Правила документооборота и технология обработки учетной информации

Обеспечить необходимое качество ведения бухгалтерского учета в организации можно только на основании строго определенного порядка обработки документов, создаваемых самой фирмой или поступающих извне. Поэтому в данном разделе учетной политики следует закрепить применяемую организацией систему документооборота. Так как пока соответствующий федеральный стандарт бухгалтерского учета не утвержден, то можно воспользоваться рекомендациями, изложенными в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Приказом Минфина СССР от 29.07.1983 г. N 105.

Подтверждает это и Минфин России в Информации N ПЗ-13/2015 «О применении установленных Минкультуры России правил комплектования, учета и организации хранения электронных архивных документов в отношении первичных и отчетных документов налогоплательщиков», а также в Письме от 22.01.2016 г. N 07-04-09/2355, содержащем рекомендации аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности организаций за 2015 год».

 

Здесь же следует утвердить график документооборота - документ, закрепляющий оптимальный режим (сроки и очередность) обработки бухгалтерской документации, поступающей в организацию.

В графике документооборота следует предусмотреть максимально возможное число документов, поступающих в организацию извне или созданных самой организаций, определить круг лиц, ответственных за их составление, а также тех сотрудников, которые будут работать с документами в дальнейшем, установить сроки и адреса их представления, а также назначить ответственных за проверку документов.

Выше мы уже отметили, что «первичка» составляется при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным, то непосредственно после его окончания. Как сказано в пункте 3 статьи 9 Закона N 402-ФЗ лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных. При этом главный бухгалтер или иное лицо, на которое возложено ведение учета не несут ответственности за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.

Оформить график можно в виде таблицы, схемы, либо в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Причем сам график документооборота целесообразно утверждать не в самой учетной политике, а отдельным приказом руководителя. В учетной политике достаточно лишь отметить, что движение документации осуществляется в соответствии с графиком, утвержденным руководителем.

В дальнейшем это позволит организации в случае необходимости вносить изменения в график, без внесения изменений в учетную политику, которые, по общему правилу, могут применяться фирмой только со следующего года.

 

Отметим, что разработка системы документооборота в организации во многом зависит от применяемой фирмой технологии обработки учетной информации, которая напрямую связана с формой ведения бухгалтерского учета. Отметим, что под формой бухгалтерского учета понимается схема построения и взаимосвязи бухгалтерских регистров, способы регистрации и группировки учетных данных, а также внесения учетных записей в бухгалтерские регистры.

Сегодня наиболее распространенными формами бухгалтерского учета выступают:

- Мемориально-ордерная;

- Журнально-ордерная;

- Автоматизированная;

- Упрощенная.

Надо сказать, что коммерческие организации в основном применяют журнально-ордерную форму учета, которая утверждена еще документом союзного значения - Письмом Минфина СССР от 08.03.1960 г. N 63 «Об инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства». При этом небольшие организации могут руководствоваться Письмом Минфина СССР от 06.06.1960 г. N 176 «Об инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства для небольших предприятий и хозяйственных организаций». Отметим, что указанные Письма Минфина СССР применяются с учетом рекомендаций по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства, направленных Письмом Минфина России от 24.07.1992 г. N 59 «О рекомендациях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприятиях».