Порядок включения дел в опись

2.2.1 Документы по личному составу (приложение 3) включаются в отдельную опись.

2.2.2 Признак систематизации единиц хранения в описи документов по личному составу устанавливается по выбору составителя, исходя из состава и объёма документов. Не допускается изменение признака систематизации единиц хранения в продолжающейся описи.

2.2.3 При описании дел применяется хронологически-структурный признак систематизации дел. Структурные подразделения (отдел кадров, отдел бухгалтерского учёта и отчётности, отдел техники безопасности и т.д.) в описи не указываются. Документы в годовом разделе описи располагаются по значимости (приложение № 4).

2.2.4 На документы вновь образованной организации могут составляться отдельные описи на группы документов разных видов. Так в самостоятельные описи могут включаться личные дела уволенных, лицевые счета по заработной плате, невостребованные личные документы работников.

2.2.5 Отдельные описи могут составляться на документы, образовавшиеся в результате отраслевой (специфической) деятельности организации. Например, в центрах занятости населения в отдельную опись включаются приказы о назначении (прекращении) выплаты пособия по безработице, о внесении изменений в карточку персонального учёта, личные дела безработных граждан, период безработицы которых засчитывается в страховой стаж и др. В образовательных учреждениях в отдельные описи вносятся документы по личному составу, относящиеся к контингенту учащихся (студентов), в отделах образования – документы по патронированию и опеке. В отделах государственной регистрации субъектов предпринимательской деятельности отдельные описи составляются на трудовые договоры, заключённые между работодателем – физическим лицом и работником.

2.2.6 Личные дела и личные карточки уволенных работников (ф. Т-2) включаются в опись с учётом хронологического (по году увольнения) и алфавитного признаков. Личные карточки формируются отдельно от документов, входящих в состав личных дел.

2.2.7 Личные дела формируются персонально на каждого работника, в годовом разделе описи выделяется подраздел «личные дела уволенных работников», внутри подраздела дела систематизируются по алфавиту фамилий.

2.2.8 Если комплексы личных дел состоят из личных дел работников головной организации и личных дел работников организаций подведомственной сети, то в описи допустимо расположение вначале личных дел работников головной организации, а за ней личных дел работников подведомственных организаций. Также возможно располагать все личные дела в алфавитном порядке.

2.2.9 Трудовые договоры, заключённые между работодателем и работником, формируются в дела по дате регистрации, по такому же признаку систематизируются и включаются в годовой раздел описи.

При формировании дел с договорами может применяться и алфавитный признак группировки документов. Такие дела включаются в опись по году заключения договоров, внутри годового раздела систематизируются по алфавиту фамилий.

2.2.10 Дела с лицевыми счетами вносятся в годовой раздел описи, соответствующий году их заведения. Внутри годового раздела описи дела систематизируются по алфавиту или по структурным подразделениям и алфавиту.

2.2.11 Невостребованные трудовые книжки включаются в отдельную опись по алфавиту фамилий.

 

Заголовок дела

2.3.1 Состав и число элементов заголовка определяется составом документов дела. В заголовок могут вноситься дополнительные элементы, повышающие его информативность, такие, как номера томов, приказов (распоряжений) протоколов, договоров, первые буквы фамилий (при описании личных дел, личных карточек, лицевых счетов) и т.д.

2.3.2 В заголовках дел с приказами (распоряжениями) указываются вид документа, автор, краткое содержание, крайние номера приказов. Номера приказов не указываются в случаях, когда в результате проведения экспертизы ценности документов большая часть приказов была изъята как документы временного срока хранения. В крупной организации при значительном объёме документы могут формироваться в дела по видам приказов. В этом случае для обеспечения оперативного поиска документов в заголовки включается дополнительная информация, которая приводится в конце заголовка в скобках. Например: «Приказы начальника управления о приёме, перемещении, увольнении работников с № 1 по № 56», «Приказы начальника управления об аттестации, присвоении классных чинов с № 1 по № 26». Заголовки многотомных дел дополняются ссылками на номера томов. Например: «Приказы начальника управления об отпусках по уходу за ребёнком, отпусках без сохранения заработной платы с № 1 по № 98. Том 1».

2.3.3 В заголовке личных дел указывается фамилия, имя, отчество конкретного лица в именительном падеже. Для удобства практического использования описи и уменьшении времени поиска нужного личного дела рекомендуем располагать личные дела в конце годового раздела описи в алфавитном порядке, в опись включать по году увольнения работника

2.3.4 На каждого работника в организации заводится одно личное дело. В случае увольнения работника и приёме его вновь в данную организацию заводится новое личное дело. Информация в этих делах не дублируется, поэтому все дела подлежат приёму на хранение в архив организации и включению в опись дел по личному составу.

По-другому обстоит дело с личными делами государственных и муниципальных служащих. На них личное дело заводится один раз. При переводе гражданского или муниципального служащего на должность гражданской или муниципальной службы в другом государственном органе его личное дело передается в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы по акту. При назначении его на государственную должность Российской Федерации или государственную должность субъекта Российской Федерации его личное дело передается в государственный орган по месту замещения государственной должности Российской Федерации или государственной должности субъекта Российской Федерации. Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы, хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в архив этого государственного органа. Если гражданин, личное дело которого хранится кадровой службой государственного органа, поступит на гражданскую службу вновь, его личное дело подлежит передаче указанной кадровой службой в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы.

Личное дело относится к фонду той организации, из которой был уволен работник, и располагается в описи по году увольнения сотрудников в порядке алфавита их фамилий.

2.3.5 В делах с лицевыми счетами работников по заработной плате документы формируются по алфавиту или по структурным подразделениям и далее по алфавиту. В заголовке указываются первые буквы фамилий. Например: «Лицевые счета работников по заработной плате на буквы А-Д. Том 1», «Лицевые счета работников ремонтного цеха по заработной плате на буквы А-К». При значительном количестве фамилий на одну и ту же букву в заголовке указывается до трёх букв фамилии. Например: «Лицевые счета работников по заработной плате на буквы КАБ-КЛЯ. Том 2».

2.3.6 В заголовках дел с трудовыми договорами (соглашениями), договорами подряда, сформированными по дате регистрации, указываются регистрационные номера договоров.

В заголовках дел с договорами, сформированными по алфавитному признаку, указываются первые буквы фамилий работников.

 

Крайние даты дела

2.4.1 Крайние даты личного дела устанавливаются по организационно-распорядительным документам (приказам, распоряжениям и др.). Датой приёма (увольнения) считается день зачисления (увольнения) лица на работу (с работы), а не дата регистрации приказа. Если в личном деле имеются документы о деятельности лица вне данной организации и датируемые более ранними годами, даты этих документов не принимаются во внимание.

 

Например:

 

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Прим.
1	2	3	4	5	6
		Личные дела работников, уволенных в 2008 году
84	07-04	Абрамов Леонид Михайлович	15 фев. 2000 22 окт. 2008	37
85	07-04	Борисов Иван Алексеевич	18 ноя. 1997 25 дек. 2008	45

 

Если в делах сформированы комплексы личных дел работников, уволенных в одном году, то год увольнения приводится в графе «крайние даты дела» один раз. Например:

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Прим.
1	2	3	4	5	6
		2008 год
61	07-04	Личные дела уволенных на букву А. Том 1	2008	89
62	07-04	То же на буквы Б-Д. Том 2	2008	94

 

Если в делах сформированы документы работников, уволенных в течение нескольких лет, то в графе «крайние даты дела» приводятся первый и последний годы увольнения. Дела включаются в годовой раздел описи по начальному году увольнения. Например, если дела сформированы из личных дел работников, уволенных в 2007-2008 годы, то они включаются в раздел описи за 2007 год.

2.4.2 Датой дел с личными карточками (ф. Т-2) является год увольнения работников.

2.4.3 Датой дел с лицевыми счетами является год, к которому они относятся. Если в делах с лицевыми счетами сформированы документы за несколько лет, то в графу «дата дела» вносятся начальный и конечный годы, за которые сформированы лицевые счета в деле. Дела вносятся в годовой раздел описи, соответствующий начальному году.

2.4.4 Для дел с трудовыми договорами (соглашениями), сформированными по дате регистрации, указываются даты регистрации первого и последнего документа.

 

Например:

 

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Прим.
1	2	3	4	5	6
		2008 год
145	07-09	Трудовые договоры с № 1 по № 78. Том 1	20 янв. 2008 16 июл. 2008	234
146	07-09	То же с № 79 по № 109. Том 2	18 июл. 2008 24 дек. 2008	120

 

Для дел, сформированных по алфавитному признаку, указывается год заключения договоров. Например:

 

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Прим.
1	2	3	4	5	6
		2008 год
154	07-09	Трудовые договоры на буквы А-БАТ. Том 1	2008	60
155	07-09	То же на буквы БАХ-БОС. Том 2	2008	48

 

РАЗДЕЛ 3

Научно-справочный аппарат

Для более эффективного использования информации, содержащейся в описях, в научных и практических целях к ним создаётся научно-справочный аппарат. Он включает в себя следующие элементы:

Титульный лист

Титульный лист является обязательным элементом научно-справочного аппарата для описей всех фондов архива. Он содержит информацию, определяющую принадлежность документов, внесённых в опись, к конкретному фонду, к определённому периоду времени.

Титульный лист описи включает в себя:

-полное название государственного или муниципального архива, источником комплектования которого является организация;

-название вышестоящей организации (полное и в скобках сокращённое) в период, за который составлялись описи и его изменения с указанием точных дат этих изменений;

-название организации - фондообразователя (полное и в скобках сокращённое) в период, за который составлялись описи и его изменения с указанием точных дат этих изменений;

-название и номер фонда (номер фонда ставится только в том случае, если документы данной организации уже сдавались в архив и на основании этого был присвоен номер фонда);

- номер и название описи;

-крайние даты (годы) документов, содержащихся в описи.

Наименования современных хозяйствующих субъектов включают в себя указание на организационно-правовую форму (открытое акционерное общество, общество с ограниченной ответственностью, производственный кооператив, унитарное предприятие, союз и т.д.), а если юридическое лицо является коммерческой организацией, то и фирменное наименование (ст. 54 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 № 51-ФЗ). В предусмотренных законом случаях наименования коммерческих организаций должны содержать указание на характер деятельности юридического лица. Наименование юридического лица, в том числе и сокращённое, указывается в его учредительных документах. Однако видовое наименование организации чаще всего не определяется по её названию. Трудно определить, например, что ОАО «Виктория» - это хлебозавод, а ООО «Надин» - цех по переработке рыбопродукции. Видовое наименование часто не определяется даже и тогда, когда в фирменном наименовании содержится указание на характер деятельности юридического лица. Например: ФГУ «Севрыбвод», ООО «НК-Архангельскнефтепродукт».

Учитывая, что в соответствии с законодательством указание на организационно-правовую форму является неотъемлемой частью официального названия организации, которое закрепляется в её учредительных документах, на титульном листе в качестве видового названия организации необходимо обязательно указать наименование организационно-правовой формы и официальное сокращённое наименование организации.

 

Список сокращённых слов

Основное назначение списка сокращённых слов – сократить объём заголовков в описи и провести унификацию описания, как в тексте самой описи, так и в справочном аппарате к ней. В список сокращённых слов вносятся все сокращения слов и понятий, употребляемых в описи, кроме общепринятых, а также сокращённые обозначения названий учреждений, организаций, предприятий. В списке в алфавитном порядке слева располагаются сокращённые слова и понятия, а справа через тире даётся их полное обозначение. Список сокращённых слов помещается после предисловия к описи.

Предисловие

Предисловие должно помогать пользователю лучше ориентироваться в документах фонда. Предисловие можно условно разделить на две части: история организации и история фонда. Первая часть предисловия должна включать в себя сведения из истории организации (даты возникновения, реорганизации, переименования и ликвидации организации), названия вышестоящей организации и подведомственных структур, основные функции, задачи или полномочия организации, сведения о структуре. Следует также указать все изменения в названии, функциях, структуре и подведомственности организации, произошедшие на протяжении периода, за который составлялись описи, со ссылкой на документы, подтверждающие эти изменения. При составлении нового раздела описи в предисловии обязательно указываются все вышеперечисленные сведения, словосочетание «изменений в названии, структуре, функциях не было» недопустимо.

При написании этой части предисловия используются законодательные источники, официальные издания организации, организационно-распорядительные документы организации.

При изложении истории организации кратко описывается история возникновения и существования организации со ссылкой на конкретные виды документов с указанием поисковых данных – номеров фонда, описи, дела (порядкового номера дела в описи, а не его индекса), листов (Ф., Оп., Д., Лл.). Не следует подробно описывать все производственные показатели, достижения организации за данный период с указанием конкретных цифр и имён.

Рекомендуемая последовательность при составлении первой части предисловия:

-название организации, подчинённость, подведомственная сеть;

-основные задачи, функции, полномочия, виды деятельности согласно уставу, положению;

-структура организации согласно штатному расписанию.

Сведения по истории организации излагаются в хронологической последовательности, при этом используются глаголы в форме прошедшего времени, сокращения слов не допускаются. Необходимо различать время возникновения организации согласно законодательному акту и действительное начало её деятельности, что также должно быть отражено в предисловии. Датами создания (как и ликвидации) организации считаются даты постановлений высших органов государственной власти, приказов вышестоящих органов. Даты фактической деятельности устанавливаются по документам самой организации, что также отмечается в предисловии.

Например:

Управление записи актов гражданского состояния администрации Архангельской области было образовано на основании областного закона «Об образовании и деятельности органов записи актов гражданского состояния Архангельской области», принятого 24.02.2000 года решением двадцать седьмой сессии Архангельского областного Собрания депутатов второго созыва.

(Ф., Оп. 1, Д. 2, Лл. 1-2)

Согласно положению основными задачами управления являлись:

 -государственная регистрация актов гражданского состояния в Архангельской области в соответствии с законодательством;

-создание и обеспечение сохранности архивного фонда записей актов гражданского состояния Архангельской области;

-реализация государственной политики в области семейного права.

 

Основными функциями управления были:

-организация, координация, методическое обеспечение деятельности отделов ЗАГС и контроль за исполнением и соблюдением законодательства об актах гражданского состояния;

-формирование из вторых экземпляров актовых записей, составленных отделами ЗАГС, областного архивного фонда записей актов гражданского состояния, обеспечение его правильного учёта и хранения;

-внесение исправлений и изменений во вторые экземпляры записей актов гражданского состояния;

-выдача гражданам по вторым экземплярам записей актов гражданского состояния повторных свидетельств и иных документов, подтверждающих государственную регистрацию актов гражданского состояния;

-создание банка данных об актах гражданского состояния на территории Архангельской области на бумажных и электронных носителях;

-организация передачи в Государственный архив актовых книг, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния  и метрических книг в порядке, установленном Правительством Российской Федерации.

(Ф., Оп. 1, Д. 2, Л. 5)      

Согласно штатному расписанию структура учреждения в 2000 году была следующей:

1.Руководство:

-начальник управления;

-заместитель начальника управления

 2. Отдел методической, кадровой и правовой работы

3. Отдел бухгалтерского учёта и отчётности

4. Отдел обработки и хранения документов

5. Архангельский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

6. Соломбальский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

7. Вельский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

8.Верхнетоемский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

9. Вилегодский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

10.Виноградовский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

11. Каргопольский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

12. Коношский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

13. Котласский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

14. Коряжемский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

15.Красноборский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

16. Ленский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

17. Лешуконский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

18. Мезенский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

19. Мирнинский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

20. Новодвинский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

 21. Няндомский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

22. Онежский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

23. Пинежский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

24. Плесецкий территориальный отдел записи актов гражданского состояния

25. Приморский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

26.Северодвинский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

27. Устьянский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

28. Холмогорский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

       29. Шенкурский территориальный отдел записи актов гражданского состояния

(Ф., Оп. 1, Д. 3, Лл. 5-6)

 

Вторая часть предисловия – история фонда. Она обязательно должна включать сведения о составе документов, вошедших в опись, сведения об отсутствующих документах с указанием причины отсутствия (утрата, не составление). В случае утраты документов обязательно должна составляться объяснительная об утрате с указанием причин утраты (пожар, затопление архива в результате аварии отопительной системы, не передача дел при смене сотрудников, халатное отношение к своим обязанностям ответственной за архив, ошибочное уничтожение дел в связи с незнанием сроков их хранения и т.д.). Следует указать крайние даты (годы) документов постоянного хранения и по личному составу, хранящихся в архиве организации на момент составления предисловия и адрес архива. При необходимости указываются сведения о наличии в описи документов, выходящих за хронологические границы фонда.

Предисловие подписывается составителем и помещается в начале описи. Например:

В январе-марте 2011 года была проведена научно-техническая обработка документов департамента, в результате которой были составлены опись № 1 за 2007-2008 годы дел постоянного хранения и опись № 2 за 2007-2008 годы дел по личному составу.

Опись № 1 составлена по хронологии. Внутри годовых разделов документы расположены согласно структуре департамента, далее по значимости.

В опись № 1 дел постоянного срока хранения включены следующие, характеризующие деятельность департамента документы: приказы директора департамента по основной деятельности, положение о департаменте, положение об управлениях и отделах департамента, акты проверок соблюдения лесного законодательства и лесохозяйственной деятельности, протоколы лесных аукционов, годовые сметы доходов и расходов департамента и подведомственных организаций и другие. В структурных подразделениях дел постоянного хранения, кроме указанных в описи, не отложилось.

В делах №№ 32, 35 документы выходят за хронологические рамки фонда. В дела включены документы в форме сводных таблиц за периоды 2000-2008 годы, 2002-2015 годы.

В опись не вошли документы по причине утраты (см. объяснительную от …)

-…;

-….

В опись не вошли документы:

-протоколы совещаний по лесоустройству за 2007 год (заседания не проводились);

-годовые статистические отчёты о разработке лесного плана Архангельской области, регламентов лесничеств и проектов освоения лесов (ф.ф. 1-ОИП, 2-ОИП, 3-ОИП, 4-ОИП) за 2007 год (введены с 2008 года);

-годовые статистические сведения о санитарных рубках, о нарушении санитарных правил и мерах наказания (ф.ф. 22-ЛХ, 23-ЛХ, 24-ЛХ) за 2008 год (отменены).

В опись № 2 дел по личному составу включены следующие документы: приказы директора департамента по личному составу, протоколы заседаний аттестационной комиссии, должностные регламенты, лицевые счета, личные карточки и личные дела уволенных работников.

Документы постоянного срока хранения за 2005-2008 годы, по личному составу за 2003-2008 годы находятся в архиве департамента по адресу: …. Сохранность документов обеспечена.

Должность                                                                                                          И.О. Фамилия

дата

 

ПРИЛОЖЕНИЕ  № 1