Заголовки и их составление в номенклатуре дел

Заголовок дела - краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле.

Заголовок дела - важнейший элемент номенклатуры дел.

В номенклатуру дел включаются:

- заголовки дел документов, составляемые в данной организации (учреждении);

- заголовки дел документов, поступающие в организацию (учреждение) из других организаций;

- заголовки дел документов общественных организаций, подразделений действующих на общественных началах;

- заголовки дел для группировки документов с грифом "Для служебного пользования" (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом "ДСП";

- дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организаций (учреждения) или прекращения ее деятельности;

- заголовки дел, не завершенных делопроизводством дел ликвидированной организации, правопреемником которой является организация (учреждение).

В номенклатуру дел заголовки печатных изданий не включаются.

Основные требования к содержанию заголовка:

- четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела (например, "Приказы ректора университета по основной деятельности")

- заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования;

- избегать неконкретных формулировок (например "разные документы", "общая переписка").

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

- название организации или структурного подразделения (автор документа);

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документов дела;

- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

- даты (период), к которым относятся документы дела;

- указание на копийность документов дела.1

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.

Дело - совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.2

Понятие "дело" употребляется в заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других делах, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу. Например "Дело № 5-63 (А) по иску ООО "СИБИНТЕК" к ОАО "Омский каучук" о взыскании 893140 руб."

Название документа в заголовке дела указывается в единственном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия) (Например " Протоколы собраний акционеров предприятия")

Термин "документы" употребляется в заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в конце заголовка в скобках обязательно указываются основные разновидности документов, которые сгруппированы в деле.

Например " Кассовые документы (приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер)"

Термин "документ" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу. Например "Документы к протоколам заседания ученого"

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор. Например "Годовой бухгалтерский отчет ООО "СИБТЕХИНВЕСТ" за 2000 год".

При заведении личных дел фамилия, имя, отчество лица, на которое заводится дело, указываются в именительном падеже.

В наименованиях дел, содержащих документы по вопросам переписки, уточняются, с кем и по какому вопросу она ведется. При указании в заголовке дела корреспондента необходимо учитывать следующее:

если переписка ведется с однородными корреспондентами, то они не перечисляются, а указываются обобщенно. Например "Переписка института с высшими учебными заведениями по научным вопросам";

если переписка ведется с разнородными корреспондентами, то они не указываются. Например "Переписка об организации региональной научно-практической конференции " Юридическое образование в России"";

если переписка ведется с одним корреспондентом, его указывают в заголовке дела. Например "Переписка с Министерством образования Российской Федерации по учебным вопросам".

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например "Переписка с главами администраций районов по социальным вопросам".