Глава 1. Из истории русского языка

Предисловие

 

Непременная составляющая национального самосознания человека- чувство гордости за родной язык, который воплощает в себе культурные и исторические традиции народа.

Русский язык богат, велик и могуч. Это утверждение стало хрестоматийным и принимается без возражений.

Состояние современного русского языка давно вызывает беспокойство. Снижение уровня речевой культуры разных слоёв русского общества, настолько очевидно и масштабно, что назрела необходимость возрождения непрерывной языковой подготовки на всех ступенях образования.

Сегодня интерес к родному русскому языку становится осознанной необходимостью для миллиона молодых людей, стремящихся достичь успеха в жизни с помощью профессиональных знаний и навыков.

Языковая подготовка студентов призвана решать не только обучающие, но и воспитательные задачи.

Знание языка, его законов, заложенных в нём возможностей, знание риторики- искусства владения речью.

Всё сказанное выше определяет цель настоящего учебного пособия - дать необходимые знания о русском языке, его богатстве, ресурсах, структуре, формах реализации; познакомить с основами культуры речи, с различными нормами литературного языка, его вариантами; изложить основы ораторского искусства, дать представление о речи как инструменте эффективного общения; сформировать навыки делового общения.

Глава 1. Из истории русского языка

 

Происхождение русского языка

 

Современный русский язык по происхождению связан с общеславянским. На основе общеславянского языка образовались восточнославянский(древнерусский) язык, а также языки южнославянской группы(болгарский, сербский и др.) и западнославянской(польский, словацкий, чешский и др.).

На основе восточнославянского единого языка древнерусской народности возникло три самостоятельных языка: русский, белорусский и украинский, которые с образованием нации оформились в национальные языки.

 

Русский язык конца 20 века

 

Период перестройки придал особое значение тем процессам, которые сопровождают развитие языка на всех этапах его существования, сделал их более значимыми, чётче выраженными, ярче, наглядней представленными.

Существование языка немыслимо без постоянного обогащения, развития словарного состава, самой его подвижной части. Но особенно возрастает пополнение словаря в периоды коренных социальных изменений. Однако каждый такой период имеет свои особенности. Если интенсивное обогащение словарного состава остаётся общей чертой для всех эпохальных периодов в жизни народа, то различными бывают источники его пополнения, способы образования новых слов, пути развития словарного состава.

Прежде всего, следует говорить о значительном пополнении словарного состава русского языка новыми словами, об актуализации большого количества слов, находившихся ранее в пассиве. Новая лексика отражает все сферы жизни общества: политику, государственное устройство, идеологию (госструктура, авторитаризм и др.); экономику (бартер, бизнес- центр и др.); медицину (иглорефлексотерапия, хоспис и др.); религию (иеговизм, кармический и др.); науку, технику (клон, килобайт и др.); быт (йогурт, кейс и др.) и т.д.

Помимо новых слов возвращены к жизни многие слова, которые, казалось, навсегда вышли в тираж или находились в пассиве: гимназия, трест, департамент и др. Обогащение словаря русского языка происходит и в результате появления новых значений у старых слов. Процессу пополнения словаря противостоит процесс выбывания слов из словарного состава русского языка.

Отличительная черта современного состояния лексики русского языка – переориентировка слов из характеризующих социальные явления капиталистического строя в наименование явлений российской действительности последних десятилетий. Происходит разрушение двух лексических систем, сформировавшихся в советскую эпоху и вызванных стремлением советских идеологов подчеркнуть полярность капиталистической и социалистической действительности.

В толковых словарях слова из лексической системы, отражающей понятия капиталистического мира, чаще всего имели отрицательный оценочный компонент, социально – ограничительную коннотацию, определяющую их прежнее восприятие. С появлением новых социальных денотатов в нашей действительности изменилось и социальное восприятие и самих слов, произошла нейтрализация социально – ограничительных коннотаций. Подтверждением служит не только пресса, но и справочная литература, словари.

Рост общественного самосознания, постепенное, но неуклонное утверждение и расширение прав человека, свобода в высказывании мнений, собственных суждений привели к тому, что стали по-новому осмысливаться, критически оцениваться слова, которые ранее никаких сомнений не вызывали, казались бесспорными по своему содержанию, чёткими и ясными.

Следовательно, изменения происходят не только в языке, но изменяется и отношение к языку как к средству выражения мысли, к слову как содержательной единице, несущей информацию.

В настоящее время в связи со значительными изменениями условий функционирования языка актуальной становится ещё одна проблема, проблема языка как средства общения, языка в реализации, проблема речи.

Одна из особенностей связана с демократизацией языка. Проблема демократизации русского литературного языка приобрела особую остроту в 19 веке. Её блестяще разрешил А.С. Пушкин. На рубеже 20 и 21 веков демократизация языка достигла таких размеров, что правильнее назвать процесс либерализацией, а ещё точнее – вульгаризацией. Оригинальным оправданием вульгаризации языка служит мысль, высказанная одним общественным деятелем: «Для оценки положения в стране нет слов! Остались одни выражения!»

Действительно, русский язык на всём протяжении своей истории обогащался не только за счёт внутренних ресурсов, но и за счёт других языков. Нужно ещё добавить, что значительное влияние на наш язык оказали латинский и старославянские языки. С одной стороны, заимствование без меры засоряет речь, делает её не для всех понятной; с другой стороны, разумное заимствование обогащает речь, придаёт ей большую точность. А не кажется ли нам, россиянам, что в первую очередь мы сами должны «познать и почувствовать» русский язык, ибо мы сами недостаточно его знаем, плохо им владеем, небрежно к нему относимся, а ведь мы и только мы, несём ответственность за состояние родного языка, его дальнейшее развитие, за его место в мире.

 

Язык – знаковая система

 

Русский язык, как и любой другой язык, представляет собой систему. Система – (от греческого systema – целое, составленное из частей; соединение) объединение элементов, находящихся в отношениях и связях, образующих целостность, единство. Следовательно, каждая система:

- состоит из множества элементов;

- элементы находятся в связи друг с другом;

- элементы образуют единство, одно целое.

Язык состоит из единиц:

- звук;

- морфема (приставка, корень, суффикс, окончание);

- слово;

- фразеологическая единица (устойчивое словосочетание);

- свободное словосочетание;

- предложение (простое, сложное);

- текст.

Единицы языка связаны с друг другом. Однородные единицы (например, звуки, морфемы, слова) объединяются и образуют уровни языка. Язык – знаковая система. Существует два типа знаков: естественные (знаки признаки) и искусственные (знаки – информанты). Естественные знаки неотделимы от предметов, явлений, они их часть. Искусственные знаки, в отличие от естественных условны. Условные знаки служат средством общения и передачи информации, поэтому их называют ещё коммуникативными или информативными. Информативные знаки – это соединение определённого смысла и определённого способа его выражения. Смысл – означаемое, а способ выражения – означающее.

Языковые знаки – самые сложные. Они могут состоять из одной единицы или их комбинации. Язык по своей природе полифункционален. Язык выполняет коммуникативную, познавательную, аккумулятивную, эмоциональную функции и функцию воздействия (волюнтативную).

 

Формы существования языка

 

Язык – сложное явление. Национальный язык как достояние народа существует в нескольких формах. К ним относятся: диалекты, просторечие, жаргоны и литературный язык. Всякий современный развитой язык предполагает наличие территориальных диалектов, которые представляют собой наиболее архаичные и естественные формы языкового существования. Изучение диалектов представляет интерес: с исторической точки зрения и с точки зрения формирования литературного языка.

Просторечие – одна из форм национального русского языка, которая не имеет собственных признаков системной организации и характеризуется набором языковых форм, нарушающих нормы литературного языка.

Жаргон – речь социальных и профессиональных групп людей, объединенных общностью занятий, интересов, социального положения и т.п.

Высшей формой национального русского языка является литературный язык. Литературный язык имеет две формы – устную и письменную. Устная – звучащая речь, а письменная – графически оформленная.

 

Глава 3. Культура речи

 

Понятие о языковой норме

Языковая норма (норма литературная)- это правила использования речевых средств в определённый период развития литературного языка.

Норма обязательна как для устной, так и для письменной речи и охватывает все стороны языка.

Различают нормы: орфоэпические (произношение), орфографические (написание), словообразовательные, лексические, морфологические, грамматические, синтаксические, интонационные, пунктуационные.

Характерные особенности нормы литературного языка:

- относительная устойчивость,

- распространенность,

- общеупотребительность,

- общеобязательность,

-соответствие употреблению, обычаю и возможностям языковой системы.

Языковые нормы - явление историческое. Изменение литературных норм обусловлено постоянным развитием языка. Источники изменения норм литературного языка различны: живая, разговорная речь, местные говоры, просторечие, профессиональные жаргоны, другие языки.

Произношение согласных

Основные законы произношения согласных – оглушение и уподобление. Живое произношение в его прошлом и современном состоянии находит отражение в поэтической речи, в стихах, где та или другая рифма говорит о произношении соответствующих звуков.

Вариативность ударений

Чтобы не допустить ошибки в постановке ударения, следует знать не только норму, но и типы вариантов, а также условия, при которых может быть использован тот или иной из них. Рекомендуется пользоваться специальными словарями и справочниками. В них даётся система нормативных помет (единая для оценки вариантов произносительных, акцентных и морфологических), которая выглядит следующим образом.

Равноправные варианты.

Варианты нормы, из которых один признаётся основным:

а) помета «допустимо» (доп.). Чаще всего используется в разговорной речи.

б) помета «допустимо устаревшее» (доп. устар.). Помета указывает, что оцениваемый ею вариант постепенно утрачивается, а в прошлом он был основным.

Словарь включает в себя также варианты, находящиеся за пределами литературной нормы. Для указания этих вариантов вводятся так называемые запретительные пометы:

а) «не рекомендуется» (не рек.)

б) «неправильно» (неправ.)

в) «грубо неправильно» (грубо неправ.)

Целый ряд вариантов ударения связан с профессиональной сферой употребления.

 

Точность речи

Точность речи чаще всего связывают с точностью словоупотребления. Точность речи определяется:

- знанием предмета,

- логикой мышления,

- умением выбирать нужные слова.

Нарушение точности речи в результате недостаточного знания особенностей русского языка – это употребление слов в несвойственном им значении; неустранённая контекстом многозначность; порождающая двусмысленность; смешение паронимов, омонимов.

Каждое знаменательное слово выполняет номинативную функцию, т. е. называет предмет или его качество, действие, состояние. Это обязывает говорящих обращать внимание на значение слов, правильно их использовать.

Снижает точность речи незнание о существовании в языке паронимов и омонимов, неумение нейтрализовать эти явления в речи.

Паронимами называются слова, близкие по звучанию и написанию, но разные по значению. Наличие в языке паронимов приводит к тому, что в устной и письменной речи одно слово ошибочно употребляется вместо другого.

Употребление в речи омонимов, т.е. слов, различных по значению, но одинаковых по написанию и звучанию, может также привести к смысловой неточности, двузначности высказывания.

Понятность речи

По мнению исследователей, общепонятность языка определяется прежде всего отбором речевых средств, а именно необходимостью ограничить использование слов, находящихся на периферии словарного состава языка и не обладающих качеством коммуникативной общезначимости.

Огромный словарь русского языка с точки зрения сферы употребления можно разделить на две большие группы – лексику неограниченной сферы употребления, в которую входят общеупотребительные, понятные для всех слова, и лексику ограниченного употребления, в которую включены профессионализмы, диалектизмы, жаргонизмы, термины, т.е. слова, употребляемые в определённой сфере – профессиональной, социальной и т.д.

Профессионализмы – слова и выражения, используемые людьми одной профессии (журналисты, электронщики и др.). Для них характерна большая детализация в обозначении специальных понятий, орудий труда, производственных процессов, материала.

Диалектная лексика – слова, ограниченные в территориальном отношении, входящие в словарный состав отдельных диалектов, понятные лишь жителю данной местности.

Жаргонизмы – слова и выражения, принадлежащие какому – либо жаргону. В современной лингвистической литературе слово жаргон обычно употребляется для обозначения различных ответвлений общенародного языка, которые служат средством общения различных социальных групп.

Термины – это слова, которые являются точным обозначением определённого понятия какой – либо специальной области науки, техники, искусства, общественной жизни и т. п. Напомним, что понятие – это мысль об общих существенных свойствах, связях и отношениях предметов или явлений объективной действительности.

Ясность и понятность речи зависят и от правильного употребления в ней иностранных слов. Заимствование – это нормальное, естественное явление для любого языка. Заимствованные слова в языке появляются в результате общения одних народов с другими, в результате политических, экономических и культурных связей между ними.

Место иноязычных слов в русском языке, их дальнейшая судьба неодинакова и определяется их назначением. Заимствования по степени их проникновения в словарный состав русского языка можно разделить на три группы.

Первую из них составляют иноязычные слова, прочно вошедшие в русский язык. Они заимствованы давно, усвоены всем народом и не воспринимаются как иноязычные.

Вторую группу составляют слова, широко распространённые в русском языке и также являющиеся единственными наименованиями обозначаемых понятий, но осознающиеся как иноязычные.

В третью группу входят иноязычные слова, которые не получили широкого распространения. К ним относятся и слова, имеющие русские параллели, но и отличающиеся от них объёмом, оттенком значения или сферой употребления.

В процессе общения людям часто приходится разъяснять, как следует понять то, что обсуждается, уточнять, какой смысл имеет то или иное слово, выражение. Речевая практика выработала несколько способов объяснения слов.

Наиболее рациональным способом толкования слов считается логическое определение, т.е. определение понятия через ближайший род и видовое отличие.

Распространённым является синонимический способ, т.е. объяснение с помощью слов, различных по звучанию, но имеющих общее значение.

Довольно часто при объяснении слова применяют описательный способ, при котором его смысл передается посредством описания самого предмета, понятия, явления.

Поясняя значение слова, иногда хорошо обратится к его этимологии. Этимология учит нас понимать истинный смысл слова, уточняет его. Наука не только устанавливает исходное значение слова, его первоначальный смысл, но и исследует историю его применения, причины изменений, которые оно претерпело.

Чистота речи

Чистота речи – отсутствие в ней лишних слов, слов – сорняков, слов – паразитов. Слова – сорняки, слова – паразиты не несут никакой смысловой нагрузки, не обладает информативностью. Забота о чистоте речи повышает качество речевой деятельности.

Выразительность речи

Выразительность речи усиливает эффективность выступления: яркая речь вызывает интерес у слушателей, поддерживает внимание к предмету разговора, оказывает воздействие не только на разум, но и на чувства, воображение слушателей. Ряд исследователей подчеркивает, что выразительность речи во многом зависит от ситуации общения.

Помогают говорящему сделать речь образной, эмоциональной специальные художественные приемы, изобразительные и выразительные средства языка, традиционно называемые тропами и фигурами, а также пословицы, поговорки, фразеологические выражения, крылатые слова.

Прежде чем анализировать различные изобразительные средства языка, следует уточнить, какими свойствами обладает слово. Понятие образности слова связано с явлением многозначности. Слова, называющие только один какой-либо предмет, считаются однозначными, а слова, обозначающие несколько предметов, явлений действительности,- многозначными.

Первое значение, с которым слово появилось в языке, называется прямым, а последующие- переносными.

Прямые значения непосредственно связаны с определенными предметами, названиями которых они являются.

Переносные значения в отличие от прямых обозначают факты действительности не непосредственно, а через отношение к соответствующим прямым.

С понятием переносного употребления слов связаны такие художественные средства, как метафора, метонимия, синекдоха, широко используемые в ораторских выступлениях, устном общении.

Метафора основана на переносе наименования по сходству. Метафоры образуются по принципу олицетворения, овеществления, отвлечения и т.д. Метафоры должны быть оригинальными, необычными, вызывать эмоциональные ассоциации, помогать глубже осознать, представить событие или явление.

Метонимия в отличие от метафоры основана на смежности. При метонимии два предмета, явления, получившие одно название, должны быть смежными. Слово смежные в этом случае следует понимать не просто как соединение, а несколько шире – тесно связанные друг с другом.

Синекдоха – троп, сущность которого заключается в том, что называется часть вместо множественного или, наоборот, целое – вместо части, множественное число – вместо единственного.

Сравнение – это образное выражение, построенное на сопоставлении двух предметов или состояний, имеющих общий признак. Сравнение предполагает наличие трех данных: предмет, образ и признак.

Эпитеты – художественные определения. Они позволяют, более ярко характеризовать свойства, качества предмета или явления и тем самым обогащают содержание высказывания. В научной литературе обычно выделяют три типа эпитетов: общеязыковые (постоянно употребляются в литературном языке, имеют устойчивые связи с определяемым словом); народно – поэтические (употребляются в устном народном творчестве); индивидуально – авторские (созданы авторами).

Для оживления речи, придания ей эмоциональности, выразительности, образности употребляют также приемы стилистического синтаксиса, так называемые фигуры: антитеза, инверсия, повтор и др.

Прием, основанный на сопоставлении противоположных явлений и признаков, называется антитезой. Антитеза широко представлена в пословицах и поговорках. Антитеза – действенное средство речевой выразительности и в публичной речи.

Ценное средство выразительности в выступлении - инверсия, т.е. изменение обычного порядка слов в предложении со смысловой и стилистической целью.

Нередко для усиления высказывания, придания речи динамичности, определенного ритма прибегают к такой стилистической фигуре, как повторы. Начинают несколько предложений одним и тем же словом или группой слов. Такой повтор называется анафорой, что в переводе с греческого языка означает единочатие.

В устной речи повторы встречаются и в конце фразы. Как и в начале предложения, повторяться могут отдельные слова, словосочетания, речевые конструкции. Подобная стилистическая фигура называется эпифорой.

В практике ораторского искусства выработаны приемы. Один из таких приемов – вопросно – ответный ход. Помимо вопросно – ответного приема нередко применяют так называемый эмоциональный или риторический вопрос. Риторический вопрос усиливает воздействие речи на слушателей, пробуждает в них соответствующие чувства, несет большую смысловую и эмоциональную нагрузку.

К средствам выразительности относят и прямую речь. Дословно переданная чужая речь называется цитатой. Как форма передачи чужого высказывания в выступлении употребляется и косвенная речь, передающая чьи – либо слова от третьего лица.

Богатый материал для выступлений содержит устное народное творчество. Настоящий клад для оратора – пословицы и поговорки. Пословицы и поговорки представляют собой сгустки народной мудрости, они выражают истину, проверенную многовековой историей народа – творца, опытом многих поколений.

Для создания образности и эмоциональности речи служит фразеология русского языка.

Необходимо помнить, что правильность нашей речи, точность языка, четкость формулировок, умелое использование терминов, иностранных слов, удачное применение изобразительных и выразительных средств языка, пословиц и поговорок, крылатых слов, фразеологических выражений, богатство индивидуального словаря, эффективность общения, усиливают действенность устного слова.

 

Глава 4. Речевое общение

 

Общение дает возможность человеку раскрыть свои чувства, переживания, рассказать о радостях и горестях, о взлетах и падениях. Общение помогает организовать совместную работу, наметить и обсудить планы, реализовать их.

Проблемами общения занимаются представители разных наук – философы, психологи, лингвисты, социологи, культурологи и др. Человеческое общение, по данным исследователей, на две трети состоит из речевого. Именно при помощи речи чаще всего происходит общение между людьми.

Особенность речевой деятельности заключается в том, что она всегда включается в более широкую систему деятельности как необходимый и взаимообусловленный компонент.

Проблемами речевого общения занимаются многие лингвистические дисциплины: когнитивная лингвистика, теория речевого воздействия, теория речевых актов (ТРА), прагматика, психолингвистика, культура речи и др.

Отметим, что наряду с термином общение широкое распространение получило слово коммуникация. Коммуникация – общение, обмен мнениями, сведениями, идеями и т.д. – специфическая форма взаимодействия людей в процессе их познавательно-трудовой деятельности.

 

Основные виды аргументов

Изучением наиболее эффективных в коммуникативном процессе методов и приемов убеждающего воздействия занимается особая отрасль знания – теория аргументации.

Аргументация – это операция обоснования каких – либо суждений, практических решений и оценок, в которой наряду с логическими применяются также речевые, эмоционально – психологические и другие внелогические методы и приемы убеждающего воздействия.

Исследователи выделяют в аргументации два аспекта – логический и коммуникативный.

Всякое логическое доказательство включает три взаимосвязанных элемента: тезис;

аргументы или основания, доводы; демонстрация, или форма, способ доказательства.

Различают доказательство прямое и косвенное. При прямом доказательстве тезис обосновывается аргументами без помощи дополнительных построений.

Косвенное доказательство предполагает обоснование истинности тезиса посредством опровержения противоречащего положения – антитезиса. Из ложности антитезиса на основании закона исключенного третьего делается заключение об истинности тезиса.

Чтобы доказать правильность выдвинутых положений, убедить в их истинности, в процессе общения используются различные виды аргументов.

Начиная с античных времен, принято делить доводы на логические, обращенные к разуму слушателей, и психологические, оказывающие воздействие на чувства.

В ходе аргументации важно разграничивать факт и мнение.

 

Оратор и его аудитория

 

Самое высшее проявление мастерства публичного выступления, важнейшее условие эффективности ораторской речи – это контакт со слушателями. Контакт – это общность психического состояния оратора и аудитории, это взаимопонимание между выступающим и слушателями. Совместную мыслительную деятельность оратора и у аудитории учёные называют интеллектуальным сопереживанием. Для возникновения контакта важно так же и эмоциональное сопереживание, т.е. оратор и слушатели во время выступления должны испытывать сходные чувства. Контакт между оратором и аудиторией возникает в том случае, когда обе стороны заняты одной и той же мыслительной деятельностью и испытывают сходные переживания.

Главные показатели взаимопонимания между говорящими и слушающими – положительная реакция на слова выступающего, внешнее выражение внимания у слушателей.

Форма преподнесения материала существенно влияет на взаимоотношение оратора и аудитории.

Очень важно, чтобы каждый человек творчески подходил к подготовке и произнесению ораторской речи, полнее и шире использовал свои природные данные, индивидуальные возможности, умело применял приобретённые риторические навыки и умения.

 

Подготовка речи: выбор темы, цель речи

 

Подготовка к выступлению – очень важное и ответственное дело в деятельности оратора.

Подготовка к конкретному выступлению определяется видом ораторской речи, зависит от темы выступления, целей и задач, стоящих перед выступающим, его индивидуальных особенностей, от состава аудитории, в которой предстоит выступать и т.д.

Подготовка к любому выступлению начинается с определения темы речи. Выбрав тему, надо подумать, а её формулировке. Название речи должно быть ясным, чётким, по возможности кратким.

Приступая к подготовке речи, необходимо определить цель выступления. Говорящий должен ясно представлять, для чего, с какой целью он произносит речь, какой реакции слушателей добивается.

Надо иметь в виду, что выступающему следует формулировать цель речи не только для себя, но и для своих слушателей. Чёткая формулировка целевой установки облегчает восприятие ораторской речи, определённым образом настраивает слушателей. Именно так и поступили выдающиеся ораторы разных времён.

 

Тон

Термин тон восходит к греческому слову tonos (буквально «натянутая веревка, натяжение, напряжение»). Когда говорят о тоне звуков речи, то имеют в виду высоту гласных, сонорных и звонких шумных согласных. Используется этот термин в разных науках. В результате колебания голосовых связок возникает основной тон звука, важнейший компонент речевой интонации.

С помощью изменения тона создается мелодический рисунок речи.

Задача оратора – определить диапазон своего голоса и стараться разнообразить его тональность.

Интенсивность звучания.

Интенсивность звучания зависит от напряженности и амплитуды колебания голосовых связок. Чем больше амплитуда колебания, тем интенсивней звук.

На слух различают уровень интенсивности. Он бывает низким, средним и высоким.

Взаимодействие тона и интенсивности усиливает громкость звука.

Темп

Темп речи – скорость произнесения речевых элементов.

Говорящему важно уметь менять темп речи. Если требуется что то подчеркнуть, выделить (определение, выводы), то темп надо замедлить. Когда же речь произносится с подъемом, внутренним пафосом, темп ускоряется.

Тембр

Последний компонент интонации – тембр. Это – дополнительная артикуляционно-акустическая окраска голоса, её колорит.

В полости рта в результате большего или меньшего напряжения органов речи и изменений объема резонатора образуются обертоны, т.е. дополнительные тоны, придающие основному тону особый оттенок, особую окраску. Поэтому тембр называют еще «цветом» голоса.

По тембру голоса устанавливают его тип: бас, баритон, тенор, сопрано и др.

Типы документов

 

Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Документы разделяются на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Документы, которыми обмениваются организации называют официальными письмами. По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и другие виды документов.

В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документированная информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и другие виды документов.

По фактору доступности документированной информации документы могут быть открытого пользования, ограниченного доступа и конфиденциального характера.

Документы разделяют: на срочные, второстепенные, итоговые, периодические, оригинал, копия.

Структура и содержание служебных документов

Руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов. В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам.

Особая роль, которую играют распорядительные документы в системе управленческой документации, требует более подробной характеристики требований, предъявляемых к структуре, языку и стилю документации этого типа.

Основная задача распорядительных документов – придание юридической силы тому или иному действию руководителя.

Текст распорядительных документов состоит, как правило, их двух частей: констатирующей и распорядительной.

Примеры документов, входящих в систему распорядительной документации: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание.

Справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акт, справка, служебная записка, аналитические записки, заявление, трудовой договор, договор (контракт), доверенность.

Структура и содержание официальных писем

В научной литературе существует несколько видов классификации официально-деловой переписки. По тематическому признаку официально-деловую корреспонденцию достаточно условно разделяют на деловую и коммерческую. По функциональному признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма- ответа.

Обязательного ответа требуют такие типы писем, как письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-обращение. Не требуют ответа сопроводительные письма, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения, письма-заявления.

По признаку адресата деловые письма делят на обычные и циркулярные. По особенностям композиции различают одноаспектные и многоаспектные письма. По структурным признакам деловые письма делят на регламентированные и нерегламентированные.

Коммерческая корреспонденция: коммерческий запрос и ответ на запрос, письмо-предложение (оферта) и ответ на предложение, письмо-претензия (рекламация) и ответ на рекламацию.

 

Требования к языку и стилю документов

К языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования:

- однозначность используемых слов и терминов;

- нейтральный тон изложения;

- соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;

- смысловая достаточность и лаконичность текста.

Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотребления. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи.

При употреблении терминов в деловой документации необходимо следить затем, что бы термин был понятен как автору, так и адресату.

Трудности в восприятии теста документа может вызвать неоправданное использование заимствованных слов. Наиболее типичная ошибка – немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов.

В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы).

В официально-деловой письменной речи сложились правила расположения определений. Так, согласованные определения (выраженные прилагательными) ставятся перед определяемым словом, а несогласованные (выжженные словосочетанием) – после него.

При сочетании согласованного и несогласованного определений первое обычно предшествует второму.

При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов.

Основное требование к информационному насыщению документа – это целесообразное количество включаемой информации, необходимое и достаточное для реализации коммуникативной задачи.

Структура текста документа (логическое соединение смысловых аспектов) должна быть «прозрачной», легко воспринимаемой.

В многоаспектных документах изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца, выделять красной строкой. Каждое последующее предложение абзаца должно быть связано с предыдущим. Специалисты различают два вида контекста: последовательный и параллельный.

При составлении деловых бумаг следует учитывать информационную роль порядка слов в предложении. В устной речи наиболее значимое слово выделяется интонационно. В письменной речи информационная роль слова или словосочетания возрастает к концу предложения.

К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах.

Речевой этикет в документе. Этикет – установленный порядок поведения где-либо. Деловой этикет – этот порядок поведения, установленный в сфере делового общения.

В письменном деловом общении этикет проявляет себя в форме и содержании документов и, прежде всего, в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации, формулировке поручений и др. Выбор этикетных слов обусловлен, в первую очередь, коммуникативной заданностью послания. Только культура, такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать правильный подбор слов и выражений.

 

Предисловие

 

Непременная составляющая национального самосознания человека- чувство гордости за родной язык, который воплощает в себе культурные и исторические традиции народа.

Русский язык богат, велик и могуч. Это утверждение стало хрестоматийным и принимается без возражений.