Управление документами и записями в СМК

Для управления документацией и записями в СМК должны быть созданы АСУД в соответствии с СТП «АСУД» и ДП. Хранение документа (ответственность руководства и политика в области качества) в электронном виде АСУД осуществляется в отдельной папке в разделе «Служба качества». Этот документ является открытым для всех, но изменения могут вноситься только высшим руководством.

Руководство по качеству хранится в отдельной папке раздела «Служба качества». Руководство по качеству является открытым для всех пользователей.

Для хранения документированных процедур в АСУД выделена отдельная папка, в которую вложены папки с СТП. Открытой для всех пользователей является лишь логическая схема ДП, а входные и выходные данные открыты лишь для определенных пользователей. Для хранения СТП также выделена отдельная папка с вложением конкретных СТП. СТП являются открытыми документами. В АСУД предусмотрены папки, в которых хранится документация подразделений следующего характера:

- положения о подразделении;

- должностные инструкции;

- планы качества по конкретным видам продукции;

- программы качества по виду продукции;

- рабочие инструкции и методики;

- план повышения квалификации персонала.

Документы 4 уровня (отчеты, протоколы, регистрационные записи и т.п.) хранятся в спецпапке АСУД.

В разделе «Служба качества» АСУД должен быть создан каталог для хранения перечня и ссылок для всех используемых организацией стандартов и др.НТД. в СМК к документам по качеству также относятся и записи следующего вида:

- предложения от персонала и экспертов, связанные с улучшением СМК;

- информация от потребителя;

- информация о потребителях.

Данная информация фиксируется в АСУД.

За ведение каждой папки отвечает конкретное лицо. Контролирует правильность ведения папки уполномоченный по качеству.

В любой версии СМК предусмотрено проведение анализа документации с целью актуализации применения этой документации. Такой анализ может проводиться либо раз в полгода, либо во время внутреннего аудита. Кроме того, анализ на актуальность может проводиться в оперативном режиме для наиболее важных документов, которые могут утратить свою ценность при появлении новых документов.

Процесс создания, хранения и обработки информации, а также внесения изменений и идентификация осуществляется АСУД в соответствии с СТП АСУД. Для предоставления копий документов в подразделения используется локальная вычислительная сеть, либо коммуникационные ресурсы (факсы). Обеспечение сохранности документов производится средствами АСУД, но наиболее важные документы хранятся в печатном виде или машинно-независимых носителях. Порядок хранения, ведения, регистрации всей документации по лицензированию и сертификации устанавливаются СТП АСУД. Срок хранения оперативной информации в документах СМК не менее 3 лет после окончания срока действия контракта.

Бизнес-процессы в СМК

В современных позициях все процессы, необходимые для получения конечных результатов деятельности организации и приносящие ей доход относятся к бизнес-процессам.

В 1980г. американский экономист Портер М. ввел понятие «цепочки ценностей», которая включает все взаимодействующие при создании продукции стороны (сами производители, поставщики, потребители, общества). Согласно Портеру ценность организации измеряется той стоимостью, которую покупатели готовы заплатить за товар (услугу). Исходя из этого бизнес был прибыльным, если созданные ценности были больше издержек на их создание. Для получения конкурентоспособного преимущества организация могла выполнять деятельность с более низкими издержками, либо с надбавкой к цене, т.е. с большей ценностью, но с учетом экономических интересов поставщиков и потребителей. Цепочка ценностей показывает, что все бизнес-процессы имеют тесную взаимосвязь, и результат выполнения одного процесса влияет на эффективность других процессов. С учетом таких взаимосвязей процессов возможна оптимизация одних процессов за счет других. Старые версии ИСО не увязывают менеджмент качества с бизнесом и поэтому старые системы качества не чувствительны к таким формам как добавленная ценность. Эффективность, прибыль. В свете современных явлений выявление эффективных бизнес-процессов является ключевой задачей менеджмента качества. Все бизнес-процессы по степени влияния на получение добавленной ценности делятся на 3 вида:

1) – базовые (основные) процессы. Их результатом является непосредственный выпуск продукции и создание услуг;

2) – обеспечивающие процессы. Их результатом является создание необходимых условий для осуществления основных процессов.

3) – процессы менеджмента. Их результатом является повышение результативности ти эффективности основных и обеспечивающих процессов.

Концептуальная модель бизнес-процессов с учетом ИСО 9001 представлена на рисунке 5.10:

Рисунок 5.10 - Концептуальная модель бизнес-процессов

 

Базовые бизнес-процессы связаны с созданием продукции, доставкой, послепродажного сервиса. Они влияют на удовлетворение потребителя, поэтому считается стратегически важным для успешного бизнеса. Через базовые бизнес-процессы формируется организационная структура фирмы и автоматически определяется набор обеспечивающих бизнес-процессов и процессов менеджмента. Однако между базовыми и обеспечивающими процессами и процессами менеджмента существует обратная связь, поскольку основные процессы не могут эффективно реализованы, если не будет создан комплекс обслуживающих процессов, построенный на решении конкретных задач фирмы. Базовые бизнес-процессы являются наиболее консервативными, поскольку перестройка требует больших финансовых затрат и больших временных затрат.

Обеспечивающие процессы и процессы менеджмента являются «вертикальными», поскольку они отражают деятельность фирмы по вертикали в соответствии с о структурой и формой взаимодействия подразделений и служб. Эти процессы опосредованно влияют на добавленную ценность, но некоторые также значимы как и базовые процессы (Например: изучение спроса, закупки, обслуживание продукции). Наиболее мобильными являются процессы менеджмента. Они позволяют обеспечить постановку, реализацию целей и задач организации, а также взаимосвязь и оптимизацию всех бизнес-процессов. Независимо от вида любой бизнес-процесс может состоять из подпроцессов любой сложности и дробиться вплоть до индивидуальной деятельности. Такой подход соответствует рекомендациям ИСО ТК-176. В общем случае внедрение процессорного подхода в организации в соответствии с ИСО ТК-176 включает 4 этапа:

- идентификация бизнес-процессов;

- развертывание бизнес-процессов;

- документирование бизнес-процессов;

- определение последовательности и взаимодействия бизнес-процессов.