Технология работы с базой данных

СУБД MS Access работает с объектами, к которым относятся таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Все связанные между собой объекты организованы в один файл, называемый базой данных.

Макрос - это набор специальных макрокоманд (например, Открыть Форму, Печатать Отчет и т.п.), а модуль - это программа, написанная на языке Access Basic или Visual Basic для приложений.

Таблица является базовым объектом MS Access,это основа реляционной базы данных, в ней хранятся данные. Все остальные объекты являются производными и создаются только на базе ранее подготовленных таблиц.

При работе с реляционной СУБД необходимо соблюдать определенную последователь­ность действий.

Предварительно БД должна быть спроектирована. Определяют количество таб­лиц БД и их структуру. При задании структуры таблиц определяют:

• имена полей,

• последовательность их размещения в таблице,

• тип данных для каждого поля,

• размер полей,

• ключевые поля н другие свойства полей.

Например, информация, которая будет храниться в БД, подразделяется на ин­формацию о заказчиках, товарах, заказах. Следовательно, необходимо создать три таблицы: ЗАКАЗЧИК, ТОВАР, ЗАКАЗ. Описание структур таблиц СУБД представлено в таблицах 1, 2, 3 методических указаний (МУ) соответственно. Причем:

• каждое поле в таблице должно иметь уникальное имя;

• наименование поля - название поля в шапке таблицы;

• признак ключа (ключевое поле) - поле, значение которого однозначно определяет запись в таблице;

• тип данных определяет вид информации, сохраняемой в поле (В MS Access предусмот­рены восемь основных типов данных: текстовый, числовой, дата/время, счетчик (исполь­зуется для определения уникального системного ключа таблицы), логический, MEMO (текст большого размера), поле объекта OLE;

• размер поля задает максимальную длину строки или диапазон чисел, сохраняемых в поле.

Таблица 1.

Описание структуры записей таблицы ЗАКАЗЧИК

Поле	Признак ключа	Формат поля
Имя поля	Наименование (реквизит)	Тип данных	Размер поля	Точность
Код фирмы	Код фирмы	*	Счетчик	Дл. целое
Фирма	Наименование фирмы		Текстовый
Адрес	Адрес		Текстовый
Телефон	Телефон		Текстовый
Контактная персона	Контактная персона		Текстовый

 

Таблица 2.

Описание структуры записей таблицы ТОВАР

Поле	Признак ключа	Формат поля
Имя поля	Наименование (реквизит)	Тип данных	Размер поля	Точность
Код товара	Код товара	*	Счетчик	Дл. целое
Товар	Наименование товара		Текстовый
Характеристика	Характеристика товара		Текстовый
Ед. из.	Единица измерения		Текстовый
Цена	Цена,руб		Денежный

 

Таблица 3.

Описание структуры записей таблицы ЗАКАЗ

Поле	Признак ключа	Формат поля
Имя поля	Наименование (реквизит)	Тип данных	Размер поля	Точность
Код	Номер записи	*	Счетчик	Дл. целое
Дата	Дата		Дата/время
Код фирмы	Код фирмы		Числовой	Дл. целое
Код заказа	Код заказа		Числовой	Дл. целое
Код товара	Код товара		Числовой	Дл. целое
Количество	Количество		Числовой	Дл. целое

 

На следующем этапе создается схема данных, описывающая взаимосвязь между таблицами. Затем создаются формы. Форма не является самостоятельным объектом Access: она просто помогает вводить, просматривать и модифицировать информацию в таблице или запросе. Для обработки информации, хранящейся в базе данных, используют запросы. Результату обработки информации выводят на печатающее устройство с помощью отчетов. Запросы и отчеты выполняют самостоятельные функции: выбирают, группируют, представляют, печатают информацию.

ОБОРУДОВАНИЕ

ПЭВМ IBM PC, операционная среда Windows, MS Access, MS Excel.

ЗАДАНИЕ НА РАБОТУ

1. Изучить основные понятия баз данных, изложенные в теоретических положениях работы.

2. Выполнить все пункты, указанные в теоретических положениях работы.

3. Самостоятельно сформулировать задание по обработке записей таблицы, согласовать его с преподавателем и создать соответствующие запросы.

4. Оформить отчет.

ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ