Глава 1. Информационные технологии

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение

Глава 1. Информационные технологии

Общее понятие об информационных технологиях

Задачи информационных технологий

Роль персонального компьютера в информационных технологиях

Глава 2. Работа со средствами телекоммуникации и связи

Автоматизированная передача информации

Модемы и их типы

Телефональная связь

Радиотелефонная связь

Видеоконференции

Телеграфная и факсимильная связь

Глобальная информационная сеть Интернет

Заключение

Список литературы

Приложение

персональный компьютер информация телефон интернет

 

 

Введение

Управленческий процесс в любой сфере жизни общества, по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации для выработки необходимых управленческих решений. Каждое принятое решение - это новая информация управляющего органа, предназначенная как для использования внутри самой организации, так и для внешних потребителей.

Информационные технологии - это современные виды информационного обслуживания, организованные на базе компьютерной техники и коммуникационных средств, предназначенные для автоматизированного сбора, обработки, хранения, передачи и использования информации для получения определенных, заведомо ожидаемых результатов.

Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации. Этим и обусловлена актуальность темы.

Цель данной работы: изучение и систематизация знаний об информационных технологиях в современном делопроизводстве.

Объект исследования: информационные технологии в делопроизводстве.

Предмет исследования:влияние информационных технологий на совершенствование делопроизводства.

Исходя из цели, были поставлены следующие задачи:

Ø Рассмотреть понятие «Информационные технологии»;

Ø Определить принципы работы и значение информационных технологий в делопроизводстве;

Ø Изучить виды средств телекоммуникации и связи, принцип их работы и значение в делопроизводстве.

Метод исследования: анализ учебной и методической литературы по проблеме исследования.

Структура работы: введение, две главы, заключение, приложения и список использованной литературы.

Глава 1. Информационные технологии

Глава 2. Работа со средствами телекоммуникации и связи

Модемы и их типы

 

В последнее время модем (модуляция - демодуляция) становится неотъемлемой частью компьютера. С помощью модема компьютер превращается из обособленного компьютера в звено глобальной сети. Модем позволяет, не выходя из дома, получить доступ к базам данных, которые могут быть удалены от вас на многие тысячи километров. Разместить сообщение на BBS (электронной доске объявлений), доступной другим пользователям, скопировать с той же BBS интересующие вас файлы, интегрировать домашний компьютер в сеть вашего офиса, при этом (не считая низкой скорости обмена данными) создается полное ощущение работы в сети офиса. Кроме того, воспользовавшись глобальными сетями можно принимать и посылать электронные письма фактически любой конец земного шара. Глобальные сети дают возможность не только обмениться почтой, но и участвовать во всевозможных конференциях, получать новости практически по любой интересующей вас тематике.

Существуют три основных способа соединения компьютеров для обмена информацией: непосредственная связь, через асинхронный порт; связь с использованием модема; связь через локальные сети.

Рассмотрим процесс подтверждения связи между компьютером и модемом. В начале сеанса связи компьютер должен удостовериться, что модем может произвести вызов (находится в рабочем состоянии). Затем, после вызова абонента, модем должен сообщить компьютеру, что он произвел соединение с удаленной системой. Это происходить следующим образом. В компьютер попадает сигнал по линии DTR, чтобы показать модему, что он готов к проведению сеанса связи. В ответ модем попадает сигнал по линии DSR. Когда модем произвел соединение с другим, удаленным модемом, он подает сигнал по линии DCD, чтобы сообщить об этом компьютеру. Напряжение на линии DSR сообщает модему, что компьютер не может далее продолжать сеанс связи, например, из-за того, что выключено питание компьютера. В этом случае модем прервет связь. Падение напряжения на линии DCD сообщает компьютеру, что модем потерял связь и не может больше продолжать соединение. В таком случае эти сигналы дают ответ на наличие связи между модемом и компьютером.

Существует более высокий уровень, который используется для управления скоростью обмена данными, но он также реализуется аппаратно. Практически управление скоростью обмена данными (управление потоком) необходимо, если производится передача больших объемов данных с высокой скоростью. Когда одна система пытается передать данные с большей скоростью, чем они могут быть обработаны принимающей системой, результатом может стать потеря части передаваемых данных, чем то, которое может быть обработано, используют управление связью, называемое управление потоком. Стандарт RS-232-C определяет возможность управления потоком только для полудуплексного соединения, при котором в каждый момент времени данные могут передаваться только в одну сторону. Фактически этот механизм используется и для дуплексных соединений, когда данные передаются по линии связи одновременно в двух направлениях.

Регистр идентификации прерывания. Считывания его содержимое, программа может определить причину прерывания. Управляющий регистр доступен по записи и чтению. Этот регистр управляет различными характеристиками UART: скоростью передачи данных, контролем честности, передачи сигнала BREAK, длиной передаваемых слов(символов).

Регистр управления модемом. Он управляет состоянием выходных линий DTR, RTS и линий, специфических для модемов: OUT1 и OUT2, а также запуском диагностики присоединенных вместе входе и выходе асинхронного адаптера.

Регистр состояния линии. Он определяет причину ошибок, которые могут возникнуть при передачи данных между компьютером и микросхемой UART.

Регистр состояния модема. Этот регистр определяет состояние управляющих сигналов, передаваемых модемов асинхронному порту компьютера.

 

Телефонная связь

Сегодня телефонная сеть - это совокупность узлов коммуникаций, роль которых выполняют автоматические телефонные станции (АТС), и соединяющих их каналов связи. АТС соединяются с друг другом по так называемым соединительным линиям. Современная АТС - это программно управляемая коммутационная система, работающая с цифровыми сигналами.

Важной характеристикой современной АТС считается коэффициент концентрации абонентов - отношение числа абонентов АТС к числу ее внешних каналов. Дело в том, что при обращении к АТС внутреннего абонента ему выделяется определенный внешний канал, так как количество внешних каналов у АТС намного меньше количества подключенных к ней абонентов.

Полный, всемирно уникальный номер абонента состоит из кода страны, кода региона внутри страны, номера АТС внутри региона, номер абонентского терминала внутри автоматических телефонных станций.

Телефонные аппараты весьма разнообразны как по своему конструктивному исполнению, так и по своим сервисным возможностям. Интерес представляют телефонные аппараты - коммутаторы секретаря. Секретарь принимает по этому телефону все звонки внешних абонентов и обрабатывает их в соответствии с указаниями руководителя. Наиболее важные функции этого телефонного аппарата - коммутатора:

Ø многоканальность;

Ø возможность переадресации на другой номер;

Ø организация телефонных конференций;

Ø постановка абонента на удержание;

Ø наличие электронного справочника.

В офисах целесообразно использовать внутриучрежденческие телефонные системы микро - офисной и мини - офисной АТС, так как необходима постоянная оперативная связь сотрудников, а обеспечение каждого сотрудника сотовым или городским телефоном дело дорогостоящее. Внутриучрежденческие телефонные системы используют собственные телефонные станции или коммутаторы и подразделяются:

Ø на учрежденческие АТС, которые обеспечивают внутреннюю связь всех подразделений фирм без обращения к внешней телефонной сети;

Ø диспетчерскую телефонную связь, которая является важнейшим видом оперативной производственной связи между подразделениями предприятия, непосредственно связанными с ходом производственного процесса;

Ø технологическую телефонную связь, объединяющую персонал, управляющий локальным технологическим процессом производства;

Ø директорскую телефонную связь, которая обеспечивает служебную связь руководителей со всеми подчиненными.

Основными достоинствами современных офисных АТС являются их автоматическая работа и практически бесплатное пользование внутренней телефонной связью.

Радиотелефонная связь

Радиотелефонная связь является самым оперативным и распространенным видом связи с мобильными абонентами. Создание систем радиотелефонной связи не требует прокладки дорогостоящих телекоммуникаций, проведения сложных инженерных работ. Эту связь можно организовать в считанные дни, независимо от рельефа местности и погодных условий. Радиотелефонную связь можно классифицировать по различным признакам: числу абонентов, распространенности по стране, сервисным возможностям телефонных аппаратов и др. Однако все эти характеристики принято рассматривать применительно к каждой из шести разновидностей радиотелефонных систем: система сотовой радиотелефонной связи, системы транкинговой радиотелефонной связи, проводные телефоны с радиотрубкой, радиотелефонные удлинители, системы персональной спутниковой радиосвязи, системы персонального радиовызова.

Сотовая система радиотелефонной связи обслуживает территорию, разделенную на множество небольших зон - сот, каждая из которых обслуживается своим радиоаппаратуры. Эти зоны на плане города формируют структуру, похожую на пчелиные соты (отсюда и название). Существует также роутинг - автоматическая переадресации поступившего вызова к абоненту, перешедшему в другую зону обслуживания. Эта услуга предоставляется не всеми операторами и стоит дороже ромиуга.

Транкинговая (магистральная) связь - наиболее оперативный вид двухсторонней мобильной связи с подвижными абонентами, максимально эффективный для координации их действий в целях производственной необходимости. Транкинг - это совокупность каналов связи, автоматически распределяемых между пользователями, поэтому такой сигнал связи наиболее перспективен и эффективен для мгновенной связи между группами, объединившимися по организационному признаку. Система транкинговой связи включает в себя базовую станцию (иногда несколько), ретранслятор и абонентские радиостанции с телескопическими антеннами. В транкинговых системах вместо одного канала, к которому обращается несколько пользователей, содержится группа каналов, доступных всем пользователям данной системы.

Существует несколько базовых разновидностей транкинговых систем: без канала управления, с выделенным каналом управления, системы без выделенного контрольного канала.

Система без канала управления - свободный канал «помечается» специальным сигналом - маркером. Центральная станция такой системы периодически передает определенную последовательность, автоматически распознаваемую станцией абонента. В случае вызова радиостанция занимает любой из свободных каналов. Все это происходит незаметно для пользователя: не нужно беспорядочно нажимать клавиши и прислушиваться шумам эфира.

Система выделенным каналом управления сама определяет наличие незанятых каналов и переключает на них станцию абонента. Микропроцессорный блок управления контролирует все базовые станции в зоне обслуживания. Один из каналов выделяется для использования исключительно в целях управления и представляет собой своеобразное «руководящее звено» данной системы. Его основная функция - установление соединения между двумя абонентами сети. У таких систем наличие выделенного канала управления увеличивает общее количество радиоканалов системы.

Телефоны с радиотрубкой (радиотелефоны) - это телефоны аппараты, имеющие обычную проводную связь с телефонной АТС, в которых шнур к телефонной трубке заманен на ридиолинию. Для реализации такой возможности и в телефонном аппарате и в трубке имеются моломощные приемопередающие радиоустройства. Дальность действия составляет от нескольких метров до не скольких километров в зависимости от модели радиотелефона и условий его использования.

Сервисные возможности радиотелефонов: двухстороняя связь между базавым блоком и радиотрубкой через громкоговорящие отбратимые динамики, автоматическая смена когда доступа в трубке при каждом ее подключении к базовому блоку, сигнализация при выходе из зоны уверенной связи с базовым блоком, память на десять выделенных номеров и память последнего набранного номера при помощи нажатия одной клавиши, дистанционное управление автоответчиком с радиотрубки, записи сообщений на общее время, равное 15 мин и др. Наряду с простыми радиотелефонами выпускаются офисные радиотелефонные системы обеспечивающие более полный охват территории крупной фирмы.

Радиоудлинители - это почти то же самое, что и телефоны с радиотрубкой, только имеющие большую мощьность и предназначены для связи с удаленными мобильными сотрудниками.

Персональная спутниковая радиосвязь - чудотехнология, использующая комплексы космических ретрансляторов для соединения с любым абонентом, находящимся в любой точки Земли. В наши дни создана мощная сеть с путников охватывающая весь мир, позволяющая помимо дуплексной телефонной связи обеспечить целый ряд сервисных возможностей, таких как организация факсимильной связи, электронной и голосовой почты, режим персонального радиовызова, возможность подключения к радиотелефону портативного компьютера и др.

Системы персонального радиотелефоного радиовызова (радиопоисковой связи) предназначены для оперативного поиска и передачи информации абонентам этих систем. Они состоят из центральной приемопередающей аппаратуры, связанной радиоканалами с миниатюрными приемниками, индивидуально закрепленными за абонентами системы. Абонент, имеющий такой приемник, держит его в дежурном режиме, при поступлении вызова с центральным пульта приемник издает вибрационный или звуковой сигнал, привлекающий внимание абонента. Абонент включает в приемник в рабочим режим и выслушивает либо просматривает на миниатюрном дисплее посылаемое ему сообщение.

Системы персонального радиовызова бывают локальные и региональными. Локальными системы применяются на территории одного предприятия или организации и используют, как правило, низкочастотные радиоканалы. У низкочастотных радиопоисковых системах передача информации только односторонняя: от центрального пульта к абонентам. Региональные системы используют высокочастотные каналы, работающие в диапазоне нескольких десятков и сотен мегагерц, и охватывают значительно больших территорий.

Пейджиговая сязь - это связь высокой оперативности низкой стоимости, а также эффективность использования частотного ресурса. Основной пейджиговой системы является пейджиговый терминал - приемопередающее устройство с контроллером, ретранслятором, пультом управления и антенной. Пейджеры бывают тоновые, цифровые и текстовые. Текстовые пейджеры самые совершенные. Они могут служить записной книжкой, ежедневником с системой таймеров, оповещающих о времени встречи.

 

Видеоконференции

 

В настоящее время реально проведение по видеосвязи консилиумов, взаимных консультаций, семинаров, дистанционного обучения с демонстрацией необходимых графических и видеоматериалов и др. Но есть и трудности, особенно при проведении видеоконференций, а именно видеоконференции сейчас чаще всего рассматриваются как наиболее перспективный и экономически целесообразный вариант видеосвязи

Видеоконференции принято классифицировать по числу связей, поддерживаемых одновременно с каждым компьютером:

Ø настольные - для организации связи между двумя ПК;

Ø студийные предназначены для передачи видеоконференции из одной точки во многие (выступление перед аудиторией);

Ø групповые предполагают общение одной группы пользователей с другой.

В настоящее время существует как минимум четыре варианта сетевого решения для реализации систем видеоконференций: локальная вычислительная сеть, глобальная сеть Интернет, обычная телефонная сеть и цифровая сеть с интегрированными услугами. Большинство систем работают с цветным изображением и имеют экранный буфер («белая доска»), на котором можно рисовать, писать заметки, вставлять изображения и использовать иные средства неречевого общения. Некоторые системы обеспечивают совместное использование приложений, что позволяет участникам вместе работать над документом с помощью текстового или графического редактора.

Такие системы будут весьма полезны для:

Ø партнеров, совместно разрабатывающих или обсуждающих бизнес - проекты;

Ø инженеров при коллективной работе над сложными системами;

Ø коммерсантов желающих разговаривать с различными клиентами;

Ø журналистов для оперативной передачи материалов на телестудию;

Ø сотрудников охраны для дистанционного наблюдения за объектом;

Ø врачей, желающих проконсультироваться у ведущего специалиста;

Ø президента компании, чтобы независимо от своего местоположения видеть при беседе лицо своих заместителей и чиновников.

К сожалению, пока системы видеоконференций очень дорогостоящие, и это больше предметы роскоши, нежели инструменты эффективной творческой, технической и управленческой деятельности. Да и обслуживающий персонал недостаточно подготовлен для работы с системами видеоконференций.

 

Заключение

 

Использование новых информационных технологий в делопроизводстве организаций, безусловно, на сегодняшний день является одной из актуальнейших тем в сфере делопроизводства.

В ходе поставленной цели, нами было выдвинуто ряд конкретных задач, которые решались в процессе исследования.

При их решении мы пришли к следующим выводам:

Ø Информационные технологии существуют в автоматизированном и традиционном (бумажном) видах.

Ø Цель любой информационной технологии - получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе.

Ø Самые важные характеристики офисной системы - надежность, эргономичность, производительность.

Ø Для оперативной передачи информации используются системы автоматизированной передачи информации по каналам связи.

Таким образом, в современном делопроизводстве без информационных технологий обойтись нельзя, как мы видим, что их возможности позволяют ускорить процесс в делопроизводстве его введения. Приведенные в работе программы, системы, протоколы и поисковые системы и виды связей, доказывают что они, облегчают и помогают введению делопроизводства, благодаря чему современное делопроизводство стало наиболее мобильным и коммуникабельным.

 Сегодня современное делопроизводство полностью подвержено компьютеризации, что свидетельствует о необходимости создании и внедрении подобных информационных технологий.

 

 

Список литературы

 

1.Андреева, В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие / В.И. Андреева. - М.: КНОРУС, 2007. - 248 с.

. Басаков, М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003): учебное пособие / М. И. Басаков. - е изд., перераб. и доп. - Москва: Дашков и К°, 2006. - 344 с.

.Березина, Н.М. Современное делопроизводство. - СПб.:Питер, 2007. - 272 с.

.Годин, В.В., Корнеев, И.К. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учебник. - М.: Высшая школа, 2001. - 240 с.

.Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления / под ред. Т.В. Кузнецовой. - М., 2000. - 450 с.

.Кобук, С.Пп, Кирсанова, М.В. Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления. Новые обязательные правила: Практическое пособие / М. В. Кирсанова, С. П. Кобук, Ю. М. Аксенов. - Москва: Омега-Л, 2007. - 239 с.

.Кудрявцев, В.А. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудрявцев. - М.: СПО, 1996. - 362 с.

.Кузнецов, И. Н.Делопроизводство: учебно-справочное пособие / И. Н. Кузнецов. - 3-е изд., перераб. и доп. - Москва: Дашков и К°,2007. - 519 с.

.Кузнецов, И.Н. Рефераты, курсовые и дипломные работы. Методика подготовки и оформления: Учебно-методич. пособие. - 5-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2007. - 340 с.

.Кузнецов, И. Н.Секретарское дело: учебно-справочное пособие / авт.-сост. И. Н. Кузнецов. - Москва: Дашков и К°,2006. - 367 с.

. Куперштейн, В.И. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении / В.И. Куперштейн. - СПб.:БХВ, 1999. - 326 с.

. Лирин, М.В. Управление документацией и новые информационные технологии / М.В. Лирин. - М.: Научная книга, 1998. - 278 с.

. Непогода, А.В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации. 75 образцов основных документов / А. В. Непогода, П. А.Семченко. - Москва: Омега-Л, 2007. - 477 с.

. Пшенко, А.В. Делопроизводство: практ. пособие / А.В. Пшенко, Л.А. Доронина. - М., 2004. - 341 с.

.Пшенко, А.В. Секретарь-референт высокой квалификации. Документационное обеспечение управленческой деятельности: учеб пособие для учащихся учреждений нач. проф. образования / А.В. Пшенко. - М.: Издательский дом «Академия», 2007. - 272 с.

. Сапков, В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства: учебное пособие / В. В. Сапков. - 2-е изд., стер. - Москва: Академия, 2007. - 286 с.

. Симонович, С. В. Информатика для юристов и экономистов: учебник / под ред. С. В. Симоновича. - Санкт-Петербург: Питер, 2006. - 687 с.

. Семченко, Петр Алексеевич. Непогода, Александр Владимирович. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации. 75 образцов основных документов / А. В. Непогода, П. А. Семченко. - Москва: Омега-Л, 2007. - 477 с.

. Хандашева, Л.Н. компьютер и другаяоргтехника для секретаря-референта: Учебник / Л.Н. Хандашева. - Ростов н/Д.: Феникс, 2003. - 374 с.

 

 

Приложение 1

 

Основные информационно-компьютерные технологии в офисе

Виды работы, выполняемой секретарем-референтом	Основные универсальные информационные технологии
Работа с документами
Подготовка и создание документа Оформление документа Прием и передача Регистрация документов и контроль за их исполнением Хранение информации и организация доступа к ней, справочная и информационная деятельность	Технология баз данных Интеллектуальные информационные технологии (словари, переводчики) Сетевые информационные технологии. Информационные технологии, поддерживающие факсимильную связь Электронная почта Технология баз данных Технология создания каталогов Windows Преобразование бумажного документа в электронный вид, обеспечение безопасности документа, сжатия информации и др.
Организационная работа
Подготовка и организация презентаций	Презентационные информационные технологии
Организация рабочего дня Организация совещаний Подготовка совещаний, деловых встреч	Электронный органайзер Телеконференция Технология баз данных Электронные словари и переводчики
Помощь в информационном обеспечении процедур принятие решений	Интеллектуальные информационные технологии (экспертные системы, аналитические информационные системы)
Доклад и обсуждение работ с руководителем	Коррекция организационной работы

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение

Глава 1. Информационные технологии

Общее понятие об информационных технологиях

Задачи информационных технологий

Роль персонального компьютера в информационных технологиях

Глава 2. Работа со средствами телекоммуникации и связи

Автоматизированная передача информации

Модемы и их типы

Телефональная связь

Радиотелефонная связь

Видеоконференции

Телеграфная и факсимильная связь

Глобальная информационная сеть Интернет

Заключение

Список литературы

Приложение

персональный компьютер информация телефон интернет

 

 

Введение

Управленческий процесс в любой сфере жизни общества, по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации для выработки необходимых управленческих решений. Каждое принятое решение - это новая информация управляющего органа, предназначенная как для использования внутри самой организации, так и для внешних потребителей.

Информационные технологии - это современные виды информационного обслуживания, организованные на базе компьютерной техники и коммуникационных средств, предназначенные для автоматизированного сбора, обработки, хранения, передачи и использования информации для получения определенных, заведомо ожидаемых результатов.

Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации. Этим и обусловлена актуальность темы.

Цель данной работы: изучение и систематизация знаний об информационных технологиях в современном делопроизводстве.

Объект исследования: информационные технологии в делопроизводстве.

Предмет исследования:влияние информационных технологий на совершенствование делопроизводства.

Исходя из цели, были поставлены следующие задачи:

Ø Рассмотреть понятие «Информационные технологии»;

Ø Определить принципы работы и значение информационных технологий в делопроизводстве;

Ø Изучить виды средств телекоммуникации и связи, принцип их работы и значение в делопроизводстве.

Метод исследования: анализ учебной и методической литературы по проблеме исследования.

Структура работы: введение, две главы, заключение, приложения и список использованной литературы.

Глава 1. Информационные технологии