Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи

 

В строительной фирме ООО «Калуга Строй Водоканал» традиционно используется программное обеспечение Microsoft Office и имеет следующие характеристики:

- вся информация находится в текстовых файлах формата Word, таблицах Excel или бумажных носителях;

- отсутствует система защиты от несанкционированного доступа;

- отсутствуют программные механизмы разграничения доступа к информации;

- сбор аналитической информации производится путем анализа информации, хранящейся на бумажных носителях;

- информационные технологии применяются, в основном, для хранения личных данных сотрудников, списков групп строителей и создания аттестационных ведомостей.

Все вышеперечисленные недостатки позволяют сделать вывод о необходимости автоматизации труда экономиста - снабженца. Целью использования вычислительной техники является устранение всех вышеперечисленных недостатков, а так же автоматизация обработки и анализа первичной и промежуточной информации и представление итоговой информации в виде отчетов. Работа экономиста – снабженца планово-экономического отдела – это процесс, происходящий во времени, который можно разделить на последовательные этапы:

- подготовительный этап;

- этап оформления договоров;

- этап формирования справочной информации;

- этап учета договоров;

- этап контроля и выполнения подписанных договоров

- этап создания отчетности.

На каждом этапе происходят информационные процессы, которые сведены в таблицу 1.

Таблица 1. Информационные процессы этапов.

Этап	Информационные процессы
Подготовительный этап	прием сведений о заказчике; определение услуг педоставляемых заказчику
Этап оформления документов	Подготовка проектно-сметной документации; оформление договора согласование и подписание договора
Этап формирования справочной информации	формирование справочной информации по заказчикам; формирование справочной информации по поставщикам материалов формирование справочной информации по подрядчикам;
Этап учета договоров	регистрация договоров с поставщиками, регистрация проектно-сметной документации; регистрация договоров с заказчиками, регистрация проектно-сметной документации; регистрация договоров с подрядчиками, регистрация проектно-сметной документации;
Этап контроля и выполнения подписанных договоров	контроль сроков исполнения договорных обязательств; контроль за исполнением платежей по договорам получение аналитической информации по договорным обязательствам
Этап создания отчетности.	получение плановой отчетности; получение оперативной отчетности для бухгалтерских операций

Постановка задачи

 

Разработать автоматизированное рабочее место экономиста-снабженца планово-экономического отдела строительной фирмы ООО «Калуга Строй Водоканал». Предусмотреть выполнение следующих функций:

1. Создать базу данных для хранения справочной информации по учету производственно-хозяйственных договоров.

2. Обеспечить автоматизированный ввод информации посредствам экранных форм.

3. Реализовать основные функции экономиста -снабженца планово-экономического отдела строительной фирмы:

- формирование справочной информации,

- ведение учета договоров,

- учет проектно-сметной документации,

- учет выполнения договорных обязательств,

4. Реализовать автоматизированный способ получения оперативной и плановой отчетности.

5. Организовать систему анализа данных.

6. Организовать автоматизированную систему отчетности.

Проектируемая система относится к системам учетно-аналитического типа, работающая в диалоговом режиме.

1.4.1 Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи

Автоматизация управленческой деятельности предполагает формирование электронной системы организации. Билл Гейтс, определяет электронную «нервную систему» любой организации как среду, автоматизирующую исполнение заранее намеченных действий и событий, планирование и учет, позволяющую своевременно реагировать на незапланированные события и изменения ситуации и дающую, таким образом, огромные преимущества в конкуренции и возможность эффективно работать.[4]

Основными целями разработки АРМ могут служить:

- сокращение времени обработки входной информации и получения результатных показателей;

- повышение степени достоверности выходной информации;

- снижение трудоемкости и количества ошибок при решении задачи.

В программе должны быть реализованы следующие функции:

- максимальная автоматизация ввода показателей из первичных документов;

- хранение форм первичных документов;

- хранение и выдача нормативно-справочной информации по запросу пользователя;

- обеспечение целостности хранимой информации.

Выполнение перечисленных функций осуществлено следующим образом:

1. автоматизация ввода, контроля, загрузки данных первичной информации в базу данных с использованием экранных форм:

-окно просмотра и изменения в списках заказчиков;

-окно создания общего списка подрядчиков;

-окно создания общего списка поставщиков материалов;

-окно формирования договоров;

-формирования информации по проектно-сметной документации;

2. ведение условно-постоянной информации, хранящейся в таблицах базы данных:

-редактирование справочных и учетно-оперативных данных;

-добавление учетных записей;

-удалении учетных записей;

3. выдача справочной информации:

- информация по заказчикам

- информация по подрядчикам

4. отчеты на запросы пользователей:

-формирование итоговой отчетности по заказчикам, по подрядчикам, по поставщикам;

-формирование оперативных отчетов для бухгалтерии.