Организация учетно-операционной работы в банке

 

Под учетно-операционной работой понимается комплекс работ, связанный с оформлением, учетом и контролем проводимых операций. Персонал банка, выполняющий эту работу, называется учетно-операционным аппаратом банка или бухгалтерским аппаратом.

Основными задачамиучетно-операционной работы являются:

- быстрое и четкое обслуживание клиентов банка,

- обеспечение контроля за сохранностью денежных средств и ценностей;

- своевременное и точное отражение всех совершенных операций в учете и отчетности банка.

Учетно-операционный аппарат банка включает в себя работников, занятых приемом, оформлением, контролем расчетно-денежных документов и отражением банковских операций по счетам бухгалтерского учета.

Организация работы бухгалтерского аппарата строится по принципу создания одного бухгалтерского подразделения (департамента, управления), образования специализированных отделов, объединения в отделах работников в операционные бригады, предоставления работникам прав ответственных исполнителей.

Организационная структура учетно-операционного подразделения (бухгалтерии) банка зависит от величины и специализации банка, объема выполняемых операций, специфики клиентуры. Поэтому могут быть различные варианты организации бухгалтерского подразделения и структуры учетно-операционных отделов. Однако во всех случаях это - самостоятельное подразделение банка, осуществляющее учетно-операционную работу.

В структуре этого подразделения обычно выделяется:

- операционный отдел,

- отдел внутрибанковского учета,

- отдел межбанковских операций,

- отдел по учету валютных операций,

- отдел по учету кредитных операций,

и некоторые другие.

В отделах могут создаваться группы (участки, бригады) для выполнения определенного круга операций, работ, которые называются операционными бригадами. Такие бригады могут организоваться на участках, где преобладают операции, требующие дополнительного контроля. В этом случае в бригаду входят несколько операционных работников и контролер, который обязательно проверяет документы и записи в регистрах бухгалтерского учета.

Ответственными исполнителями считаются работники, которым поручено единолично оформлять и подписывать документы по выполняемому кругу операций. Ответственными исполнителями считаются также другие работники, на которых возложено выполнение операций, связанных с контролем, оформлением расчетно-денежных документов и отражением в учете банковских операций.

Конкретные обязанности бухгалтерских работников определяются должностными инструкциями. За каждым работником закрепляется ведение определенных счетов или же выполнение отдельных операций. Распределение счетов между работниками производится, как правило, по номерам балансовых счетов первого или второго порядка, причем ведение расчетного и ссудных счетов одного клиента возлагается на одного исполнителя. Закрепление счетов за подразделениями учетно-операционного аппарата, отдельными исполнителями и последующее перераспределение оформляются записями в специальной книге учета. В случае отсутствия работника (болезнь, отпуск и т. п.), дела которого приняты другим лицом, в книге делается соответствующая пометка.

Кредитная организация самостоятельно определяет продолжительность операционного дня, т. е. части рабочего дня, в течение которого производится обслуживание клиентов по вопросам бухгалтерского учета, приема документов для отражения в учете.

В банках устанавливаются определенные требования к организации учетно-операционной работы и документо­оборота.

Приему, оформлению и отражению по счетам бухгалтерского учета в тот же день подлежат все расчетно-денежные документы, поступившие в банк в течение операционного дня. Конкретное время завершения операционного дня устанавливается руководителем банка. Документы, поступившие в банк по истечении времени операционного дня, проводятся по счетам клиентов, как правило, следующим рабочим днем.

Прием расчетно-денежных документов от клиентов в течение операционного дня проводится непосредственно учетно-операционным работником или в централизованном порядке, через специальных работников. Если документы по какой-либо причине не могут быть приняты к исполнению, то об этом извещаются клиенты.

Для клиентов, постоянно предоставляющих в банк значительное количество платежных документов, устанавливается график приема документов. Расчетно-денежные документы, подлежащие отправке другим учреждениям банков по почте, подлежат сдаче предприятию связи в день совершения операции.

Клиенты представляют (получают) расчетные документы учетно-операционным работникам через собственных курьеров или представителей специализированных служб доставки расчетных документов на основании доверенностей и документов, подтверждающих личность доверенного лица.

Работник банка на представленных документах проставляет в правом нижнем углу дату приема документов, оттиск штампа и подпись. Право подписания расчетно-кассовых документов, предоставляемое определенным работникам, оформляется распоряжением руководителя банка. Образцы подписей передаются под расписку операционным и контролирующим работникам и другим службам, где используются документы.

Для отражения банковских операций в учете используются специальные документы. Они разрабатываются и утверждаются Центральным банком Российской Федерации и обязательны к применению всеми юридическими и физическими лицами.

Банковские документы подразделяются на четыре вида:

1) кассовые документы,

2) расчетно-платежные документы,

3) мемориальные документы,

4) внебалансовые документы.

Для оформления, учета, приема, выдачи, движения денежной наличности в рублях и в иностранной валюте используются кассовые документы. К ним относятся объявления на взнос наличными, денежные чеки, приходные и расходные кассовые ордера, препроводительные ведомости к сумкам с денежной наличностью и другие документы.

Большую группу банковских документов составляют расчетно-платежные документы. Они используются для разного рода платежей, расчетов, погашения обязательств. К ним относятся платежные поручения, платежные требования, платежные ордера, инкассовые поручения, аккредитивы, дебетовые и кредитовые авизо и другие

Мемориальные документы оформляются при совершении внутрибанковских операций, для безналичных перечислений средств с одних счетов на другие. В качестве таких документов используются мемориальные ордера. Они выписываются по операциям, совершаемым без поручения, требований, заявлений клиентов, при учете произведенных расходов, полученных доходов и т. д.

Вышеуказанные документы предназначены для оформления, учета таких банковских операций, которые отражаются на балансовых счетах. В то же время в деятельности банков имеется целый ряд операций (выданные гарантии и поручительства, обеспечение выданных ссуд, выставленные аккредитивы и др.), которые отражаются на внебалансовых счетах. Для их оформления используются приходные и расходные внебалансовые ордера. К числу внебалансовых документов относятся депозитарные документы, которые оформляют движение ценных бумаг в депозитарии банка (при его наличии).

Все операции совершаются и отражаются в бухгалтерском учете только на основании надлежащим образом оформленных документов. Каждый из этих документов должен иметь:

- контировку (обозначение номеров счетов по дебету и кредиту, по которым должна быть проведена запись);

- дату проводки;

- подпись бухгалтерского работника, оформившего документ и совершившего операцию;

- подпись контролирующего работника (по операциям, подлежащим дополнительному контролю).

Есть перечень счетов, операции по которым должны проводиться с контрольной подписью контролирующего работника.

При совершении операций с использованием компьютера документ может быть оформлен путем распечатки на бумаге его электронного образа, соответствующего бланку установленной формы либо содержащего все реквизиты, предусмотренные бланком. При этом могут использоваться аналог собственноручной подписи, коды, пароли и иные средства, позволяющие идентифицировать ответственного исполнителя и контролера.

Документы должны содержать четкое изложение сущности операции. Каждый документ и каждый отдельный лист сводного документа должен иметь подписи уполномоченных должностных лиц клиента и оттиск его печати. Банк может отказать в приеме документа, если сам документ, подписи, оттиск печати, надписи на нем будут сомнительными.

На денежных чеках, расходных кассовых и внебалансовых ордерах, на основании которых выдаются деньги и другие ценности, отбираются росписи получателей. Кроме того, на этих документах должны делаться отметки о предъявлении паспорта или заменяющего его документа получателя.

Документы с исправлениями таких реквизитов, как сумма, наименования клиентов и номера их счетов, хотя бы и оговоренными, являются недействительными и не подлежат приему к исполнению.

Должностное лицо банка, подписывающее документ, несет ответственность за правильность совершаемой по нему бухгалтерской операции в банке. Право подписания документов оформляется распоряжением руководителя банка, а образцы подписей хранятся у главного бухгалтера.

В банках должен обеспечиваться контроль за надлежащим хранением и использованием документов, бланков документов, печатей и штампов с тем, чтобы исключить возможность их утраты или использования в целях злоупотреблений. Учет печатей и штампов банка ведется в специальной книге, где указываются фамилии и должности лиц, у которых они находятся и используются.

Изъятие бухгалтерских документов производится только с разрешения руководителя учреждения банка по письменным требованиям судебных и следственных органов или вышестоящего учреждения банка. При изъятии подлинного документа составляется в двух экземплярах акт или протокол изъятия за подписями руководителя банка, главного бухгалтера и представителя учреждения, для которого изымается документ.

В акте (протоколе) должно быть точно указано, по чьему требованию и разрешению производится изъятие, и какой именно документ изымается. Второй экземпляр акта вручается представителю. На место изъятого документа помещается заверенная главным бухгалтером копия документа, первый экземпляр акта и требование на изъятие документа с распиской лица, его получившего.

Последовательное движение расчетно-денежных документов по местам их обработки, проверки, от клиента к банку и обратно, внутри банка и составляет документооборотпо банковским операциям. Он включает стадии оформления документов, контроля за законностью операции, правильным оформлением и отражением их в учете. Особенности документооборота определяются структурой учетно-операционного аппарата и видом автоматизации учета. Порядок прохождения документов внутри банка устанавливается главным бухгалтером и оформляется соответствующим документом (графиком документооборота).

Вопросы и задания для самоконтроля по Главе 11:

1. Назовите задачи бухгалтерского учета в кредитных организациях.

2. Назовите принципы бухгалтерского учета в кредитных организациях.

3. Раскройте взаимосвязь синтетического и аналитического учета в кредитных организациях.

4. Какова структура Плана счетов бухгалтерского учета в кредитных организациях?

5. Перечислите виды банковских счетов клиентов.

6. Раскройте порядок открытия расчетного (текущего) счета клиента.

7. Каков порядок кодировки лицевых счетов клиентов банка?

8. Каково назначение и порядок составления выписки из лицевого счета?

9. Раскройте понятие учетно-операционной работы в банке.

10. Какова структура учетно-операционного аппарата банка?

11. Проклассифицируйте банковские документы.

12. Каков порядок изъятия банковских документов?