Учет мпз на складе и его взаимосвязь с данными бухгалтерского учета

 

Поступившие в организацию МПЗ проверяются с точки зрения их соответствия количеству и качеству, указанным в сопроводительных документах. При необходимости проведения технической экспертизы или лабораторного испытания материалы принимаются специальной комиссией, назначаемой руководителем. Доставленные МПЗ сдаются на склад уполномоченным лицом или представителем отдела снабжения под расписку заведующего складом на счете-фактуре, квитанции транспортной накладной или другом документе поставщика. Расчетные документы направляются в отдел снабжения для регистрации, акцепта, а затем передаются в бухгалтерию.

Сортовой количественный учет поступивших на склад материальных ценностей в номенклатурном разрезе ведется материально ответственными лицами в карточках складского учета (ф. № М-17), в которых содержатся следующие основные реквизиты: номер склада, наименование материала, марка, сорт, профиль, размер, номенклатурный номер, единица измерения, цена, норма запаса. Складской учет материально-производственных запасов отличается значительной трудоемкостью. Особенно велики затраты ручного труда на ведение карточек складского учета. Важнейшей задачей является автоматизация складского учета на основе современных компьютерных технологий. В настоящее время имеется ряд программных средств, предназначенных для автоматизации складского учета, которые имеют средства интеграции с программами бухгалтерского учета.

Кроме того, современные сетевые технологии позволяют организовывать складской учет с высокой степенью аналитики на базе стандартных программных средств автоматизации бухгалтерского учета (1С, "Парус", "Инфин", "Инфо-бухгалтер", "Галактика", "Флагман" и пр.). При организации бухгалтерского учета на основе сетевых технологий информация о наличии МПЗ, движении материальных ценностей может быть получена в любой момент времени в требуемом аналитическом разрезе.

В системе децентрализованной обработки данных материального отдела бухгалтерии сводная информация по учету запасов формируется ежемесячно по организации в целом в виде распечатанных итоговых ведомостей: поступления материальных ценностей от поставщиков, отпуска в производство, внутренних перемещений, отпуска на сторону, возврата неиспользуемых ценностей и отходов, оборотного баланса по счетам (субсчетам) материально-производственных запасов.

Методы аналитического учета

 

Аналитический учет материалов в бухгалтерии можно вести тремя различными способами: параллельно-карточным (книжным), в оборотных ведомостях, оперативно-бухгалтерским (сальдовому) Последний метод считают наиболее рациональным. Остановимся кратко на характеристике особенностей каждого из этих методов.

Параллельно-карточный (или параллельно-книжный) метод предусматривает, что в бухгалтерии ведется количественно-суммовой учет по всем номенклатурным номерам товарно-материальных ценностей, для каждого вида (учетной группы) открывают карточку. Записи в эти регистры аналитического учета осуществляют на основании первичных документов, поступивших от материально - ответственных лиц. В конце месяца определяют обороты и остатки по каждому аналитическому счету и составляют \"Оборотные ведомости \"итоги, которых сверяют с данными синтетического учета. Таким образом, при этом методе количественный учет материалов в бухгалтерии и на складе дублируется, что значительно повышает его трудоемкости и стоимость вызывает частое отставание аналитического учета от синтетического, но он обеспечивает двойной контроль за движением и сохранностью материалов, постоянное сравнение данных обоих видов учета (складского и аналитического), своевременное обнаружение ошибок, повышения достоверности учетных данных Поэтому в небольших бюджетных учреждениях этот метод применяют довольно часто и успешно.

Метод оборотных ведомостей предусматривает, что в бухгалтерии ведутся лишь \"Оборотные ведомости\". Количественно-суммовой учет за материально-ответственными лицами и видам ценностей (остаток на начало месяца, поступило, выбыло, остаток на конец месяца - количество и сумма). Записи в такие оборотные ведомости выполняют на основании первичных документов их реестра за месяц (отдельно по поступлению и расхода), который составляется для каждого материально ответственного лица в разрезе номенклатурных номеров. Данные такого реестра сверяют с карточками складского учета. Вместо реестра можно использовать и с этой целью \"Отчет о движении материалов на складе\", который больше соответствует этому методу учета. Остатки на начало месяца в таком отчете сверяют с остатками на конец предыдущего месяца. Итоги оборотных ведомостей по всем материально ответственным лицам сверяют с данными синтетического учета. Оборотные ведомости по этим методом ведут в виде тетрадей с вкладными листами. Наименование материалов и их номенклатурные номера записывают только один раз в начале года, а ежемесячно заносят на вкладные листы, данные о движении материалов и их за остатки на конец месяц.

Оперативно-бухгалтерский (сальдовый) метод учета материалов широко применяют в бюджетных учреждениях, имеющих значительную учетную номенклатуру материалов, и в централизованных бухгалтериях Этот метод объединяет в одном процессе аналитический учет материалов в бухгалтерии с оперативным учетом на складах, что способствует улучшению учета материалов и усилению контроля за их использованием, уменьшению стоимости бухгалтерских записей по учету материалов, устранению дублирования количественного учета материалов на складах и в бухгалтерии Все это значительно повышает оперативность и точность бухгалтерского учета материалов, снижает его трудоемкость и повышает эффективность труда учетных работников.

При этом методе учет материалов на складах ведется только в натуральных измерителях, а в бухгалтерии - только в денежном выражении.

Внедрение сальдового метода предусматривает проведение соответствующей подготовительной работы: разработку номенклатуры-ценника на материалы, используемые в учреждении, определение единых планово - учетных цен, планирование системы документооборота и строгого соблюдения порядка оформления первичных документов.

Материально ответственные лица передают первичные документы в бухгалтерию после предварительной проверки бухгалтером полноты и правильности их разнесение в регистры складского учета. В конце месяца заведующая выводит остатки в этих регистрах и переносит их из карточек складского учета в \"сальдовую книгу (ведомость) \", которую передает в бухгалтерию. В бухгалтерии остатки материалов определяют остатки по отдельным группам материалов в разрезе материально - ответственных лиц. Эти остатки сверяют с данными аналитического учета, который ведется в денежном измерителе по тем же учетным группам материалов и по тем же постоянными (твердыми) ценам. При выявлении расхождений в конкретной группе проверяют первичные документы количества материалов, которые поступили и выбывших правильности применения цены таксировку Обнаруженные ошибки в аналитическом учете исправляют методами дополнительных записей или \"красного сторно\" Ошибки в карточках складского учета ку исправляют корректурным способом.