Фільтрування даних в Microsoft Excel

Фільтрування даних – це швидкий і зручний спосіб пошуку даних у діапазоні клітинок або в таблиці. Після фільтрування даних у діапазоні клітинок чи в таблиці можна повторно застосувати фільтр, щоб отримати оновлені результати або очистити фільтр, щоб знову відобразити всі дані. Щоб швидко почати фільтрування виділіть принаймні одну клітинку в діапазоні і натисніть кнопку фільтр (Основне → Редагування) (рисунок 1.1).

Рисунок 1.1 Сортування й фільтр

Відфільтровані дані відображають лише рядки, що відповідають вказаним умовам і приховують рядки, які непотрібно відображати. Після фільтрування даних можна копіювати, шукати, редагувати, форматувати, друкувати, а також створювати на її основі схеми, не змінюючи порядок розташування цих даних і не переміщуючи їх.

Також можна виконувати фільтрування даних за кількома стовпцями. Використовуючи автофільтр можна створювати 3 типи фільтрів:

· За списком значень

· За форматом

· За умовами

Вибір значень зі списку та пошук – найшвидший спосіб фільтрування.

Щоб швидко почати фільтрування, виділіть принаймні одну клітинку в діапазоні або в таблиці Excel і натисніть кнопку Фільтр (на вкладці Дані у групі Сортування й фільтр) (рисунок 1.2).

Рисунок 1.2 Сортування й фільтр

Відфільтровані дані відображають лише рядки, що відповідають указаним умовам, і приховують рядки, які не потрібно відображати. Після фільтрування даних можна копіювати, шукати, редагувати, форматувати, друкувати відфільтровану підмножину даних, а також створювати на її основі схеми, не змінюючи порядок розташування цих даних і не переміщуючи їх.

Також можна виконувати фільтрування за кількома стовпцями. Фільтри можуть бути складені, тобто кожний доданий фільтр базується на поточному фільтрі та ще більше звужує підмножину даних, що відображається.

Фільтрування діапазону комірок:

Виділіть діапазон клітинок, які містять алфавітно-цифрові дані.

На вкладці Дані у групі Сортування й фільтр натисніть кнопку Фільтр (рисунок 1.2).

Фільтрування таблиці:

Переконайтеся, що активна клітинка міститься у стовпці таблиці з алфавітно-цифровими даними.

Клацніть стрілку у заголовку стовпця. У списку текстових значень установіть або зніміть прапорці для одного або декількох текстових значень за якими потрібно виконати фільтрування.

Вибір значень зі списку та пошук — це найшвидші способи фільтрування. Якщо клацнути стрілку у стовпці з увімкнутим фільтруванням, усі значення в цьому стовпці відобразяться у списку (рисунок 1.3).

Рисунок 1.3 Швидке фільтрування

Повторне застосування фільтра

Щоб визначити чи застосовано фільтр перегляньте піктограму в заголовку стовпця:

· Стрілка розкривного списку означає, що фільтрування ввімкнуто, але не застосоване. Якщо навести курсор миші на заголовок стовпця фільтрування для якого ввімкнуто, але не застосовано в екранній підсказці відображається Відобразити все.

· Кнопка фільтр означає, що фільтр застосовано.

Якщо навести курсор миші на заголовок відфільтрованого стовпця, в екранній підсказці відображається застосований до цього стовпця фільтр.

Після повторного застосування фільтра результати можуть виявитися іншими. Це може статися з таких причин:

· У цьому діапазоні клітинок або стовпці таблиці було додано, змінено або видалено дані.

· Застосовано динамічний фільтр дати й часу, наприклад сьогодні, цього тиждня, з початку року.

· Значення, які повертає формула, змінились і дані аркуша було обчислено повторно.

Очищення фільтра

Можна очистити фільтр для певного стовпця, або очистити всі фільтри. Щоб очистити фільтр для одного стоовпця діапазону комірок, який охоплює кілька стовпців, або таблиці у заголовку стовпця натисніть кнопку Фільтр → видалити фільтр із «ім’я стовпця».

На вкладці Основне у групі Редагування виберіть елемент Сортування йфільтр, а потім Очистити (рисунок 1.4)

Рисунок 1.4 Видалення фільтра

Розширений фільтр

Розширений фільтр – це зручний інструмент у MS Excel, що дає змогу вибрати за кількома критеріями дані з таблиці та вивести відфільтровані записи в будь-який діапазон комірок робочого аркуша.

Для застосування розширеного фільтра необхідно:

Для розширеного фільтру умови фільтрування записуються в окремому діапазоні.

Діапазон умов розташовується точно над діапазоном фільтрування і повинен містити заголовки стовпців аналогічні заголовкам стовпців діапазону фільтрування та відокремлюватися від діапазону фільтрування хоча б одним порожнім рядком.

Правила запису умов у діапазоні умов розширеного фільтру наступні:

· Одна умова для одного стовпця вказується у відповідному стовпці.

· Декілька умов для одного стовпця вказуються у різних рядках даного стовпця.

· Одна умова для декількох стовпців вказується у відповідних стовпцях одного рядка.

· Різні умови для різних стовпців вказуються у відповідних стовпцях різних рядків.

· Діапазон умов не повинен містити порожніх рядків між заголовками стовпців та умовами.

Для застосування розширеного фільтру слід виконати команду:

Дані → Сортування та фільтр → Додатково.

В ДВ «Розширений фільтр» слід вказати:

· Діапазон фільтрування.

· Діапазон умов.

· Першу комірку діапазону розташування відфільтрованих даних, якщо необхідно перенести їх у інше місце.

· Увімкнути прапорець «Унікальні значення» у разі необхідності.

Якщо фільтрування даних відбувалося на місці, назви обраних фільтром рядків відображатимуться синім кольором. Інші рядки приховаються.

Для вилучення розширеного фільтру слід виконати команду:

Дані → Сортування та фільтр → Очистити

Усі приховані рядки стануть видимими.