Сутність і види контролю на підприємстві

Контролювання – це вид управлінської діяльності щодо оцінювання рівня виконання завдань і досягнення цілей, виявлення відхилень, збоїв, недоліків та причин їх виникнення з метою усунення нагрома­дження й повторення помилок, мінімізації втрат, подолання склад­них організаційних проблем тощо. Основними завданнями контролю є забезпечення досягнен­ня цілей і місії організації, виявлення відхилень та недоліків, уник­нення нагромадження та повторення помилок, мінімізація втрат, подолання складних організаційних проблем тощо. Метою конт­ролю, згідно з позицією західних фахівців, є сприяння тому, щоб фак­тичні результати найбільше відповідали очікуваним.

За змістом виділяють: фінансовий, виробничий, операцій­ний, маркетинговий, логістичний, інвестиційний та ін. види конт­ролю. За этапами здійснення виробничо-господарської діяльності: попередній, поточний та завершальний контроль.

Попередній контроль (здійснюється на вході в систему органі­зації) реалізується через правила, процедури, поведінку тощо. Його основні важелі закладені в процесі реалізації таких функцій менедж­менту, як планування, організовування, мотивування і регулювання. Використовується щодо ресурсів: тру­дових, матеріальних, фінансових, інформаційних, енергетичних тощо.

Поточний контроль реалізується у самій системі-організації у про­цесі виробничо-господарської діяльності і відрізняється тим, що має характер управлінської необхідності; має мету та охоплює конкретні робочі місця; використовує зовнішні ресурси, які перетворює в ресурси для внут­рішнього споживання організації; націлений на всі види діяльності організації.

При завершальному контролі (здійснюється на виході із системи організації) зворотний зв'язок використовується після виконання роботи. Він необхідний для врахування організацією можливих майбутніх ситуа­цій, а також для забезпечення мотивування.

За рівнем централізації управління виділяють централізований та децентралізований контроль.

Характеристики кожного виду контролю за видами ресурсів подано в табл. 6.1.

Таблиця 6.1

Характеристика контролю в організації

 

Види ресурсів	Характеристика процесу контролю щодо кожного виду ресурсів
Попередній контроль
Трудові	Реалізується за рахунок аналізу ділових та професійних навичок претенден­тів, кваліфікації, рис особистого характеру, необхідних для виконання певних робіт.
Інформаційні	Зовнішня та внутрішня інформація, яка надходить з усіх можливих інфор­маційних каналів, перевіряється на достовірність та об'єктивність. Для цього формується система збору, оброблення та перевірки інформації.
Фінансові	Перевіряються всі грошові надходження та видатки підприємства, їх відпо­відність фінансовій документації.
Матеріальні	Перевіряється якість та кількість отриманих від постачальників необхідних матеріальних ресурсів відповідно до укладених договорів та критеріїв.
Поточний контроль
Трудові	Реалізується в процесі безпосереднього здійснення виробничо-господарської діяльності. Здійснюється у формі перевірки роботи працівни­ків, перевірки рівня дисципліни.
Інформаційні	Перевіряється робота системи обробки інформації, її групування, виділення першочергової та другорядної, термінової та нетермінової інформації, її розподіл.
Фінансові	Передбачає перевірку поточної роботи фінансових структур організації, використання фінансових надходжень організації, формування видатків, фінансових операцій підприємства.
Матеріальні	Перевіряється ефективність використання наявних матеріальних ресурсів у процесі господарської діяльності. Контролюються норми викорис­тання ресурсів, виявляються відхилення та установлюються їх причини.
Завершальний контроль
Трудові	Відповідність кваліфікації працівників посадам, їх продуктивність, здатність до вдосконалення професійних навичок, атестація працівників.
Інформаційні	Перевіряється повнота, достовірність та об'єктивність інформації, що відображає рівень виконання завдань.
Фінансові	Перевіряються фактичні фінансові результати та порівнюються із планом.
Матеріальні	Перевіряється вихід і якість продукції при використанні нормованих матеріальних ресурсів.

Централізований контроль має такі характеристики: наявність спеціалізованих контрольних служб; використання суворих правил, інструкцій, жорстких нормативів; вплив «зверху донизу»; закритість інформації про контроль тощо.

Децентралізований контроль характеризується таким: базування на соціальних нормах, цінностях, традиціях та корпора­тивній культурі; акцентування уваги на самоконтролі та внутрішньогруповому контролі, що здійснюється на засадах соціальної взаємодії; прозорість інформації про цілі.

За рівнем охоплення контролем об'єктів виділяють суцільний, вибірковий та разовий контроль. Суцільний контроль передбачає послідовну перевірку всієї сукупності підконтрольних об'єктів. Вибірковий контроль здійснюється лише відносно окремих об'єктів з усієї сукупності. Разовий контроль проводиться під впливом чинників, що випадково або несподівано виникають у процесі виробничо-господарської діяльності.

Процес і методи контролю

При здійсненні контролю використовують певні методи. Методи контролю – це способи та прийоми здійснення перевірки відповідності підконтрольних об'єктів заданим параметрам. Методи контролю, незважаючи на високий рівень взаємозв'язків, можна поділити на групи:

1. Фактичні (лабораторний аналіз, контрольне придбання, контроль­ний обмір виконаних будівельних, монтажних і ремонтних робіт, хронометраж, інвентаризація, експертиза, контрольний запуск си­ровини і матеріалів у виробництво, контрольне приймання про­дукції за якістю та кількістю, нормативна перевірка, експеримент тощо).

2. Розрахунково-аналітичні (техніко-економічні розрахунки, аналітичне оцінювання, арифметична перевірка, динаміко-статистичне оці­нювання).

3. Документальні (вивчення сутності та змісту відображених у докумен­тах операцій, логічна перевірка, перевірка кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку, зустрічна перевірка документів та ін.). Вибір методів контролю залежить насамперед від обсягів роботи та завдань. При цьому доцільно керуватись такими критеріями: мінімізація витрат робочого часу на проведення найбільшого обсягу контрольних робіт; результативність і доказовість обраного методу; типові для конкретних об'єктів порушення та адекватність методів їх виявлення.

Контроль повинен здійснюватись з урахуванням певних принципів, а саме: системності, безперервності, законності, об'єктивності, незале­жності, гласності, ефективності, дієвості, всеосяжності, повноти, раціо­нальності.

Спеціалісти дійшли висновку, що процес контролю по­винен реалізовуватись у певній послідовності через такі ета­пи:

1) Визначення завдань контролю. Найпоширенішими завданнями контролю є: виявлення дотримання трудової дисципліни на робочих міс­цях; виявлення можливих зловживань та крадіжок в організації; визначення відповідності оформлення документації вимогам нор­мативно-правових актів; перевірка якості та кількості виготовленої продукції (наданих по­слуг); визначення рівня технічної підготовки тощо.

2) Підбір критеріїв та стандартів. Необхідно зазначити, що стандарти та критерії визначаються та розробляються на попередніх етапах тех­нології менеджменту: у процесі планування, організування, мотивуван­ня. А в процесі контролювання здійснюється їхній підбір відповідно до установлених завдань контролю. Критерій – це підстава, мірило для оцінювання, визначення або гру­пування чогось (наприклад, критерії вибору матеріалів, сировини, під­бору кадрів тощо). Стандарт – сукупність прийнятих норм і нормативів. У свою чергу, норми – це максимально припустима величина абсолютних витрат си­ровини, матеріалів, палива, енергії, праці і т.п. для виготовлення оди­ниці продукції установленої якості в обумовлений термін (наприклад, розцінка за виготовлення одиниці виробу, норми запасів деталей на складі); нормативи – це показники, що характеризують відносну величи­ну (рівень, ступінь) використання знарядь і предметів праці, їх витрати на одиницю площі, ваги, обсягу (наприклад, рівень капіталовіддачі, фо­ндомісткість, трудомісткість тощо).

3) Оцінювання виконання. Полягає у виявленні фактичних, реаль­них даних щодо стану, властивостей та характеристик підконтрольних об'єктів. При цьому доцільно використовувати спеціальні контрольні засоби та прилади, ресурси.

4) Зіставлення реальних результатів з прийнятими критеріями та ста­ндартами. Полягає у здійсненні процедури порівняння фактичних да­них, що стосуються підконтрольних об'єктів та установлених віднос­но цих об'єктів стандартів та критеріїв. На цьому етапі відбувається встановлення масштабу допустимих відхилень; формування, передача та розповсюдження інформації про результати контролювання; оціню­вання отриманої інформації.

5 ) Визначення потреби у корективах. На засадах результатів, отрима­них на попередньому етапі визначається потреба в корективах. Здійс­нення коректив (усунення недоліків, коригування стандартів тощо) реа­лізується завдяки функції регулювання.

Будь-який контроль повинен мати такі властивості:

· базуватись на гнучких та динамічних технологіях;

· відображати пріоритети організації відповідно до стратегічного спрямування і діяльності;

· орієнтуватися на досягнення конкретних результатів;

· відповідати тому виду діяльності, яка є основною для органі­зації;

· забезпечувати своєчасність, мобільність, надійність та гнучкість застосування контрольних операцій;

· відзначатись простотою; бути економічним, тобто базуватись на зіставленні витрат на кон­троль з його досягненнями.

У процесі здійснення будь-якого контролю так чи інакше будуть за­чіпатись інтереси певних працівників. Тому варто пам'ятати про те, що під впливом контролю можливі такі типи поведінки людей: поведінка, при якій люди будуть найкраще працювати над тим, що потрапляє під контроль, тобто є предметом контролю; поведінка, що зумовлена відхиленнями у психіці людини; поведінка, яка може сприяти передачі працівниками непридатної, неправдивої або неточної інформації; поведінка, спрямована на приховування необхідної для контролю інформації; поведінка, яка викликає стреси, створює конфліктні ситуації.