Стили – это функциональные разновидности общенационального языка, которые различаются типичными языковыми средствами в зависимости от цели и сферы человеческого общения.

В языковой практике выделяют, как правило, пять стилей:разговорный, публицистический, научный, деловой и художественный. Все стили, кроме разговорного, функционируют преимущественно в письменной форме. Их результативность и подбор языковых средств зависит од умения правильно обозначить приоритеты в каждом из стилей на основе социальных критериев: сферы распространения, влияния на публику и цели общения.

Разговорный, публицистический и художественный стили относятся к субъективным стилям, хотя степень влияния на аудиторию у них разная: разговорный стиль – индивидуально-субъективный, публицистический – гражданско-субъективный, а художественный – общественно-субъективный.

Разговорный стиль реализует преимущественно коммуникативную функцию языка и делится на подстили: разговорно-бытовой, светский, ораторский и устного народного творчества. Первый является собственно разговорным, остальные охватывают элементы других стилей.

Поскольку коммуникация в разговорном стиле осуществляется путем диалога, его главной цельюявляется установление психологического контакта. Исходя из этого, языковые средства, которые содействовали бы реализации поставленной цели, должны быть максимально простыми и понятными.

Произношение позволяет употреблять фонетические разновидности, не всегда совпадающие с литературными нормами, но не выходят за рамки национального языка. Интонационный спектр (паузы, темп, ритм, ударение) охватывают широкий диапазон и вместе с невербальными средствами (жестами, мимикой) усиливают преимущества устного общения.

Синтаксис характеризуется неполными предложениями (у которых нет полной информации без контекста), простыми синтаксическими конструкциями со свободным порядком слов, активными оборотами, большим количеством вводных слов. Психологическое напряжение поддерживают вопросительные и восклицательные предложения.

Лексика этого стиля чаще всего разговорно-бытовая, общеупотребительная с почти полным отсутствием специальной терминологии. Для нее характерно употребление профессионализмов, эмоционально окрашенных слов, диалектизмов и жаргонизмов.

Публицистический стиль реализует преимущественно информативную и волюнтативную функции языка(вот почему он делится на подстили:информативный с жанрами выпуска новостей, интервью, репортажа; аналитический с жанрами аналитической статьи или передачи; торжественно-декларативный, реализующийся в поздравлениях по поводу юбилеев или важных событий; агитационный, приближающийся к деловому стилю в объявлениях и рекламах; художественно-публицистический, функционирующий в жанрах очерка и фейлетона.

Сфера распространения публицистики – прежде всего средства массовой информации. Этот стиль предназначен для общения с публикой, следовательно, целью, которую ставит перед собой автор публицистической статьи ли выступления, является не столько информирование граждан по поводу той или иной проблема, сколько формирование общественного мнения, толчок к действию и принятию решений. Цель обуславливает подбор языковых средств, фактов, информации, которые заставили бы читателя, слушателя или зрите ля действовать так, а не иначе.

 

Поскольку собеседник в сфере публицистики абстрактен, произношение илексика в отличие от разговорного стиля должна быть максимально нормативной.

Синтаксисхарактеризуется постановкой риторических вопросов, призывов и императивов с восклицательной интонацией (Ты записался добровольцем? Свобода или смерть!), а также наличием сложных предложений,  вводных слов и вставных конструкций, обращений, однородных членов предложения, инверсий, цитат, на авторитет которых можно опираться.

Для лексики характерна эмоциональность, фразеологическая и метафорическая насыщенность, наличие абстрактных слов, общественно-политической терминологии, языковых клише типа беседа прошла в теплой и дружественной обстановке, которые легко «вживляются» в сознание граждан.

Художественный стиль отличается от других стилей, прежде всего, тем, что вбирает в себя элементы любого стиля. Его предназначение связано с выполнением эстетической функции языка – разнообразными языковыми средствами отобразить художественную картину мира. Этот стиль, таким образом, формирует эстетические и культурные вкусы отдельного человека и нации в целом. В этом смысле художественную картину мира нельзя отождествлять с политической и торговой рекламой. Чего стоят, например, лозунги и призывы Возродим духовность! или Возможность доказана делом! на фоне рекламы сантехнических изделий или водки. Такое «объединение» уродует национальное сознание человека и превращает в фарс патриотические чувства гражданина.

Если иметь в виду связанность процесса патриотического воспитания с фольклором и литературным творчеством, то станет понятным, что постижение глубин национального языка невозможно без понимания художественного стиля. Вот почему его характерной чертой является незамкнутость, что определяет жанровую палитру художественного стиля с использованием всего фонетического, лексического, грамматического и стилистического арсенала национального языка. В рамках художественного стиля выделяются эпические (рассказ, повесть, романи т.п.), лирические (гимн, элегия, эпиталама, идиллия, мадригал, песня, послание и др.) и драматические жанры (драма, комедия, трагедия) и такие художественные средства, как метафора, метонимия, сравнение, эпитет, гипербола, аллегория. Распространены также экспрессивная, оценочная и эмоциональная лексика, интонационное разнообразие на уровне монолога, диалога и полилога, предложения всех типов сложности.

Научный и деловой стили отличаются от других объективностью.

Научный стиль реализует, прежде всего, мыслеобразующую и номинативную функции. Это стиль научных трудов по разным отраслям науки и техники, производственной и хозяйственной деятельности, учебной литературы, научно-популярных изданий, который характеризуется широким использованием абстрактных понятий, научных и технических терминов, номенклатурных наименований. Поскольку он обслуживает научную сферу, главной его целью является объективное, доказательное, точное и непредвзятое изложение информации.

В связи с этим в рамках научного стиля выделяются такие подстили: собственно научный, касающийся ученых конкретной отрасли (используется в монографиях и научных статьях); учебно-научный, функционирующий в учебных посох, учебниках и справочниках (характеризуется наличием определений, правил, пояснений, а также системой упражнений и заданий); научно-публицистический, где научная информация излагается языковыми средствами публицистического стиля; производственно-технический, который обеспечивает информацией различные производственные и хозяйственные  сферы деятельности.

Специфические языковые средства научного стиля – специальные научные символы, условные сокращения, формулы, таблицы, списки, информация, поданная в виде графиков. Текстам присуща четкая логическая структура, его членение на отдельные пункты, параграфы, абзацы, частое цитирование с обязательной ссылкой на адресата.

В синтаксисе разрешается только прямой порядок слов, превалируют пассивные конструкции и подчинительные предложения цели, условия, следствия или результата.

Лексика характеризуется наличием специальных терминов, абстрактных слов и понятий, научной фразеологии, в которой недопустимо разное толкование слов, эмоциональная окраска, метафоричность.

Деловой стиль,активизируя познавательную и профессиональную функции языка,удовлетворяет потребности общества в документальном оформлении актов государственной, общественной, политической, экономической и производственной жизни и деятельности, деловых отношений между государствами, организациями и отдельными гражданами в официальной сфере их общения.

В деловом стиле в зависимости от сферы его употребления выделяют подстили: дипломатический, в таких жанрах, как нота, коммюнике, меморандум, соглашение, конвенция; юридический (распространен в указах, законах, кодексах, уставах) иканцелярско-деловой (заявления, справки, характеристики, доверенности, автобиографии, приказы, акты, распоряжения и т.п.).

Внешняя объективность любого из этих жанров и субъективная направленность автора документов на конкретный результат не всегда совпадают, т.к. главной целью того, кто составляет документ, является достижение максимально положительного результата с помощью минимальных языковых средств.

Итак, языковые средства делового и научного стилей должны опираться на такие требования:

1. Объективность, предполагающая отсутствие каких бы то ни было субъективно-оценочных моментов в языке документов. Это означает, что большинство из них должно составляться от имени юридического лица, а местоимение может присутствовать лишь в личных документах (например, автобиографии): Институт просит, Дирекция обращается, но Я, Иванов Иван Александрович, родился… В других случаях тексты приобретают безличностный характер: Заводу необходимо, Просим и др. В научных текстах, кром этого, местоимение мы употребляется в значении я (Мы считаем, Мы пришли к выводу… Мы полагаем…), что является свидетельством научной этики, а в деловых документах Вы – это «эквивалент» конкретного имени собственного, что подтверждается употреблением прописной буквы  (Господин Иванов В.И.! Прошу Вас явиться…). В деловом и научном стилях не желательно употребление повелительного или условного наклонений. Излишняя категоричность или поиск руководителями и представителями власти виновных в прошлом разрушают диалогическую природу слова, рождают психологический дискомфорт в обществе и не способствуют продуктивной деятельности. Вот почему повелительные конструкции, типа делай, пиши, сделал бы нужно передавать инфинитивом, безличной формой (откомандировать бригаду слесарей, задание не выполняется) или языковым моделями реального действия в настоящем времени (общество не интересует, «что было бы, если бы …», а «что делается …»). С этой точки зрения в деловом и научном контексте вне нормы находится употребление эмоционально окрашенных или оценочных слов типа очень, хорошо, прекрасно, высокий процент и т.п., диалектизмов, жаргонизмов или профессионализмов. Исходя из этого, степени сравнения прилагательных и существительные, передающие место работы или проживания образуются с помощью аналитических форм, а не аффиксов, неуместно подчеркивающих субъективное мнение авторов (не пол нейш ий и не дон чан е, завод чан е, а более полный, наиболее полный; жители села, работники завода). Те же самые нормативные требования относятся к синтаксису делового документа:

– не употреблять прямую речь (кроме цитирования фрагментов документа);

– не пользоваться восклицательными, побудительными или вопросительными предложениями;

– акцентировать в деловой речи пассивные конструкции (страдательные обороты), подчеркивающие объективность, перенесение внимания на факт осуществления конкретного действия и решение проблемы, а не на вину конкретного лица (последнее – прерогатива разговорного или публицистического стилей): Задание по поставке вагонов не выполняется, а не Вы не выполняете задание по поставке вагонов;

– отдавать предпочтение «расщепленным» сказуемым (не выполним, а будем выполнять), потому что отсутствие категоричности будет свидетельствовать, что документ опирается на объективную возможность выполнения действия.

 2. Логическая последовательность реализуется в способах подачи материала, который должен соответствовать внешней хронологической логике автобиографий, протоколов, отчетов, внутренней логике осмысления (причинно-следственная последовательность служебных, пояснительных записок)  последовательная логика описаний, которые характеризуют явления посредством перечисления признаков или свойств (описательная характеристика отчетов, актов, приказов, постановлений). Внешними признаками логической последовательности являются также тесная логическая связь между предложениями, частотность признаков цели, причины, результативности (для этого, с этой целью, итак, таким образом, познакомившись с делом и др.), четкое членение текста на отдельные пункты, абзацы, параграфы, разделы.

3. Убедительность.Учитывая, что деловой и научный стили, как правило, опосредованные, это одна из наиболее важных требований не только к языку, но и к способу обоснования соответствующего документа.

Так, в заявлении или письме о материальной помощи (наиболее распространенных в наше время документах) просьба, завершающаяся словами в связи с тяжелым материальным положением, не может быть объективной, убедительной и не приведет к положительному результату, кроме случаев, когда этот результат запрограммирован предварительной беседой с подчиненным. Причина должна быть высказана в понятной и обоснованной форме, с точным подбором фактов (Прошу предоставить мне материальную помощь в связи со свадьбой…, по болезни… и т.п.). При этом документ должен быть лаконичным (в нем отображаются лишь основные положения и аргументы), что достигается предварительным обдумыванием его содержания, составлением плана и подбором аргументов.

4. Доказательность.  Это требование позволяет закрепить убедительность текста, ограниченного, как правило, одной страницей, необходимыми приложениями (копиями справок, статистическими данными и т.п.), которые, безусловно, помогут достичь положительного результата. При этом не может бать ни убедительности, ни доказательности, если в деловых документах (особенно в рекламе) из-за непонятной для большинства «моды» будут использованы иноязычные термины типа консалтинг или инжиниринг.

5. Унификация и стандартизация – постоянная работа, которую должны проводить соответствующие структуры, отслеживая стандартные ситуации,  создавая бланки документов с типичными языковыми формулами и предупреждая, таким образом, возможные производственные или социальные конфликты (такие бланки изготавливаются при возникновении 20% стандартных ситуаций в официальной сфере жизнедеятельности).

Унификация охватывает все уровни языка: словарный запас, морфологию, синтаксис, пунктуацию и даже стили. Так, например, благодаря унификации, менеджер, работающий с корреспонденцией, знает, что главная информация в письме содержится в первой фразе, причем чаще всего в конце. Вот почему, осмотрев только начало письма, он сортирует корреспонденцию по тематическим признакам и по степени важности сообщений.

Типизация языковых средств – одна из актуальнейших проблем делопроизводства, которая должна решаться как на уровне государства научными институтами, так и на производстве, в конкретной организации или учреждении.

6. Ясность изложения и точность описания. Документ обладает юридической силой только при условии выбора точного слова и термина, понятного для большинства, устранения профессионализмов, при отсутствии орфографических и пунктуационных ошибок. Для русского языка это принципиальное требование, т.к. под влиянием межъязыковой русско-украинской синонимии, неправильного выбора нужного слова или его формы возникает огромное количество двусмысленностей и неясностей: похвальный лист «лист с дерева?» изукр. лист подяки «благодарственное письмо» вместо похвальная грамота; заведующий кафедры из укр. завідувач кафедри вместо заведующий кафедрой; согласно с приказом из укр. згідно з наказом вместо согласно приказу; думаю за это или думаю про это из укр. думати про це вместо думаю об этом; комиссия для составления резолюции из укр. комісія для скдання резолюції вместо комиссия по составлению резолюции; на заказ из укр. на замовлення вместо по заказу; благодарить  дирекции из укр. дякувати дирекції вместо благодарить дирекцию; до сентября включительно из укр. до вересня включно вместо по сентябрь включительно и т.п.).

 

3.3. Понятие о документе. Классификация и требования к документам

Любой орган государственной власти в процессе своей деятельности имеет дело с документами, их подготовкой, принятием, хранением и исполнением. В документах отражается их многогранная управленческая деятельность.

Документ (от лат. documentum – поучительный пример, способ ведения) – основной вид письменной деловой речи, содержащий информацию, зафиксированную на материальном носителе, основной функцией которого является сохранять и передавать ее во времени и пространстве. Он оформлен в установленном порядке и имеет в соответствии с действующим законодательством юридическую силу. Юридическая сила документа – это свойство служебного документа, данное действующим законодательством, которое является основанием для того, чтобы решать правовые вопросы, осуществлять правовое регулирование и управленческие функции.

Главной составляющей документа является информация, то есть самые разнообразные данные, сведения, сообщения и т.п.

В соответствии со стандартами ISО, информация может быть записана любыми способами фиксирования каких-либо сведений, то есть не только с помощью знакового письма, но и изображения, звука и т.п. Такое определение позволяет причислить к документу все материальные объекты, которые можно использовать для передачи информации в обществе.

Для документа характерной чертой является также стабильная материальная форма. Таким образом, документ – это единство материальной формы и зафиксированной в ней информации. Двуединая природа документа –  одна из его особенностей, отсутствие какой-либо из перечисленных составляющих уничтожает документ как таковой.

Каждый документ является частью системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации как ее элемент.

Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, объема, единых требований к их оформлению. Управленческие документы, являющиеся частью официальных документов, обеспечивают управляемость объектов управления.

Поэтому языковые средства документов должны соответствовать следующим основным принципам:

1. Объективность – достигается употреблением языковых единиц, которые не называют лица говорящего (изложение от третьего лица, использование безличных конструкций, напр.: Комиссия приняла..., Предложено внести на рассмотрение...).

2. Стандартность – предполагает использование готовых, проверенных практикой словесных формул, которые легко воспринимаются и точно описывают ситуацию (использование речевых оборотов, стандартных предложений и клише, например...: Принять к сведению... Комиссия пришла к выводу...).

3. Логическая последовательность – проявляется в пределах предложения или текста документа, которые строятся с четким соблюдением последовательности изложения материала, порядком расположения частей текста (вступление, основная часть, выводы) и разделением его на абзацы и пункты, а также предусматривает использование языковых средств, которые указывают на причинно-следственные связи (потому что, так как, в силу того, что), подчеркивают очередность событий или явлений (потом, сначала одновременно), обозначают результативность выполнения действий (следовательно, таким образом, в результат е) и др.

4. Ясность изложения и точность описания – достигается, когда в документе избегают профессионализмов, правильно подбирают слова и термины, точно определяющие и описывающие предметы, факты, события или явления действительности.

5. Убедительность – обеспечивается обоснованием высказанного в документе мнения, доказательностью материала, точностью в подборе цифровой информации.

6. Лаконичность – достигается употреблением простых предложений общепринятых сокращений, условных обозначений, а также стандартных оборотов.

 

Различные факты, события и явления в деятельности организации, в том числе органов государственного управления и местного самоуправления, требуют соответствующего оформления, а это вызывает необходимость в составлении различных по названию, форме и содержанию документов. С целью подготовки документа, который должен соответствовать всем требованиям и для удобства работы с ними, их классифицируют по группам и видам.

Классификация документов – это их деление на классы по наиболее общим признакам сходства или различия с целью формирования на этой основе дел. Для этого в пределах одной организации могут быть составлены классификационные схемы, или классификаторы. Они бывают двух типов: структурные и производственно-отраслевые. Первые разделяют документацию на части в соответствии со структурными подразделениями. В этом случае рубрики – это структурные подразделения, а статьи – названия документа. Согласно производственно-отраслевой классификации документы разделяют на группы по разным квалификационным признакам.

Чтобы документ имел все вышеперечисленные свойства, он должен соответствовать нижеперечисленным требованиям:

- выпускаться полномочным органом согласно его компетенции;

- не противоречить действующему законодательству и постановлениям вышестоящих органов;

- быть составленным по установленной форме;

- соответствовать задачам, базироваться на фактах, быть достоверным и убедительным;

- содержать конкретные указания и предложения;

- быть должным образом отредактированным и оформленным.

Согласно признакам классификации и группам выделяют такие виды документов (см. табл.).

Таблица. Классификация основных документов в делопроизводстве

№ п/п	Признаки классификации	Виды документов	Примечания и примеры
1	2	3	4
1	Специализация	Общие Специализированные	По административным вопросам. По финансовым вопросам. По коммерческим вопросам.
2	Назначение	Распорядительные   Организационные     Информационные	Документы, отражающие вопросы оперативного управления организацией. Документы, регламентирующие деятельность организации, определяя ее функции и функции ее элементов. Документы, в которых содержится информация о фактах, событиях, явлениях, произошедших в организации и за ее пределами.
3	Место составления	Внутренние     Внешние	Созданные на том предприятии, где они функционируют.   Поступили из другой организации или направлены другим организациям или гражданам.
4	Направление движения	Входящие   Исходящие	Документы, созданные за пределами организации и направленные в организацию. Документы, созданные в организации, но используются за ее пределами.
5	Источники возникновения	Первичные Вторичные	Характеризуют состояние предприятия. Получены на основе анализа и обобщения сведений, приведенных в первичных документах.
6	Форма	Стандартные     Индивидуальные	Создаются в соответствии с четко определенными нормами и правилами, не признавая отклонений от образцов. Создаются в произвольной форме.
7	Способ создания	Типовые Трафаретные     Индивидуальные	Есть текстовый образец (заявление). Часть текста уже напечатана, другая указывается при заполнении (квитанции, листок по учету кадров и др.). Письма, отзывы, рецензии.
8	Техника воспроизведения	Рукописные Воспроизводимые механическим способом На аудио и видео пленке Для пользования на компьютере	Написанные от руки. Напечатанные.     Аудио или видео запись какого-либо события.   Воспроизведены для работы на компьютере.
9	Степень гласности	Совершенно секретные Секретные   Для служебного использования   Общедоступные	Имеют очень ограниченный доступ, хранятся в специальных условиях. Хранятся в отдельных комнатах, выдаются сотрудникам по специальному списку, их регистрация и учет ведется в специальных книгах. Сохраняются в сейфах, выдаются для работы в соответствии с утвержденным руководителем списком. Документы, с которыми могут ознакомиться все желающие, без ограничений.
10	Сложность	Односложные Сложные	Состоят из одного вопроса. Содержат в себе два или больше вопросов.
11	Стадии создания	Оригинал   Копии	Документ, созданный впервые и должным образом оформленный. Он может быть размножен копиями. В юридическом отношении подлинник и копия равнозначны. Копия представляет собой точное воспроизведение оригинала, имеет в верхнем правом углу отметку “Копия” и заверенная в установленном порядке. Различают три разновидности копий: отпуск - это копия оригинала документа, остается у отправителя; выписка - копия, воспроизводящая часть оригинала; дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утерей оригинала.
12	Срок хранения	Постоянного хранения Длительного хранения Временного хранения	Документ сохраняется 75 лет.   Документ сохраняется свыше 10 лет.   Документ сохраняется до 10 лет.
13	Средства фиксации (отражения)	Письменные (рукописные, печатные) Графические     Фото, кино документы	Включают в себя все рукописные и машинописные документы, изготовленные на различных аппаратах и печатным способом. Чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы, которые ценны своей иллюстративностью. Дают возможность запечатлеть те объекты, явления, процессы, которые зафиксировать другими средствами трудно или невозможно. Фотодокументы дают возможность производить точную звукозапись информации, их широко используют при протоколировании собраний, совещаний, заседаний и т.п.
14	Содержание	Организационно- распорядительные Финансово-учетные Снабженческо-бытовые
15	Наименование	Положения, приказы, инструкции, отчеты, акты, записки, письма	Однако классифицировать документы по названию не следует, поскольку есть документы одинаковые по названию, но достаточно разные по смыслу, например, “Заявление”.
16	Срок исполнения	Срочные Очень срочные   Обычные, бессрочные	Требуют исполнения в сроки, установленные законом, правовым актом, руководителем или по способу отправления вручения (телеграммы, телефонограммы) и т.д. с пометкой “Срочно”. Не требуют временного подхода.
17	Юридическая сила	Настоящие     Поддельные	Бывают действительными, то есть такими, которые имеют юридическую силу на данный момент и недействительными, то есть утратившими силу в связи с истечением срока действия (договор контракта). Возникают вследствие материальной или интеллектуальной подделки. Материальные подделки - к содержанию настоящего документа вместо правильных вносят неправильные сведения, делают исправления, подчистки. Интеллектуальные подделки - выражаются в составлении и выдаче документа заведомо ложного содержания, хотя и правильного с формальной стороны.
18	Происхождение	Служебные   Личные	Касаются интересов предприятий и организаций. Касаются определенной личности, и есть являются именными.
19	Степень обязательности	Директивные Информационные	Требуют обязательного ответа. Используются к сведению.

 

Документы, которые поступают в организацию извне, классифицируется по другой схеме, учитывающей следующие признаки:

- номинальные (объединяются по названию: протоколы, приказы, акты);

- предметные (объединяются по однородному содержанию, например, внедрение передовых методов реализации товаров и т.п.);

- авторские (объединяют документы, составленные одним заведением, учреждением или лицом, например, пришедшие из Министерства финансов и налоговой администрации и т.п.);

- корреспондентские (объединяется переписки с определенным заведением или лицом);

- географические (объединяются документы, связанные с несколькими корреспондентами, которые расположены на определенной территории);

- хронологические (объединяются документы, относящиеся к определенному периоду: годовые отчеты, годовые финансовые планы и т.д.).

Классификация является необходимым условием стандартизации и унификации документов.

Стандартизация – это установление единых норм и требований, предъявляемых к документам. Унификация документов – это установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил составления, оформления и создания трафаретных текстов. Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют достичь единообразия в структуре и обработке информации, способствуют наработке прогрессивных методов работы с документами. Целью стандартизации и унификации является рационализация процессов подготовки выполнения, поиска документов; сокращение документопотоков: повышение управления и создания оптимальных условий для машинной обработки управленческой информации.

К основным этапам унификации и стандартизации документов относятся: установление круга документов, которые вращаются в организации; стандартизация формуляров и текстов документов; трафаретизация формуляров документов.

С целью стандартизации утверждена серия государственных стандартов на управленческую документацию, а также ряд стандартов на документы, которые чаще всего встречаются в управленческой деятельности предприятия.

Трафаретизация – это такой способ унификации текстов, по которым информация, характерная для группы документов, условно делится па трафаретную (постоянную) и индивидуальную (переменную). На этой основе создаются сборники трафаретных текстов, при этом некоторые из них имеют запасные варианты. Письмо с трафаретным текстом состоит из двух частей: типовой (трафаретной) и переменной (вставки).

Трафаретизация может включать весь документ, его часть, отдельный абзац или предложения. Типичные тексты позволяют сэкономить до 50-75% времени их создания при стопроцентной гарантии, что ни одно слово в них не будет пропущено.

Трафаретные тексты вводятся в действие приказом руководителя организации. Их разработка должна основываться на государственных стандартах, что позволяет не только повысить производительность труда, но и способствует повышению культуры делопроизводства.

 

3.4. Особенности оформления документов

Совокупность документов, которые взаимосвязаны между лицом, взаимодействуют и создают целостные образования с определенными специфическими чертами называют системой документации. Наиболее многочисленной является система управленческих документов. Специфику различных сфер деятельности общества воспроизводят специфические (отраслевые) документационные системы (банковская, юридическая, хозяйственно-договорная, научная, учетно-финансовая, налоговая, рекламная, издательская и др.).

Документирование управленческой информации - создание служебных документов, содержанием которых является управленческая информация. Управленческая документация - система документации, обеспечивающая выполнение функций управления.

Общим для всех видов и типов документов является требование четкого соблюдения правил их оформления в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами. Особое значение при этом имеет соблюдение всех реквизитов документа.

Документ представляет собой совокупность отдельных элементов, которые называют реквизитами. Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. В зависимости от вида делового бумаги набор реквизитов и порядок их, расположение разный. Однако существуют установленные единые модели построения однотипных документов –  формуляр-образец, который соответствует требованиям действующих государственных стандартов.

В Донецкой Народной Республике требования к документированию управленческой информации и организации работы с документами в учреждениях устанавливает Типовая инструкция по делопроизводству в органах государственной власти, органах местного самоуправления Донецкой Народной Республики (далее – Инструкция), утвержденная Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 16.10.2015 г. № 19-27.

Также следует руководствоваться Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти Донецкой Народной Республики, утвержденных Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 10.01.2015 № 1-2.

Инструкция определяет такой состав реквизитов документов учреждения:

а) Государственный герб Донецкой Народной Республики (изображение Государственного Герба Донецкой Народной Республики размещается на верхнем поле бланка с угловым расположением реквизитов над серединой наименования учреждения, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля.);

б) код учреждения (проставляется согласно Единому государственному реестру юридических и физических лиц – предпринимателей);

в) наименование учреждения (должно соответствовать наименованию, указанному в положении (уставе) о нем. Сокращенное наименование учреждения употребляется в случае, если оно официально зафиксировано в указанных документах. Сокращенное наименование размещается (в скобках или без них) ниже полного отдельной строкой в центре документа);

г) справочные данные об учреждении (включают в себя: почтовый адрес, номера

телефонов, телефаксов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и т.д. Справочные данные размещаются ниже наименования учреждения или структурного подразделения. Реквизиты почтового адреса указываются в такой последовательности: название улицы, номер дома, название населенного пункта, района, почтовый индекс.

д) наименование документа (располагается слева или посередине строки во всех документах, кроме писем).

е) дата документа (дата его подписания, утверждения, принятия, регистрации или издания. Дата указывается арабскими цифрами в одну строку в такой последовательности: число, месяц, год. Дата оформляется цифровым или словесно - цифровым способом. В случае оформления даты цифровым способом число и месяц проставляются двумя парами цифр, разделенными точкой; год - четырьмя цифрами, точка в конце не ставится. Например: 02.03.2015);

ё) регистрационный номер документа (состоит из порядкового номера документа в границах группы регистрируемых документов, который дополняется индексами, применяемыми в учреждении);

ж) ссылка на регистрационный номер и дату адресата (для исходящих документов этот реквизит является обязательным и располагается ниже или на уровне регистрационного номера в специально отведенном месте на бланке);

з) место составления (издания) документа (располагается в верх