Анализ хозяйственной деятельности

Введение

 

Производственная практика на Хлебной базе №1 представительства «Астык коймалары» проходил в соответствии с разработанным и утвержденным календарным планом прохождения практики.

Целью практики является дальнейшее углубление и закрепление знаний, полученных в университете и приобретение необходимых практических навыков в области организации и техники бухгалтерского учета, экономического анализа и аудита.

За период производственной практики на Хлебной базе №1 были осуществлены следующие задачи:

- изучил оформление подготовки анализов и их учет;

- изучил техническую документацию по выполненным лабораторией работам, в соответствий с качеством поступающего зерна на точки разгрузки;

-следил за исправностью лабораторного оборудования, его регулировкой; состоянием зерна в складах и силкорпусах элеватора, заведением процесса сушки и подработки зерна;

-изучил основные технологические процессы и режимы производства, умение пользоваться лабораторным оборудованием и знать правила его эксплуатации; физико – химические своиства зерна и готовой продукций, способы и методы физико – химического анализа; ГОСТы, технические условия и требования, предъявленные к зерну и готовой продукции, правила оформления технической документации на проведенные лабораторных анализов.

-изучил работу по экономическому планированию предприятия, направленному на организацию рациональной хозяйственной деятельности, выявление и использование резервов производства с целью достижения найбольшей экономической эффективности.

Настоящий индикативный план социально-экономического развития представительства ТОО «Астык коймалары» хлебная база №1 разработан в соответствии с постановлением Правительства РК от 14.06.2002 года «Об утверждении правил разработки индикативных планов социально-экономического развития РК» и постановлением Правительства от 13.09.2002 года «Об индикативном плане социально-экономического развития РК на 2003-2005 годы».

Основными приоритетами плана развития хлебной базы №1 являются:

· Формирование и развитие современной сети хранения и переработки зерна с учётом интересов товаропроизводителей

· Внедрение прогрессивных технологий производства, совершенствование организации производства, рост производительности труда

· Создание конкурентоспособности на внутреннем рынке

· Максимальное увеличение объёмов производства работ и услуг

· Улучшение и поддержка стабильности и благосостояния работников предприятия

· Создание новых рабочих мест

Производственная практика была пройдена в ТОО «Астык коймалары». Основной вид деятельности ТОО – Приемка, отгрузка, хранение, сушка, подработка и реализация зерна.

Во время прохождения практики было изучено производство, технология и основные направления деятельности предприятия.

Особое внимание было уделено построению учетно-аналитических служб, последовательности технологических процессов, применяемых методов учета, анализа и внутреннего аудита.

Анализ деятельности предприятия производился на основе: Устава, балансов предприятия за 2011-2012гг.; отчетов о прибылях и убытках за 2011-2012г., учетной политики, внутренних первичных и сводных бухгалтерских документов, приложенных в Приложении к отчету.

 

 

Цели и стратегические задачи на 2014-2016 годы

 

Являясь коммерческой организацией, основной целью деятельности предприятия является извлечение прибыли, посредством осуществления основного вида деятельности – осуществление технологического комплекса мероприятий по приему, хранению, сушке, очистке, отгрузке зерна.

Основной целью деятельности предприятия является: обеспечение количественно-качественной сохранности зерна государственных ресурсов, давальческого зерна. Для достижения этой цели Хлебная база №1 по поручению ТОО «Астык коймалары» ставит перед собой следующие задачи:

1. Обеспечение организованного закупа, учета, хранения, отгрузки зерна государственных ресурсов и давальческого зерна. Своевременная и качественная подготовка материально-технической базы к приему урожая;

2. Организация условий работы в соответствии с нормами и правилами охраны труда, противопожарной безопасности, техники безопасности, гигиены труда и производственной санитарии.

 

 

Выбор путей достижения поставленных целей

Повышение эффективности предприятия за счет принимаемых мер по увеличению доходной части, за счет развития материально-технической базы, организационных работ по увеличению объема принимаемого зерна и сохранности государственных ресурсов, усиления работ по дебиторской задолженности направляет на следующий выбор путей достижения поставленных задач:

1. обновление и укрепление материально-технической базы, что позволит увеличить объемы хранения государственных ресурсов продовольственного зерна и зерна сельхозпроизводителей;

2. внедрение прогрессивных технологий производства, автоматизации (приемки, очистки, сушки, отгрузки зерна) с помощью компьютерной техники, дистанционного контроля за процессом работ;

3. улучшение технологического процесса по хранению и подработке зерна;

4. стабильное повышение профессионального уровня работников;

5. снижение себестоимости предоставляемых услуг;

6. развитие маркетинговой деятельности в целях поиска потенциальных поставщиков зерна.

 

7. Мероприятия, планируемые Хлебной базой №1 по реализации стратегии государственных и отраслевых программ

 

Исходя из основных направлений развития на 2014 – 2016 годы, разработаны следующие основные организационно - технические мероприятия:

 

Работы подрядных организаций

Год

1. Замена норийных бункеров №№3,4,5 – 2 773 тыс.тенге

2. Капитальный ремонт норий НЦ -175 №3 – 400 тыс.тенге

3. Демонтаж и монтаж автоподъемника №2 У-15-УРВС-50 – 6000 тыс. тенге

4. Демонтаж и монтаж аспирационных сетей надсилостных этажей силосных корпусов №№ 5 – 3 390 тыс. тенге

 

Год

1. Демонтаж и монтаж автомобилеразгрузчика №3 У-15-УРВС-50 - 6000 тыс. тенге

2. Капитальный ремонт мягкой кровли здания ДЭПО – 540 тыс.тенге

3. Капитальный ремонт норий НЦ - №7 – 420 тыс.тенге

4. Реконструкция старого автоприема на 4 проезда под разгрузку большегрузных автомобилей с расширением приемных завальных ям – 2 100 тыс. тенге

5. Демонтаж и монтаж аспирационных сетей надсилостных этажей силосных корпусов №№ 6 – 3 390 тыс. тенге

 

 

Год

1. Капитальный ремонт норий НЦ -175 №9 зерносушилка №3 – 1 440 тыс. тенге

2. Норийных труб НЦ - 175 №4 на сумму 1 000 тыс. тенге

3. Замена норийных труб НЦ – 350 № 11 на сумму 1 200 тыс. тенге

4. Демонтаж распредкругов №1,2 на самотечное оборудования (паук) на сумму 2 800 тыс. тенге

5. Монтаж и наладка автоматической пожарной сигнализации в здании гаража – 162 тыс. тенге перепечатать с плана

Планируется приобретение следующих основных средств:

 

Год

1. Американская мельница (для размола зерна и определения клейковины) – 198 тыс.тенге

2. Насос центробежный для котельной 3К-9 -1 шт – 420 тыс.тенге

3. Вентилятор Ц-4-70 №12 (на сушилку) №2 – 850 тыс.тенге

4. Автомобилеразгрузчик У-15-УРВС – 50 -1 шт.- 5 000 тыс.тенге

5. Скальператор Б-30 (100 т/ч) – 1 шт. – 980 тыс.тенге

6. Лада 21144 -120-22 на сумму 1 400 тыс. тенге

 

Прочее основные средства

1. Лабораторные столы с тумбами на сумму 130 тыс. тенге

2. Лабораторные простые столы 87 тыс. тенге

3. Лабораторные столы с верхними полками

4. Лабораторные стулья (крутящиеся) 25 тыс. тенге

5. Лабораторные стол-мойка с сушилкой (для мытья лабораторной посуды)

6. Лабораторный стол для весов и для литровой пурки

 

Год

1. Приобретение триер цилиндрический овсюгоотборник ТЦО-800-8А - 2шт.- 1 200 тыс.тенге

2. Редуктор Ц2У- 315- НЦ-175-1 шт.- 1 000 тыс.тенге

3. Трансформаторная подстанция ТМ – 1000 Квт – 2 шт.- 1 000 тыс. тенге

4. Автомобилеразгрузчик – У-15-УРВС-1 шт.- 5 000 тыс. тенге

5. Дизель-генератор на сумму 2 500 тыс. тенге

 

Год

 

1. Циклон Цол №9 1 шт. на сумму 410 тыс поменять

2. Циклон Цол №12 1 шт. на сумму 350 тыс. тенге

3. Циклон Цол №18 1 шт. на сумму 420 тыс. тенге

4. Автомобилеразгрузчик – У-15-УРВС-50 -1 шт.- 5000 тыс.тенге

5. Овсюгаотборник ЗАВ 40 1 шт. на сумму 2 300 тыс. тенге

6. Колесный трактор МТЗ- 80 с куном 14 000 тыс. тенге

 

Диаграмма №4

тыс. тенге

Диаграмма №5

Тыс. тонн

 

С целью привлечения сельхозтоваропроизводителей проводится совместно с районным управлением сельского хозяйства встречи с руководителями хозяйств, проводятся семинары-совещания.

Развитие социальной сферы

 

Повышение уровня и качества его жизни, улучшение здоровья населения страны – важнейшая общегосударственная проблема, на решение которого ориентирована деятельность Хлебной базы №1.

Совершенствование организации деятельности предприятия является одним из важных резервов производства и способствует повышению оперативности, экономичности и культуры в деятельности управленческого персонала предприятия.

Трудовые отношения между работодателем и работником заключаются на основе индивидуальных трудовых и коллективных договоров в соответствии с трудовым законодательством.

Работники предприятия ежегодно направляются на курсы обучения и переподготовки.

В соответствии с Законом «О безопасности и охране труда» заключен договор страхования ответственности работодателя за нанесение вреда жизни и здоровью работников при исполнении им трудовых обязанностей.

Предприятие содействует с районным учебным заведением профтехучилища в предоставлении рабочих мест для прохождения учащимися производственной практики. Учащиеся, отличившиеся на практике рекомендуются на трудоустройство, на предприятие при наличии соответствующих вакантных рабочих мест с целью привлечения молодых специалистов.

Целью кадровой политики является:

- увеличение числа квалифицированных кадров,

- привлечение выпускников профессиональных вузов

- формирование квалифицированной кадровой базы

- подготовка и переподготовка специалистов производственного персонала.

Совместно с профсоюзным комитетом предприятия предусмотрены расходы: на проведение коллективных мероприятий (спортивные, культурно-массовые), оказание материальной помощи, организация летнего отдыха детей.

Профсоюзным комитетом, администрацией предприятия чествуются ценными подарками, денежными поощрениями работники, уходящие на заслуженный отдых, много лет проработавшие на предприятии.

Хлебная база №1 принимает активное участие в общественной жизни района: установка юрты на национальных, районных, спортивных мероприятиях, праздничное оформление предприятий и учреждений города к праздникам, участие в постройке новогоднего городка, участие в благоустройстве и озеленении города; оказывает благотворительную помощь детям-инвалидам, пожилым людям, ветеранам ВОВ и труда.

 

 

3.МЕНЕДЖМЕНТ НА ПРЕДПРИЯТИИ

Высшим органом управления ТОО Астык коймалары является собраниеучастников, которое проходит планово 1 раз в год. Чрезвычайное собраниеакционеров может быть созвано в любое время по инициативе Генеральногодиректора фирмы, по инициативе ревизионной комиссии и т.д. Собрание вправе решать вопросы, относящиеся к компетенции собрания.Общему собранию участников подчиняется: Совет общества и исполнительная дирекция. В состав дирекции входят: ген.директор, глав.бухгалтер, ведущий товаровед, ведущий экономист, юрисконсульт. В составСовета входят члены исполнительной дирекции и руководители магазинов. Совет Общества решает наиболее важные плановые задачи, заключение наиболее важных договоров поставки, заключение крупных сделок. Совет общества вправе предлагать вынесение любых вопросов на общее собрание акционеров.Оперативное руководство деятельностью общества осуществляетген.директор, выбираемы на общем собрании участников. Генеральный директор является главой Совета общества и вправе осуществлять свои действия от имени общества без доверенности.Должностные обязанности Генерального директора:- организация всей работы корпорации, ответственность за ее состояние идеятельность;- представление корпорации во всех учреждениях и организациях;- распоряжение имуществом и средствами корпорации, открытие счетов в банках;- прием и увольнение работников корпорации, применение мер поощрения и взыскания на работников корпорации;- руководство всей административной и хозяйственной деятельностью корпорации;- утверждение отчетов и балансов подчиненных предприятий, штатов магазинов.Управленческое звено ТОО Астык коймалары включает следующие отделы: коммерческий, плановый, бухгалтерию. Также в штате состоят инспектор по кадрам, юрисконсульт, инженер по ремонту и строительству. Функции отделов: Коммерческий отдел:- соблюдение, расширение, заключение договоров, обеспечение своевременных поставок товаров в магазины, контроль за сроками действия сертификатов и лицензий, составление заказов на товары. Контрольза соблюдением правил торговли, за качеством товаров, розничными ценами. Плановый отдел:- проведение и организация экономического анализа деятельности фирмы.Экономическое планирование товароооборота, валовых доходов, издержек обращения по фирме в целом и по каждому магазину в отдельности. Бухгалтерия:- в него поступают все сведения от бухгалтерий магазинов, обеспечивает ведение бухгалтерского учета по всей фирме. Осуществляет контроль за деятельностью бухгалтерий магазинов. Ведет и контролирует весь документооборот по сделкам. Должностные обязанности руководителей отделов: Инспектор по кадрам - обеспечение фирмы рабочими и служащими. Разработка текущих и перспективных планов комплектования кадров. Прием и оформление наймов, увольнений и переводов рабочих и служащих. Подготовка документов для назначения пенсий работникам. Обеспечение мероприятий по повышению квалификации кадров. Разработка квалификационных характеристик работников фирмы. Хранение, заполнение трудовых книжек. Учет личного состава, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности. Составление всей установленной для отдела кадров отчетности. Ведущий товаровед - руководит деятельностью коммерческого отдела, отвечает за свою группу товаров. Несет ответственность перед директором. Выполняет обязанности зам. директора. Ведущий экономист - обеспечение организации комплексного экономического анализа деятельности фирмы. Осуществление руководства по экономическому планированию товароооборота, валовых доходов, издержек обращения. Анализ товарных запасов по группам товаров и составление расчетных нормативов товарных запасов. Должностные обязанности Юриста - разработка документов правового характера, правовая помощь структурным подразделениям корпорации в подготовке ответов при предъявлении претензий. Составление исковых материалов при передаче претензий в суд или арбитраж; учет и хранение дел, анализ результатов рассмотрения судебных и арбитражных дел. Представление корпорациив органах суда и арбитража. Оформление заключаемых коллективных договоров. Составление справок, расчетов, объяснений, ведение дел по претензиям по договорам поставки. Главного бухгалтера - контроль и ведение отчетных документов побухгалтерскому учету по всей корпорации. Составление баланса. Осуществление руководства бухгалтерией. Инженер по ремонту и строительству – осуществляет планирование, осуществление ремонтно-строительных работ и составление смет по ним.

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

 

Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются (рис.3).

Рисунок 3- Схема документационного обеспечения управления

 

Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства. Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение, называют делопроизводством.

Любой документ, доставленный в организацию, должен быть зарегистрирован и обработан. Обработка входящих документов должна включать регистрацию в журнале. После рассмотрения руководителем и регистрации документы передаются исполнителям. Документ находится у исполнителя до окончательного решения вопроса. После исполнения документ должен подшиваться к делу. Дело - это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу (папка или картотека, внутри которой документы расположены в определенном порядке).По истечении установленного срока дела передаются на хранение в архив.

Входящая документация - это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая документация - это документы, которые несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.

 

Рисунок 4- Схема документооборота

 

Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.

Каждый документ в процессе движения должен проходить через три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Во избежание путаницы с документами каждая операция должна выполняться один раз.

Регистрация документов при такой схеме производится вручную, сведения о документах заносятся в таблицы, не обрабатываемые автоматизированными системами. Каждый документ направляется по маршруту, выбираемому очередным исполнителем. Таким образом, на фабрике организована работа на базе обмена электронной почтой и хранения документов на файловом сервере, где каждый имеет свою ячейку. Эта схема управленияпри удобна для хранения документов. Например, в папке "Бухгалтерия" есть папка "финансовый отдел", в ней папка "финансовое планирование", еще глубже - "минимизация налогообложения". Подобная иерархия интуитивно понятна для пользователей - каждый знает свою ячейку, знает, куда класть те или иные документы.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота. График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение. Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.

На ТОО «Астык коймалары» график документооборота разрабатывает главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.

График устанавливает рациональный документооборот, т.е. предусматривает оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.

Для каждого документа, в том числе и в бухучёте, существует свой путь движения, пять основных этапов:

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

3) проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

4) обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа:

5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел:

- по номинальному признаку;

- по предметно-вопросному признаку;

- по корреспондентскому признаку и т.д.

Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности (приказы, протоколы, акты и т.д.).

При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание (например, "Документы по вопросам повышения качества продукции").

Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора.

Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса.

Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку (например, "Переписка с предприятиями СКО по вопросам поставки сельскохозяйственной продукции").

Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку (например, "Квартальные отчеты об основной деятельности хозяйства и квартальных вложениях").

Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательный частью соответствуют заголовку дела.

При формировании дел необходимо учитывать следующие требования:

-документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно;

-подлинники отделять от копий;

-годовые планы и отчеты - от квартальных и месячных;

-утвержденные документы - от их проектов;

-включать в дело по одному экземпляру каждого документа.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.

В дело группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Документы, помещенные в дело имеют подписи, дату, индекс, копии - заверительную подпись, отметку "В дело".

Документы в деле должны располагаться в определенном порядке: сначала помещают основной документ и относящиеся к нему приложения, а затем в хронологическом порядке идут документы, возникающие по мере решения вопроса. Запрещается подшивать в дело неисполненные документы, разрозненные экземпляры документов, документы, подлежащие возврату, дублирующие документы.

Приняты определенные правила группировки документов в дела по видам и хронологии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной деятельности группируются и подшиваются отдельно и хранятся у лица, готовившего эти проекты.

Приказы по личному составу группируются в соответствии со сроками их хранения.

Утвержденные предприятием планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от их проектов. Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления. [20. с 49].

Лицевые счета сотрудников хозяйства по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита фамилий.

Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности хозяйства, группируются в одном деле, если они касаются одного и того же вопроса.

Значение и практическая ценность документов предприятия различны. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость.

Для долговременного хранения документов создается архив предприятия.

Для ведения архива выделена штатная должность "архивист". В задачи архива входят:

-прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;

-информационно-справочная работа по архивным документам предприятия;

-организационно-методическая помощь по ведению делопроизводства.

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве - 3 года. После истечения этого срока решается дальнейшая "судьба" документов: передать ли их в архив предприятия; уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия, которая назначается приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки которых истекли. Экспертная комиссия является совещательным органом. Его решения по хранению или уничтожению вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.

Определение конкретных сроков хранения документов проводится по "Перечню документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения".

При использовании Перечня необходимо учитывать, что все организации, предприятия разделены на 2 группы:

1. Организации (министерства, комитеты, др. государственные органы управления), в деятельности которых создаются документы постоянного срока хранения, которые затем поступают в государственные архивы.

2. Предприятия, организации вспомогательных органов, обслуживающего (сервисного) характера, в деятельности которых не создается документов постоянного хранения.

Наряду с Перечнем можно использовать номенклатуру дел предприятия, так как в ней указаны сроки хранения дел.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления документов значения не имеют.

К документам долговременного хранения, передаваемых в архив, относятся, прежде всего документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор, протоколы заседаний и т.д.)

Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения закончен.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на 2 группы:

-дела по личному составу;

-дела по основной (производственной) деятельности.

На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись №1 (дела по основной деятельности) и опись №1 л/с (дела по личному составу). Опись составляется на документы одного года. Дела в опись вносятся по степени важности. В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество дел, включенных в нее. Каждое дело в описи получает своей порядковый номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.

Акты и описи составляются и подписываются членами экспертной комиссии, рассматриваются и утверждаются руководителем предприятия.

Прием-передача дел в архив производится секретарем-референтом (работником службы делопроизводства) и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи.

Вместе с делами в архив предприятия передаются журналы регистрации или регистрационные картотеки на документы. Только после передачи документов в архив предприятия разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт.

Документы долговременного и постоянного хранения могут передаваться в государственные архивы на договорной основе.

В результате анализа документооборота предприятия выявлены следующие недостатки в организации движения информации:

-нет взаимосвязи учета писем для взаимозачетов с другими организациями, что усложняет сверку расчетов;

-между службами по производству, реализации продукции и бухгалтерией должна быть тесная взаимосвязь по учету и оформлению документов;

-отсутствие автоматизации учета участков не позволяет быстро найти нужную информацию, много времени уходит на контроль и анализ деятельности; несвоевременная информация при поступлении сырья замедляет работу (приводит к двойной работе), приводит к искажению производственного отчета и в дальнейшем влияет на себестоимость продукции;

-некоторые документы обрабатываются не ответственными за эту часть документооборота отделами;

-ведение учета одних и тех же статей в разных отделах.

Бухгалтерский документооборот в ТОО «Астык коймалары» в целом поставлен чётко. Однако сотрудники иногда тратят довольно много времени на поиск необходимых данных. Типичной является ситуация, когда исходные тексты договоров хранятся у юристов в электронном виде (часто без истории изменений); бухгалтерские проводки по документам, сопровождающим исполнение договоров, выполняются в бухгалтерской системе; учет договоров и сопутствующих им документов ведется в электронной таблице; счета и акты хранятся в бумажном виде в финансовом отделе, а текущая переписка по поводу договорных работ - в электронных почтовых ящиках сотрудников. При такой "разбросанности" данных и документов сложно обеспечить их целостность, непротиворечивость и безопасность. Система электронного документооборота позволила бы организовать любое взаимодействие между сотрудниками предприятия на основе документов, обеспечить создание и движение документов по организации, контроль исполнения документов и процессов, которые описываются с их помощью, а также хранение.

Вместе с тем, график документооборота в ТОО «Астык коймалары» отличается чёткостью, сотрудники стремятся точно выполнять его, что способствует улучшению всей учетной работы на предприятии, повышению уровня автоматизации учетных работ, оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечению своевременного составления отчетности.

Таким образом, документооборот на предприятии ТОО «Астык коймалары» не полностью автоматизирован, что приводит к задержке и снижению скорости прохождения информации между отдельными отделами предприятия. К основным преимуществам электронного документооборота можно отнести следующие:

Полный контроль за перемещением и эволюцией документа, регламентация доступа и способ работы пользователей с различными документами и их отдельными частями.

Уменьшение расходов на управление за счет высвобождения (на 90% и более) людских ресурсов, занятых различными видами обработки бумажных документов, снижение бюрократической волокиты за счет маршрутизированного перемещения документов и жесткого контроля за порядком и сроками прохождения документов.

Быстрое создание новых документов из уже существующих.

Поддержка одновременной работы многих пользователей с одним и тем же документом, предотвращение его потери или порчи.

Сокращение времени поиска нужных документов.

Использование АИС может рассматриваться в качестве базы для общего совершенствования управления предприятием. При этом управление предприятием реализует следующие основные функции:

-обслуживание клиентов;

-разработка продукции;

-учет и контроль за деятельностью предприятия;

-финансовое обеспечение деятельности предприятия и т.д. [2. с 22].

 

Заключение

Решение задач, изложенных в настоящем плане развития позволят эффективно создать действующую модель хлебоприемного предприятия, обеспечения хранения и переработки зерна, конкурентоспособного на внутреннем рынке страны, максимально увеличивая при этом объемы производства работ и услуг и создавая новые рабочие места.

 

Введение

 

Производственная практика на Хлебной базе №1 представительства «Астык коймалары» проходил в соответствии с разработанным и утвержденным календарным планом прохождения практики.

Целью практики является дальнейшее углубление и закрепление знаний, полученных в университете и приобретение необходимых практических навыков в области организации и техники бухгалтерского учета, экономического анализа и аудита.

За период производственной практики на Хлебной базе №1 были осуществлены следующие задачи:

- изучил оформление подготовки анализов и их учет;

- изучил техническую документацию по выполненным лабораторией работам, в соответствий с качеством поступающего зерна на точки разгрузки;

-следил за исправностью лабораторного оборудования, его регулировкой; состоянием зерна в складах и силкорпусах элеватора, заведением процесса сушки и подработки зерна;

-изучил основные технологические процессы и режимы производства, умение пользоваться лабораторным оборудованием и знать правила его эксплуатации; физико – химические своиства зерна и готовой продукций, способы и методы физико – химического анализа; ГОСТы, технические условия и требования, предъявленные к зерну и готовой продукции, правила оформления технической документации на проведенные лабораторных анализов.

-изучил работу по экономическому планированию предприятия, направленному на организацию рациональной хозяйственной деятельности, выявление и использование резервов производства с целью достижения найбольшей экономической эффективности.