Система распорядительной документации

 

Особенностью администрации города является то, что реализация ее функций как исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления ведется посредством издания муниципальных правовых актов

главы администрации. По Федеральному закону главой местной администрации может быть либо глава муниципального образования, либо лицо, назначаемое по контракту, заключаемому по результатам конкурса на замещение указанной должности.

Глава местной администрации в пределах своих полномочий, установленных федеральными законами, законами субъектов Российской Федерации, уставом муниципального образования, нормативными правовыми актами представительного органа муниципального образования, издает постановления по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации, а также распоряжени я по вопросам организации работы местной администрации.

Постановления и распоряжения главы администрации обеспечивают, с одной стороны, процесс управления городом, а с другой - управление своей внутренней структурой. Иными словами, постановление является "внешним", а распоряжение - "внутренним" документом.

В последние годы наблюдается уменьшение количества принимаемых постановлений. Это можно объяснить действием нового законодательства о местном самоуправлении, которое урегулировало большинство вопросов местного значения, что привело к упорядочению деятельности администрации.

Правовые акты главы администрации занимают особое место в цепочке документов, сопровождающих реализацию той или иной функции администрации. Как правило, они начинают или заканчивают процесс управления в рамках реализации отдельных функций. Как видно, четкого разграничения между данными видами документов на практике не наблюдается. Аналогичная проблема существует и при выборе вида документа, издаваемого высшим должностным лицом и высшим исполнительным органом государственной власти субъекта РФ. Несмотря на наличие классификации: постановление - нормативный документ, распоряжение - ненормативный документ, критерий

нормативности не всегда соблюдается. Одна из причин - содержание данных документов может состоять из пунктов как нормативного, так и ненормативного характера. Что касается уровня органов местного самоуправления, то нормативными правовыми актами преимущественно являются решения представительного органа, а постановления и распоряжения главы администрации являются индивидуальными правовыми актами, то есть носят не общеобязательный, а единичный, индивидуальный характер.

В результате смешения применяемых видов документов, издаваемых главой администрации, возникают определенные проблемы на различных стадиях: при подготовке проекта документа, обеспечении рациональной организации комплекса таких документов и формировании информационно-поисковой системы. Для реализации полномочий главы администрации достаточным было бы применение только одного вида документа. Порядок разработки и оформления правовых актов главы администрации закреплен в основном локальном акте, регламентирующем документационное обеспечение деятельности администрации - Инструкции по работе с документами. Следует обратить внимание на название данного документа. В соответствии с применяемой терминологией "организация работы с документами" - это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения и не предполагает такую стадию как "документирование". В свою очередь под документированием понимают "запись информации на различных носителях по установленным правилам". Следует констатировать, что создатели рассматриваемой Инструкции не могли обойти этап документирования, и в результате ее содержание оказалось шире, чем это предполагает название. Поскольку и документирование и организация работы с документами содержаться в определении понятия "делопроизводство" или "документационное обеспечение управления", следовательно, данный организационно-нормативный документ должен называться так, как это

и установлено на общегосударственном уровне. Тем более что в соответствии с федеральным законодательством правила делопроизводства и документооборота, установленные органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

В соответствии с Инструкцией в администрации предусмотрены следующие виды бланков: бланк постановления (приложение 16); бланк распоряжения (приложение 17); бланки письма администрации и структурных подразделений администрации города. Существует мнение, что, поскольку постановление (распоряжение) оформляется на бланке, на котором указано наименование юридического лица (администрация города), то и автором этих документов является администрация, а не глава администрации города. Однако ни у кого не вызывает сомнения, кто является автором таких документов, как приказы, которые также оформляются на бланках организации.

Рассмотрим порядок подготовки и оформления постановлений и распоряжений главы администрации. Первая стадия - разработка проекта правового акта, который должен быть оформлен соответствующим образом. Первоначально перед исполнителем стоит задача выбора формы будущего распорядительного акта. Однако, как уже отмечалось, в администрации отсутствует дифференциация вопросов, по которым издаются постановления и распоряжения. Более того, Инструкцией по работе с документами устанавливается единый порядок их подготовки и оформления. Отличительной особенностью является лишь то, что текст распоряжения может не иметь вступительной (констатирующей) части. Таким образом, общность регламентированной технологии разработки также свидетельствует о возможности установления только одного вида документа издаваемого главой администрации.

Проект распорядительного документа печатается на простом листе бумаги с пометкой в правом верхнем углу "проект". На проекте указываются: наименование организации, наименование вида документа, заголовок к тексту, текст документа, подпись, отметка об исполнителе, визы согласования. К проекту прилагается лист согласования (или же оформляется на оборотной стороне первого листа проекта).

В верхней части листа согласования располагается информация о том, кто вносит проект и подпись ответственного исполнителя. Визы согласования представлены в табличной форме, которая состоит из граф: "должность, фамилия, имя, отчество руководителя", "дата согласования документа", "подпись руководителя". Применяемая табличная форма визирования проекта документа отличается от установленной стандартом. Кроме того, подобная вертикаль выстраивает определенную иерархию среди лиц, проставляющих визу, занимающих аналогичные должности.

К проекту также прилагается реестр рассылки, который представляет собой список организаций и структурных подразделений, которым необходимо разослать копии распорядительного документа.

В реестре присутствует подпись лица, заполнившего его. Такая подпись подразумевает. Отсутствует конструкция с предлогом "о" или "об" и отглагольным существительным, в результате чего заголовок грамматически не согласуется с названием документа. (Постановление (о чем?) … вопросы

аппарата администрации города.) Но, пожалуй, самым основным недостатком является тот факт, что данный заголовок не содержит информации о конкретном содержании документа, затрагивающего, скорее всего, организационные вопросы, тем более что "вопросам аппарата администрации города" посвящено значительное количество как постановлений, так и распоряжений. Поэтому в дальнейшем осуществить поиск информации по нужному вопросу из массива документов разного вида, но с аналоичным заголовком - крайне затруднительно.

Не случайно в теории делопроизводства существует классификация документов на "простые" и "сложные". И, независимо от объема и количества пунктов (подпунктов) в тексте распорядительного документа его содержание должно посвящаться только одному вопросу, который и выносится в заголовок. Это позволяет в дальнейшем не только сократить временные затраты на поиск необходимой информации, но и, самое главное, обеспечить эффективный контроль за исполнением документа.

После подписания главой администрации постановления и распоряжения (а также подписанные им служебные письма), регистрируются в отделе делопроизводства. Регистрационный номер постановлений главы администрации состоит из очередного порядкового номера в рамках календарного периода - один год, к порядковому номеру распоряжений по основной деятельности дополнительно добавляется буква "р", для распоряжений по личному составу - буквы "лс".

Следует отметить, что в настоящее время данная формулировка широко используется как на федеральном, так и на региональном уровнях. В данном случае речь идет о тиражировании подобной модели. К категории "простых" документов, посвященных одному вопросу (возможно с несколькими аспектами содержания) относится большинство служебных документов. Что касается категории "сложных" документов, т.е., отражающих в своем содержании несколько вопросов, то их количество значительно меньше - это протоколы и распорядительные документы по личному составу.

В информационно-поисковой системе администрации города формулировка "вопросы аппарата администрации города" может присутствовать в классификаторе распорядительных документов, как одно из направлений, по которым может издаваться правовой акт.

Однако проведенный краткий анализ свидетельствует о необходимости унификации на общегосударственном уровне порядка документирования деятельности исполнительно-распорядительного органа по реализации закрепленных функций (управление имуществом, сфера ЖКХ и т.д.). Что касается организации работы с документами, то значительную роль в этом процессе играют локальные организационно-нормативные документы, разработанные в соответствии с существующими требованиями в сфере ДОУ, а также применяемые технологии и технические средства.

Итак к системе распорядительной документации в администрации относятся постановления, распоряжения и приказы. Рассмотрим каждый из видов документов подробнее.

Постановление - это правовой акт нормативного характера, устанавливающий, изменяющий или прекращающий действие правовых норм, издаваемый в целях решения наиболее важных вопросов развития и жизнедеятельности муниципального образования, как правило, длительного действия.

Распоряжение - это правовой акт распорядительного характера, направленный на возникновение, изменение или прекращение конкретных правоотношений, издаваемый по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам, касающийся обычно узкого круга лиц и исполнителей.

Постановлениями и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы администрации города.

Проекты постановлений, распоряжений готовят и вносят подразделения на основании поручений главы администрации, его заместителя либо в инициативном порядке; по кадровым вопросам - кадровая служба на основании соответствующих представлений, готовятся и оформляются в соответствии с положениями о порядке подготовки и издания правовых актов.

Обеспечение качественной подготовки проектов постановлений, распоряжений и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект. Обеспечение правильности оформления проектов распорядительных документов является обязанностью управляющего делами.

Проекты постановлений, распоряжений и приложений к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также управляющем делами и юридической службы. Возражения по проектам постановления, распоряжения, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты постановления, распоряжения, представляемые главе администрации на подпись, визируются его заместителями в соответствии с распределением обязанностей. Они печатаются на стандартном бланке установленной формы и представляются на подпись. При необходимости к ним составляется справка (пояснительная записка), которая должна содержать краткое изложение сути постановления, распоряжения, обоснование их принятия, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем он согласован. К проекту прилагается указатель рассылки.

Проекты постановления, распоряжения, подготовленные совместно с другими органами или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги с указанием названий администрации города и других органов или организаций. Они нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года, а распоряжения по основной деятельности и личному составу нумеруются отдельно.

Копии постановления, распоряжения или их размноженные экземпляры заверяются печатью управляющего делами и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки. Копия обязательно направляется также исполнителю.

Постановления, распоряжения печатаются на бланке установленной формы шрифтом кегля № 12 или 13 (приложения 16-17) и имеют следующие реквизиты:

наименование администрации города;

наименование вида документа (постановление, распоряжение);

дату и номер. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "№" и порядкового номера;

заголовок, который должен кратко и точно отражать содержание текста постановления, располагается от левой границы текстового поля (без красной строки), точка в конце заголовка не ставится. Если в нем более двух строк, он печатается через один межстрочный интервал:

Об утверждении Регламента работы администрации г. Новочебоксарска

О командировании работников отдела культуры…

Распоряжение, как правило, заголовка не имеет.

Текст отделяется от заголовка двумя-тремя межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Текст постановления состоит, как правило, из двух частей - констатирующей (преамбулы) и распорядительной. Констатирующая часть является введением в суть рассматриваемого вопроса и призвана объяснить необходимость принятия постановления. В ней перечисляются факты, события, дается их оценка. В случае необходимости в констатирующей части делается ссылка на документ вышестоящего органа с указанием вида этого документа, его автора, полного названия (заголовка), номера и даты. Констатирующая часть необязательна и может отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Постановляющая часть проекта акта начинается словами "постановляю" с двоеточием (без кавычек). При этом слово "постановляю" печатается строчными буквами в разрядку, отделяя, таким образом, констатирующую часть документа от распорядительной.

Постановляющая часть должна начинаться с новой строки. Содержание этой части документа должно быть конкретным, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четким, ясным, не допускающим различных толкований. Постановляющая часть, как правило, подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указывается предписываемое действие, исполнитель и срок исполнения. Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме: подготовить, разработать, отметить и т.д. Исполнитель указывается в дательном падеже. При установлении сроков исполнения постановления следует учитывать время, необходимое для размножения документа и доведения до конкретных исполнителей.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) главы администрации и в тексте обязательно делается ссылка на них.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем структурного подразделения органа местного самоуправления в соответствии с его полномочиями для решения производственных или связанных с персоналом задач.

Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" и т.п. Если приказ издается во исполнение или на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок. Констатирующая часть приказа завершается словом "приказываю" с двоеточием, которое печатается строчными буквами вразрядку.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Приказы подписывает руководитель структурного подразделения администрации города, а в его отсутствие - лицо, его замещающее. Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего документ-приложение. Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.

Если постановление, распоряжение изменяют, отменяют или дополняют ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен указать наименование отменяемого документа (пункта документа), его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу.".

В постановление, распоряжение не следует включать пункт " Постановление, распоряжение довести до сведения.". Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится документ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом постановления, распоряжения.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициал, фамилия). Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписи (инициалы, фамилии), дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта постановления (распоряжения). Подписываются они главой администрации или, по его поручению, заместителем главы администрации.