По практике получение первичных профессиональных навыков

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ №47

 

Отчет

По практике получение первичных профессиональных навыков

 

 

Студент Чикина О.Н. Группа 2М

Курс 2

Оценка _______________

(цифрой и прописью)

 

Руководитель: __________ ____ /Серикова И.В./

( личная подпись)

«___»_________ 2012 г.

Москва 2012 г.

 

 

Содержание

Введение………………………………………………………………………...…………3

 

1.Характеристика организованной структуры предприятий……………...…………..5

 

1.1.Линейная организационная структура……………………………………….…...…6

 

1.2Функциональная структура………………………………………………………...…7

 

1.3Матричная структура………………………………………………………………….8

 

1.4Линейнно функциональная структура…………………………………………….….9

 

2.Получение первоначальных навыков…………………………………………..……11

 

2.1Обработка входящих документов………………………………………...…………12

 

2.2 Обработка исходящих документов……………………………………………...….13

2.3 Обработка внутренних документов……………………………………………...…14

Заключение ………………………………………………………………………..……..19

 

Список литературы ………………………………………………………………...…...20

 

Приложения ………………………...……………………………………………...…….21

 

Введение

 

Цель практики - овладеть основными видами профессиональной деятельности по специальности, закрепить, углубить и систематизировать знания, полученные за время учебы.

Задачи практики:

1. Развить профессиональное мышление,

2. Выработать практические навыки в работе с нормативными актами, процессуальными документами.

3. Приобрести опыт работы по специальности.

Слово «менеджер» стало очень популярным в наши дни. Куда ни глянь везде одни менеджеры – и работник офиса, и продавец, и сотрудник склада.. На самом деле это не совсем корректное определение для таких должностей, смысл слова менеджер давно потерян. И все-таки кто такой этот самый менеджер?

Менеджер (от английского «manage» — управлять) — сотрудник компании, основной задачей которого является управлении другими сотрудниками, а также ключевыми ресурсами компании. Всех менеджеров можно разделить на несколько категорий:

Менеджеры бывают в нескольких видов например как эти:

Менеджер проекта — руководитель нижнего звена.

Менеджер среднего звена — руководитель, имеющий в подчинении других руководителей более низкого звена, но, в свою очередь, подчиняющийся вышестоящему руководству.

Топ-менеджер — руководитель высшего звена.

Менеджер по персоналу — то же самое, что кадровый работник, но с более расширенными функциями.

Менеджер по закупкам, по продажам, менеджер по рекламе — специалисты по узкому направлению деятельности.

Персональный менеджер — сотрудник компании, которого закрепляют за ключевым клиентом для сопровождения.

Документационное обеспечение управленческой деятельности (управления) - сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.

Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

Предмет ДОУ - правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа

 

 

Матричная структура

При получении заказа (проекта) эти компании создавали структуры управления заказом в дополнение к действовавшим иерархическим, функциональным структурам управления. При матричной структуре работа с заказами и проектами не возлагается на отдельные дивизионы, а выполняется силами функциональной организации, однако управление ими выделяется в отдельную функцию, которая осуществляется руководителями проектов или заказов.
Таким образом, в матричной структуре существует как функциональная структура, так и структура управления проектами (Приложение 3). Поскольку специалисты, работающие в компании, объединены в функциональные подразделения и одновременно заняты выполнением проектов, то в матричной организации устанавливаются двойные каналы полномочий, ответственности, оценки и контроля.

Достоинства:

· Дает возможность компании осуществлять широкий спектр деятельности при использовании ограниченного количества человеческих ресурсов;

· Позволяет создать эффективные команды, работающие на достижение важных целей проектов;

· Предоставляет хорошую базу для развития стратегических менеджеров;

· Максимизирует эффективное и гибкое использование человеческих ресурсов;

· Поощряет творчество и инновации;

· Способствует большому вовлечению менеджеров среднего звена в решение стратегических вопросов.

Недостатки

· Двойное подчинение может создать путаницу и привести к противоречивым действиям отдельных работников и подразделений.

· Требует громадной горизонтальной и вертикальной координации.

В настоящее время матричная структура используется в той или иной степени во всех крупных компаниях. Она получила распространение не только при управлении проектами и заказами, но и при разработке новой продукции, при выходе на новые рынки, при осуществлении любой другой деятельности, которая требует активного взаимодействия специалистов разных функциональных областей.

Матричную структуру легко разработать, но очень трудно поддерживать ее бесперебойную работу. Двойные цепи команд бросают вызов основным принципам эффективной работы организации. Проблемы разделения полномочий, совместного использования ресурсов, определение приоритетов могут привести к непониманию со стороны подчиненных и к конфликтам между функциональными менеджерами и руководителями проектов.
Многие менеджеры считают, что матричная структура управления противоречива и вызывает слишком много конфликтов. Это справедливо для тех организаций, которые не смогли создать горизонтальных механизмов координации, но тем не менее применяют матричную структуру. Менеджеры в таких организациях тратят много времени на решение разнообразных конфликтов. Общепризнано, что успех матричной структуры основан на способности менеджеров управлять конфликтами, устанавливать общие цели, совместно оценивать результаты деятельности людей.

 

Другая причина трудностей, возникающих в матричной организации, состоит в том, что она может быть нечеткой или слишком сложной. В «идеальной»матричной структуре существует только один уровень управления – между сотрудниками, имеющими двух начальников, и генеральным менеджером. В подобной ситуации генеральный менеджер может самостоятельно разрешать все конфликты, возникающие между матричными менеджерами. Однако многие крупные организации с матричной структурой имеют несколько уровней иерархии, на которых действуют принципы матричного управления. Многие исследователи полагают, что не существует однозначного способа сделать этот тип структуры эффективным

Предварительное рассмотрение

После получения необходимо проверить правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю. Конверты вскрываются, за исключением с надписью «лично», оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), проверяется наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа или адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.

Распределение документов

Распределение входящих документов между руководством основано на приказе о распределении обязанностей между руководством, где закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с функциями и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Регистрация документов

Учет входящих документов состоит в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления (при необходимости часы и минуты). Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

Рассмотрение руководством

Рассмотрение документа руководством состоит в том, что соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе.

Резолюция переносится в регистрационную форму.

Передача на исполнение

Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством.

Документы должны исполняться в срок, поэтому входящие документы обязательно передаются исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Если документ требует немедленного исполнения, он может быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.

Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный исполнитель.

Таким образом, основными задачами обработки входящих документов являются:

· проверка правильности доставки документов;

· проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;

· фиксация факта получения документов;

· подготовка их к исполнению;

· передача документов исполнителям.

Заключение

 

 

Существует несколько видов структур управления: линейная, функциональная, линейно-функционалтная, матричная.

Однако ни одна из перечисленных структур управления в чистом виде не применяется, за исключением линейной, и то лишь на малом предприятии. На подавляющем большинстве предприятий используется смешанный тип управления. В одних случаях— это простое сочетание перечисленных четырех форм, когда в нижнем звене — на уровне бригады — применяется линейная, в среднем — на уровне цеха — функциональная, а на уровне предприятия — линейно-функциональная и частично матричная форма. Чаще, однако, встречается синтез различных форм, когда они действуют солидарно на всех уровнях хозяйственной иерархии.

Информационно-документационное обслуживание выступает главной обеспечивающей функцией управления, выполнение которых требует специальных профессиональных знаний.

В данной работе были рассмотрена такая неотъемлемая и важная часть документационного обеспечения управления - документооборот, в ходе которого решается важнейшая задача обработки документов организации. И лишь только централизованная система учета документов, т.е. сосредоточение всех регистрируемых операций в одном месте, создает наибольшую экономическую эффективность. Необходимо не только грамотно производить все стадии обработки документов, но и механизировать эти систему, внедряя новые технологии, что значительно усовершенствует процесс делопроизводства.

В работе были рассмотрены также такие виды документов как докладная записка (внутренняя) и служебное письмо (внешнее) и даны примеры их оформления в соответствии с требованиями ГОСТа. В настоящее время система делопроизводства претерпевает значительные положительные изменения, связанные с использованием персональных компьютеров, что позволяет решить многие проблемы в системе делопроизводства.

 

 

Список литературы

 

1. Венеделин, А.Г. Подготвка и принятие управленческого решения: Методологический аспект/ А.Г.Венделин. – М.: Экономика,2005-2007.

2. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник.–М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2006.

3. Голубков Е.П. Какое принять решение? (Практикум хозяйственника). – М.: Экономика, 2007-2008с.

4. Джон Диксон. Проектирование систем: изобретательство, анализ и принятие решений. - М.: «Мир», 2005-2006.

5. Имитационные системы принятия экономических решений./ Под ред. К.А.Багриновского, В.С. Прокопова. – М.: Наука, 2005.

 

Приложение 1

Линейная структура организации

 

 

 

Приложение 2

Функциональная структура организации

 

 

Приложение3

Матричная структура

 

 

 

Приложение 4

Линейно функциональная структура

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ №47

 

Отчет

по практике получение первичных профессиональных навыков

 

 

Студент Чикина О.Н. Группа 2М

Курс 2

Оценка _______________

(цифрой и прописью)

 

Руководитель: __________ ____ /Серикова И.В./

( личная подпись)

«___»_________ 2012 г.

Москва 2012 г.

 

 

Содержание

Введение………………………………………………………………………...…………3

 

1.Характеристика организованной структуры предприятий……………...…………..5

 

1.1.Линейная организационная структура……………………………………….…...…6

 

1.2Функциональная структура………………………………………………………...…7

 

1.3Матричная структура………………………………………………………………….8

 

1.4Линейнно функциональная структура…………………………………………….….9

 

2.Получение первоначальных навыков…………………………………………..……11

 

2.1Обработка входящих документов………………………………………...…………12

 

2.2 Обработка исходящих документов……………………………………………...….13

2.3 Обработка внутренних документов……………………………………………...…14

Заключение ………………………………………………………………………..……..19

 

Список литературы ………………………………………………………………...…...20

 

Приложения ………………………...……………………………………………...…….21

 

Введение

 

Цель практики - овладеть основными видами профессиональной деятельности по специальности, закрепить, углубить и систематизировать знания, полученные за время учебы.

Задачи практики:

1. Развить профессиональное мышление,

2. Выработать практические навыки в работе с нормативными актами, процессуальными документами.

3. Приобрести опыт работы по специальности.

Слово «менеджер» стало очень популярным в наши дни. Куда ни глянь везде одни менеджеры – и работник офиса, и продавец, и сотрудник склада.. На самом деле это не совсем корректное определение для таких должностей, смысл слова менеджер давно потерян. И все-таки кто такой этот самый менеджер?

Менеджер (от английского «manage» — управлять) — сотрудник компании, основной задачей которого является управлении другими сотрудниками, а также ключевыми ресурсами компании. Всех менеджеров можно разделить на несколько категорий:

Менеджеры бывают в нескольких видов например как эти:

Менеджер проекта — руководитель нижнего звена.

Менеджер среднего звена — руководитель, имеющий в подчинении других руководителей более низкого звена, но, в свою очередь, подчиняющийся вышестоящему руководству.

Топ-менеджер — руководитель высшего звена.

Менеджер по персоналу — то же самое, что кадровый работник, но с более расширенными функциями.

Менеджер по закупкам, по продажам, менеджер по рекламе — специалисты по узкому направлению деятельности.

Персональный менеджер — сотрудник компании, которого закрепляют за ключевым клиентом для сопровождения.

Документационное обеспечение управленческой деятельности (управления) - сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.

Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

Предмет ДОУ - правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа