Тема 11. Информационные технологии управления документами

Наиболее точное, обобщающее определение понятию «документ» дает научная дисциплина – документоведение, изучающая закономерности образования документов, системы документации и документирования в различных отраслях человеческой деятельности. По мнению специалистов-документоведов, документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. ГОСТом документ определен как «материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве».

Документооборот учреждения – это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам; например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота. Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота – важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Текстовый редактор – это программное средство, позволяющее создавать текст, редактировать его, распечатывать, а также хранить на магнитном носителе.

Чтобы подчеркнуть единство подходов в графической технологии, а заодно и добиться унификации в терминах, условились называть любой объект обработки универсального приложения документом. Документ может быть загружен в память машины для обработки, документ может быть сохранен на диске в виде соответствующего файла.

Текстовые файлы – наиболее простая и наглядная форма представления алфавитно-цифровой информации, позволяющая вводить, хранить, редактировать, читать на экране и печатать всевозможные текстовые документы – письма, записки, справочники, объявления, отчеты, статьи, исходные тексты программ и многое другое.

Длина строки текстового файла обычно ограничена 254 – 255 символами. Текстовые файлы, которые содержат только символы первой половины кодовой таблицы, часто называют файлами ASCII. В текстовых файлах можно создавать также таблицы и несложные «стилизованные» рисунки. Основное достоинство текстового файла – простота и универсальность. Фактически – это мировой стандарт представления текстовой информации. Текстовый файл обычного формата можно подготовить и прочитать всюду, на любом ПК. Кроме того, этот формат имеют файлы настроек большинства современных систем (включая DOS и Windows). Текстовым процессором обычно называют мощный текстовый редактор, располагающий неограниченными возможностями по обработке текстовых документов. Вряд ли уместно именовать MS-DOS процессором, однако создатели одного из текстовых процессоров Word не обидятся, если их назвать их продукт – редактором. Можно считать, что процессор – это частный случай редактора. При выборе текстового редактора для работы мы должны учитывать многие факторы: и сложность документов, и масштаб текстов, и требования к качеству документа на бумаге.

Наиболее известны ныне редакторы текстов можно условно разделить по «специализации» на три группы:

1) Процессоры общего назначения («Лексикон», Microsoft Word и др.)

2) Редактор научных документов (Chiwriter, TEX и др.)

3) Редакторы исходных текстов программ (Multi-Edit и встроенные редакторы систем программирования BASIC и т.д.)

Word – одна из современных программ в классе текстовых процессоров, которая предусматривает выполнение сотен операций над текстовой и графической информацией. С помощью Word можно быстро и с высоким качеством подготовить любой документ.

1. Word дает возможность выполнить все без исключения традиционные операции над текстом, предусмотренные в современной компьютерной технологии:

§ Набор и модификация неформатированной алфавитно-цифровой информации

§ Форматирование символов с применением множества шрифтовTrue Type разнообразных начертаний и размеров

§ Форматирование страниц

§ Форматирование документа в целом

§ Проверка правописания, подбор синонимов и автоматический перенос слов