Последние дела кадровика в уходящем году

Последние дела кадровика в уходящем году

 

Бывает ли время в течении года, когда кадровики могут передохнуть? Вряд ли, в любом случае это точно не конец года.  Конец года - обычно «горячая» пора для кадровиков. Чтобы в конце года правильно рассчитать свои силы, успеть сделать все дела и спокойно уйти на новогодние праздники, надо спланировать все как можно тщательнее. Давайте составим список дел, которые нужно сделать до конца этого года и (или в самом начале следующего года, но готовиться к ним надо уже сейчас).

 

Утвердить графика отпусков на следующий год

Составление графика отпусков - по - прежнему является обязанностью, а не правом работодателя. Поэтому это дело традиционно занимает умы кадровиков в конце года. Ведь при плановой или внеплановой проверке инспектор труда может проверить график, и если график отсутствует или составлен с ошибками, то инспектор можем привлечь к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ и выписать штраф (апелляционное определение Московского городского суда от 22.06.2016 г. по делу N 33-24131/2016).

ТК РФ в ст. 123 предписывает составлять график не позднее чем за две недели до наступления календарного года в отношении которого он составляется. Даже если в январе и в февраль никто из работников не пойдет в отпуск, компании не стоит переносить составление графика отпусков на более поздний срок. Так, график отпусков на 2017 г. должен быть составлен и утвержден не позднее 16 декабря (пятница) 2016 г.

Некоторые компании утверждают, что составление графика отпусков процедура устаревшая и формальная, которая проводится только во исполнение норм законодательства. Но чем фактически этот документ может помочь работодателю? График отпусков не только обеспечивает право работников на ежегодный отдых, но и позволяет работодателю:

· обеспечить бесперебойную работу производства и при необходимости заранее найти замену уходящему в отпуск работнику;

· заблаговременно оформить отпуск и выплатить отпускные, которые выдаются не менее чем за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ);

· контролировать своевременность предоставления работникам отпусков и не допускать накапливание неиспользованных дней отпуска.

При составлении графика отпусков должен учитываться стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск (основной и дополнительный), который определяется в соответствии со ст. 121 ТК РФ (для определения продолжительности отпуска важен стаж работы только у данного работодателя). Если в течение рабочего года отпускной стаж не прерывается, работнику предоставляется ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Так как при исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются (ст. 120 ТК РФ), то планируется общее число дней отпуска.

 

Пример

Работнику установлен ненормированный рабочий день, поэтому он имеет право на дополнительный отпуск 3 рабочих дня (согласно локальному нормативному акту). Кроме того, работник работает в местности, приравненной к районам Крайнего Севера. Поэтому общая продолжительность оплачиваемого отпуска на 2017 год оставит 28 +3 +16 дней = 47 дней. Поэтому в графике на 2017 год должно быть запланировано 47 дней отпуска для данного работника. Кроме того, если работник не отгулял отпуск за предыдущий период, то в этом периоде для него следует запланировать и эти не отгулянные дни.

 

До 01.01.2013 года у компаний не было выбора, по какой форме составлять график отпусков. Унифицированная форма N Т-7, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1, была обязательна к применению. С 2013 г. унифицированные формы документов применять необязательно, можно разработать собственные (ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Важно, чтобы форма содержала обязательные реквизиты, предусмотренные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

 

Обратите внимание

Федеральным законом от 30.12.2015 № 442-ФЗ внесены изменения в статью 13.19 в КоАП РФ. Ранее за не предоставление статистических данных, к ответственности в виде штрафа от 3000 до 5 000 рублей привлекались должностные лица. Теперь такое нарушение повлечет наложение штрафа на должностных лиц в размере от 10 000 до 20 000 рублей, на юридических лиц - от 20 000 до 70 000 рублей. Повторное совершение указанного правонарушения повлечет наложение штрафа на должностных лиц в размере от 30 000 до 50 000 рублей, а на юридических лиц - от 100 000 до 150 000 рублей.

 

Утвердить план и приказ по воинскому учету на новый год

Окончание года - хороший момент, чтобы начать ведения воинского учета, если компания его не вела. Не забывайте, ведением воинского учета обязательно для всех компаний (и бюджетных и коммерческих)[1].

И, конечно, если компания ведет воинский учет следует обновить приказ об ответственном за воинский учет и план работы по воинскому учет до конца декабря.

План и приказы следует оформлять точно по приведенным в Методических рекомендациях формам Генерального штаба (приложение № 17 и Приложение № 4 соответственно), иначе военкомат может вернуть их на доработку. В приказе необходимо указать ФИО и должность ответственного по ведению воинского учета и его заместителя. На обоих документах должны быть места для согласующей визы военкома. Приказ и план подписывают должностные лица, указанные в шаблонах. До того, как предоставлять в военкомат приказ и план не забывайте обновить справку о бронировании в местных органах власти. Например, в Москве – в службе обеспечения секретности и мобилизационной подготовки в управе района по месту нахождения организации.

 

Проверить, не планируется ли проверка госорганов в следующем году

Небольшое, но важное дело -  уточнить не является ли компания объектом плановых проверок в 2020 году. Сделать это нетрудно, достаточно перейти на сайте Генпрокуратуры и набрать ИНН или ОГРН компании. Обратите внимание, на сайте Генпрокуратуры указываются сведения о всех проверках госорганов. Отдел персонала касаются прежде всего проверки инспекции труда, а также проверки исполнения законодательства о квотировании (их как правило проводит служба занятости). Если обнаружены плановые проверки, то стоит обратиться к руководителю со служебной запиской и сообщать о проверке. Также стоит обсудить с руководителем план подготовки к проверке. Например, следуте провести кадровый аудит для того чтобы перепроверить все ли в порядке в кадровых документах компании.

 

Резюме

1. Так как дел до конца в отделе персонала немало, лучше составить план - наименование и сроки тех или иных действий.

2. Некоторые мероприятия являются обязательным согласно законодательству (составления графика отпусков, сдача статистической отчётности, утвердить приказ и план по воинскому учету, а другие выполняются на усмотрение организации.

 

[1] Законодательство прямо предусматривает обязанность работодателя вести воинский учет в следующих нормативных актах: ст. 7 Федеральный закон от 31.05.1996 N 61-ФЗ "Об обороне", ст. 4 Федерального закона «О воинской обязанности и военной службе» от 28.03.1998 года N 53-ФЗ ", п. 1 Постановления Правительства РФ от 27.11.2006 г. N 719 "Об утверждении Положения о воинском учете"

 

 

[2] Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558

Последние дела кадровика в уходящем году

 

Бывает ли время в течении года, когда кадровики могут передохнуть? Вряд ли, в любом случае это точно не конец года.  Конец года - обычно «горячая» пора для кадровиков. Чтобы в конце года правильно рассчитать свои силы, успеть сделать все дела и спокойно уйти на новогодние праздники, надо спланировать все как можно тщательнее. Давайте составим список дел, которые нужно сделать до конца этого года и (или в самом начале следующего года, но готовиться к ним надо уже сейчас).