Ответственность за несоблюдение порядка ведения кассовых операций

В ст. 15.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ) определено, что нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся:

· в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;

· неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности;

· несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов,

влечет наложение административного штрафа:

· на должностных лиц в размере от 40 до 50 МРОТ;

· на юридических лиц – от 400 до 500 МРОТ.

В ст. 15.2 «Невыполнение обязанностей по контролю за соблюдением правил ведения кассовых операций» КоАП РФ установлено, что невыполнение должностным лицом учреждения банка обязанностей по контролю за выполнением организациями или их объединениями правил ведения кассовых операций влечет наложение административного штрафа в размере от 20 до 30 МРОТ.

В соответствии со ст. 23.5 КоАП РФ дела об административных правонарушениях, предусмотренных ст. 15.1, 15.2, рассматривают налоговые органы.

Счет 50 «Касса»

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе предприятия используется активный счет 50 «Касса».

Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца; оборот по дебету – суммы поступившие наличными в кассу, а по кредиту – суммы, выданные наличными.

Для учета кассовых операций в бухгалтерии ведут специальные регистры: журнал-ордер № 1 и ведомость № 1 по счету 50 «Касса».

В журнале-ордере № 1 кассовые операции записываются по кредиту счета 50 «Касса».

Основанием для заполнения журнала-ордера № 1 и ведомости № 1 служат отчеты кассира. Каждому отчету в регистре отводится одна строка независимо от периода, за который составлен кассовый отчет. Количество занятых строк в журнале должно соответствовать количеству сданных кассиром отчетов. Однако при незначительном количестве кассовых документов допускается записи операций в регистры производить не ежедневно, а за 3 – 5 дней, в целом по нескольким отчетам кассира. В этом случае в графе «Дата» указываются начальные и конечные числа, за которые производятся записи, например: 1 – 3, 15 – 17 и т.д.

24. Цели, задачи, принципы учета денежных средств.

1. Главной целью бух.учета денежных средств, расчетных и кредитных операций является контроль за соблюдением кассовой и расчетной дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств и кредитов, обеспечение сохранности денежной наличности и документов в кассе.

Основными задачами бух.учета денежных средств и расчетов является:

- своевременное и правильное документирование операций по движению денежных средств и расчетов;

- оперативный, повседневный контроль за сохранностью наличных средств и ценных бумаг в кассе предприятия;

- контроль за использованием денежных средств строго по целевому назначению;

- контроль за правильными и своевременными расчетами с бюджетом, банками, персоналом;

- контроль за соблюдением форм расчетов, установленных в договорах с покупателями и поставщиками;

- своевременная сверка расчетов с дебиторами и кредиторами для исключения просроченной задолженности.

2. Движение средств на расчетном счете оформляется банковскими платежными документами. К таким документам относятся: объявления о взносе наличными, платежные поручения, платежные требования, платежные требования-поручения, чеки и аккредитивы, банковские пластиковые карточки.

Объявлением о взносе наличными оформляется сдача наличных денег в кассу банка. Банк в подтверждение приема денег выдает клиенту квитанцию.

При безналичных расчетах используются платежные поручения, которые являются поручением организации обслуживающему ее банку о перечислении определенной суммы со своего счета на счет получателя средств.

Платежное требование представляет собой расчетный документ, содержащий требование к плательщику об уплате организации-получателю определенной суммы через банк.

Извещение о перечислении средств банка покупателя банку поставщика называется авизо.

Чек используется организацией для получения наличных денег с расчетного счета; он выписывается в одном экземпляре на имя кассира или другого лица, которому доверяется получение денег. Бланк чека состоит из самого чека, корешка чека и контрольной марки. Все части имеют одинаковый номер; корешок чека остается в чековой книжке, чек отрезается и предъявляется в банк, а контрольная марка выдается банковским служащим представителю организации для получения денег в кассе банка.

Аккредитив - это поручение банка покупателя иногороднему банку поставщика производить оплату счетов поставщика за отгруженный товар или оказанные услуги на условиях предусмотренных в аккредитивном заявлении покупателя.

Денежные средства в сумме аккредитива перечисляются с р/счета покупателя на счет аккредитивов или покупателю выдается ссуда.

Во всех платежных банковских документам кроме обязательных реквизитов указывается назначение платежа. Помарки и подчистки в платежных документах не допускаются.

В настоящее время широко используются для оформления расчетных отношений между организациями векселя, которые частично заменяют деньги в расчетах.

Векселя бывают простые и переводные. Простой вексель (соло) оформляет сделку двух сторон – векселедателя и векселедержателя. Векселедатель одновременно является и плательщиком указанной в векселе денежной суммы. Переводной вексель (тратта) имеет три стороны, участвующие в сделке: векселедатель (трассант), плательщик (трассат) и векселедержатель (ремитент). При использовании переводного векселя векселедатель не является плательщиком.

Сохраняя денежные средства организаций банк считает себя кредитором, поэтому остатки средств и поступление на р/счет банк записывает по кредиту р/с, а уменьшение своего долга по дебету р/с.

Обрабатывая выписки бухгалтер должен помнить об этой особенности и записывать остаток и поступления на р/с по дебету р/с, а списание по кредиту р/с.

Бухгалтерия предприятия проверяет выписки и соответствие поступивших и списанных сумм приложенными к ним оправдательными документами. Если обнаружены ошибки, то предприятие сообщает об этом в учреждение банка.

При бухгалтерской обработки выписок с р/с на полях рядом с суммой проставляют номера корреспондирующих счетов по каждой хозяйственной операции.

Синтетический учет операций по р/с бухгалтерия ведет на сч.51 – активный, сальдо и поступление записывает по дебету, списание по кредиту.

Для отражения оборотов по кредиту сч.51 служит ж/о № 2, а обороты по дебету сч.51 отражают в ведомости № 2.

Основанием для заполнения ведомости № 2 и ж/о № 2 являются проверенные и обработанные выписки из р/с.

Наряду с расчетными счетами организации могут иметь счета для учета денежных средств целевого назначения, находящихся в аккредитивах, платежных чековых книжках и иных платежных документах (кроме векселей) и предназначенных для финансирования капитального строительства и других текущих расходов.

Учет данных средств ведется на активном синтетическом счете 55 «Специальные счета в банках».

Зачисление денежных средств на специальные счета:

Д-т 55

К-т 51, 66

По мере использования этих средств (на основе выписок банка) производится запись:

Д-т 60

К-т 55

Оставшиеся (неиспользованные) средства возвращаются на тот счет в банке, с которого они были перечислены, и отражаются:

Д-т 51

К-т 55

В настоящее время в России активно распространяется новая для юридических и физических лиц форма расчетов – расчеты с использованием банковских корпоративных карт, или, пластиковых карт.

Корпоративные банковские карты бывают двух видов – расчетные и кредитные.

Расчетная карта – это банковская карта, использование которой позволяет держателю распоряжаться денежными средствами со счета организации в пределах расходного лимита (установленного договором банка и клиента). Кредитная карта позволяет ее держателю осуществлять операции в размере предоставленной банком кредитной линии, т.е. заемных средств (в пределах расходного лимита).

Чтобы стать держателем корпоративной банковской карты, организация должна предоставить в банк заявление на ее приобретение в соответствии с условиями использования. В заявлении обычно указывают тип карты, тип валюты, вносимой на специальный карточный счет, желаемый порядок получения выписок со счета, имя и паспортные данные будущего пользователя карты. Все условия пользования картой оговариваются затем в договоре между банком и держателем карты.

3. Денежные средства организации представляют собой совокупность денег, находящихся в кассе, на банковских расчетных, валютных, специальных и депозитных счетах, в выставленных аккредитивах, чековых книжках, переводах в пути и денежных документах.

Объемом имеющихся у нее денег, как важнейшего средства платежа по обязательствам, определяется ее платежеспособность – одна из важнейших характеристик финансового положения. Абсолютно платежеспособными считаются организации, обладающие достаточным количеством денежных средств для расчетов по имеющимся у них текущим обязательствам.

Поэтому искусство управления денежными потоками заключается не в том, чтобы накопить как можно больше денег, а в оптимизации их запасов, чтобы к каждому очередному платежу по обязательствам организации ей было обеспечено поступление денег от покупателей или дебиторов. Такой подход позволяет сохранять текущую (повседневную) платежеспособность и извлекать дополнительную прибыль за счет инвестиций временно свободных денег.

В процессе хозяйственной деятельности организации постоянно ведут взаимные денежные расчеты. Денежные расчеты производятся либо в виде безналичных платежей, либо наличными деньгами.

Использование наличных денег при расчетах регламентируется Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ, Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденных ЦБ РФ и др. Эти нормативные документы предусматривают:

· Наличие специально оборудованного помещения кассы, оснащенного охранной сигнализацией;

· Ведение кассовой книги и др. кассовых документов установленной формы;

· Прием наличных денег организациями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин;

· Хранение свободных денежных средств в учреждениях банков;

· Расходование наличных денег, полученных из банков, строго на цели, указанные в чеке;

· Хранение наличных денег в кассе в пределах лимитов, установленных обслуживающим банком после согласования с руководством организации.

Исключение составляют денежные средства, взятые в банке для выплаты заработной платы, пособий по социальному страхованию и стипендий. Денежные средства, предназначенные на эти цели, могут храниться в кассе организации в течение трех рабочих дней, включая день получения денег в банке.

Если в кассе наличные деньги свыше установленного лимита, организация может быть оштрафована.

Сумма штрафа – 3-х кратный размер сверхлимитной кассовой наличности. За это же нарушение на руководителей предприятий может быть наложен административный штраф в 5000 руб.

Выполнение всех операций с наличными деньгами возложено на кассира. Кассир при поступлении на работу должен ознакомиться с правилами ведения кассовых операций и заключить с администрацией договор о полной индивидуальной материальной ответственности за сохранность принятых им ценностей.

В кассу организации наличные деньги поступают с расчетного счета в банке. Чтобы снять наличные деньги с расчетного счета, бухгалтер заполняет денежный чек, подписывает его вместе с руководителем и передает кассиру. В чеке указывается назначение получаемой суммы. Отрывная часть чека остается в банке, а корешок чека (с указанием суммы) служит оправдательным документом для записи данной операции в учетных регистрах организации.

Факт получения денежных средств оформляется приходным кассовым ордером (ф. № КО- 1). Приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером, заверяется печатью и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и присваиваются номера кассовым документам. Далее приходный кассовый ордер передается кассиру, который получает деньги, подписывает ордер и квитанцию к нему и регистрирует операцию в кассовой книге.

Лицу, внесшему деньги, выдается квитанция от приходного кассового ордера, заверенная подписями главного бухгалтера и кассира, печатью.

Наличные деньги из кассы выдаются по расходным кассовым ордерам или по другим документам (платежным ведомостям, счетам, заявлениям на выдачу денег и пр.). Документы на выдачу должны быть подписаны руководителем организации и главным бухгалтером. В кассовом ордере отражаются основные реквизиты этого документа, и получатель расписывается в получении выданной суммы.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их составления. По истечении срока выдачи денег по ведомостям против фамилий лиц, не получивших причитающихся им денег, кассир ставит штамп «Депонировано» и составляет реестр депонированных сумм. На всю сумму, выданную по ведомости, составляется расходный кассовый ордер.

Учет движения денег в кассе ведется кассиром в кассовой книге. Каждая организация ведет только одну кассовую книгу. Эта книга должна быть прошнурована и опечатана печатью организации, а страницы в ней пронумерованы. Записи в кассовой книге обычно производятся кассиром в двух экземплярах сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру или документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию второй отрывной лист кассовой книги под расписку в кассовой книге. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе используется активный счет 50 «Касса».

Кассовые операции записанные по К-ту сч.50, отражаются в ж/о № 1, обороты по Д-ту отражаются в ведомости № 1. Основанием для заполнения ж/о и ведомости № 1 служат отчеты кассира.

В сроки, определенные руководством, но не реже, чем установлено действующими нормативными документами, в кассе проводят инвентаризацию наличности. Результаты такой инвентаризации оформляют актом. Излишки денег, выявленные инвентаризацией, приходуют в кассу и зачисляют в доход организации (не менее 1 раза в месяц):

Д-т 50 «Касса»

К-т 91 «Прочие доходы и расходы».

Недостача денег в кассе подлежит взысканию с материально ответственного лица (кассира):

Д-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

К-т 50 «Касса»

Д-т 73/2 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»

К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

В случае, если во взыскании с виновных лиц отказано судом или они не найдены, убытки списываются на финансовые результаты организации:

Д-т 91 «Прочие доходы и расходы»

К-т 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Д-т 50 К-т 73/2 – внес деньги в кассу

Д-т 70 К-т 73/2 – удержали из з/платы.

Иногда в финансово-хозяйственной деятельности организации возникает разрыв во времени между зачислением денег на расчетный счет в учреждении банка и списанием их из кассы (инкассация, сдача денег в кассы почтовых отделений для зачисления на счета организации и т.д.). Для этих целей используют счет 57 «Переводы в пути». Основанием для принятия на учет сумм по этому счету являются квитанции учреждений банков и почтовых отделений, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторами банка и пр. Эти операции отражаются следующим образом:

Д-т 57 «Переводы в пути»

К-т 50 «Касса» - сделан денежный перевод

Д-т 51 «Расчетные счета»

К-т 57 «Переводы в пути» - зачислены деньги на счет в банке

В кассе могут храниться не только наличные денежные средства, но и ценные бумаги и денежные документы. К ним относятся оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, акции акционерных обществ, почтовые и вексельные марки, марки госпошлины, оплаченные авиабилеты, проездные билеты и т.д. Денежные документы учитывают по номинальной стоимости. Поступление и выдача ценных бумаг производится по приходным и расходным ордерам с последующим составлением кассиром отчета по их движению

25. Безналичный характер расчетов между организациями.

Формы безналичного расчета:

1 – расчет платежными поручениями. Применяется для перечислений с расчетного счета различных видов налогов и сборов, взносов по обязательному страхованию, перечисление во все внебюджетные фонды, по решению администрации и решению судебной организации.

2 – расчет платежными требованиями (акцептная форма расчета). При этой форме поставщик отгрузив товар покупателю (в соответствии с хозяйственным договором), выставляет в обслуживающий его банк в 3-4 экземплярах платежные требования к покупателю оплатить отгружаемые ценности в оговоренные сроки. Банк поставщика пересылает документы в банк покупателя. Банк покупателя уведомляет о этом своего клиента(покупателя) и просит согласия на оплату. Покупатель после фактического наличия и состояния ТМЦ акцептирует (полностью частично) платежное требование (в установленные для акцепта сроки). Отказ покупателя от оплаты должно быть обоснованным, иначе арбитражный суд.

3 – расчет платежными требованиями-поручениями. Особенностью является то, что и материальные, и платежно-расчетные документы поставщик вручает покупателю на руки при отпуске ТМЦ. Покупатель предъявляет их в свой банк и поручает перечислить ему со своего расчетного счета указанную сумму на счет поставщика (применяется в случае натянутых отношений с банком).

4 – расчет чеками из лимитированных чековых книжек. Если в договоре на товарные операции поставщик от покупателя требует расчета чеками из лимиток, то покупатель пишет заявку в обслуживающий его банк с просьбой выдать ему лимитированную чековую книжку на конкретную сумму(в пределах средств имеющихся на расчетном счете). Банк списывает с расчетного счета сумму и зачисляет ее на банковский счет лимитированных чековых книжек, а покупателю на эту сумму выписывают лимитку. Покупатель с ней идет к поставщику, где приобретает товары и рассчитывается чеками. Поставщик этот чек сдает в свой банк, а тот пересылает в банк покупателя, где с резервированной суммы списывается сумма, указанная в чеке. Но существуют и отрицательные стороны использующиеся для расчета внутри области.

5 – расчет аккредитивами. В чем- то сходна с предыдущей формой, т.к. по заявке покупателя с его расчетного счета списывается сумма аккредитива и зачисляется в этом же банке на счет по открытию аккредитива. Банк покупателя уведомляет банк поставщика об открытии аккредитива. Покупатель с аккредитивом едет к поставщику, где получает товар и оплачивает его, после чего банк перечисляет сумму аккредитива на расчетный счет поставщика. Действует по всей стране. Аккредитив – это письменное указание покупателя поставщику производить расчеты за отгруженные товары на определенных условиях за счет средств, депонируемых в банке поставщика. Эта форма гарантирует своевременность и полноту платежа поставщику. Недостаток аккредитива: отвлечение из оборота денежных средств в резерв на определенное время значительных сумм денежных средств покупателя.

6 – расчеты путем зачета взаимных требований (клиринг). Сущность этой формы заключается в том, что взаимные требования и обязательства должников и кредиторов друг к другу погашаются в равновеликих суммах шь на разницу производиться платеж. К зачету прилагаются различные зачетные документы. Каждому участнику зачета открывается активно-пассивный лицевой счет с которого списываются суммы причитающиеся другим участникам, и на которые зачисляются суммы, поступающие фирме от других участников зачета.

7 – расчет по сальдо встречных требований. используется для двух предприятий, которые имеют перед собой постоянные отношения по взаимному отпуску товаров оказанию услуг. Сроки и порядок расчетов заключаются в том, что зачет встречных требований производят сами предприятия без участия банка. На их счетах в банках отражаются только конечные результаты, т.е. оплата первым участником взимание со второго участника суммы не зачтенной встречными требованиями (сальдо).

8 – расчет в порядке плановых платежей. При равномерных постоянных поставках товаров и услуг, включая и услуги транспорта, покупатели могут рассчитаться с поставщиками в порядке плановых платежей, при которых расчеты осуществляются периодически по договоренности сторон, а не по каждой фактической поставке, в заранее обусловленные сроки равными суммами. Сумма плановых платежей зависит от согласования периодичности и объема поставок. Сверка (в разрезе месяца квартала). Оплата (5,7,10 день).

9 – расчеты векселями.Вексель – учетная бумага, в которой воплощено обязательство, заключающееся в обещании векселедателя уплатить определенную денежную сумму векселедержателю. Вексель является средством оформления коммерческого кредита, предоставляемого в виде отсрочки уплаты долга за реализованные товары оказанные услуги. Бывает 2 видов:

-Простой вексель (соло-вексель)

-Переводной вексель (тратта вексель)

При выдаче простых векселей векселедатель обязан уплатить векселедержателю определенную сумму (в установленный срок). Переводной вексель может передаваться от одного к другому с учинением передаточной надписи (индоссамент), добавочный лист к векселю, где осуществляются передаточные надписи, называется аллонж.

10 – инкассовая форма расчетов. Эта форма расчетов предполагает наличные права отдельных государственных институтов списывать в бесспорном порядке без акцепта владельца счета определенные суммы(налоговая инспекция, народный и арбитражный суд).

11 – факторинговые операции.

Факторинг – разновидность торгово-комиссионных отношений, которые сочетаются с кредитованием оборотного капитала клиента, связаны с переуступкой поставщиком банку-фактору право на получение денежных средств за товары и услуги. Цель факторинга – ускоренное получение платежа. Факторинговое обслуживание включает:

своевременное инкассирование долгов для уменьшения потерь вследствие задержки платежей

предоставление по желанию поставщика кредитов в форме предоплаты.

12 – другие формы (бартерные операции).

26. Документация по оформлению банковских операций.

Все операции банка: расчетные, депозитные, ссудные и другие отражаются в БУ на основнии денежно – расчетных документов. Совокупность документов используемых банком для ведения БУ и контроля образует банковскую документацию. Все формы документов, используемых в банках, включены в унифицированную систему документации и подлежат обязательной государственной регистрации, им присваивается номер по классификатору управленческой документации. Данные документов, раскрывающих, содержание называются реквизитами.

Стандартные документы содержат следующие основные реквизиты: 1) название документа, 2) номер формы, 3) номер документа и дата его выдачи, 4) наименование и местонахождение предприятия плательщика и получателя средств, 5) наименования обслуживающих банков, 6) номера счетов в банке, 7) назначение платежа, 8) сумма операции, 9) коды для обработки информации, 10) подписи доверенных лиц клиента и оттиск его печати, подписи работников банка, проверивших документ,

Документы, на основании которых совершаются бухгалтерские записи должны иметь:

1. бухгалтерскую проводку, 2) контировку (Д/К), т.е. обозначение балансовых и внебалансовых счетов, по которым проводятся суммы, 3) подписи бухгалтерского работника и контролёра.

Количество экземпляров денежно – расчетных документов должно быть достаточно для совершения бухгалтерских записей по всем, затронутым данной операцией лицевым счетам.

Все документы по месту их формирования разделяются на:

· Банковские

1. авизо по МФО (межфилиальные обороты),

2. мемориальные кассовые и платежные ордера;

3. распоряжения кредитного и других отделов;

4. документы на совершение расчетов.

· Клиентские

1. платежные поручения, платежные требования;

2. заявление на аккредитив;

3. чеки;

4. реестры документов;

5. заявления о выдаче ссуды и другие документы по оформлению ссуд;

6. объявление о взносе наличных денег, денежный чек и другие.