Правила ведення облікових регістрів і способи виправлення помилок у записах.

Вимоги і порядок ведення облікових регістрів визначаються Законом України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» (статтею 9 «Первинні облікові документи та регістри бухгалтерського обліку»), Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995р. №88, Методичними рекомендаціями по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку, затвердженими наказом Міністерства фінансів України від 29.12.2000р. № 356. Облікові регістри складаються щомісяця. Їх підписують виконавці та головний бухгалтер. Регістри бухгалтерського обліку повинні мати назву, період
реєстрації господарських операцій, прізвища і підписи або інші
дані, що дають змогу ідентифікувати осіб, які брали участь у їх
складанні. Ведення облікових регістрів та контирування документів первинного обліку здійснюються із застосуванням, що найменше, коду класу рахунків і коду синтетичного рахунку.Господарські операції відображаються в облікових регістрах під час надходження первинних документів або підсумками за місяць, в залежності від характеру і змісту операцій. Інформація до облікових регістрів переноситься після перевірки первинних документів за формою та змістом.Підсумкові записи в журналах звіряються з даними первинних документів, які були підставою для записів, та з відомостями. На документах, дані яких включені до облікових регістрів, зазначають номери відповідних облікових регістрів і порядкові номери записів в них (номер рядка). За документами, дані яких відображені в облікових регістрах загальним підсумком, номер регістру і номер запису вказують на окремому аркуші, який додається до зброшурованих документів.В облікових регістрах, показники яких переносять в Головну книгу або в інші облікові регістри, роблять відповідну позначку про це у відповідному рядку регістру. Аналітичні дані в облікових регістрах мають узгоджуватися з даними синтетичного обліку на останнє число місяця.

Записи в облікові регістри можуть бути прості і копіювальні. Простими називають записи, які здійснюються тільки в одному примірнику (регістрі) (меморіальному ордері, журналі-ордері тощо). Копіювальні записи застосовують, коли необхідно мати копію запису. Копіювальні записи можуть вестися в ручному (за допомогою копіювального паперу) чи автоматичному (за допомогою обчислювальної техніки) режимах.

Наприкінці кожного місяця облікові регістри закривають, тобто підраховують обороти за дебетом і кредитом та сальдо за кожним синтетичним і аналітичним рахунком.

Відповідальність за несвоєчасне складання облікових регістрів та недостовірність відображених у них даних несуть особи, які склали та підписали ці облікові регістри. В облікових регістрах підчистки і необумовлені виправлення тексту та цифрових даних не допускаються. Помилки в первинних документах, облікових регістрах і звітах, що створені ручним способом виправляються коректурним способом, тобто неправильний текст та/або цифри закреслюються і над закресленим наводиться правильний текст та/або цифри.Закреслення здійснюється однією рискою так, щоб можна було прочитати виправлене. Виправлення помилки повинно бути обумовлено надписом «виправлено» та підтверджено підписами осіб, що підписали цей регістр, із зазначенням дати виправлення.Помилки в облікових регістрах за минулий звітний період
виправляються способом сторно. Цей спосіб передбачає складання
бухгалтерської довідки, в яку помилка (сума, кореспонденція
рахунків) заноситься червоним чорнилом, пастою кулькових ручок
тощо або із знаком «мінус», а правильний запис (сума, кореспонденція рахунків) заноситься чорнилом, пастою кулькових ручок тощо темного кольору. Внесенням цих даних до облікового регістру у місяці, в якому виявлено помилку, ліквідується неправильний запис та відображається правильна сума і кореспонденція рахунків бухгалтерського обліку. Довідка має наводити причину помилки, посилання на документи та облікові регістри, в яких допущено помилку, і підписується працівником, який склав довідку, та після її перевірки – головним бухгалтером. Наприклад, підзвітна особа придбала МШП на суму 200 грн. Бухгалтер зробив запис:Дт 22 Кт 631 200 грн.Тобто помилка полягає у неправильній кореспонденції рахунків.Виправляють її наступним чином:Дт 22 Кт 631 – 200 грн. – сторнують неправильний запис;Дт 22 Кт 372 200 грн. – роблять правильний запис.

Помилки, коли кореспонденція між рахунками вказана правильно, але операцію зазначено у меншій сумі, ніж було по факту її здійснення, виправляють способом доповнюючих проводок. В цьому випадку складають доповнюючу проводку за тією ж самою кореспонденцією рахунків, що й початковий запис, на різницю між правильною і зменшеною сумою по операції. Також складають бухгалтерську довідку.

Наприклад, підзвітна особа придбала МШП на суму 200 грн. Бухгалтер зробив запис:Дт 22 Кт 372 120 грн.Тобто помилка полягає у заниженні суми господарської операції.Виправляють її наступним чином:Дт 22 Кт 372 80 грн. – способом доповнюючих проводок на різницю між правильною і зменшеною сумою роблять правильний запис.У документах, якими оформлені касові і банківські операції та операції з цінними паперами, виправлення не допускається.