Создание форм с помощью мастера.

Автоматизированные средства представляет Мастер форм – специальное программное средство, создающее формы в режиме диалога с разработчиком. Мастер форм можно запустить из окна БД щелчком на значке «Создание формы с помощью мастера» на панели «Формы». Создание форм с помощью мастера происходит в несколько этапов:

- на первом этапе работы Мастер форм выбирают таблицы и поля, которые войдут в будущую форму;

- на втором этапе выбирается внешний вид формы;

- на третьем этапе выбирается внешний вид формы;

- на последнем этапе выполняется сохранение формы под заданным именем.

Структура формы.

Структура формы представлена на рисунке 4.7. Из рисунка видно, что форма имеет три основных раздела:

- область заголовка;

- область данных;

- область примечания.

 

 

Рисунок 4.7. Структура формы

 

Линии, разделяющие разделы, перетаскиваются по вертикали с помощью мыши – это позволяет изменять размеры разделов так, как требуется. Разделы заголовка и примечания имеют чисто оформительское назначение. Раздел данных имеет содержательное значение – в нем представлены элементы управления, с помощью которых выполняется отображение данных или их ввод. Редактирование структуры формы выполняют в режиме Конструктора (режим запуска­ется кнопкой «Конструктор» в окне БД).

Элементы управления формы.

Элементы управления, которы­ми может пользоваться разработчик, представлены на Панели элементов. Ее открывают щелчком на соответствующей кнопке панели инструментов Мicrosoft Ассеss или командой «Вид» → «Панель элементов». Выбор элемента управления, которые представлены на рисунке 4.8, выполняется одним щелчком на его значке в «Панели элементов», после чего следующим щелчком в поле формы отмеча­ется место, куда он должен быть поставлен.

 

 

Рисунок 4.8. «Панели элементов» СУБД Мicrosoft Ассеss

 

Название и назначение элементов управления форм и отчетов представлены в таблице 4.3.

 

Таблица 4.3. Элементы управления форм и отчетов СУБД Мicrosoft Ассеss

Значок	Название	Назначение
	Label (надпись)	Надписи создаются автоматически вместе с элементами типа текстовое поле (разъясняют смысл поля ввода)
	Text Box (поле)	Используются для ввода и отображения информации полей таблиц и запросов, для вывода результатов вычислений
	Option Group (группа переключателей)	ГП ссылается на некоторое поле таблицы, каждый переключатель группы соответствует определенному целочисленному значению этого поля)
	Option Button (выключатель)	Позволяет вводить информацию типа ДА/НЕТ
	Command Button (переключатель)	Элемент группы переключателей, в которой может быть отмечен только один из них (его кружок выглядит зачерненным)
	Check Box (флажок)	Предназначен для представления полей типа да\нет. Отмеченный квадратик соответствует величине ДА, пустой – НЕТ
	Combo Box (поле со списком)	Разрешает как непосредственный ввод значения в поле, так и его выбор в раскрывающемся списке предопределенных значений
	List Box (список)	Позволяет выбирать данные из набора пунктов и не разрешает непосредственный ввод значений
	Command Button (кнопка)	Щелчок на такой кнопке выполняет команду, с помощью которой можно перейти в другую форму, переместиться по записям и выполнить многие другие операции
	Image (рисунок)	Рисунок любого графического формата с рамкой
	Unbound Object Frame (свободная рамка объекта)	Объект OLE, не связанный ни с каким источником данных
	Bound Object Frame (присоединенная рамка объекта)	Объект OLE, связанный с полем данных таблицы или запроса
	Page Break (разрыв страницы)	Линия, по которой формируется перевод страницы при выводе формы или отчета на принтер
	Tab Control (набор вкладок)	Позволяет разместить на одном и том же пространстве экрана несколько наборов элементов управления
	Subform\Subreport (подчиненная форма\отчет)	Вставляет в форму (отчет) область с другой формой (отчетом), связанной с данной главой
	Line (линия)	Добавляет прямую линию
	Rectangle (прямоугольник)	Рисует прозрачный или непрозрачный прямоугольник с цветной границей любой толщины
	More Controls (дополнительные элементы)	Открывает меню с элементами управления, не вошедшими в панель управления

 

Вместе с элементом в поле формы вставля­ется его присоединенная надпись. По умолчанию эта надпись стандартная, например, для переключателей это Переключатель 1, Переключатель 2 и т. д.

Редактированием свойства элемента управления (доступ к свойствам открывается через контекстное меню) можно дать элементу управления более содержательную подпись. Основными элементами оформления формы являются текстовые надписи и ри­сунки. Для создания в форме текстовых надписей служат два элемента управле­ния - «Надпись» и «Поле». В качестве надписи можно задать произвольный текст. Эле­мент «Поле» отличается тем, что в нем отображается содержимое одного из полей таблицы, на которой основана форма, то есть при переходе от записи к записи текст может меняться.

Для создания графических элементов оформления служат элементы управления «Рисунок», «Свободная рамка объекта» и «Присоединенная рамка объекта». Рисунок выбира­ется из графического файла и вставляется в форму. Элемент «Свободная рамка объекта» отличается тем, что это не обязательно рисунок - это может быть любой другой объект ОLЕ, например, мультимедийный. Элемент «Присоединенная рамка объекта» тоже в какой-то степени может служить для оформления формы, но его содержимое берется не из назначенного файла, а непосредственно из таблицы БД (если она имеет поле объекта ОLЕ). Естественно, что при переходе между записями содер­жимое этого элемента будет меняться.

Дизайн формы.

В то время как таблицы БД скрыты от посторон­них глаз, формы БД - это средства, с помощью которых с ней общаются люди. Поэтому к формам предъявляются повышенные требования по дизайну. В первую очередь, все элементы управления форм должны быть аккуратно выров­нены. Это обеспечивается командой «Формат» → «Выровнять». Если нужно равномерно распределить элементы управления по полю формы, используют средства меню «Формат» → «Интервал по горизонтали» или «Формат» → «Интервал по вертикали».

Ручное изменение размеров и положения элементов управления тоже возможно, но редко приводит к качественным результатам. При работе вручную используют перетаскивание маркеров, которые видны вокруг элемента управления в тот момент, когда он выделен. Особый статус имеет маркер левого верхнего угла. Обычно эле­менты управления перетаскиваются вместе с присоединенными к ним надписями. Перетаскивание с помощью этого маркера позволяет оторвать присоединенную надпись от элемента.

Существенную помощь при разработке дизайна формы оказывает вспомогательная сетка. Ее отображение включают командой «Вид» → «Сетка». Автоматическую привязку элементов к узлам сетки включают командой «Формат» → «Привязать к сетке».

Управление последовательностью перехода. Пользователь, для которого, соб­ственно, и разрабатывается форма, ожидает, что ввод данных в нее должен происхо­дить по элементам управления слева направо и сверху вниз. Однако при проектиро­вании сложных форм, когда в процессе дизайна элементы управления многократно перемещаются с места на место, очень легко перепутать их последовательность и создать неудобный порядок ввода данных. Физически последовательность перехода - это порядок перехода к следующему полю по окончании работы с предыдущим. Она легко проверяется с помощью клавиши ТАВ. Если при последовательных нажатиях этой клавиши фокус ввода «мечется» по всей форме, значит последовательность перехода нерациональна и ее надо править. Для управления последовательностью перехода служит диалоговое окно «Последовательность перехода», представленное на рисунке 4.9. В нем представлен список элементов управления формы. Порядок элементов в списке соответствует текущему порядку перехода. Изменение порядка перехода выполняется перетаскиванием в два приема:

- щелчком на кнопке маркера слева от названия выделяется элемент управления
(кнопка мыши отпускается);

- после повторного щелчка с перетаскиванием элемент перемещается на новое
место.

 

 

Рисунок 4.9. Диалоговое окно «Последовательность перехода»

 

Закончив разработку макета формы, ее следует закрыть и сохранить под заданным именем. После открытия формы в окне База данных, с ней можно работать: про­сматривать или редактировать данные из базовой таблицы.

Работа с отчетами.

Отчеты во многом похожи на формы или страницы доступа к данным, но имеют иное функциональное назначение - они служат для форматированного вывода данных на печатающие устройства и, соответственно, при этом должны учитывать пара­метры принтера и параметры используемой бумаги.

Большая часть того, что было сказано о формах, относится и к отчетам. Здесь также существуют средства автоматического, автоматизированного и ручного проекти­рования. Средства автоматического проектирования реализованы автоотчетами («База данных» → «Создать» → «Новый отчет» → «Автоотчет в столбец»). Кроме автоотчетов «в столбец» существуют «ленточные» автоотчеты. Разницу между ними нетрудно увидеть, поставив эксперимент,

Средством автоматизированного создания отчетов является «Мастер отчетов». Он запускается двойным щелчком на значке Создание отчета с помощью мастера в окне База данных. Мастер отчетов работает в шесть этапов. При его работе выпол­няется выбор базовых таблиц или запросов, на которых отчет базируется, выбор полей, отображаемых в отчете, выбор полей группировки, выбор полей и методов сортировки, выбор формы печатного макета и стиля оформления.

Структура отчета отличается от структуры формы только увеличенным количеством разделов. Кроме разделов заголовка, примечания и данных, отчет может содержать разделы верхнего и нижнего колонтитулов. Если отчет занимает более одной страницы, эти разделы необходимы для печати служебной информации, например номеров страниц.

Редактирование структуры отчета выполняют в режиме Конструктора (режим запуска­ется кнопкой «Конструктор» в окне База данных). Приемы редактирования те же, что и для форм. Элементы управления в данном случае выполняют функции элементов оформления, поскольку печатный отчет не интерактивный объект, в отличие от электронных форм и Web-страниц. Размещение элементов управления выполняют с помощью Панели элементов («Вид» → «Панель элементов»), которая по составу практи­чески не отличается от Панели элементов формы. Важной особенностью отчетов является наличие средства для вставки в область верхнего или нижнего колонти­тула текущего номера страницы и полного количества страниц. Эту операцию выпол­няют с помощью диалогового окна Номера страниц («Вставка» → «Номера страниц»).