Общая характеристика документирования в органах государственной власти

 

Любая трудовая деятельность начинается с приема на работу. Для государственных гражданских служащих особенно важно, чтобы уже на этом этапе были соблюдены все существующие правила и нормы законодательства. Только при этом условии дальнейшая деятельность будет правомочной.

Поступлению на гражданскую службу посвящена статья 22 Федерального закона "О государственной гражданской службе Российской Федерации" [22].

В соответствии с этой статьей можно поступить на гражданскую службу, за исключением случаев, указанных в Законе, только по результатам конкурса. Однако по решению руководства государственного органа на должности, относящиеся к группе младших должностей, конкурс может не проводиться.

Порядок и условия проведения конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы устанавливаются в соответствии с федеральным законодательством.

В ст. 22 ФЗ [22] указывается, что для того чтобы провести конкурс на замещение вакантной должности гражданской службы нужно чтобы государственный орган издал акт, в соответствии с которым будет образована конкурсная комиссия. К гражданам, претендующим на участие в конкурсе, предъявляются следующие требования: гражданин РФ; лицо, достигшее 18 лет; владеющий государственным языком РФ; соответствующий квалификационным требованиям.

Конкурс проводится в два этапа:

Первый этап конкурса состоит из опубликования объявления о приеме документов для участия в конкурсе в одном или нескольких периодических печатных изданиях; размещение информации на сайте государственного органа для всеобщего доступа к данной информации.

В данном объявлении в обязательном порядке должна быть указана следующая информация: наименование вакантной должности гражданской службы; требования, предъявляемые к претенденту; место и время приема документов, подлежащих представлению; срок приема документов; сведения об источнике информации (телефон, факс, электронная почта, электронный адрес сайта государственного органа). Образец объявления приводится в Приложении 1.

На сайте государственного органа в информационно-телекоммуникационной сети общего пользования размещается та же информация, что и приводится в объявлении, а также другие информационные материалы.

Гражданин РФ, желающий принять участие в конкурсе, должен представить определенные документы в государственный орган. К ним относятся: а) личное заявление; б) заполненную и подписанную данным лицом анкету с приложением фотографии; в) копию паспорта или заменяющего его документа; г) документы, подтверждающие необходимое профессиональное образование, стаж работы и квалификацию; д) документ об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению; е) другие документы в соответствии с законодательством.

Гражданский служащий, изъявивший желание участвовать в конкурсе, направляет заявление на имя представителя нанимателя (Председателя соответствующего госоргана). Указанные документы представляются в государственный орган в течение 30 дней со дня объявления об их приеме.

Началом второго этапа конкурса в госоргане Московской области является направление письменного уведомления в Управление государственной и муниципальной службы Московской области, содержащего следующую информацию:

) количество принятых заявлений;

) количество не допущенных к участию в конкурсе с указанием причины;

) дата и время проведения конкурса.

Для того, чтобы назначить дату, место и время проведения конкурса нужно сначала провести проверку достоверности сведений, которые представили в своих документах претенденты.

Не позднее чем за 15 дней до начала конкурса сообщения о дате, месте и времени его проведения направляются гражданам, допущенным к участию в конкурсе.

Государственный орган издает акт в соответствии с которым, образуется конкурсная комиссия, действующая на постоянной основе. Данный акт регулирует вопросы образования, состава, сроков, порядка, методики проведения конкурса. В соответствии с актом в состав конкурсной комиссии входят: председатель, заместитель председателя, секретарь и члены комиссии. Результаты голосования конкурсной комиссии оформляются решением, которое подписывается всеми членами комиссии, принявшими участие в заседании.

Претендент, прошедший конкурсный отбор, а также гражданин, поступающий на государственную гражданскую службу вне конкурса, составляет письменное заявление о замещении должности государственной гражданской службы и назначается на должность путем издания приказа за подписью Председателя госоргана. Приказ по личному составу оформляется на унифицированном бланке кадровой документации государственных гражданских служащих.

Далее с ним заключается служебный контракт, вносится запись в трудовую книжку государственного гражданского служащего, заводится личная карточка, а также начинается формирование личного дела. Вновь поступивший на службу государственный гражданский служащий знакомится с должностным регламентом и осуществляет в соответствии с ним свою деятельность на должности гражданской службы.

Рассмотрим правила оформления наиболее характерных для государственной гражданской службы документов. Заявления оформляются рукописным способом и без использования каких-либо трафаретных текстов, но со строгим соблюдением формуляра и правил оформления реквизитов.

Заявления по аналогичной форме оформляются государственным гражданским служащим при переводе его на иную должность государственной гражданской службы, в случаях других перемещений государственного гражданского служащего.

Служебный контракт заключается в письменной форме в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр служебного контракта передается государственному гражданскому служащему, другой хранится в его личном деле. Вопросы, касающиеся содержания и формы служебного контракта, срока действия и порядка заключения, вступления в силу, а также перечня документов, предъявляемых при заключении служебного контракта, регулируются в порядке, установленном федеральным законодательством.

Примерная форма служебного контракта установлена Указом Президента Российской Федерации от 16 февраля 2005 г. № 159.

Обратим внимание на название вида документа - "служебный контракт". В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации с принимаемым на работу заключается договор, но с работающим в государственной гражданской службе - служебный контракт. Все службы кадров государственных органов начиная с 2005 г. обязаны оформлять трудовые взаимоотношения с государственными служащими формой контракта, утвержденной Указом.

Трудовая книжка государственного гражданского служащего оформляется в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателя, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 "О трудовых книжках", и заполняется в соответствии с Инструкцией, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации.

В трудовую книжку, а также в личное дело государственного гражданского служащего вносится запись о присвоении классного чина.

Правила ведения личных дел государственных служащих установлены Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. № 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела". Этим актом определено, что к личному делу лица, замещающего государственную должность федеральной государственной службы, приобщается 25 документов. Документы личного дела брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.

В госорганах Московской области формируются и хранятся личные дела как государственных гражданских служащих, так и работников, должности которых не отнесены к должностям государственной гражданской службы, а также личные дела руководителей подведомственных организаций и учреждений, то есть так называемые номенклатурные дела.

Особенностью ведения личного дела государственного гражданского служащего является передача его личного дела при переводе в другую организацию. В такой ситуации личное дело служащего передается в государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы, причем на двух уровнях, а также при переходе с одного уровня на другой.

Процедуры прохождения государственной гражданской службы включают в себя перевод на другую должность или перемещение, временное замещение должности, увольнение. Эти процедуры регламентированы Федеральным законом от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" [2].

Остановимся на нормах последнего Закона, касающихся документирования рассматриваемых процедур. Так, статья "Перевод на другую должность или перемещение" регламентирует виды указанных в ней переводов, только с письменного согласия гражданского служащего.

Таким образом, распорядительный документ о переводе может быть издан только при наличии соответствующего заявления.

То же касается процедуры изменения существенных условий служебного контракта. Об изменении существенных условий служебного контракта гражданский служащий должен быть уведомлен в письменной форме не позднее чем за два месяца до их введения.

Увольнению с должности государственной гражданской службы посвящены статьи Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" [2]. Запись в трудовой книжке об увольнении делается в соответствии с формулировками, принятыми в статье 33 данного Федерального закона.

Основные положения о квалификационном экзамене государственных гражданских служащих прописаны в статье 49 Закона "О государственной гражданской службе РФ" [22]. Его логическим продолжением является Указ "О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации и оценки их знаний, навыков и умений (профессионального уровня)" № 111.