Основные правила организации выставочного стенда и работы на выставке

Участие фирмы в работе той или иной ярмарки или выставки требует определенных затрат и в конечном счете может обеспечить не только положительный результат, но и принести некоторые убытки, создать негативное мнение о фирме и ее товаре. Поэтому надо тщательно обосновать целый ряд управленческих решений, реализация которых должна обеспечить эффективное участие в работе каждой конкретной ярмарки или выставки. К таким решениям относятся:

- Определение целесообразности участия фирмы в той или иной выставке

- Обеспечение качественной подготовки к участию

- Организация работы персонала

-- Подведение итогов участия и разработка маркетинговых решений на основании полученного опыта

Участвуя в ярмарке или выставке каждая фирма хочет достичь главного – обеспечения эффективной работы предприятия в долгосрочной перспективе. Этой цели и ее достижению должны быть подчинены цели более низкого уровня, в частности цели реализации маркетинга. Последними, например, являются:

-- обеспечение эффективной товарной политики;

-- реализация действенной ценовой политики;

-- обеспечение эффективной политики распределения товаров;

-- реализация действенной политики продвижения.

Достижение сформулированных целей может быть обеспечено, если будут достигнуты цели более низкого уровня.

Такие цели уточняются и конкретизируются для каждой конкретной ярмарки или выставки. При этом наряду с перечисленными могут быть сформулированы и другие, более общие цели. В частности, такими могут быть:

-- увеличение объемов продаж в краткосрочной перспективе;

-- исследование конкурентов;

-- исследование товаров;

-- презентация фирмы и ее товаров;

-- расширение числа клиентов и др.

Помимо формулирования целей, надлежит также обеспечить из достижение. Основной предпосылкой для этого в первую очередь служит обоснованный выбор ярмарки или выставки

Для определения фирмой целесообразности участия в выставке - особенно при наличии крупного стенда - разумно предварительно получить ответы на контрольные вопросы. При этом полезно иметь в виду, что формирование наиболее престижных выставок иногда начинается за 6-10 месяцев до их начала.

• Увеличивается или уменьшается год от года общая площадь экспозиции? Как это объясняет Оргкомитет?
• К какому типу относится данная выставка?
• Сколько лет уже проводится выставка? Что нового будет на предстоящей выставке? Или она организуется впервые?
• В удобное ли время проводится выставка? Не проводится ли более крупная и аналогичная выставка в столице или соседнем городе? Сможет ли фирма-экспонент принять участие в двух выставках? Какая выставка и почему является конкурентом этой?
• Не совпадает ли время проведения выставки с какими-то праздниками или крупными событиями, которые явно отвлекут представителей властей, СМИ и часть посетителей?
• В известном/престижном ли для Клиентов фирмы-экспонента месте проводится выставка?
• Каковы были характерные размеры стендов на прошедшей выставке?

Иногда эту информацию можно узнать из каталога и/или на сайте выставки. Обычно, чем больше доля крупных стендов - тем более престижной считается выставка.

• Проводится ли заметная в профессиональной среде рекламная кампания предстоящей выставки? Не запрещается запросить у Оргкомитета план рекламной кампании выставки с номерами журналов и газет, в которых уже вышла реклама, с сеткой выхода аудио- и видеороликов на радио и телевидении, графиком прямой почтовой рассылки, списком сайтов в Internet и т.п.
• Кто из лидеров рынка участвовал в прошедших выставках и продолжает участвовать? Участвуют ли конкуренты фирмы-экспонента в этой выставке? Если не участвуют - то почему?..
• Посещают ли данную выставку:
• руководители отрасли, крупные чиновники?
• иностранные делегации?
• руководители города?
• руководители региона, государства?
• Проходят ли семинары, конференции, круглые столы и мастер-классы? Их проводят известные в отрасли специалисты?
• Предусматриваются ли на выставке дни (часы) "только для специалистов"?
• Как характеризуют уже прошедшую выставку бывшие участники по истечении некоторого времени и после подведения итогов? С какими проблемами они столкнулись? (Сервис? Низкая посещаемость специалистами? Проблемы с Оргкомитетом?)
• Кто (по уровню занимаемой должности, специальности) посетители прошедших выставок?
  Ряд Оргкомитетов представляют подобные данные, но с ними нужно быть осторожными и желательно проверить эту информацию непосредственно у участников прошедшей выставки. На Западе особым доверием пользуются ярмарки и выставки, сведения о которых контролируются специальными организациями статистического контроля.
• Что писала (и писала ли) специализированная пресса по итогам прошедшей выставки? Что можно найти на сайтах? Не опубликованы ли хвалебные рецензии лишь в изданиях, принявших участие в выставке "по бартеру"? Часто общеделовая пресса не может обнаружить на очередной выставке "ничего нового", поэтому целесообразнее изучать именно специализированные издания.
• Возможно ли достижение поставленных перед планируемой выставкой целей другими средствами? Сколько стоило бы их достижение иными средствами?

Как правило, наиболее важными критериями является анализ: - количественно-качественный состав посетителей выставки.

• состав экспонентов (в том числе - лидеров отрасли и конкурентов);
• конкретные преимущества (отличия) выставки, включая наличие подходящего месторасположения и площади стенда;
• стоимость участия;
• невозможность достижения поставленных целей иными (т.е. невыставочными) методами.[http://1pyku.ru/experience/prep/2]

При анализе долгосрочных, среднесрочных и текущих целей компании с учетом выработанных маркетинговых стратегий участия в выставке формулируются конкретные цели – количественные или качественные:

– увеличить объем продаж в данном регионе на столько-то процентов;

– показать имеющийся ассортимент продукции и определить спрос на предполагаемый ассортимент;

– продемонстрировать новые товары и их основные технические характеристики;

– продемонстрировать новые услуги;

– дать возможность покупателям сравнить продукцию компании с конкурентами;

– осуществить немедленную продажу;

– опробовать новые методы продаж (например, продажа в кредит);

– сформировать, поддержать положительный имидж фирмы;

– увеличить узнаваемость предприятия на столько-то процентов;

– распространить образцы товаров;

– продемонстрировать удобство, простоту и легкость технологических работ.

[Критсотакис Я.Г. Торговые ярмарки и выставки. Техника участия и коммуникации.]

В ходе подготовки к выставки, обеспечивается решение следующих задач:

-- определяется способ участия в ярмарке или выставке;

-- выявляется необходимость участия посредников и их роль

-- в подготовке фирмы к ярмарке или выставке;

-- определяется перечень экспонатов и необходимая для их представления площадь. Выбор экспонатов основывается на данных исследований с учетом места проведения выставки и целевой аудитории.

Количество выбираемых экспонатов зависит от сформулированных фирмой целей и предполагаемой к использованию ярмарочной и выставочной площади. Последнее в свою очередь определяется средствами, выделяемыми на участие фирмы в работе данного мероприятия; - обосновываются выбор стенда и его конструкция, позволяющая демонстрировать соответствующие экспонаты;

-- подбирается персонал и проводится обучение его работе на ярмарке или выставке. Персонал должен хорошо знать экспонируемый товар, уметь показать его в действии, а также объяснить его основные функции и преимущества. Кроме того, персонал, участвующий в работе ярмарок и выставок должен быть знаком с общепринятыми правилами поведения на подобных мероприятиях и соблюдать их;

-- составляется план проведения маркетинговых исследований, реализация которых призвана обеспечить решение маркетинговых проблем;

-- подготавливаются необходимые материалы для каталога ярмарки или выставки. Как правило, такой каталог создается организациями данного мероприятия за несколько месяцев до его начала и содержит краткую информацию об участниках данной ярмарки или выставки;

-- составляется план и в соответствии с ним организуются транспортировка, складирование, хранение и страхование экспонатов, а также различных материалов, требующихся как для изготовления и оформления стенда, так и для других целей, обусловленных участием фирмы в работе данной ярмарки или выставки;

-- организуется рекламная кампания, призванная привлечь внимание потенциальных посетителей ярмарки или выставки к факту участия фирмы в ее работе;

-- создаются и изготавливаются соответствующие информационные материалы;

-- согласовываются все организационные вопросы с оргкомитетом ярмарки или выставки;

-- печатаются и рассылаются приглашения потенциальным посетителям ярмарки или выставки, в которых заинтересована фирма.

Решение перечисленных выше задач призвано обеспечить подготовку фирмы к участию в работе конкретной ярмарки или выставки. И уже за день до открытия или непосредственно в день начала работы ярмарки или выставки сотрудники фирмы должны быть готовы принять у фирменной экспозиции представителей средств массовой информации.

Не дожидаясь такого посещения, фирма может распространить соответствующие пресс-релизы через пресс-центр, который, как правило, работает на ярмарке или выставке

После официального открытия выставки (ярмарки) наступает самый ответственный этап — работа у стенда компании. Во время проведения выставок и ярмарок главными инструментами маркетинговых коммуникаций являются выставочные стенды и их внутреннее пространство. Выставочный стенд — это лицо компании, поэтому оформление стенда должно не только привлекать внимание, но и передавать имидж компании. Стенд должен быть обязательно выдержан в фирменном стиле. На фризе стенда необходимо разместить фирменный знак и название компании, а также номер телефона. Стенд должен выглядеть привлекательно, быть оригинальным и зрелищным. В качестве оформительских материалов используют плакаты, стикеры, вывески, указатели, фотографии, диаграммы, флажки, вымпелы, гирлянды, воздушные шары и пр. Однако их не должно быть слишком много. Большое количество текстов и рисунков не воспринимается и не усваивается посетителями. На лучшем и самом заметном месте, например в центре стенда на уровне глаз посетителя, должна размещаться самая важная информация. [подорожная]

Выставочный стенд обычно называют визитной карточкой экспонента. По своим размерам, оформлению и представляемым экспонатам он должен обеспечивать конкурентный паритет фирмы. Чтобы такой паритет был обеспечен, фирма выбирает наиболее подходящий тип стенда и, как правило, предусматривает:

-- отдельные функциональные зоны;

-- наиболее приемлемое местоположение;

-- удачную конструкцию;

-- привлекательную архитектуру;

-- необходимое оснащение;

-- привлекательное оформление;

-- необходимое техническое оборудование.

Тип стенда определяется существующими подходами по отношению к нему и его расположением к соседним стендам. С учетом этого рассматривают:

-- стенд в ряду - стенд, находящийся в середине ряда и открытый для осмотра с одной или двух (противоположных) сторон;

-- угловой стенд, расположенный в конце ряда и открытый для осмотра с одной или двух соседних сторон;

-- головной стенд, как правило, находится в конце ряда и открыт для осмотра с трех сторон;

-- блок-стенд - это стенд, расположенный в отдельности от всех других стендов и открытый для осмотра со всех сторон. [примеры]

Наконец, фирма-экспонент может воспользоваться стендом на открытой площадке. Такой стенд в основном используется для товаров, имеющих большие размеры, например грузовые автомобили, троллейбусы и др.

В зависимости от типа стенда определяется его местоположение. Последнее зависит от существующей инфраструктуры, вида экспонатов и принятой практики распределения территории по отраслям и экспонентам. Местоположение фирм-конкурентов может быть согласовано с организаторами ярмарки или выставки.

С учетом типа стенда и его местоположения выбирается его конструкция.

Последняя зависит от:

-- целей участия в ярмарке или выставке;

-- вида и количества представляемых экспонатов;

-- необходимой площади экспонирования;

-- средств, выделенных на подготовку и участие в ярмарке или выставке.

Указанные факторы учитываются и при разработке архитектурных решений по отношению к данному стенду. Эти решения должны способствовать успешной реализации маркетинговых стратегий фирмы и прежде всего обеспечивать эффективность ее коммуникационной политики. Основой архитектурных решений и декоративного оформления стенда должен быть фирменный стиль.

В то же время в зависимости от вида проводимого мероприятия отдельные аспекты оформления стенда могут быть приведены в соответствие с целями ярмарки или выставки, при этом необходимо учитывать состав экспонентов и возможные сегменты посетителей.

В итоге соответствующие архитектурные решения и удачное оформление стенда придают ему характерный и неповторимый внешний вид, обеспечивая ближнее и дальнее опознавание фирмы и ее товаров. Последнее достигается прежде всего за счет:

-- использования различных графических изображений;

-- применения аудио- и видеосредств;

-- использования различных полиграфических средств;

-- применения цветовых решений.

При оформлении стенда обеспечивается его соответствующее оснащение и производится установка необходимого технического оборудования. В результате создаются все необходимые условия для успешной работы персонала, занятого на ярмарке или выставке.

Хорошими для расположения стендов считаются места:

– направо от входа;

– в центральной части выставочной площади;

– наиболее приближенные к входу;

– на пересечении главных проходов;

– на пересечении главных и второстепенных проходов;

– в главных проходах;

– на пересечении второстепенных проходов.

Невыгодными для расположения стендов считаются места:

– возле дверей для вноса и выноса грузов;

– возле запасных выходов;

– возле колонн или за колоннами;

– возле туалетов;

– возле буфетов;

– возле тупиков;

– возле более сильных конкурентов;

– возле мест проведения массовых мероприятий;

– возле темных пространств;

– с низкими потолками.

Точное расположение и соседство с другими экспонентами целесообразно согласовывать с организаторами выставки.

В зависимости от успешности участия в данной выставке вам необходимо зарезервировать хорошее место на следующую выставку.

Для того чтобы посетитель заметил ваш стенд, необходимо эффективно использовать различные световые эффекты, движущиеся элементы и красочную полиграфию. Это может быть достигнуто с помощью броских заголовков, которые легко читаются, быстро запоминаются, красочно и живописно оформлены.

Выбор конкретного павильона на выставке и предпочтительного места расположения стенда в этом павильоне следует производить сразу же после того, как было принято решение об участии в выставке.

Если выставка проводится не первый раз, то предварительно выясните у организаторов выставки:

– какие фирмы уже принимали в ней участие;

– кто из них будет участвовать во второй, в третий и т. д. раз, где размещались стенды этих компаний;

– кто из ваших конкурентов уже принимал участие и где размещались их стенды;

– где предполагают разместить свои стенды ваши конкуренты.

Стенд должен быть организован для показа товара. Независимо от типа стенда и его размеров он должен иметь три функциональные зоны:

– презентационную площадь;

– место для переговоров;

– подсобные помещения.

Презентационная площадь зависит от целей участия в выставке, от количества и габаритов экспонатов и оборудования, она включает все информационные табло, видео– и аудиоаппаратуру для проведения демонстрационных мероприятий.

Места для переговоров могут представлять собой закрытые кабинеты, просторные помещения или всего лишь стулья или уголки для сидения. Для организации престижных мест для переговоров иногда выделяются очень большие пространства.

Для проведения индивидуальных бесед предусматриваются бар, столики для приема гостей, информационная служба.

Подсобные помещения могут включать:

– гардероб;

– помещение для персонала;

– помещение для сервисной службы;

– склад;

– кухню;

– место для проспектов и сувениров;

– технические подсобные помещения.

Если основная деятельность экспонента – консультации, то приоритетным направлением являются индивидуальные беседы и переговоры. В этом случае каждый посетитель-специалист в основном посещает выставку для проведения переговоров и индивидуальных консультаций. Приоритет в этом случае с точки зрения площадей предоставляется местам для проведения переговоров.

В случае, когда имеется комбинация всех трех зон, целесообразно так функционально распределить площади, чтобы они были хорошо определяемы. Эти зоны (презентационная площадь, место для переговоров и подсобные помещения) должны быть хорошо узнаваемы как с рекламной точки зрения, так и с пространственной. Соотношения выставочных площадей в этом случае должны быть примерно равны между собой.

Накопленный опыт – как российский, так и зарубежный – позволяет сделать определенные выводы в отношении оформления стендов. Ваш стенд, как рекомендуют зарубежные и отечественные специалисты, должен:

– производить благоприятное, но не показное впечатление;

– казаться скромным, но не убогим и скупым;

– выглядеть заманчивым, но не навязчивым;

– казаться довольно строгим, но не отталкивающим;

– в определенные моменты становиться шоу, но не балаганом.

В случае, если место расположения стенда неудачное, для решения проблемы можно предпринять несколько действий:

– значительно увеличить количество сотрудников первого эшелона;

– более тщательно провести подготовку персонала первого эшелона;

– провести презентацию, семинар, конференцию, круглый стол;

– провести лотерею, конкурс, смотр возле стенда или недалеко от него;

– разместить различные показатели о месте нахождения вашего стенда. [примеры]

При оформлении стенда следует учитывать особенности внимания. Так, посетитель осматривает стенд в три этапа.
1. С большого расстояния, когда посетитель находится в другом конце прохода. В данном случае можно обратить внимание посетителя выставки на стенд визуальными ориентирами над стендом.
2. Со среднего расстояния - поэтому следует грамотно оформить верх стенда, а также его фасад.
3. С близкого расстояния. В данном случае потребуются элементы, которые привлекут внимание и позовут на стенд. [http://1pyku.ru/experience/pravila-oformleniya-vistavochnogo-stenda]

7 элементов выставочного стенда:

1. Логотип.
Он должен находиться на стенде как минимум в трех местах:

• на имиджевом, центральном стенде;
• на столике стендиста;
• на информационном стенде.

2.Яркая, большая, имиджевая картинка.
Привлекает внимание к вашему стенду.

3. Информационный стенд или витрина с продуктом.
Показывает и рассказывает о услугах и продуктах.

4. Стол для работы стендиста.
Стол для переговоров. Необходимы для нормальной работы.

5. Яркое освещение.
Выделяет и показывает Вас.

6. Буклет. Подставка под буклет.
Хороший буклет остается у потребителя надолго. А подставка создает удобство для работы стендиста, помогая раздавать рекламные материалы.

7. Персонал.
От хорошо обученного персонала зависит 50% успеха выставки.

[http://1pyku.ru/experience/7elements#]

Особое внимание должно быть уделено подготовке экспонатов (объектов рекламы компании). Важно максимально эффективно представить образцы товаров, их макеты или модели. Предприятию сферы сервиса важно продемонстрировать рекламируемые услуги. Для этого может использоваться трансляция видеороликов на мониторе. [примеры]

С целью ознакомления с товарами или услугами компании на стенде должны быть информационные материалы, бесплатно вручаемые посетителям. К наиболее популярным из них относятся фирменные визитные карточки, листовки, буклеты, проспекты, прайс-листы, фирменные газеты, приглашения, закладки, бумажные пакеты. [примеры]

Помимо общедоступных материалов на стенде обычно находятся рекламно-информационные материалы для постоянных и солидных клиентов, руководителей компаний. К таким материалам относятся, например, каталоги. В настоящее время с этой целью на выставках все чаще информация распространяется и с помощью компакт-дисков, аудио- и видеокассет. [примеры]

Необходимо помнить и об особой категории носителей рекламной информации — рекламных сувенирах. Это подарки с изображением фирменной символики, раздаваемые посетителям. Самые распространенные виды сувениров, используемые на выставках, — карманные и настольные календари, записные книжки, блокноты, значки, брелоки, ручки, карандаши, вымпелы. Иногда прибегают и к более дорогой продукции: кружкам, зажигалкам, майкам, бейсболкам. [примеры]

Для распространения рекламной информации используются аудиореклама, напольная графика, айстоперы и многие нетрадиционные носители (фирменная одежда персонала и даже продукты питания, такие как конфеты, фрукты с наклеенной на них фирменной символикой). [примеры]

При отборе «ай-стопперов» необходимо помнить, что внимание человека избирательно. Никто из нас не способен одновременно удерживать внимание на нескольких объектах. Обычно человек может сконцентрироваться максимум на двух-трех, очень редко — четырех объектах, которые основатель гештальт-терапии Ф. Перлз назвал фигурами, а все остальное, что он видит в данный момент, человек переводит в разряд фона. Для уяснения этого явления психолог приводит такой пример. Представьте себе большую комнату, где собралось много людей, например на банкет. В комнату входит девушка, у которой здесь назначена встреча с молодым человеком. Для нее фигура — только он, а все остальное — фон. Затем появляются два бизнесмена, которым надо обсудить важный вопрос. Для них фигура — диван в углу, где им никто не будет мешать и где меньше отвлекает громко играющая музыка. Потом появляется любитель выпить, и для него и девушка, и бизнесмены, и вообще все присутствующие — фон, а единственная фигура — бутылки спиртного в баре.

Памятуя о значении фигуры и фона при заполнении стенда, необходимо сделать так, чтобы фигуры на нем были по возможности одинаковыми для всех посетителей, причем такими, на которые хочет обратить внимание сам экспонент. Если в его задачу входит представить новый продукт, то сам продукт и его наиболее важные преимущества (два-три, не более, представленные с помощью иллюстраций, текстовых решений, макетов отдельных фрагментов или другим способом) должны сыграть роль фигур на стенде. Если поставлена цель расширить знание о бренде, главными фигурами должны быть сам бренд, фирменные цвета и другая атрибутика.[http://www.elitarium.ru/2011/06/14/vystavochnyjj_stend.html]

В программу работы стенда экспоненты часто включают акции по стимулированию сбыта. Это может быть раздача бесплатных образцов продукции, демонстрация товара в действии, дегустации, предоставление скидок, конкурсы, викторины, лотереи. Например, посетителям можно предложить продегустировать и определить названия вин или угадать туристские курорты, изображение которых появляется на экране. Участники выставки для привлечения внимания к своему стенду устраивают разнообразные презентации, шоу, выступления с концертными номерами, игры и пр.

На выставке не менее важен такой вид рекламы, как прямой маркетинг, заключающийся в работе стендистов. Их подготовка должна осуществляться заблаговременно и тщательно. Персонал стенда должен подробно, профессионально и четко рассказать посетителям о компании и ее товарах, отличиях от аналогов, продемонстрировать продукцию, компетентно ответить на вопросы (возможные вопросы надо заранее продумать).

Особым направлением участия в выставке является паблик рилейшнз, прежде всего работа с прессой и другими СМИ. Это позволит привлечь внимание общественности к компании и ее товарам. Работа со СМИ включает предварительную рассылку пресс-релизов, проведение пресс-конференций, приглашение представителей СМИ посетить мероприятия, организуемые на стенде компании (презентации, шоу, демонстрации работы устройств, игры, конкурсы и пр.).

Специальные мероприятия экспоненты могут проводить на стенде не только для многочисленных посетителей выставки и представителей СМИ, но и для более узкого круга — клиентов и партнеров компании. К таким мероприятиям относятся презентации, семинары, круглые столы, фуршеты. Чем креативнее и интереснее будут организованы эти мероприятия и чем значимее они будут, тем больше вероятность, что они станут интересными журналистам и найдут отражение в СМИ

Основная роль в обеспечении успешного участия фирмы в ярмарке или выставке принадлежит персоналу, занятому в проведении данного мероприятия. Как уже подчеркивалось выше, этот персонал должен пройти соответствующее обучение и с ним необходимо.провести инструктаж, во время которого следует оговорить вопросы, касающиеся данной ярмарки или выставки. А именно, прежде всего следует рассмотреть:

-- цели участия в ярмарке или выставке;

-- распорядок работы сотрудников фирмы;

-- обязанности отдельных сотрудников во время проведения данного мероприятия;

-- график дежурства на стенде;

-- порядок работы со средствами массовой информации;

-- перечень услуг, предоставляемых на ярмарке или выставке;

-- сегменты возможных посетителей;

-- возможные модели поведения посетителей ярмарки или выставки;

-- порядок проведения маркетинговых исследований;

-- состав экспонентов;

-- основные качественные параметры представляемых товаров, их цена и конкурентные преимущества;

-- порядок регистрации всех пожеланий и рекомендаций посетителей ярмарки или выставки;

-- порядок подведения итогов участия фирмы в ярмарке или выставке и др.

Обсуждение всех указанных выше вопросов является, безусловно, необходимым условием для успешной работы персонала на ярмарке или выставке. Однако практическая реализация обсужденных вопросов, несомненно, зависит от подбора персонала, его квалификации. Что касается квалификации персонала, участвующего в работе ярмарки или выставки, то она должна удовлетворять определенным специфическим требованиям, это прежде всего:

-- высокий уровень теоретических и практических профессиональных знаний;

-- уверенное поведение и находчивость во время нестандартных ситуаций;

-- хорошо поставленная речь;

-- знание иностранных языков;

-- опыт работы на ярмарках и выставках;

-- умение работать со средствами массовой информации;

-- умение находить обоснованные решения в сложных ситуациях.

Свои профессиональные знания персонал ярмарки или выставки реализует как работая на стенде фирмы, так и за его пределами. Что касается работы на стенде, то здесь первоочередными задачами персонала являются привлечение как можно большего числа посетителей стенда и установление контактов с посетителями, выявление среди них существующих и потенциальных клиентов или деловых партнеров и обеспечение с ними дальнейших контактов в целях организации эффективной предпринимательской деятельности.

Работа персонала вне стенда сводится прежде всего к:

-- изучению специфики ярмарки или выставки в целях участия в ее работе в будущем;

-- изучению товаров фирм-конкурентов, их цены и каналов распределения;

-- генерации идей о разработке новых товаров;

-- поиску новых посредников;

-- поиску новых стратегических партнеров;

-- исследованию путей и возможностей продвижения товаров на целевые рынки.

При решении сформулированных задач персонал фирмы учитывает реальные результаты, подводит итоги участия в ярмарке или выставке и разрабатывает, рекомендации по устранению выявленных недостатков.

Успех любой выставки в конечном счете зависит от четкой, отлаженной и эффективной работы всех сотрудников, но в основном от работы персонала стенда. Важно, чтобы руководитель стенда и все сотрудники, работающие на выставке, были профессионально подготовлены и заинтересованы в достижении всех поставленных целей.

Исследования, проведенные Алленом Конопаки (компания Incomm Research), показали, что 32 % посетителей покидают выставочный стенд, разочарованные деятельностью персонала.

Для эффективной работы на выставке руководству фирмы необходимо заранее продумать стимулы для сотрудников, участвующих в выставочном проекте. На практике зарубежные и некоторые отечественные фирмы применяют следующие стимулы:

– возможность продвижения по службе;

– комиссионные от продаж;

– несколько дней отдыха;

– путешествие;

– почетный диплом;

– приглашение на банкет;

– билеты в театр или кино;

– направление на курсы переподготовки или повышения квалификации.

Выставка может рассматриваться с различных точек зрения, однако основными являются «три кита»: устроители, посетители и экспоненты.

Любую выставку можно рассматривать как очень сложную систему и с различных позиций устроителей, экспонентов, посетителей и общественности.

Каждая цель всех участников выставки должна быть сформулирована и определена. Любая цель должна быть правильной, четко и ясно сформулированной, конкретной, реальной и достижимой, а также не противоречащей любой другой цели.

Кроме того, необходимо мотивировать всех исполнителей, логически построить технологический процесс достижения каждой планируемой цели. Персонал должен знать, как будет оцениваться, измеряться (качественно или количественно) результат его деятельности. Все цели и задачи участия в работе (как на выставке, так и после ее завершения), которые руководство ставит перед всем коллективом и отдельными сотрудниками, обязательно должны быть сформулированы письменно и иметь конечную дату.

Для достижения каждой из поставленных целей возможны различные стратегии, которые приведут к успеху. Задача состоит в том, чтобы выбрать из них наилучший путь. Для достижения каждой цели выбирается оптимальная стратегия и составляется стратегический план.

Профессиональная работа на выставке требует большого напряжения, длительных эмоциональных нагрузок, умения противостоять стрессам, поэтому на вопросы подбора персонала и формирования слаженной команды целесообразно обратить серьезное внимание. Прежде всего подберите руководителя стенда, а затем и членов его будущей команды.

Правильный отбор персонала для работы на выставке позволит избежать многих негативных последствий. Чтобы сделать выбор профессионально и объективно, необходимо обратить внимание на следующие моменты:

– процесс отбора персонала нужно структурировать;

– выбор руководителя стенда должен производиться как минимум двумя лицами (например, руководителями службы маркетинга и начальником отдела кадров);

– руководители, осуществляющие отбор, должны иметь специальные знания, обладать определенной квалификацией и быть компетентными для оценки персонала;

– выбор остальных сотрудников должен производиться тоже двумя и более лицами (например, руководителем стенда и руководителями службы маркетинга или начальником отдела кадров);

– основой для объективной оценки каждого претендента является заданный перечень требований, соответствующих определенной области профессиональных знаний, и установленный перечень качеств претендента;

– итоговая оценка претендента должна формироваться по решающим критериям и основываться на возможно более обширной информации;

– качества сотрудника, который будет работать на выставке, должны проверяться не только путем письменного анкетирования и интервью, но и путем изучения его поведения при проведении переговоров и участия в командной работе.

Основные принципы отбора персонала для работы на выставке:

– Отбирать сотрудников, имеющих позитивное отношение к посетителям, работникам выставочного комплекса и своим коллегам.

– Отбирать сотрудников, имеющих высокую степень уверенности в себе.

– Отбирайте коммуникабельных сотрудников, которые легко вступают в контакт с самыми разными людьми.

– Убедится, что сотрудник будет работать с желанием и энтузиазмом, а при необходимости выложится на 100 %.

– Выявить наиболее наблюдательных сотрудников, способных подмечать нюансы в общении, используя вербальные и невербальные контакты.

– Удостовериться, что сотрудники смогут ответить на различные вопросы посетителей.

– Выбирать хороших «слушателей», способных задавать наводящие вопросы и умеющих внимательно слушать собеседника.

Положительный результат достигается соблюдением во всех процедурах семи основных принципов.

Первый принцип – ориентация на потребителя. Удовлетворенность потребителя (слушателя или руководителя) следует определенным образом измерять и оценивать, а система качества обучения должна содержать механизм выработки корректирующих действий в необходимых случаях.

Второй принцип – лидерство руководителя предприятия. Определение руководством долгосрочной миссии и политики предприятия по вопросам качества и трансформация этой политики в измеряемые цели и задачи обучения.

Главное – создать и поддерживать такую внутреннюю обстановку, в которой все сотрудники выставочного проекта могут стать вовлеченными в достижения политики для реализации провозглашенных целей.

Третий принцип – вовлечение сотрудников. Система качества и ее механизмы должны побуждать сотрудников предприятия проявлять инициативу в постоянном улучшении качества деятельности всего учреждения, в том числе и в выставочной деятельности. Все специалисты должны быть готовы реализовать свои способности в достижении поставленных целей.

Четвертый принцип – процессный подход. Необходимо обеспечить новый взгляд на систему обучения всех сотрудников выставочного проекта:

– используется алгоритмический подход к системе качества обучения как совокупность взаимосвязанных процессов четырех фаз;

– каждый процесс обучения рассматривается как система, входы и результаты процесса обучения должны четко определяться и измеряться.

Пятый принцип – системный подход. Системы качества обучения персонала, участвующего в выставочной деятельности, как совокупность взаимосвязанных и последовательных процессов управления ресурсами по получению знаний, обеспечения понимания изучаемого материала, формирования умений и приобретения навыков.

Шестой принцип – постоянное улучшение. Постоянное улучшение системы обучения слушателей путем постоянной оценки результатов, улучшения и корректирования материалов, методов обучения выставочным технологиям.

Седьмой принцип – взаимовыгодные отношения с разработчиками, поставщиками программных и технических средств обучения. Идентификация разработчиков, поставщиков программных и технических средств обучения, совместная работа по четкому пониманию потребностей слушателей в обучении выставочному делу.