Связи с общественностью и культура государственных организаций

КУРСОВАЯ РАБОТА

Дисциплина: Теория управления

Тема: Коммуникация как функция управления

 

 

Студентки группы Г-103С/2В

Рыжиковой Светланы Николаевны

 

Санкт-Петербург 2011

 

Содержание

Введение

1. Понятие коммуникации как функции управления

. Коммуникации в управлении

Понятие и виды коммуникаций

Модели коммуникаций

. Организационные коммуникации

Значение организационных коммуникаций в функционировании организации

Формы и методы коммуникаций

. Коммуникационная политика

5. Коммуникация в менеджменте и маркетинге

6. Коммуникации в государственном управлении

Связи с общественностью и культура государственных организаций

Заключение

Список используемой литературы

 

Введение

 

Управление - универсальный и необходимый элемент окружающего нас мира. В предельно широком смысле слова - это различные способы воздействия субъекта (субъектов) на объект (объекты), изменяющие положение, поведение и свойства субъекта (субъектов). Однако под управлением чаще всего понимают целенаправленное воздействие со стороны людей (созданных ими устройств) на те объекты, которые поддаются регулированию. Управленческие связи реализуются через отношения людей. Общество представляет собой целостную организацию со сложной структурой. Отсюда потребность в выражении общей связи и единства социальных процессов.

Все функции управления требуют принятия решения, коммуникации и обмена информацией. Основное требование для принятия решения - наличие адекватной и точной информации. Коммуникации - единственный способ получения такой информации.

Коммуникация как функция управления представляет собой обмен информацией, знаниями, интеллектуальной собственностью в процессе взаимодействия социальных групп, общностей, личностей, экономических систем.

Невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители для достижения определенной цели, требует эффективного обмена информацией - т.е. коммуникаций. Коммуникации выполняют жизнеобеспечивающую роль в каждой организации. Если вдруг перекрыть потоки сообщений в организации, то она прекратит свое существование.

Коммуникации представляют собой один из наиболее дискуссионных процессов в области управления, по отношению к которому четкости и ясности в понимании пока не достигнуто. На практике эффективные коммуникации являются основным необходимым условием успешного достижения стоящих перед организацией целей. Вместе с тем именно коммуникации составляют сейчас одну из наиболее сложных проблем в менеджменте и являются еще не достаточно отработанными.

По разным оценкам специалистов, руководители расходуют около 75 - 95% времени своего времени на работу с информацией, что вполне закономерно, так как наличие достоверной информации и ее своевременная передача являются важнейшими предпосылками обеспечения эффективного управления.

Сегодня отношение науки к коммуникациям существенно меняется. За последние годы появилось множество работ, посвященных межличностным и организационным коммуникациям. Основной вывод заключается в том, что коммуникации как вид деятельности являются наиболее важной составляющей эффективного управления. Коммуникации играют важную роль для управленческой и организационной эффективности. Однако существуют оценки специалистов, в соответствии с которыми коммуникации являются основной причиной большинства возникающих в мире проблем.

Цель работы - показать коммуникацию как функцию управления, не только в функционировании организации, но и ее роль, и значение в государственном и муниципальном управлении.

Государство является обладателем, носителем и распорядителем публичной власти. Важнейшее и необходимое условие функционирования власти - получение, анализ, выдача и эффективное использование информации. Поэтому государственное управление - это, во многом, принятие и реализация решений, основанных на результативности использования современных информационных и коммуникационных технологий.

 

Коммуникации в управлении

Понятие и виды коммуникаций

Для нормальной эффективной организации труда, для управления совместной координированной деятельностью большое значение имеет все, связанное с приемом, переработкой и передачей информации. Здесь необходимы синхронизированность, правильное и точное понимание передаваемого, чтобы последующие действия были также целенаправленны и эффективны. Поэтому многое зависит от организации, построения коммуникативной структуры, коммуникативной связи в социальной группе, организации (учреждении, фирме). Процессы коммуникации, в которых участвуют руководители и работники аппарата управления, являются жизненно важными связующими звеньями между руководителем и его подчиненными, руководителями одного уровня, внешним окружением. В повседневной работе руководитель должен использовать информацию от различных доступных источников. Оперативная деятельность руководителя отличается от его деятельности по принятию решений. Эти два существенных вида деятельности взаимосвязаны и зависят от информации, обрабатываемой и передаваемой внутри организации. Процессы коммуникаций позволяют руководителям эффективно выполнять свою работу и принимать решения о выборе лучшего курса действий для достижения поставленных целей. Коммуникации в организационном контексте включают взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией и передачи сведений между двумя людьми или в группе людей. Организационные коммуникации - это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации и передачи сведений большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяет получать необходимую информацию.

Коммуникации в широком смысле слова рассматриваются как процессы социального взаимодействия, взятые в их знаковом контексте. Цель коммуникации заключается в достижении принимающей стороны точного понимания отправленного сообщения. Организации без коммуникации не существует. В отсутствие коммуникаций работники не имеют информации о том, что делают коллеги, менеджмент не получает первичных данных, а руководители и лидеры не в состоянии отдавать указания. Следовательно, невозможными оказываются координация различных видов деятельности и сотрудничество работников.

Термин «коммуникация» свободно используют в современном обществе, как непрофессионалы, так и специалисты, управленцы-практики. Термин «коммуникация» происходит от латинского «соттиnis», означающего «общее»: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.

Существующие представления о коммуникативных процессах в организации построены на следующей трактовке коммуникаций.

Коммуникация (единовременный акт) - это процесс передачи сообщения от источника к получателю с целью изменить поведение последнего. Коммуникация (коммуникационный процесс) - это обмен информацией между сторонами. Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, поступающей к потребителю посредством обмена, общения.

Все виды управленческой деятельности основаны на обмене информацией. Поэтому коммуникации и называют связующими процессами. Коммуникация и информация различные, но связанные между собой понятия. Коммуникация включает и то, что передается, и то, как это «что» передается. Для того чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей.

По характеру восприятия информации коммуникации делятся на прямые, или целевые (в которых цель сообщения заложена в его тексте), косвенные (в которых информация заложена скорее «между строк») и смешанные.

По взаимодействующим сторонам коммуникации можно разделить следующим образом (рис. 1).

 

Рис. 1 Классификация коммуникаций.

 

Коммуникации обеспечивают реализацию основных функций управления - планирования, организации, мотивации и контроля. Эффективные коммуникации способствуют повышению показателей деятельности организации и уровня удовлетворенности работников трудом, формированию чувства сопричастности к работе организации.

Одна из главных сфер возникновения проблем в организациях - неэффективные коммуникации. Если у людей нет возможности обмениваться информацией, они не смогут работать вместе и достигать общих целей. Значит, эффективные коммуникации являются условием успешной работы любой организации. Соответственно эффективность управления персоналом пропорциональна эффективности коммуникационных процессов в организации.

Коммуникации важны для руководителей по следующим причинам:

руководители тратят большую часть своего времени на коммуникации, поэтому они заинтересованы в улучшении данного вида деятельности;

коммуникации необходимы для эффективного управления, хорошо налаженные коммуникации содействуют организационной эффективности;

мастерство коммуникации необходимо также для выражения действенности авторитета и воли руководителя.

 

Модели коммуникаций

коммуникация политика управление менеджмент

Коммуникации в организациях представляют собой сложные, динамичные и воспроизводящиеся явления, которые могут рассматриваться как действие, взаимодействие и процесс. В зависимости от перечисленных подходов и различаются модели коммуникаций.

. Коммуникация как действие ориентирована на выполнение ряда операций, обеспечивающих передачу определенной информации от одного субъекта к другому. Она представлена на рис. 2.

В этой модели источник разрабатывает послание, состоящее из символов. Символы затем превращаются в сигналы, или кодируются. Сигналы посылаются через каналы для получателя, который их раскодирует, или интерпретирует. В этой модели нет места обратной связи, т.е. коммуникация понимается как одностороннее действие.

 

 

. Коммуникация как взаимодействие предполагает введение элемента обратной связи. Однако линейные связи в данной модели заменены на циркуляционные что делает ее сложной и неточной. Она показана на рис.3.

 

В рамках такой модели построения коммуникаций помимо однонаправленных связей введены циркулярные связи, которые призваны выполнить функцию обратной связи, и используются для подтверждения правильности понимания переданной информации.

. Современная модель коммуникации является более полной, так как отражает коммуникацию как процесс. Принципиальное отличие заключается в отсутствии линейных или циркулярных связей и совпадении источника и получателя информации. Эта модель представлена на рис. 4.

 

Выделяются четыре базовых элемента в процессе обмена информацией:

- отправитель - это лицо, которое собирает или отбирает информацию и передает ее; - сообщение - сущность информации, передающейся устно или закодированной с помощью символов; - канал - средство передачи информации; - получатель - лицо, которому предназначена информация и которое ее воспринимает.

Существуют следующие зависимости получателя и отправителя информации:

) активным в процессе коммуникации должен быть и отправитель, и получатель информации;

) отправителю необходимо как можно точнее знать получателей, для этого нужны рыночные исследования;

)отправителю надо удостовериться, что его послание и получено, и понято - нужны маркетинговые исследования;

4) отправителю необходимо убеждать покупателя, что его послание заслуживает внимания.

В практике управления процесс коммуникаций часто завершается в несколько секунд. Однако на каждом этапе могут возникать свои проблемы. Сам факт обмена еще не гарантирует эффективности общения, т.е. достижения взаимопонимания людей, принимающих участие в коммуникации. Достаточно часто передаваемое сообщение бывает неправильно понятым или искаженным. Соответственно, в таком случае коммуникации являются неэффективными.

Для оценки сущности процесса обмена информацией и условий его эффективности необходимо более детально рассмотреть стадии процесса коммуникаций.

Коммуникационный процесс состоит из ряда стадий и этапов, знание роли и содержания которых позволяет эффективно управлять процессом коммуникации. Традиционно выделяются следующие этапы.

.Этап посылки и кодирования значения начинается с идентификации индивида в рамках данного процесса и формулирования смысла и значения коммуникации. Без идеи практически не может состояться само сообщение и коммуникация, что означает лишение смысла всех последующих шагов. Это очень важный этап, так как именно он определяет эффективность коммуникаций.

.Этап передачи предполагает поступление послания через передатчик в передающий канал, с помощью которого оно путешествует в направлении адресата. Передатчиками могут быть технические средства, химическое или физическое состояние среды, человек. В качестве каналов используются сама среда и технические устройства и приспособления. После определения формы сообщения важно выбрать соответствующий способ его передачи, учитывая фактор времени, возможность барьеров или помех, искажений информации с целью повышения эффективности коммуникаций. Важно, чтобы выбранный канал соответствовал идее и цели сообщения, иначе процесс передачи информации теряет смысл. В ряде случаев при обмене информацией желательно не ограничиваться единственным каналом связи, а использовать определенное сочетание средств передачи информации. Несмотря на определенное усложнение процесса коммуникаций, заметно повышается его результативность. Исследования подтверждают, что одновременное использование средств устной и письменной коммуникации делает эффективней коммуникационный процесс по сравнению с применением только письменных сообщений.

. Этап получения заключается не только в фиксации получения послания, но и в значительной степени в его раскодированности в понятное и приемлемое значение. Осуществление передач позволяет адресату принять сообщение.

Раскодирование включает восприятие, интерпретацию послания и оценку, которая базируется на системе критериальных ценностей получателя. Отправитель стремится к тому, чтобы получатель адекватно воспринял сообщение, точно так, как оно было отправлено. По сути, расшифровка - это перевод символов сообщения в мысли получателя. Точность коммуникации определяется по отношению к идеальному состоянию, когда намерение значения отправителя равно интерпретации этого значения получателем. Возможное искажение связано с наличием в процессе коммуникации помех или шума (любое вмешательство в коммуникационный процесс способно исказить смысл послания).

. Этап обратной связи представляет собой обмен ролями участников процесса коммуникации, при котором весь цикл повторяется снова, но в обратном направлении. Для подтверждения (не подтверждения) ожидаемого результата необходима обратная связь, являющаяся ответом получателя на послание, коммуникация с помощью обратной связи превращается в двустороннее движение и динамический процесс. Возникающая обратная связь замыкает коммуникативный контур. Обратная связь дает возможность узнать, дошло ли послание, и в каком значении, позволяет понять, в какой мере было понято и воспринято изначальное сообщение. Путем обратной связи повышается эффективность коммуникационного процесса. Обратная связь способствует также подавлению (уменьшению) шума, под которым понимают все то, что искажает смысл сообщения. Его источником может быть различия восприятия. Из-за них может меняться смысл сообщения в процессах кодирования и декодирования. В виде помех могут выступать также организационные неполадки между руководителями и подчиненными. Они затрудняют точную передачу информации. Преодоление шумовых помех дает возможность более или менее точно передать сообщение. Но слишком высокий уровень шума может привести к полному нарушению информационного процесса, а, следовательно, к снижению управляемости.

Обратная связь может быть выражена не обязательно в той же кодовой системе, что и полученное послание. Главное, чтобы кодовая система была известна новому получателю. Так, очень часто на какую-то фразу мы отвечаем кивком головы. Для руководителя, как и для другого лица, обратная связь может выступать как прямая (непосредственно наблюдаемое изменение поведения), так и косвенная (снижение производительности, текучка, прогулы, конфликты и т.п.). И то, и другое могут свидетельствовать как об успехе коммуникации, так и о ее неудачах.

 

Формы и методы коммуникаций

 

При выборе вариантов коммуникаций менеджеры должны избегать «чрезмерных перегибов», т.е. предоставления людям такого количества информации, что они не смогут справиться с ее восприятием в полном объеме.

К числу наиболее распространенных форм коммуникаций относятся следующие формы передачи информации: - устная, - письменная, электронная.

Устная форма коммуникации предлагает большой выбор. Возможности включают организационную структуру, собрания, инструктаж, общение один на один или устную презентацию в группе.

Среди конкретных требований, предъявляемых к устным коммуникациям, следующие:

цели устного общения. Цель будет влиять в большой степени на содержание и стиль презентации.

подготовка: соберите материал из многих источников и отсейте материал, оставьте существенные и относящиеся к делу факты и убедитесь, что все факты и цифры достоверны.

организация. Постройте презентацию посредством отбора основных вопросов с дополнительными данными и расположите их в логической последовательности.

наглядные пособия. Используйте их для поддержания внимания, чтобы помочь служащим усвоить информацию.

тренировка. Попросите, кого-нибудь посмотреть, как вы практикуетесь.

презентация. Поддерживайте зрительный контакт со слушателями. Управляйте своими чувствами, поощряйте обратную связь.

Письменные средства передачи информации. Преимущества:

его можно прочитать;

оно может содержать сложную информацию и поэтому для лучшего усвоения его можно прочитать несколько раз;

его можно передать тем людям, с которыми контакт сложен по каким либо причинам;

оно может быть гибким в отношении объема и отдельных частностей, так что количество информации может быть определено в соответствии с потребностями разных участников;

оно может вызвать меньше эмоциональных реакций, чем разговор.

Методами письменных коммуникаций могут быть: докладные записки, письма, доска объявлений, внутренние журналы и газеты, отчеты и т.д.

Электронные коммуникации. За последние годы произошли кардинальные изменения в информационных технологиях, охватывающих появление новых продуктов, применение компьютеров и способов хранения информации. Непосредственное отношение к компьютеризованным управленческим информационным системам имеет телекоммуникационный взрыв. Границы между компьютерными технологиями и телекоммуникациями становятся менее заметными, компьютеры осуществляют коммуникации, а телекоммуникации становятся более компьютеризованными.

Методами электронных коммуникаций могут служить: электронная почта, Internet, электронные доски объявлений, сотовые телефоны, портативные компьютеры, факсимильные аппараты, модемы и т.д. Преимуществом такого вида коммуникаций является быстро передачи и уменьшение бумажной работы, а недостатком - отсутствие непосредственного личного контакта.

 

Коммуникационная политика

 

Коммуникационная политика включает определение целей коммуникаций, пути их достижения, содержание распространяемой на различные аудитории информации, планирование обратной связи. Для успешной коммуникационной политики необходимо, кроме технологических разработок, соответствующее подразделение, включающее, как минимум, аналитико-прогностическую группу, группу по связям с общественностью и социологическую группу. Это позволит организации:

создать возможность для своевременного выявления и решения коммуникационных проблем;

сделать исходящую информацию более управляемой;

рационально выбирать цели коммуникаций;

обеспечить более высокий уровень обратной связи для повышения эффективности коммуникаций.

Реализацию коммуникационной политики требует разработки коммуникационной стратегии, которую традиционно сводят к планированию маркетинговых коммуникаций. Коммуникативная стратегия формируется для обеспечения корпоративной общеорганизационной миссии, отражающая социальную концепцию бизнеса. Понимание корпоративной миссии лежит в основе всех коммуникационных мероприятий, проводимых как внутри организации, так и вне нее. В первом случае доведение корпоративной миссии до каждого сотрудника помогает лучше и адекватнее уяснить цели бизнеса. Во втором случае - обеспечивает нужной информацией потребителей, акционеров, поставщиков.

Таким образом, очевидно, что эффективное коммуникационное обеспечение организации предполагает разработку для каждой контактной аудитории своей конкретной коммуникационной стратегии, ориентированной на объекты корпоративных интересов. Из них формируется совокупная базовая коммуникационная стратегия организации. Важным с точки зрения управления является следующее положение. Коммуникационную стратегию нельзя рассматривать как канонический свод принципов, правил и действий, от которых ни при каких обстоятельствах нельзя отступать. На практике стратегия больше похожа на лишь относительно устойчивую систему постоянно координируемых, увязываемых с меняющейся ситуацией, прямых и ответных действий, неотвратимо приближающих организацию к намеченной цели.

 

Заключение

 

Итак, важнейшая часть процесса управления - коммуникации. Коммуникации, выступая как процесс обмена информацией, знаниями, интеллектуальной собственностью являются важным институтом управления.

Они представляют собой межличностное и организационное общение (служащих разных рангов, вышестоящих и нижестоящих органов и организаций, общение с негосударственными организациями).

В постиндустриальном развитии существенно изменилось содержание коммуникаций, появилась коммуникация с общественной средой. Появились новые формы взаимодействия, новые виды коммуникаций, стала коммуникация стратегическим ресурсом развития.

Среди множества вариантов коммуникационных технологий бесспорным лидером за последние годы стал Internet. Он стал важнейшим элементом информационной инфраструктуры мирового сообщества.

Коммуникацию как функцию управления следует рассматривать как составную часть структуры интеллектуального капитала.

Маркетинговые коммуникации приносят пользу двояко: поддерживая фирменную марку, они помогают покупателям принять правильное решение; обеспечивают высокую результативность общения с реальными и потенциальными потребителями для продвижения в общественном сознании новых продуктов и идей.

Таким образом, коммуникация в управлении государством и муниципальными образованиями - это не только актуальная теоретическая проблема. Современные научные принципы и приемы позволяют внедрять новые информационные подходы и модели управления во все его виды, и, прежде всего в государственное управление. Применение на практике современных информационных и коммуникационных технологий способствует повышению оперативности принятия и эффективности контроля исполнения решений, обеспечению устойчивости и оптимизации процесса государственного и муниципального управления, являясь его неотъемлемой функцией и одним из действенных средств. Распространение социальных коммуникаций в управлении, расширение масштабов и повышение роли информационных технологий, компьютерных сетей, телекоммуникаций в перспективе будут нарастать. Следовательно, возрастет и значение этих факторов для оптимизации управленческих решений государства, для тесной связи с институциональной и всей социальной средой.

Успех или неудачу любой организации, существующей в современных рыночных условиях сегодня определяют не только избыток или недостаток ресурсов или капитала, но и «концепции, которые люди держат в своих головах и качество доступной им информации».

Список используемой литературы

 

1. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» от 20 февраля 1995 г. // Собрание законодательства Российской Федерации. 1995. №8. Ст. 609.

. Государственная служба России: диалог с обществом. - М., 2000.

3. В.А. Козбаненко Государственное управление. - М., 2003.

. М.М. Назаров Массовая коммуникация в современном мире: методология анализа и практика исследований. - М., 1999.

. М.М. Рассолов Проблемы управления и информации в области права. - М., 2001.

. М.М. Тихомиров Системы информационной и интеллектуальной поддержки управленческой деятельности в структурах государственной службы. - М., 2001.

. Основы теории управления: Учеб. пособие / Под ред. В.Н. Парахиной, Л.И. Ушвицкого. - М.: Финансы и статистика, 2003.

9. Н.И. Глазунова Государственное (административное) управление: Учеб. М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004.

КУРСОВАЯ РАБОТА

Дисциплина: Теория управления

Тема: Коммуникация как функция управления

 

 

Студентки группы Г-103С/2В

Рыжиковой Светланы Николаевны

 

Санкт-Петербург 2011

 

Содержание

Введение

1. Понятие коммуникации как функции управления

. Коммуникации в управлении

Понятие и виды коммуникаций

Модели коммуникаций

. Организационные коммуникации

Значение организационных коммуникаций в функционировании организации

Формы и методы коммуникаций

. Коммуникационная политика

5. Коммуникация в менеджменте и маркетинге

6. Коммуникации в государственном управлении

Связи с общественностью и культура государственных организаций

Заключение

Список используемой литературы

 

Введение

 

Управление - универсальный и необходимый элемент окружающего нас мира. В предельно широком смысле слова - это различные способы воздействия субъекта (субъектов) на объект (объекты), изменяющие положение, поведение и свойства субъекта (субъектов). Однако под управлением чаще всего понимают целенаправленное воздействие со стороны людей (созданных ими устройств) на те объекты, которые поддаются регулированию. Управленческие связи реализуются через отношения людей. Общество представляет собой целостную организацию со сложной структурой. Отсюда потребность в выражении общей связи и единства социальных процессов.

Все функции управления требуют принятия решения, коммуникации и обмена информацией. Основное требование для принятия решения - наличие адекватной и точной информации. Коммуникации - единственный способ получения такой информации.

Коммуникация как функция управления представляет собой обмен информацией, знаниями, интеллектуальной собственностью в процессе взаимодействия социальных групп, общностей, личностей, экономических систем.

Невозможно переоценить важность коммуникаций в управлении. Едва ли не все, что делают руководители для достижения определенной цели, требует эффективного обмена информацией - т.е. коммуникаций. Коммуникации выполняют жизнеобеспечивающую роль в каждой организации. Если вдруг перекрыть потоки сообщений в организации, то она прекратит свое существование.

Коммуникации представляют собой один из наиболее дискуссионных процессов в области управления, по отношению к которому четкости и ясности в понимании пока не достигнуто. На практике эффективные коммуникации являются основным необходимым условием успешного достижения стоящих перед организацией целей. Вместе с тем именно коммуникации составляют сейчас одну из наиболее сложных проблем в менеджменте и являются еще не достаточно отработанными.

По разным оценкам специалистов, руководители расходуют около 75 - 95% времени своего времени на работу с информацией, что вполне закономерно, так как наличие достоверной информации и ее своевременная передача являются важнейшими предпосылками обеспечения эффективного управления.

Сегодня отношение науки к коммуникациям существенно меняется. За последние годы появилось множество работ, посвященных межличностным и организационным коммуникациям. Основной вывод заключается в том, что коммуникации как вид деятельности являются наиболее важной составляющей эффективного управления. Коммуникации играют важную роль для управленческой и организационной эффективности. Однако существуют оценки специалистов, в соответствии с которыми коммуникации являются основной причиной большинства возникающих в мире проблем.

Цель работы - показать коммуникацию как функцию управления, не только в функционировании организации, но и ее роль, и значение в государственном и муниципальном управлении.

Государство является обладателем, носителем и распорядителем публичной власти. Важнейшее и необходимое условие функционирования власти - получение, анализ, выдача и эффективное использование информации. Поэтому государственное управление - это, во многом, принятие и реализация решений, основанных на результативности использования современных информационных и коммуникационных технологий.