Учетная карточка научного работника, государственного и муниципального служащего

 

Учетная карточка предназначена для учета научных работников в научных, научно-исследовательских, конструкторских, образовательных и других учреждениях и организациях осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии.

Карточка ведется как по месту основной работы, так и по месту работы по совместительству.

Заполняется она в одном экземпляре сотрудником кадровой службы на научных работников на основании соответствующих документов (диплома доктора наук или кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также на основании опроса работника. Заполненная учетная карточка должна быть подписана научным работником, на которого она составлена, и заверена руководителем кадровой службы, заместителем руководителя организации по управлению персоналом либо руководителем организации.

При заполнений учетной карточки нужно руководствоваться следующими правилами:

ученая степень записывается на основании диплома Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени (доктора наук, кандидата наук);

в пункте 4 "Послевузовское профессиональное образование" указываются наименование организации (учреждения), в которой (котором) была окончена аспирантура, адъюнктура, докторантура, дата ее окончания, номер, серия и дата выдачи соответствующего удостоверения;

сведения об ученом звании профессора и старшего научного сотрудника по специальности (для научных работников), доцента и профессора по кафедре (для научно-педагогических работников) заполняются на основании соответствующего аттестата. Ученое звание младшего научного сотрудника (ассистента) записывается на основании приказа руководителя научно-исследовательского учреждения.

Хранятся учетные карточки в отдельной картотеке по месту работы. Перемещения научного работника по работе и изменения его о графических данных отмечаются в учетной карточке.

На каждого научного работника также ведется личная карточка.

При увольнении научного работника в учетной карточке делается соответствующая отметка, а по истечении 1 года с момента увольнения карточка уничтожается.

Личное дело

 

Личное дело - это совокупность документов, персонального учета в которых отражены наиболее полные сведения о работнике и его деятельности.

Личные дела заводятся на руководящих работников всех рангов, государственных и муниципальных служащих обязательно (в соответствии с Федеральным законом "Об основах государственной службы в РФ" от 31.07.95г. № 119-ФЗ (с внесенными изменениями от 27 мая 2003 г. № 58-ФЗ")), специалистов, работников, располагающих материальными или информационными ресурсами, владеющих ценными или конфиденциальными сведениями, документами, базами данных. На рабочий и технический персонал организации, личные дела, как правило, не заводятся. Все необходимые сведения отражаются в личной учетной карточке формы Т-2. Личное дело работника оформляется в течение семи рабочих дней с момента приема его на работу в организацию. Оформление и ведение личного дела осуществляется работником кадровой службы в приспособленном для этих целей помещении на основании представленных работником документов.

Личное дело включает в себя следующие разделы:

. Анкетно-биографические и характеризующие документы;

анкету;

автобиографию;

копии (ксерокопии) документов об образовании;

личное заявление о приеме на работу или об увольнении;

выписки из приказов о приеме на работу или об увольнении копии таких приказов);

трудовой договор;

заявления работника о переводах;

представления на переводы, выдвижение, зачисление в резерв;

выписки из приказов о перемещении (копии таких приказов);

аттестационные листы;

характеристики и рекомендательные письма;

отзывы должностных лиц о работнике;

выписки (копии) из документов о присвоении почетных званий, ученой степени, награждения государственными наградами;

копии наградных листов;

иные документы.

. Дополнительные документы, к которым относятся:

старые аттестационные листы, кадровые справки, анкеты;

карточки учета (листы) поощрений и взысканий;

характеристики с прежнего места работы;

справки о состоянии здоровья;

фотографии;

другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным.

Все документы личного дела подшиваются в обложку (папку). На ней указываются фамилия, имя, отчество, дата принятия на работу (дата заведения личного дела), номер личного дела.

В каждом разделе личного дела ведется внутренняя опись, в которую записывают наименование всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа и кем изъят, по какой причине. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием даты составления. При временном изъятии вместо документа вкладывается лист-заменитель.

Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются. Документы в личном деле рекомендуется располагать в последовательности, указанной в каждой части личных дел. Все документы, поступающие в личное дело, должны располагаться в хронологическом порядке.

В личные дела, как правило, не входят документы второстепенного значения (например, справки с места жительства, о жилищных условиях, о состоянии здоровья и т.д.).

Первоначально в личное дело группируются документы, отражающие процесс приема на работу:

заявление о приеме на работу;

анкета;

автобиография;

характеристика или рекомендация;

копии документов об образовании;

выписка из приказа о приеме на работу;

карточка (лист) поощрений и взысканий;

внутренняя опись.

В дальнейшем в личное дело подшиваются документы, оформляемые в процессе деятельности работника:

аттестационные листы;

представления к перемещению работника;

другие характеризующие и дополнительные материалы, указанные выше.

В личном деле сосредоточены документы, содержащие персональные данные работника, под которыми в соответствии со ст.85 Трудового кодекс РФ понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Поэтому работа с материалами дела должна осуществляться в соответствии с требованиями, установленными главой 14 Трудового кодекса РФ.

Прежде всего, работодатель должен создать механизмы защиты персональных данных, т.е. материалов личного дела. Сотрудник кадровой службы, руководители структурных подразделений, а также иные ответственные работники организации должны быть под расписку ознакомлены с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников (т.е. получение, хранение, комбинирование, передачу или любое другое использование персональных данных) и их обязанности. Работники организации также знакомятся с этими документами, но уже с позиции информирования об их же правах.

Доступ к материалам личного дела разрешается только специально уполномоченным лицам. В первую очередь - это сотрудники кадровой службы. Они имеют доступ ко всем материалам личного дела, так как сами же и компонуют его. Доступ к персональным данным работников, содержащимся в личных делах, могут иметь руководители структурных подразделений и иные ответственные должностные лица, представители работников (однако только к тем данным, которые необходимы для выполнения конкретных функций). Сотрудники кадровой службы должны ограничивать требуемую информацию (например, если бухгалтерия требует представления данных об иждивенцах для определения льгот по налогам, то предоставляются только те документы, которые содержат указанные сведения).

Передача персональных данных о работнике в пределах организации (например, выдача выписок, копий справок и т.д.) должна регулироваться локальным нормативным актом организации, с которым каждый поступающий в организацию работник знакомится под расписку. В таком акте определяются:

перечень ответственных работников, имеющих доступ к личным делам;

условия и механизм допуска к личным делам;

порядок хранения личных дел, а также обработки персональных данных, содержащихся в материалах личного дела;

права работников на ознакомление с материалами личного дела;

ответственность должностных лиц, имеющих доступ к материалам личного дела, за нарушение установленных требований обработки персональных данных;

другие вопросы.

Свободный доступ ко всем материалам своего личного дела имеет работник. Однако он не вправе производить какие-либо исправления, вносить записи, извлекать из дела какие-либо документы и помешать новые. Поэтому знакомиться с материалами своего личного дела работник может только в присутствии сотрудника кадровой службы. Если работнику необходимы какие-либо документы (выписки, копии) или записи, он может обратиться к инспектору по кадрам, который и оформит необходимые документы. Ограничение на свободный доступ работника к своим персональным данным может быть установлено только федеральным законом.

Если работник при ознакомлении с материалами своего личного дела обнаружил неверные данные, он имеет право требовать их исключения или исправления. Если какие-то данные кажутся работнику неполными, он также обращается к сотруднику кадровой службы с требованием о дополнении персональных данных. Такое же требование работник может выдвинуть в том случае, если в ходе ознакомления с материалами личного дела он обнаружит документы, обработанные с нарушением Трудового кодекса РФ. При отказе кадровиков удовлетворить требования работника он в письменной форме составляет заявление работодателю, в котором поясняет свое несогласие с записями, содержащимися в материалах личного дела, а также обосновывает свое несогласие. Документы, содержащие персональные данные оценочного характера (например, характеристику, представление, др.), работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения. Все сделанные работником заявления по поводу его персональных данных, включаются в личное дело.

Личное дело выдается для ознакомления только до конца рабочего дня и под расписку лица-получателя в контрольной карточке.

Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. В каждое дело вкладывается фотографическая карточка работника, на обороте которой указываются фамилия, имя, отчество. Фотографии обновляются с определенной регулярностью (как правило, 1 раз в 5 лет). Личные дела подлежат полному оформлению, что означает:

1. Подшивку или переплет дела. Документы, составляющие дело, подшиваются в скоросшиватель на четыре (три) прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи, а в начале дела, в необходимых случаях - бланки форм для внутренней описи документов дела;

2. Нумерацию листов в деле. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, простым графическим карандашом или нумератором. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно;

3. Составление заверительной надписи дела. Заверительная надпись необходима для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации (порядок составления рассматривается в главе VI настоящего справочника);

4. Составление внутренней описи документов дела

. Внесение в реквизиты обложки дела названия организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др.

Датами личного дела являются даты подписания приказа (распоряжения) о приеме (начало) и приказа (распоряжения) об увольнении (окончание) лица, на которое оно заведено.

Личное дело ведется на протяжении трудовой деятельности работника в организации.

В отделе кадров личные дела хранят только на работающих. Для хранения используются сейфы или шкафы. Личные дела группируются по структурным подразделениям, а внутри каждой группы - по номерам. Сейфы и шкафы должны запираться на замок и опечатываться.

После увольнения работника его личное дело извлекается из папки и оформляется для передачи на хранение. Личные дела руководителя организации, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранят постоянно, а личные дела работников - 75 л. ЭПК.

Образец оформления обложки личного дела приведен в приложении № 4.

Алфавитная карточка

 

Для быстрого нахождения необходимого личного дела ведется алфавитная картотека, состоящая из алфавитных карточек.

В отдельных случаях, при малой численности работников, в организации допускается ведение алфавитной книги учета личных дел.

Алфавитные книги и алфавитные карточки являются документами постоянного хранения.

Для контроля за своевременным возвратом выданных или высланных для ознакомления документов из личного дела и предотвращения их утраты используется специальная контрольная карточка, которая заполняется на каждое дело. Является аналогом карточки-заместителя. Отличие состоит в том, что контрольная карточка оформляется только для личных дел.

В ней указывается номер личного дела, фамилия, имя, отчество работника на которого она заведена, даты выдачи личного дела, кому оно выдано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, и дата возвращения дела.

Контрольная карточка хранится в личном деле.

Для учета движения кадров, для учета документов, создаваемых в кадровой службе ведутся различные журналы регистрации. Формы этих журналов могут быть разработаны министерствами и ведомствами, работниками кадровых служб. Обложки журналов должны быть из плотной бумаги или картона, на обложку наносится наименование организации, наименование кадрового подразделения, вид журнала.

Данные о работнике, ответственном за ведение журнала приводятся на лицевой или оборотной стороне обложки журнала, или на каждой странице журнала. Они могут оформляться и на последней странице. Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений.

Журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью и заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя по персоналу либо самим руководителем организации.

Записи в журнале должны выполняться чернилами (пастой) синего, черного или фиолетового цвета. Не разрешается делать исправления, подчистки, удалят записи с помощью корректирующих средств. Все изменения записей вносятся также, как и в трудовую книжку. Журналы не разрешается передавать сотрудникам других подразделений организации. В процессе ведения журналы хранятся у лица, ответственного за его ведение. По окончанию журнала учета на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала.

Образец алфавитной карточки приведен в приложении № 5.