Рівень автоматизації обліку основних засобів на Кіровоградській митниці

 

Для обліку основних засобів на Кіровоградській митниці використовується програма “Облік основних засобів” та програма “Фінанси”.

Програма “Облік основних засобів” застосовується для безпосереднього первинного обліку основних фондів, складання звітності з обліку основних засобів, поточного контролю за наявністю і рухом основних засобів тощо.

Структуру програми “Облік основних засобів” складають вхідний потік інформації, вихідний потік інформації, настройка програми, додаткові програми з обліку основних засобів.

Під вхідним потоком інформації можна розуміти періодичні (сам первинний облік основних засобів) та одноразові (складання довідкової інформації) дані, які заносяться до бази знань програми.

У програмі існують наступні довідники:

- довідник рахунків бухгалтерського обліку, у якому зазначається план рахунків бухгалтерського обліку для бюджетних установ;

- довідник груп та видів основних засобів, призначений для групування однорідних основних засобів;

- довідник видів операцій, призначений для автоматичного здійснення проведень;

- довідник матеріально-відповідальних осіб, де зазначаються посадові особи, яким передані основні засоби на зберігання від звіт;

- довідник відділів, де зазначаються відділи митного органу, в яких находяться основні засоби;

- довідник норм амортизацій, де вказуються групи основних засобів та їх норма амортизації;

- довідник кореспондуючих рахунків, де вказуються основні кореспондуючи рахунки з обліку основних засобів;

- довідник стану основних засобів.

Облік транспортних засобів у програмі ведеться окремо від інших основних засобів. Програма дозволяє введення інформації через накладні (прихід, відпуск на сторону, списання, внутрішнє переміщення) так і використовуючи меню Облік ОЗ “облік засобів (без а/м)” надходження (вибуття, зміна балансової вартості). також у цьому режимі можна вводити інформацію за допомогою інвентарної картки. Для перегляду введеної інформації в базу даних використовується функція “перегляду картотеки”. Ця функція дозволяє використовувати значно великий набір фільтрів для сортування та відбору необхідної інформації за запитом, виключаючи ту інформацію, яка не потрібна на даний момент користувачу.

Для введення інформації по транспортним засобам використовують такі ж прийоми, що й для інших основних засобів. Але для транспортних засобів призначена додаткова можливість обліковувати та контролювати пробіг автомобільного транспорту.

Вихідна інформація формується як за стандартними формами (що надаються в пакеті з програмою), так і за розробленими самостійно додатковими формами.

Стандартні вихідні форми:

- Відомість наявності основних засобів по відділам;

- Інвентаризаційні описи;

- Відомість складу основних засобів по групам та видам;

- Знос (по рахункам та витратам);

- Бухгалтерська проводка;

- Звіт про стан основних засобів по групам, по матеріально- відповідальним особам;

- Відомість обліку дорогоцінних металів.

У звітах є можливість видавати інформацію по відділам, групам та видам основних засобів та матеріально-відповідальним особам. Недоліком формування вихідної інформації є: по-перше, дублювання даних як у формах, так й самих форм, по-друге, наявність форм, які не використовуються та форм, які непередбачені нормативними документами для використання. У програмі вихідна інформація може бути виведена на екран, на принтер та на фізичні носії даних. Також позитивним є те, що інформацію можна вводити з раніше збережених файлів.

Програма дозволяє робити автоматичну переоцінку основних засобів за заданими індексами.

Програма “Фінанси” використовується для формування узагальненої інформації у оборотній відомості, меморіальному ордері № 9 та 16, головній книзі.

Основним недоліком, і дуже суттєвим, є відсутність суміщення форматів даних програми “Облік основних засобів” та програми “Фінансів”. Автоматичне формування облікових регістрів відсутнє, що значно ускладнює та збільшує час обробки бухгалтерської інформації (приходиться формувати базу даних двічі: перший раз – у програмі “облік основних засобів”, другий – у програмі “фінанси”).