Глава 1. Теоретические основы автоматизации документационного обеспечения управления

Понятия «делопроизводство» и «документооборот»

Понятия «электронные документы»

И «электронная цифровая подпись»

 

Оформление и размещение графических материалов

Таблица - это перечень сведений, числовых данных, приведенных в определенную систему и разнесенных по графам.

Таблица имеет два уровня членения: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки). Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.

Подзаголовки граф и строк грамматически согласовывают с заголовками. В заголовках и подзаголовках граф и строк таблицы употребляются только общепринятые сокращения и условные обозначения.

Название таблицы должно отражать ее содержание, быть точным и кратким. Ширина таблицы не должна превышать ширину полосы текста. При необходимости таблицы можно располагать в альбомном формате.

Слово «Таблица» перед самой таблицей форматируется следующим образом: с прописной буквы, курсивом, ориентирование по правому краю, после номера ставится точка.

Таблицы в тексте нумеруют арабскими цифрами, сквозной нумерацией в пределах главы, без знака №., например: Таблица 2.3 (печатается курсивом) - третья таблица второй главы. Ссылка на таблицу внутри текста имеет следующую форму: (см. табл. 5, с. 17).

После номера таблицы дается ее название, которое печатается жирным шрифтом, по центру страницы, без точки в конце, например:

Таблица 2.3.

Объём документопотока приемной руководителя

Документ	Количество документов в месяц (среднее значение)	Годовой объем информации в количестве документов
Исходящая корреспонденция
Входящая корреспонденция.
Внутренняя корреспонденция
Итого:

 

Таблицы предпочтительно делать без «разрывов», не допускается отрыв заголовка от основной части таблицы.

Таблицы большого размера размещают на нескольких страницах. В этом случае графы таблицы нумеруют. При продолжении на следующей странице повторяют не названия граф, а только их нумерацию. При переносе таблицы на следующую страницу над ней нужно добавить слова «Продолжение Таблицы...».

Такие таблицы рекомендуется давать в Приложении. Некоторые из них, лучше всего иллюстрирующие сущность решаемых задач и выводы, к которым пришел автор, представляются государственной аттестационной комиссии на защите ВКР в виде раздаточного материала отдельных распечаток с одновременным показом их на экране.

В таблицах ВКР допускается минимальный шрифт - 12 кеглей и одинарный межстрочный интервал. К таблицам, находящимся в Приложении, особых требований не предъявляется, но важно, чтобы они были «читаемыми».

Разрабатываемый студентом иллюстративный материл: графики, схемы, диаграммы и др. - представляется на рисунках с соответствующими названиями. Название рисунка форматируется следующим образом: расположение под рисунком, с прописной буквы, ориентация по центру страницы, шрифт жирный, без точки в конце.

Например:

 

Рис. 1. Количественные показатели потребителей социальных услуг, получивших услуги социально-реабилитационного отделения

В течение 2016 г.

 

Слова в названии таблиц и рисунков переносить и сокращать нельзя. Допустимо сокращение слов «Таблица» и «Рисунок в следующем виде: «Табл. ___», «Рис. _______».

 

При построении графиков по осям координат вводятся соответствующие показатели, буквенные обозначения которых выносятся на концы координатных осей, фиксируемые стрелками.

Ссылки в тексте на номер рисунка, таблицы, страницы, главы пишутся сокращенно и без знака №, например: рис. 1, табл. 2, с. 34.

Оформление ссылок, сносок, цитат

Библиографическая ссылка - это библиографическое описание источника цитат, заимствований, а также произведений печати, законодательных актов и нормативно-методических документов. Правила оформления ссылок и сносок регламентируется ГОСТ Р 7.0.5.-2008 «Библиографическая ссылка. Общие требования и правила составления».

Различают подстрочные (вынесенные из текста вниз полосы документа (в сноску) и затекстовые (вынесенные за текст документа) ссылки.

Подстрочные ссылки - это ссылки, располагающиеся внизу страницы, под строками основного текста в очерченном колонтитуле. Форматирование сносок: шрифт Times New Roman, размер шрифта - 10; выравнивание - по ширине; межстрочный интервал - одинарный.

Затекстовые библиографические ссылки заключаются в квадратные скобки и содержат порядковый номер библиографической записи в списке литературы, который приводится в конце работы, например: [26].

Если ссылку приводят на конкретный фрагмент документа, то цитируемый фрагмент заключается в кавычки, а затем в квадратных скобках помимо порядкового номера источника цитирования указывают и страницы, на которых помещен объект ссылки, например:

[2, 123-124]

[13, 46].

 

При оформлении ссылок на положения нормативных правовых актов в квадратных скобках вместо номера страницы указывается номер соответствующей статьи (пункта) документа с обозначением символа «ст.» («п.»).

Если первоисточник по какой-либо причине недоступен, то разрешается воспользоваться цитатой, опубликованной в другом издании. В этом случае в начале ссылки приводят слова «Цит. по» (цитируется по), с указанием источника заимствования.

6.6 Составление и оформление списка использованной литературы

Библиографическое описание документов осуществляется в соответствии с требованиями ГОСТ 7.1-2003. СИБИД. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления.

Список должен оформляться на отдельной странице и иметь заголовок Список использованной литературы (Приложение 9).

Последовательность расположения источников в списке использованной литературы должна быть следующей:

1. Законодательные акты и нормативно-правовые документы (в соответствии с их иерархической принадлежностью):

· Международные правовые акты.

· Конституция РФ.

· Конституционные федеральные законы РФ.

· Федеральные законы РФ.

· Указы и распоряжения Президента РФ.

· Постановления и распоряжения Правительства РФ.

· Нормативные акты субъектов РФ.

· Акты министерств и ведомств (положения, инструктивные письма, инструкции, приказы, указания, разъяснения).

· Решения органов местного самоуправления.

 

При библиографическом описании нормативных правовых актов сначала указывается статус документа (например, Федеральный закон, Указ Президента РФ и т.п.), затем его название, после чего приводится дата принятия документа, его номер и дата последней редакции.

Правовые акты одинаковой юридической силы располагаются строго в хронологическом порядке по мере их принятия (от ранее принятых к более поздним документам). Указывается название акта, орган, его принявший, дата принятия и информация об официальном источнике их опубликования. По возможности правовые акты следует располагать согласно их юридической силе.

2. Специальная литература включает монографии, научные статьи, диссертации, авторефераты диссертаций, разовые однотомные и многотомные издания отечественных авторов, книги, учебники, брошюры, статистические сборники, статьи в периодических изданиях, электронные ресурсы.

3. Иностранная литература на иностранном языке.

В число литературных источников могут быть включены все произведения, которые прочитаны и осмыслены при написании работы. Как правило (но не обязательно) на них делается ссылка в тексте. Студенту может быть задан вопрос по содержанию работы, вошедшей в список литературы. Недопустимо включать в список популярную учебную и вспомогательную литературу (например, «Краткий курс…», «…в вопросах и ответах», брошюры без указания авторов и т.п.).

Цитировать и указывать в списке источников и литературы следует издания, снабженные научным аппаратом. Некоторые издания, обозначенные как «учебник» или «учебное пособие», фактически не являются научными изданиями. В этом случае там наличествует явно выраженная научная позиция с освещением проблемных вопросов, имеется библиография, сноски, легко можно установить, какая часть текста какому автору принадлежит.

Список использованной литературы имеет сквозную единую нумерацию. Источники следует нумеровать арабскими цифрами.

Если в ВКР используются подготовленные, но неопубликованные материалы, они вносятся в раздел «Фондовые материалы».

В списке использованной литературы специальные источники располагаются строго в алфавитном порядке по фамилии авторов, а если автор не указан – по названию работы.

Информация, размещенная в ИНТЕРНЕТе, является электронным ресурсом удаленного доступа и может также использоваться при составлении списка литературы. Важно помнить, что сами по себе Интернет-ресурсы источниками не являются. Источником являются те материалы, которые размещены в Интернете.

Оформление «Приложения»

Приложение - заключительная часть работы, имеющая дополнительное (обычно справочное) значение, необходимое для более полного освещения темы. Оно размещается после основного текста.

По содержанию приложения могут быть очень разнообразны:

· копии подлинных документов,

· выдержки из отчётных материалов,

· статистические материалы,

· отдельные положения из инструкций и правил,

· проекты разработанных студентом локальных документов и т.д.

 

По форме они могут представлять собой текст, таблицы, графики, карты, оперограммы, технологические маршрутные карты и др.

Автор работы вправе по своему усмотрению приложить к ней те материалы, которые, как он считает, являются иллюстрацией содержащихся в ней выводов и положений.

Приложения отделяются от основного текста работы чистым листом бумага, посредине которого по центру прописными буквами написано слово ПРИЛОЖЕНИЕ в форме единственного числа. Слово печатается без кавычек и без точки в конце.

Каждое приложение начинается с новой страницы, имеет порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами, и печатается прописными буквами, полужирным шрифтом в правом верхнем углу листа: ПРИЛОЖЕНИЕ 1; ПРИЛОЖЕНИЕ 2 и т.д. Нумерация страниц, на которых даются приложения, должна быть сквозной и продолжать общую нумерацию страниц основного текста.

Приложение должно иметь тематический заголовок, который размещается с новой строки по центру листа, с прописной буквы.

Связь основного текста с приложениями осуществляется через ссылки, которые употребляются со словом «смотри», оно обычно сокращается и заключается вместе с шифром в круглые скобки. Отражение приложения в оглавлении работы делается в виде самостоятельной рубрики с полным названием каждого приложения.

В приложение не включается список использованной литературы, справочные комментарии и примечания, которые являются не приложениями к основному тексту, а элементами справочно-сопроводительного аппарата работы, помогающими пользоваться ее основным текстом.

 

ТРЕБОВАНИЯ К КОМПЬЮТЕРНОЙ ПРЕЗЕНТАЦИИ ВКР

7.1. Презентация ВКРпредставляет собой графический материал в виде таблиц, рисунков, диаграмм, графиков, схем, текстовой части, а также иных элементов, которые целесообразно представить комиссии на защите.

Современные компьютерные технологии позволяют создавать «электронные плакаты», которые называются слайдами. Частью электронного слайда может быть текст, изображение, видеоролик и др.

Совокупность слайдов, представленных в определённой последовательности и показываемых в полноэкранном режиме, образует презентацию, которая позволяет подготовить материалы к демонстрации так, чтобы эффектно показывать самую важную информацию. Презентация имеет сюжет, сценарий и структуру, которая организована для удобного восприятия информации.

Материал презентации должен также отображать достигнутые автором работы результаты и предложения по совершенствованию исследуемого объекта.

Таким образом, презентация ВКР - это визуальная подача материала исследования, подкрепленная комментариями автора работы.

Компьютерная презентация позволяет студенту-выпускнику использовать её как легальную шпаргалку, а членам государственной аттестационной комиссии - одновременно просматривать переплетенный бумажный вариант ВКР и контролировать выступление студента-выпускника.

7.2. Цель презентации:

· демонстрация основных положений доклада в наглядной форме;

· демонстрация навыков, возможностей и способностей организации доклада с использованием современных информационных технологий.

Преимущества презентации

Использование визуальных материалов позволяет:

· сфокусировать внимание членов ГАК на наиболее важных результатах представляемого к защите исследования;

· подкрепить вербальное (словесное) сообщение без его дословного повторения;

· проиллюстрировать факты и доказательную базу, которые трудно представить в устной форме.

 

7.3. Для создания презентации, как правило, используется офисный пакет Microsoft office, в который входит программное средство создания мультимедийных презентаций MS PowerPoint. Его популярность связана с лёгкостью освоения и большим количеством дополнительных тем, шаблонов, шрифтов. PowerPoint предназначен для проектирования презентаций, содержащих текст, графики, рисунки, фотографии, звуковые и видеоролики.

Microsoft office PowerPoint – мощный и удобный инструмент, позволяющий быстро создавать профессиональные презентации. В нём имеются: пользовательский набор команд с контекстными командными вкладами; инструменты, необходимые для выполнения той или иной конкретной задачи. Существуют различные версии 2003, 2007, 2010, 2011, 2012, 2013 годов.

7.4. Технология создания презентации к ВКР состоит из трёх этапов.

1) Планирование презентации:

· Определение цели.

· Определение задач презентации.

· Подбор необходимой информации.

· Планирование выступления и определение необходимого времени.

· Формирование структуры презентации.

· Проверка логики подачи материала.

· Подготовка заключения.

2) Разработка презентации:

· Поиск соответствия методологических требований подготовки слайдов с проектируемыми слайдами презентации.

· Обеспечение вертикальной и горизонтальной логики содержания.

· Разработка дизайна.

· Выбор оптимального соотношения текста и графической информации.