Редактирование документов Word

Редактирование документов Word

Работа с текстом

Выбор языка

Выбор языка текста определяет возможность автоматической проверки правописания и расстановку переносов.

В Word 2007 выбор языка обычно производится автоматически в зависимости от используемой раскладки клавиатуры. При вводе текста в русской раскладке устанавливается русский язык, при вводе текста в английской раскладке — английский (США).

При необходимости язык текста можно установить самостоятельно.

• Выделите фрагмент документа.
• Во вкладке Рецензирование в группе Правописание нажмите кнопку Выбрать язык и в диалоговом окне Язык выберите нужный язык.

Рисунок 1

Для языков, рядом с названием которых отображается значок проверки правописания, подключены соответствующие словари для проверки правописания и расстановки переносов.

Для перехода к диалоговому окну Язык можно также дважды щелкнуть по ярлыку языка в строке состояния.

Расстановка переносов

Переносы в словах категорически недопустимо расставлять с использованием клавиши клавиатуры «-» (дефис).

Переносы расставляются сразу во всем документе. Выделять какой-либо отдельный фрагмент бесполезно.

Во вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы щелкните по кнопке Расстановка переносов и в появившемся меню выберите режим Авто

Рисунок 2

Для настройки параметров переносов выберите команду Параметры расстановки переносов. В диалоговом окне Расстановка переносов можно, например, отказаться от переносов в словах из прописных букв

Рисунок 3

Можно запретить расстановку в некоторых фрагментах документа, например, в заголовках.

• Выделите фрагмент документа, в котором запрещаются переносы.
• Во вкладке Главная или Разметка страницы щелкните по значку группы Абзац.
• Во вкладке Положение на странице диалогового окна Абзац установите флажок запретить автоматический перенос слов

Рисунок 4

Проверка правописания

О проверке правописания

При вводе текста Word 2007 обычно автоматически проводит проверку правописания (орфографию и грамматику).

Можно настроить основные параметры проверки правописания.

• Нажмите кнопку Office и выберите команду Параметры Word.
• В окне Параметры Word перейдите в раздел Правописание.

· Установите параметры проверки орфографии и грамматики.

Проверку правописания можно производить как при вводе текста, так и после ввода текста сразу во всем документе.

Правописание можно проверять для всех языков, для которых установлена такая возможность. По умолчанию в Word 2007 это русский, английский и немецкий. Можно добавить и другие языки.

Проверка орфографии ведется путем сравнения слов в документе со словами, имеющимися в основном и вспомогательных словарях Microsoft Office 2007. Таким образом, фактическая опечатка или ошибка могут быть пропущены, если такое слово имеется в словарях. Например, если вместо слова «страница» будет написано «станица» или «странница», Word не определит это как ошибку. С другой стороны, правильно написанные слова, отсутствующие в словарях, будут определены как ошибочные. Обычно это касается специальных терминов и собственных имен.

Проверка грамматики и стилистики производится на основе правил, заложенных в Word 2007. Выбрать набор правил можно в окне настройки параметров проверки правописания в раскрывающемся списке Набор правил. Нажав кнопку Настроить, можно просмотреть и изменить набор правил.

Необходимо отметить, что проверка правописания средствами Word 2007 не исключает необходимости тщательной проверки правописания документа самим пользователем.

Рисунок 5

Варианты написания слов предлагаются только в том случае, если в словаре есть похожие по написанию слова. В противном случае в контекстном меню будет указано — нет вариантов. Тогда внесите исправление самостоятельно.

Для исправления грамматической ошибки щелкните правой кнопкой мыши по подчеркнутому тексту. В контекстном меню будет описана выявленная ошибка или может быть предложен вариант ее исправления

Рисунок 6

Рисунок 7

 

В первом случае внесите исправление самостоятельно, во втором — щелкните по предложенном варианту исправления ошибки.

Рисунок 8

• Для орфографических ошибок в верхней части диалогового окна Правописание выводится фрагмент текста с ошибочным словом, выделенным красным цветом. В нижней части окна могут быть приведены правильные варианты написания слова (см. рис. 6.9). Для грамматических и стилистических ошибок в верхней части диалогового окна Правописание выводится предложение с ошибкой. В нижней части окна могут быть приведены грамматические замечания или рекомендации по исправлению ошибки

Рисунок 9

Рисунок 10

• Для исправления орфографической ошибки нужно выбрать правильный вариант написания и нажать кнопку Заменить или Заменить все. Для исправления грамматической ошибки — нажать кнопку Изменить.
• Если в нижней части окна нет правильных вариантов написания слова или конкретной грамматической рекомендации, то ошибку следует исправлять самостоятельно. Это можно сделать в верхней части окна, после чего, в зависимости от вида ошибки, необходимо нажать кнопку Заменить, Заменить все или Изменить.

Добавление слов в словарь

Слово в тексте может быть написано правильно, но оно отсутствует в словарях Word 2007. Во избежание дальнейшего определения его как ошибочного, слово следует добавить во вспомогательный словарь.

При проверке правописания при вводе текста в контекстном меню выберите команду Добавить в словарь При проверке правописания во всем документе, для добавления слова в словарь нажмите кнопку Добавить

Поиск текста

В документе может потребоваться найти какой-либо текст.

• Во вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Найти.

Во вкладке Найти диалогового окна Найти и заменить в поле Найти введите искомый текст

Рисунок 11

• Чтобы последовательно найти каждое вхождение слова или фразы, нажмите кнопку Найти далее. Найденный текст будет последовательно выделяться в документе.
• Чтобы найти сразу все вхождения слова или фразы, нажмите кнопку Выделение при чтении и выберите команду Выделить все. Во вкладке Найти диалогового окна Найти и заменить будет указано число найденных элементов. Найденный текст будет выделен желтым цветом во всем Это выделение останется и после закрытия диалогового окна.

Рисунок 12

Для снятия выделения во вкладке Найти диалогового окна Найти и заменить нажмите кнопку Выделение при чтении и выберите команду Снять выделение. Выделение можно снять, используя мини-панель инструментов или возможности вкладки Главная.

Замена текста

В документе может потребоваться заменить какой-либо текст.

• Во вкладке Главная в группе Редактирование нажмите кнопку Заменить.
• Во вкладке Заменить диалогового окна Найти и заменить в поле Найти введите искомый текст, в поле Заменить на — заменяющий текст

Рисунок 13

• Чтобы найти следующее вхождение текста в документе, нажмите кнопку Найти далее.
• Чтобы заменить вхождение текста в документе, нажмите кнопку Заменить. После нажатия кнопки Заменить будет выделено следующее вхождение указанной фразы.
• Чтобы заменить все вхождения текста в документе, нажмите кнопку Заменить все.

Использование синонимов

Язык документа должен быть ярким и выразительным. Нельзя допускать многочисленных повторов одних и тех же слов, тавтологии, речевых штампов. Решить эту задачу можно использованием словаря синонимов и синонимических оборотов речи, имеющегося в Word 2007.

Замену синонимом можно произвести непосредственно в тексте.

Щелкните по слову правой кнопкой мыши, в контекстном меню выберите команду Синонимы и выберите синоним

Рисунок 14

 

В контекстном меню приводится список не более чем из восьми синонимов. Для того, чтобы посмотреть полный список, выберите команду контекстного меню Тезаурус или во вкладке Рецензирование в группе Правописание нажмите кнопку Тезаурус.

В области задач Справочные материалы будет приведен полный список синонимов. Кроме того, может быть приведен перечень разных значений слова, если таковые имеются, а также антонимов и связанных слов.

Рисунок 15

 

Рисунок 16

• После того, как будет отпущена левая кнопка мыши, произойдет перемещение фрагмента

Рисунок 17

• После перетаскивания текста непосредственно под вставленным фрагментом появляется кнопка Параметры вставки. При нажатии этой кнопки отображается список, в котором можно выбрать способ вставки данных в документ. Перечень доступных вариантов зависит от типа вставляемого содержимого, а также от формата текста, в который производится вставка.

Копирование фрагмента перетаскиванием производится точно так же, как и перемещение, только при нажатой клавише клавиатуры Ctrl.

• Нажмите левую кнопку мыши, затем клавишу Ctrl. При нажатой левой кнопке мыши переместите фрагмент туда, куда требуется; при этом рядом с указателем мыши появится пунктирный прямоугольник со знаком «+» (плюс), в месте предполагаемой вставки отображается специальная метка, а в строке состояния появляется вопрос Куда копировать?.
• Отпустите клавишу Ctrl, а затем левую кнопку мыши.

Фрагмент можно перетаскивать и за пределы видимой части документа, например, вниз или вверх. Для этого надо, ухватившись за фрагмент, перемещать его вниз или вверх к границе видимой части документа и там остановить. Документ начнет автоматически прокручиваться в своем окне. В нужный момент выведите указатель в поле документа — прокрутка остановится. При этом, прежде чем фрагмент не будет помещен туда, куда требуется, левую кнопку мыши отпускать нельзя.

Выделенный фрагмент можно перетаскивать и при нажатой правой кнопке мыши. При этом в документе также появляется метка вставки. По окончании перетаскивания появляется контекстное меню, в котором можно выбрать необходимое действие (Переместить или Копировать).



Рисунок 18

Для удобства границу между областью задач и документом можно перемещать влево или вправо. При желании область задач можно переместить к правому краю окна.

В области задач отображаются все накопленные элементы (объекты). Вид значка элемента зависит от источника данных. Для вставки любого элемента щелкните по нему левой кнопкой мыши. А для вставки сразу всех элементов в том порядке, как они помещались в буфер обмена, нажмите кнопку Вставить все. Для просмотра дополнительных параметров отображения или скрытия буфера обмена щелкните по кнопке Параметры.

Отдельные элементы можно удалить из буфера обмена. Щелкните по элементу в области задач правой кнопкой мыши и выберите команду контекстного меню Удалить. Для удаления сразу всех элементов нажмите в области задач кнопку Очистить все.

Для скрытия области задач нажмите кнопку Закрыть в правом верхнем углу области.

Рисунок 19

• В диалоговом окне Специальная вставка в списке Как выберите формат данных, вставляемых из буфера обмена. При необходимости установить связь с исходным файлом поставьте переключатель Связать. Этот параметр доступен только в том случае, если исходное приложение поддерживает связывание. Перед установкой связи с исходным файлом его необходимо сохранить в исходном приложении.

Рисунок 20

Редактирование документов Word

Работа с текстом

Выбор языка

Выбор языка текста определяет возможность автоматической проверки правописания и расстановку переносов.

В Word 2007 выбор языка обычно производится автоматически в зависимости от используемой раскладки клавиатуры. При вводе текста в русской раскладке устанавливается русский язык, при вводе текста в английской раскладке — английский (США).

При необходимости язык текста можно установить самостоятельно.

• Выделите фрагмент документа.
• Во вкладке Рецензирование в группе Правописание нажмите кнопку Выбрать язык и в диалоговом окне Язык выберите нужный язык.

Рисунок 1

Для языков, рядом с названием которых отображается значок проверки правописания, подключены соответствующие словари для проверки правописания и расстановки переносов.

Для перехода к диалоговому окну Язык можно также дважды щелкнуть по ярлыку языка в строке состояния.

Расстановка переносов

Переносы в словах категорически недопустимо расставлять с использованием клавиши клавиатуры «-» (дефис).

Переносы расставляются сразу во всем документе. Выделять какой-либо отдельный фрагмент бесполезно.

Во вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы щелкните по кнопке Расстановка переносов и в появившемся меню выберите режим Авто

Рисунок 2

Для настройки параметров переносов выберите команду Параметры расстановки переносов. В диалоговом окне Расстановка переносов можно, например, отказаться от переносов в словах из прописных букв

Рисунок 3

Можно запретить расстановку в некоторых фрагментах документа, например, в заголовках.

• Выделите фрагмент документа, в котором запрещаются переносы.
• Во вкладке Главная или Разметка страницы щелкните по значку группы Абзац.
• Во вкладке Положение на странице диалогового окна Абзац установите флажок запретить автоматический перенос слов

Рисунок 4

Проверка правописания

О проверке правописания

При вводе текста Word 2007 обычно автоматически проводит проверку правописания (орфографию и грамматику).

Можно настроить основные параметры проверки правописания.

• Нажмите кнопку Office и выберите команду Параметры Word.
• В окне Параметры Word перейдите в раздел Правописание.

· Установите параметры проверки орфографии и грамматики.

Проверку правописания можно производить как при вводе текста, так и после ввода текста сразу во всем документе.

Правописание можно проверять для всех языков, для которых установлена такая возможность. По умолчанию в Word 2007 это русский, английский и немецкий. Можно добавить и другие языки.

Проверка орфографии ведется путем сравнения слов в документе со словами, имеющимися в основном и вспомогательных словарях Microsoft Office 2007. Таким образом, фактическая опечатка или ошибка могут быть пропущены, если такое слово имеется в словарях. Например, если вместо слова «страница» будет написано «станица» или «странница», Word не определит это как ошибку. С другой стороны, правильно написанные слова, отсутствующие в словарях, будут определены как ошибочные. Обычно это касается специальных терминов и собственных имен.

Проверка грамматики и стилистики производится на основе правил, заложенных в Word 2007. Выбрать набор правил можно в окне настройки параметров проверки правописания в раскрывающемся списке Набор правил. Нажав кнопку Настроить, можно просмотреть и изменить набор правил.

Необходимо отметить, что проверка правописания средствами Word 2007 не исключает необходимости тщательной проверки правописания документа самим пользователем.