Система НСА: понятие, задачи и структура

Архивные каталоги

План лекции:

1. Определение, виды и разновидности каталогов

2. Каталогизация архивных документов

Путеводители

План лекции:

1. Типы, виды, разновидности путеводителей

2. Состав описательной статьи и структура путеводителей

3. Путеводитель по архиву

4. Путеводитель по фондам архива (архивов)

5. Путеводитель по архивам

6. Тематические путеводители и краткие справочники

Указатели, обзоры документов

План лекции:

1. Определение, функции и формы указателей

2. Виды и разновидности указателей

3. Обзоры документов и их виды

4. Структура обзоров и схемы построения характеристик документов

5. Методика составления обзоров документов

ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ НАЦИОНАЛЬНОГО АРХИВНОГО ФОНДА РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН

Ключевые понятия: научно-информационная деятельность, читальный зал архива, инициативное информирование, информационное письмо, тематический перечень документов, выставка документов, архивная справка, архивная копия, архивная выписка, тематический запрос, генеалогический запрос, запрос социально-правового характера, публикации научного типа, публикации научно-популярного типа, публикации учебного типа, пофондовые публикации, тематические публикации, публикации документов одной разновидности.

Лекции:

1.Организация использования документной ретроспективной информации как часть научно-информационной деятельности архивов

2. Исполнение запросов учреждений и обращений граждан

3. Работа читального зала и публикационная деятельность архива

Организация использования документной ретроспективной информации как часть научно-информационной деятельности архивов

План лекции:

1. Принципы, цели и формы использования документов архивов Казахстана

2. Инициативное информирование

3. Виды экскурсионной и лекционной деятельности архива

4. Организация выставок документов

5. Цели и формы сотрудничества с периодическими печатными изданиями

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВОВ

Ключевые понятия: управление архивом, архивный менеджмент, планирование и отчетность, работа с кадрами в архивах, маркетинговая деятельность архивов, популяризация работы архивов, инструкции, методические рекомендации, методические указания, рабочие инструкции, памятки, квалификационный справочник должностей служащих.

Лекции:

1. Организационные документы архива. Работа с кадрами

2. Научная и методическая работа архивов

3. Маркетинговая деятельность архивов

Система НСА: понятие, задачи и структура

План лекции:

1. Типы, виды и разновидности архивных справочников

2. Система НСА: определение понятия, требования, признаки классификации

3. Дифференцированный подход в описании (категорирование фондов)

1. Типы, виды и разновидности архивных справочников. Признаком разделения справочников на типы выступает объект поиска. Он, как правило, выступает и объектом описания в справочнике. Сопутствующим признаком является также степень сжатия первичной информации в описательной статье – «плотность» вторичной информации. Признаком деления справочников по видам и разновидностям выступает способ представления вторичной информации.

Признаком деления справочников по видам и разновидностям выступает способ представления вторичной информации. Так, например, в типе каталог различают три основных вида:

1) систематический, информация в котором систематизирована по отраслям знаний и направлениям жизнедеятельности государства и общества;

2) тематический, информация в котором систематизирована по подтемам, рубрикам и подрубрикам в логической последовательности, разновидности – по истории учреждений, по истории административно-территориального деления;

3) предметный, его разновидности – именной, географический, объектный. С точки зрения типологии архивных справочников (характера описательной статьи и степени сжатия информации) следует отметить, что объект описания в каталоге может быть различным – от отдельного документа до групп фондов архива. Это задано свойством каталога как типа НСА более ориентированного на поиск, нежели на описание информации.

Опись дел фонда (архивная опись) – архивный справочник, выполняющий три основные функции:

1) постановку документов фонда (коллекции) на учет;

2) закрепление места той или иной единицы хранения во внутрифондовой систематизации;

3) краткое раскрытие состава и содержания дел и документов.

Опись составляется в первоочередном порядке. На ее основе в дальнейшем создаются другие типы и виды НСА архива. Виды архивных описей: пофондовые, построенные в соответствии со схемами систематизации фондов; тематические, близкие по информационной структуре к тематическим каталогам.

Путеводители (архивные справочники) согласно способу представления вторичной информации можно разделить на две видовые группы: 1) путеводители, отражающие весь фондовый состав архива, но с разной степенью подробности (путеводитель по архиву, путеводитель по фондам архива; краткий справочник по фондам архива, разновидности – аннотированный и неаннотированный); 2) тематические путеводители по фондам архива, освещающие только те фонды, документы которых соответствуют определенной тематике.

Межархивные справочники, охватывающие весь архивный фонд страны или его часть, подразделяются на те же видовые группы, что и общеархивные справочники: 1) справочник по всем госархивам страны либо их группе – по архивам отдельного региона (например, по госархивам областей), отдельного уровня в системе госархивов (по республиканским архивам); путеводитель по фондам архивов; краткий справочник по фондам архивов, его разновидности – аннотированный и неаннотированный; 2) тематический путеводитель по фондам архивов.

В типологии архивных справочников отдельное место занимают обзоры фондов. Это также связано с характером описательной статьи. В таком значении как в других справочниках описательная статья в обзорах фондов отсутствует. Неопределенным в обзорах выступает также объект поиска и, соответственно, степень сжатия информации.

Обзоры фондов – архивные справочники, содержащие систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов с элементами источниковедческого анализа. Состоят из совокупности аннотаций (характеристик) групп дел, документов и справочного аппарата. В них представлены и отдельные документы, и группы документов. Однако обычно отличают два вида обзоров – обзоры фондов (пофондовые обзоры) и тематические, последние в свою очередь подразделяются на две разновидности архивные (внутриархивные) и межархивные.

2. Система НСА: определение понятия, требования, признаки классификации.

Все типы и виды справочников государственного архива объединяются в систему НСА, системы же НСА всех государственных и негосударственных (входящих в НАФ) архивов создают единую систему НСА к документам всего НАФ страны. Как уже было отмечено выше, формирование и эффективное функционирование единой системы НСА – второе направление теории описания.

Система научно-справочного аппарата (СНСА), представляет собой комплекс

взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников (описи, каталоги, путеводители, списки фондов и др.) и автоматизированных информационно-поисковых систем (АИПС) о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой научно-методической основе и обеспечивающих поиск документов и документной информации в целях их эффективного использования. Она обеспечивает сохранность и эффективный поиск документов и документной информации в пределах архивного фонда,

архива и всего НАФ страны в целях всестороннего эффективного поиска и использования документной ретроспективной информации.

Система научно-справочного аппарата должна отвечать следующим требованиям:

применимость ко всем категориям документов, в том числе создаваемым в делопроизводстве учреждений и хранящимся в архивах разного профиля, что позволяет обеспечить преемственность НСА архивов госорганов, иных организаций и государственных архивов;

унифицированная методика составления каждого из входящих в систему типов и видов справочников;

взаимодополняемость справочников, позволяющая восполнить объективные недостатки одних справочников, обусловленные локальными целями их создания, наличием других.

Необходимо отметить, что состав и количество справочников, применяемых в архивах, различны. Для республиканских государственных архивов они одни, для областных – другие, для архивов организаций – третьи.

Каждый архив создает систему НСА исходя из состава и количества хранимых документов, их сохранности, ценности и интенсивности использования, своих материально-технических возможностей. При этом важно, чтобы архив располагал такой системой справочников, которая бы обеспечивала рациональное выполнение всех видов работ с документами, гарантировала их сохранность и интенсивное использование, а также содержала независимо от профиля архива информацию на всех уровнях входа в систему НСА.

СНСА разделяют по двум признакам – по уровню комплексов документов НАФ, на которых может производиться поиск информации, и по функциям, которые исполняют отдельные типы и виды НСА.

По признаку уровня комплексов документов, информацию о которых содержит СНСА, ее можно разделить следующим образом:

уровень НАФ РК– государственный фондовый каталог;

уровень архива – описи, каталоги, списки фондов, путеводитель, паспорт

архива и др.;

уровень фонда – опись, лист фонда, обзор фонда, каталоги и др.;

уровень отдельного дела и документа – каталоги, обзор фонда, внутренняя опись, лист-заверитель дела и др.

Архивные справочники и АИПС по признаку уровня комплексов подразделяются на межархивные, общеархивные, межфондовые и пофондовые. Межархивные справочники и АИПС обеспечивают поиск документов по материалам группы фондов (в масштабе страны в целом, области, района), общеархивные справочники и АИПС – поиск документов по материалам конкретного архива в целом, межфондовые справочники и АИПС – поиск документов по нескольким фондам одного архива, пофондовыесправочники – поиск документов по материалам конкретного фонда.

Систему научно-справочного аппарата можно разделить и по признаку функций, которые она выполняет. По нему СНСА делится на две группы: 1) справочники по учету документов; 2) справочники по содержанию документов. В каждой из этих групп выделяются основные справочники, обязательные для каждого архива, и дополнительные, создаваемые только тогда, когда в них существует необходимость. К основным справочникам по учету относятся фондовый каталог, список фондов, листы фондов, описи, к дополнительным – книга поступлений, реестры описей и др. К основным справочникам по содержанию относятся описи, путеводители и каталоги, к дополнительным – обзоры, указатели и др.

Указанные признаки классификации СНСА (по уровням и функциям) в своей

совокупности создают основание структуры системы. Классификация справочников в соответствии с признаком уровня комплексов позволяет воспроизвести структурное построение НАФ РК, определить уровни входа в систему НСА в целях поиска информации и представить эту систему в виде отдельных информационно-поисковых систем (ИПС), расположенных по вертикали. Классификация ИПС в соответствии с их функциями дает возможность определить информационную нагрузку конкретных типов справочников, расположенных по горизонтали, их взаимосвязь и взаимодействие в рамках СНСА.

3. Дифференцированный подход в описании (категорирование фондов). При создании и развитии системы научно-справочного аппарата применяется

дифференцированный подход, который включает определение оптимального состава справочников, выработку рациональной методики их составления и установления очередности проведения работ. Такой подход позволяет добиться необходимого информационного уровня архивных справочников без лишних затрат времени и средств.

Основой подхода является категорирование фондов. В зависимости от научно-исторической и информационной значимости документов фондов, их характера, интенсивности использования и степени сохранности фонды делятся на три категории.

К первой категории отнесены фонды, содержащие многоаспектную, разноплановую документную информацию, освещающие важнейшие стороны деятельности общества и активно используемые. В ЦГА РК к первой категории отнесены фонды канцелярий гражданских губернаторов, губернских правлений и др.;  ЦИК, Президиума Верховного Совета, СНК, СМ КССР и др.; в областных архивах – фонды губернских, областных и окружных исполкомов Советов и др.

Вторую категорию составляют фонды, хранящие информацию, ограниченную рамками одного направления деятельности или отдельной отраслью этого направления, и менее используемые. В ЦГА РК – фонды наркоматов и министерства республики и др.; в областных архивах – фонды исполкомов уездных, районных и городских Советов и др.

В третью категорию входят фонды с менее ценной, ограниченной рамками одного вопроса или темы информацией и используемые в основном в справочных целях. В ЦГА РК – фонды волостных военно-революционных комитетов, редакций газет и другие, в областных архивах – школ, МТС и др.

При создании и совершенствовании НСА отдельные части фонда, имеющие

самостоятельные описи, в зависимости от информационной значимости их документов, могут быть отнесены к разным категориям (внутрифондовое категорирование). В объединенных архивных фондах также применяется дифференцированный подход к созданию справочного аппарата в зависимости от уровня информативности входящих в него фондов.

В государственных архивах республики созданы картотеки учета состояния

научно-справочного аппарата фондов. На каждый фонд заведена картотека, в которую занесены сведения о категории, названии, номере, объеме, крайних датах документов фонда. В ее специальных графах отражаются состав и состояние НСА, сведения об использовании документов. На обратной стороне дается информация о мерах по созданию и усовершенствованию научно-справочного аппарата: перечисляются виды работ, их объемы, фиксируются отметки об их выполнении. В архивах в карточки ежегодно вносятся сведения об изменениях, происшедших с НСА фондов.

В картотеках фонды отсистематизированы по категориям. Категорирование фондов является основой для создания и усовершенствования системы научно-справочного аппарата к документам архивов.

Вопросы и задания для самоконтроля:

1. Что такое система НСА к документам НАФ?

2. Каковы требования, предъявляемые к элементам СНСА?

3. Как разделяется СНСА по признаку уровня комплексов документов?

4. Как разделяется СНСА по выполняемым функциям?

5. На какие категории могут подразделятся фонды архива? В чем различие данных категорий?

6. Как в архивах организован учет состояния НСА?