Порядок прохождения и исполнения поступающей корреспонденции

Вся внешняя, внутренняя корреспонденция поступающая на имя главного врача, принимается и регистрируется секретарем.

При приеме корреспонденции проверяется целостность конвертов, другой упаковки и правильность адресования.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю.

При вскрытии конверта (упаковки) проверяются правильность адресования и наличие вложенных документов.

При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, составляется акт в двух экземплярах, один из которых прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю.

Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если адрес отправителя указан только на конверте, если дата документа и дата его отправки согласно почтовому штемпелю имеют большие расхождения во времени; если конверт необходим в качестве оправдательного документа к расходам по оплате корреспонденции.

На всех входящих документах в правом нижнем свободном от текста поле первой страницы документа ставится штамп с указанием порядкового регистрационного номера и даты поступления документа. Штамп проставляется также на всех приложениях к документу. На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте.

Документы, не требующие доклада руководству МО, направляются секретарем для исполнения в структурные подразделения.

Все поступившие документы должны докладываться руководству в день их поступления.

Получив документы на исполнение, сотрудник МО должен немедленно ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения.

Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление или подписание (утверждение) главным врачом МО или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель несет персональную ответственность за недостоверность информации, использованной при подготовке документа, несоблюдение требований исполнительской дисциплины, неправильное использование действующих нормативных документов в подготовке, оформлении и исполнении документов в срок.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку.

После решения поставленных в документе вопросов исполнитель внизу первой страницы документа должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

Порядок подготовки и прохождения исходящих и внутренних документов

Порядок подготовки исходящих документов включает в себя работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению), тиражированию и отправке.

До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

Документы, подписанные ректором, и документы подписанные проректорами, адресованные в вышестоящие организации, регистрируются в канцелярии и направляются через органы почтовой связи.

Внутренние документы оформляются и исполняются (используются) в пределах МО.

Внутренние документы (докладные записки, справки, сводки и др.) рассматриваются теми должностными лицами, кому они направлены.

Документы для отправки в другие организации должны передаваться сотрудниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство, секретарю (в канцелярию).

Ответственные за делопроизводство перед сдачей корреспонденции на отправку должны обязательно проверить правильность ее оформления и адресования.Конвертование корреспонденции и других почтовых отправлений производится канцелярией.

 

Регистрация документов

В канцелярии регистрируютвходящую корреспонденцию, адресованную на имя главного врача; документы, адресованные в МО без указания конкретного адресата; исходящуюот имени руководства МО.

Входящие документы регистрируют в день поступления, а исходящие и внутренние документы в день подписания.