История систем автоматизации

1 этап. Первые информационные системы появились в 50-х гг. В эти годы они были предназначены для обработки счетов и расчета зарплаты, а реализовывались на электромеханических бухгалтерских счетных машинах. Это приводило к некоторому сокращению затрат и времени на подготовку бумажных документов.

2 этап. 60-е гг. знаменуются изменением отношения к информационным системам. Информация, полученная из них, стала применяться для периодической отчетности по многим параметрам. Для этого организациям требовалось компьютерное оборудование широкого назначения, способное обслуживать множество функций, а не только обрабатывать счета и считать зарплату, как было ранее.

3 этап. В 70-х - начале 80-х гг. информационные системы начинают широко использоваться в качестве средства управленческого контроля, поддерживающего и ускоряющего процесс принятия решений.

4 этап. К концу 80-х гг. концепция использования информационных систем вновь изменяется. Они становятся стратегическим источником информации и используются на всех уровнях организации любого профиля. Информационные системы этого периода, предоставляя вовремя нужную информацию, помогают организации достичь успеха в своей деятельности, создавать новые товары и услуги, находить новые рынки сбыта, обеспечивать себе достойных партнеров, организовывать выпуск продукции по низкой цене и многое другое.

 

 

Автоматизированные системы

Система автоматизации гостиничного бизнеса «КредОтель 2.0» [5]

 

Система «КредОтель 2.0» предназначена для автоматизации учета и управления гостиниц, домов отдыха, пансионатов, санаториев и т.д. Позволяет вести учет состояния номерного фонда в разрезе номеров и мест, управлять взаимоотношениями с гостями и контрагентами, регулировать загрузку номеров, анализировать и планировать денежные потоки.

Основные функции системы:

Автоматизация работы службы размещения:

• Прием и регистрация гостей;
• Поиск и подбор подходящих номеров на основании заранее оформленных заявок и с учетом пожеланий гостей
• Поселение, продление, выселение (досрочное, плановое), переселение гостей;
• Обеспечение равномерной загрузки номерного фонда гостиницы;
• Учет дополнительных услуг предоставляемых гостям во время проживания;
• Прием наличных платежей за предоставленные услуги с оформлением необходимых документов, работа с ККМ;
• Оформление возвратов, при досрочном выезде;
• Работа с группами и групповыми счетами;
• Анализ состояний счетов проживающих гостей.
  Автоматизация работы службы бронирования:

• Прием и оформление заявок на бронирование от частных лиц и организаций;
• Планирование загрузки номерного фонда;
• Ведение статистики загрузки номеров, выявление наиболее и наименее успешных дат, периодов;
• Отслеживание наличия оплат, ранее принятых заявок;
• Ведение базы данных клиентов гостиницы – сторонних организаций, туристических агентств, частных клиентов;
• Оформление договоров с клиентами;
• Работа с постоянными клиентами (система поощрения, различные программы обслуживания);
• Формирование тарифов и тарифного расписания.

Автоматизация работы этажной службы:

• Составление планов уборок номеров, оперативное внесение данных об изменении статуса номера (убран/не убран);
• Учет услуг мини-баров, составление листов расхода, начисление полученных услуг на счета проживающих гостей;
• Анализ состояния имущества в номерах. Оперативный ввод данных о порче имущества, с возможностью начисления суммы причиненного ущерба на счета гостей, виновных в порче;
• Сбор произвольной информации о состоянии номеров, для дальнейшего анализа.

Автоматизация работы бухгалтерии и финансовой службы:

• Оформление необходимой документации при работе с контрагентами;
• Ведение взаиморасчетов, анализ задолженности;
• Учет и планирование платежей;
• Анализ финансового состояния;
• Формирование стоимости проживания, бронирования и дополнительных услуг.

Получение оперативной информации о деятельности гостиницы:

• Состояние номерного фонда;
• Предстоящие заезды и выезды;
• Проживающие гости;
• История проживания гостей за выбранный период;
• Текущая загрузка;
• Загрузка за период;
• Планируемая загрузка;
• Состояние счетов гостей;
• Взаиморасчеты с клиентами, анализ дебиторской задолженности;
• Динамика загрузки номерного фонда;
• Предоставленные услуги;
• Финансовые итоги работы в разрезе услуг, номеров, гостей, организаций;
• Взаимоотношения с контрагентами;
• Категории гостей;