Программные системы бронирования

 

Правильная и своевременная обработка информации о резервировании имеет решающее значение для успеха гостиниц. бронирование может производиться для индивидуальных постояльцев, групп, тур агентств и для организации конференций. Каждый запрос на размещение требует точного ответа в соответствии с указанным в запросе типом комнаты, ценой номера и датой заселения - компьютерные системы позволяют эффективно выполнять все эти задачи за минимальное время.

Компьютерные системы для служб по работе с гостями на различных гостиничных предприятиях могут значительно отличаться друг от друга, так как на их конфигурацию оказывают влияние особенности функционирования того или иного конкретного предприятия - гостиницы, санатория, мотеля и т.д. Программы, входящие в состав компьютерной системы, объединены в структурные единицы - модули. Модуль - это группа программ, выполняющая операции, относящиеся к определенной процедуре работы гостиничного предприятия (бронировние, поселение, расчет и т.д.).

Модуль "Бронирование" создан для выполнения функции бронирования гостиничных мест и работает в режиме подтверждение/отказ с привязкой ко времени. Модуль "Бронирование" позволяет службе бронирования быстро обрабатывать информацию в соответствии с запросами гостей, вовремя готовить комнаты, а также составлять прогнозы и заполнять отчеты о прибыли.

Информация о наличии мест отражается в компьютерной системе.

Модуль резервирования может составлять отчеты, необходимые для менеджеров. Ниже перечислены наиболее типичные функции, присваиваемые модулю резервирования:

· Запросы на бронирование

·   Обоснование готовности номеров к сдаче

·   Создание записей о бронирование

·   Подтверждение бронирования

·   Поддержание записей о бронировании

·   Создание отчетов

Система управления гостиничным предприятием вне зависимости от конфигурации осуществляет накопление данных в автоматическом режиме и способна выдавать информацию о свободных и занятых номерах и доходе на определенную заявленную оператором дату как в прошлом, так и в будущем. Когда гостиница использует модуль "Бронирование", служба резервирования либо вводит новые данные, либо получает их от компьютера центральной системы резервирования. После этого данные, находящиеся в записях файлов о клиентах, файлов прогнозов загруженности, ожидаемой прибыли обновляются.

Модуль бронирования компьютерной системы управления отелем позволяет сотрудникам быстро и четко реагировать на поступление заявок на размещение. Модуль значительно сокращает бумажную работу, необходимость физической обработки информации и другие канцелярские процедуры. Это дает возможность сотрудникам уделять больше внимания клиентам и продвигать различные услуги, предлагаемые отелем.

Первоначальная процедура составления запроса создает запись о резервировании, которая является началом отельного цикла обслуживания гостя. Запись о резервировании идентифицирует гостя и его нужды до того, как он прибудет в отель, и позволяет отелю подготовится к его прибытию.

Заявка на резервирование может быть получена лично, по телефону, по почте или через интерфейс внешней системы резервирования. Вне зависимости от происхождения, заявка на резервирование формулируется работником службы бронирования в запрос на резервирование. Этот запрос обычно содержит следующую информацию:

· Дата прибытия

·   Тип и количество требующихся комнат

·   Количество ночей

·   Код расценки номера (стандартный, специальный, пакет услуг и т.д.)

·   Количество человек в номере

Одновременность обработки данных позволяет достичь совместимости с реальным временем. Как только запрос согласован с данными о номерах, доступных к продаже система записывает и блокирует этот номер, исключая его из файла номеров, доступных к продаже.

На запрос о резервировании система может дать следующие ответы, которые появятся на экране дисплея:

· Принятие или отказ в принятии запроса на бронирование

·   Предложение альтернативных вариантов типа номеров или расценки

·   Предложение остановиться в другом отеле

Бронист заполняет запись о резервировании, введя необходимую информацию, такую как:

. Персональные данные гостя (имя, адрес, номер телефона)

. Время прибытия

. Классификация резервирования (предварительное, подтвержденное, гарантированное)

. Данные позвонившего (агентство или секретарь)

. Специальные требования (усовершенствование условий, детская кроватка, зона некурящих и т.д.)

Система управления отелем может автоматически составлять письма о подтверждении резервирования в день получения заказа на резервирование. Информация может быть получена из записи о резервировании и распечатана на специальном бланке отеля. Письмо о подтверждении обычно содержит следующую информацию:

. Имя и адрес гостя

. Время и дату прибытия

. Тип, количество и стоимость номеров

. Период проживания

. Количество человек в группе

. Классификация резервирования (предварительное, подтвержденное гарантированное)

. Специальный сервис, необходимый гостям

. Требование депозита или предоплаты

. Изменение первоначального резервирования (дополнительно подтверждение, изменение или отмена)

. Возможность отмены заказа

. Цена за номер в сутки

Записи о бронировании хранятся в электронных файлах, разделенных по времени прибытия гостей (год, месяц, день), названию группы, имени гостя. Такая организация файлов и метод исправления файлов наиболее подходит для оптимизации работы модуля бронирования, поскольку гости часто приезжают раньше установленной даты, изменяют дату или отменяют заказ. Информация из записей о бронировании может быть использована для создания бланков предварительной регистрации, индивидуальных карточек гостей (портфолио).

Отчет о предполагаемых доходах показывает будущие доходы, умножая предсказываемую занятость в будущем на существующие в отеле расценки. Модуль резервирования может так же составлять и другие отчеты:

· Отчет о сделках по резервированию

·   Список предполагаемых прибытий и отбытий

·   Отчет о комиссионных агентам

·   Статистика отказов

Отчет о сделках по резервированию предоставляет информацию о ежедневных записях по принятию, изменению или отмене резервирования. Модуль резервирования может также составлять дополнительные специализированные отчеты, например, отчет об отказах, отчет о заблокированных номерах, отчет о не появившихся клиентах.

Список предполагаемых прибытий и отбытий - это ежедневный отчет, который показывает количество гостей, которые должны прибыть или выехать из отеля, количество гостей, продливших свое пребывание в отеле (отдельно от списка прибытий и отбытий).

Отчет о комиссионных агентам обрисовывает сделки по резервированию и суммы комиссионных, которые следует выплатить агентам с этих сделок.

Отчет по отказам показывает количество номеров, снятых за ночь с продажи из-за того, что номера не были подготовлены к сдаче. Этот отчет особенно полезен для отелей, имеющих планы на расширение своей деятельности.

В заключении можно сказать, что программные системы бронирования значительно облегчают работу менеджеров, позволяют быстро и точно обрабатывать заявки, создавать отчеты, что в итоге дает возможность быстро и качественно обслужить клиентов гостиницы.

информационный автоматизированный продажа отель

Практическая часть