Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь КАТЕГОРИИ: АрхеологияБиология Генетика География Информатика История Логика Маркетинг Математика Менеджмент Механика Педагогика Религия Социология Технологии Физика Философия Финансы Химия Экология ТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрацииТехника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война (причины и последствия) Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву Мы поможем в написании ваших работ! ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
Влияние общества на человека
Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления |
Заголовок дела (тома, части)»
В эту графу включают заголовки дел (томов, частей), отражающих документируемые участки и вопросы деятельности организации. Этот порядок имеет место и в общественных организациях (например, профсоюзной, добровольных обществах, подразделениях или органах, действующих на общественных началах, комиссиях, советах) и т.п. Временно действующие органы (например, ликвидационные комиссии) придерживаются того же порядка. Если организация подлежит ликвидации и в составе ее дел оказались незавершенные делопроизводством дела, то их необходимо включать в номенклатуру организации – правопреемника. В номенклатуру включают также справочные картотеки, журналы и картотеки регистрации документов (входящих, исходящих, внутренних, с грифом «Для служебного пользования», учета печатей и штампов и т.п.), дела с размноженными для работы копиями документов. Заголовки дел (в том числе картотек и журналов), не завершенных в течение одного года или ряда лет, являются «переходящими». Их вносят в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. При этом в графе 5 – «Примечание» делают отметку – «переходящее». Заголовок в обобщенной форме должен четко отражать состав и содержание документов дела. Например: «Приказы руководителя организации по основной деятельности»; «Документы (договоры, соглашения, планы, отчеты и др.) об установлении производственных связей с организациями». Не допускаются формулировки типа: «Исходящая переписка», «Общая переписка», «Входящие письма», «Разное» и т.п. Элементы заголовка располагают в следующей последовательности: - название вида документа (приказ, протокол, план и т.п.); - название вида дела (переписка, документы, журнал, картотека и т.п.); - название автора документа (организации, структурного подразделения, должностного лица); название организации, которой будет адресован или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); - краткое содержание документов дела; название местности, с которой связано содержание документов дела; - даты (период) документов дела («План проведения научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ института на 2002 год»). Если разные документы по какому-либо одному вопросу связаны между собой последовательностью делопроизводства, то заголовки на такие дела, как правило, начинаются с термина «Дело» или «Документы»[5].
Термин «Документы» применяют и в тех случаях, когда они связаны между собой процессом решения одного или нескольких взаимосвязанных вопросов. Личные дела вносят в номенклатуру под общим заголовком. Например: «Личные дела сотрудников, принятых на работу в 2001 году». В заголовках дел, содержащих распорядительные документы одной разновидности, название последней указывают во множественном числе. Название организации – автора документа записывают кратко или указывают ее общее видовое название (завод, институт, инспекция, лаборатория и т.п.). Например: «Приказы директора института о приеме, перемещении и увольнении сотрудников»; «Приказы директора ООО «Фармацевт» по основной деятельности». Если ожидается, что дело будет состоять из нескольких томов (частей), и содержание его будет уточняться в процессе управленческой и производственной деятельности, то к нему составляют общий заголовок. При необходимости в заголовок дела в конце года можно вносить дополнения и уточнения (проставить номера документов, даты, географические названия, уточнить тематику и т.п.). В заголовках дел, содержащих переписку, указывают название корреспондента и вопрос, по которому она ведется. Если корреспондентов несколько, то можно указать одного или двух – основных. Возможен вариант и без указания корреспондентов. Например: «Переписка с АО «Двигатель» о поставке продукции»; «Переписка с АО «Двигатель» и др. предприятиями о ремонте оборудования»; «Переписка об организации совещаний, семинаров, обмене опытом и научно-технической пропаганде». В делах, содержащих плановую и отчетную документацию, указывают период (месяц, квартал, год), на (за) который составлен данный документ. Например: «План научно-исследовательской работы института на 1 квартал 2002 года»; «Отчет о проведении научно-исследовательских работ института за 1 квартал 2002 года». Важным этапом работы является систематизация заголовков дел. В настоящее время в номенклатурах организаций преобладает принцип систематизации дел в соответствие с утвержденной структурой организации[6].
Названия разделов номенклатуры при таком построении обычно соответствуют названиям отделов, отделений, цехов, самостоятельных лабораторий, секторов, общественных организаций и т.п. Первый раздел номенклатуры соответствует подразделению документационного обеспечения управленческой деятельности (канцелярия, секретари и т.п.), независимо от его места в структурной схеме организации, так как в данном подразделении формируется наиболее важная для организации в целом распорядительная документация (уставы, положения, протоколы, приказы и т.п.). В пределах подразделений заголовки располагают в соответствии степенью важности документов и их взаимосвязью. В начале располагают дела с организационно-распорядительной документацией, затем с планово-отчетной. Заголовки, требующие систематизации по географическому, корреспондентскому и другим признакам, располагают по алфавиту географических названий, фамилий, корреспондентов и т.д. В организациях с небольшим объемом документооборота или имеющих структурного деления номенклатуры строятся в соответствии содержанием управленческих функций и направлениями деятельности. Например: 45 лет, где: 45 лет – срок хранения; 204 «т.п.» 204 «т.п.» - номер статьи по типовому перечню. Сроки хранения в типовом и ведомственном перечнях могут быть разными на одни и те же документы[7]. В делопроизводстве подавляющего большинства организаций образуется ряд документов, сроки хранения которых перечнями не предусмотрены. В таких случаях сроки хранения определяют в результате совместного решения государственной архивной службы и Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) или ЭК организации. Вместо срока хранения по перечню в номенклатуре проставляют срок хранения, предусмотренный решением ЭК, а вместо номера статьи – ссылку на решение ЭК (дату и № протокола).
|
||||||
Последнее изменение этой страницы: 2019-10-15; просмотров: 194; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы! infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 3.145.2.184 (0.007 с.) |