиторов) или протоколируемого мероприятия. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется в следующей последовательности:

1. Председатель - фамилия и инициалы;

2. Секретарь - фамилия и инициалы;

3. Присутствовали - фамилии и инициалы присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных.

Если присутствующих более 10, указывается их общее количество. Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос "о чем?".

Текст каждого раздела строится по схеме:

1. СЛУШАЛИ:

2. ВЫСТУПИЛИ:

3. ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших и через тире краткое изложение текста выступления.

Если докладчик предоставил текст своего выступления, то после тире указывается: "текст выступления прилагается (приложение 1)".

Вопросы, задаваемые в ходе обсуждения, фиксируются в протоколе вместе с ответами. Записи делаются в краткой, лаконичной форме.

Постановление (решение) указывается в протоколе полностью, т. к. является наиболее важной его частью. Текст постановления строится по образцу распорядительной части приказа. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, вносится в текст протокола после соответствующего решения.

К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т. п., которые оформляются как приложения.

4. Письма

Под корреспонденцией понимается работа над составлением и обменом письмами между организациями.

Официальное письмо - один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

Важной задачей при составлении письма является его информационное насыщение, т.е. включение в него целесообразного количества информации. Письма бывают одноаспектные и многоаспектные.

Наиболее простая структура письма - это две части. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй - выводы, просьбы, предложения. При составлении любого письма вначале нужно наметить логическую схему его содержания.

Текст делового письма должен быть кратким и содержать только основные сведения. Составляя текст делового письма, необходимо соблюдать определенные требования.

Особенности языка служебных писем:

- точность и ясность;

- лаконичность;

- убедительность;

- нейтральность тона изложения;

- использование устойчивых словосочетаний (стандартных оборотов);

- использование общепринятых сокращений.

Деловые письма всегда оформляются на бланке письма, при этом используются следующие обязательные реквизиты:

- наименование организации;

- справочные данные об организации;

- дата документа;

- адресат.

Принято выделять следующую классификацию писем:

1.Письма-приглашения. Письма-приглашения с предложением принять участие в семинарах, совещаниях т.д.

2. Письма - просьбы. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении.

3. Письма-предложения о совместном сотрудничестве. Они состоят из двух частей: изложения сути вопроса и предложения о сотрудничестве.

4. Сопроводительные письма. Составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей.

5. Письма-запросы. Направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Они обычно используются в деловых взаимоотношениях между разными юридическими лицами.

6. Письма - благодарности.

7. Информационные письма. Цель информационного письма заключается в своевременном информировании другого предприятия или заинтересованного лица о свершившемся факте.

8. Письма-ответы (отказы). Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая:

1) повторение просьбы, на которую составляет ответ;

2) обоснование причины отказа (если письмо-отказ);

3) констатация отказа.

9. Гарантийные письма. Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организациям или отдельному лицу.

Форматирование курсовой работы.

Данные – курсовая работа 30 страниц, 3 главы, каждая по три параграфа, введение, заключение, список литературы, приложение (Приложение 1, Приложение 2).

Курсовая работа включает:

титульный лист,

содержание,

введение,

основную часть,

заключение,

библиографию (список нормативных правовых актов и литературы),

приложения.

Пронумеровать страницы (со второй страницы - номер 2, на первой странице – не ставится).

Выполнить автоматическое автосодержание.

Автоматически пронумеровать список литературы.

Вставить 10 построчных сносок автозаполнением.

Оформление курсовой работы

Контрольные вопросы:

1. Понятие организационной документации, ее назначение и характеристика.

2. Строение и характеристика приказов.

3. Характеристика распорядительной документации.

4. Основное назначение и состав Справочно-информационных документов.

5. Письма организации, их классификация.

 

 

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ № 7

Тема: Создание организационно - распорядительной документации средствами Microsoft Word.

Цель:

- изучение информационной технологии создания, сохранения и подготовки к печати документов MS Word.

Наглядные пособия, обеспеченность: раздаточный материал

Литература:

1.Михеева, Е. В. Информационные технологии в профессиональной деятельности [Текст]: учеб.пособие / Е. В. Михеева. – 14-е изд., стер. – М.: ИЦ «Академия», 2016. – 384 с. – (Проф. образование).

2.Михеева, Е. В. Информационные технологии в профессиональной деятельности [Электронный ресурс]: учеб.пособие / Е. В. Михеева. – 14-е изд., стер. – М.: ИЦ «Академия», 2016. – 384 с. – (Проф. образование). – Доступ в ЭБС «Академия».

3.Информационные технологии в юридической деятельности [Электронный ресурс]: учебник и практикум для СПО / Т. М. Беляева [и др.]; отв. ред. С. Г. Чубукова. - 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Юрайт, 2017. - 314 с. - Доступ в ЭБС «Юрайт».

Критерии оценки:

Отметка «5»:

- ответ полный и правильный, возможна несущественная ошибка, выполнено 7 заданий;

Отметка «4»:

- ответ неполный или допущено не более двух несущественных ошибок, выполнено 6 заданий;

Отметка «3»:

- работа выполнена не менее чем наполовину, допущена одна существенная ошибка и при этом две-три несущественные, выполнено 3 задания;

Отметка «2»:

- работа выполнена меньше чем наполовину или содержит несколько существенных ошибок.

- работа не выполнена.

СОДЕРЖАНИЕ ЗАДАНИЯ

Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Организационно-распорядительными документами (ОРД) называют документы, функционирующие в сфере управления. С помощью ОРД определяются функции и права органа управления, устанавливается структура и штаты подразделений, контролируют подведомственные объекты, фиксируются кадровые решения и т. д.

Можно выделить следующие основные группы документов:

1) организационные (уставы, положения, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

2) распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

3) справочно-информационные (акты, письма, факсы, докладные записки, справки, телефонограммы);

4) документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки по форме Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);